會計檔案電子化問題與優化措施研究

邵紅春

摘 要：隨著社會經濟的發展，數字化、信息化的時代已經到來。會計檔案作為經濟活動的主要記錄者，正朝著數字化、電子化、信息化的方向發展。會計檔案電子化管理改變了財務工作環境，提高了會計檔案的利用效率。加強會計檔案電子化管理，對提高基層單位檔案室財務管理水平具有重要意義。基于此，本文從會計檔案電子化的角度，簡要分析了當前基層單位檔案室會計檔案電子化管理中存在的問題，并提出了相應的優化措施，以供參考。

關鍵詞：會計檔案電子化;問題;優化措施

一、會計檔案電子化的特點

（1）由于電子會計檔案中使用的檔案存儲介質是金屬磁介質系統或電子網絡系統，會計檔案資料的一般物理性質發生了很大變化。與目前傳統的會計電子檔案相比，它具有信息查詢和傳輸速度快、檢索和利用能力強的技術優勢，能夠全面、更好地反映會計信息。（2）隨著計算機信息網絡的日益網絡化和高速流通，會計檔案信息電子化將具有更加廣泛而深刻的思想內涵。由于其原始業務憑證、資金實物流量、賬簿、報表匯總等復雜的金融和商業生產經營過程屬性，對金融電子銀行的會計檔案和管理應用提出了更高的數字保密要求和相對更高的安全性。（3）電子會計檔案系統需要附加或嵌套一些功能獨特的財務應用管理軟件系統，這些系統不能準確對應現有財務軟件系統的正常管理和運行，更容易受到其他軟件和載體功能的干擾。財務軟件系統使用的系統版本越多，補丁和升級越頻繁，就越要重視企業電子會計檔案信息的有效科學管理。

二、會計檔案電子化存在的問題

2.1 會計檔案的完整性不夠

雖然到目前為止，我國社會已經逐步認識到電子信息處理在企業會計檔案數字化管理中的一些重要社會作用，會計檔案基礎信息系統的計算機化管理已經更加成熟和普遍，但是，許多基層會計人員對會計電算化系統的具體概念、原理以及各種計算機應用的實際內容了解還比較少，在相關實踐應用方面的寶貴經驗非常缺乏，這就導致了在一些實際項目運作的實際過程管理中出現這種錯誤。

2.2 管理制度不完善

目前，我國各類電子會計檔案產品一般都是由專門從事財務軟件的軟件管理部門人員進行登記和保管，但實際上，這些專業人員大多不是專業的計算機檔案管理人員。在我國計算機電子檔案的具體管理操作中，經常會出現人員和管理人員不到位等特殊情況。在會計電子檔案業務具體管理和應用過程的實踐中，也因為我們沒有制定完善、科學的管理流程體系，工作經理崗位職責分工不明確，管理上沒有規范、完整的制度流程，這在很大程度上具有管理操作的隨機性。

2.3 電子檔案的安全問題

電子檔案信息傳輸普遍存在網絡傳輸安全等問題。網絡科技的快速有序發展，將使大量電子檔案內容在互聯網上得到更大程度的共享，檔案信息的快速傳輸將更加快捷方便。然而，網絡黑客的入侵和計算機病毒的感染也增加了計算機系統密碼管理泄露的新風險。一旦計算機網絡的保護和加密措施沒有得到正確實施，電子檔案很容易被人為刪除和修改，密碼信息泄露和密碼文件信息丟失、被盜的問題將逐漸出現。

三、會計檔案電子化管理的優化措施

3.1 完善硬件設施建設

在企業會計檔案這種傳統的電子化管理模式的過程中，會計人員如果真的想方便以后查詢公司的歷史會計信息或當前相關會計信息，首先需要在會計財務系統平臺上自動獲取企業會計憑證號，然后使用該憑證號自動查詢其他相關企業信息，而且，目前獲取企業憑證號數據的起始地點通常與信息查詢的起始地點和結束地點不同，這將在很大程度上直接影響企業審計系統未來的效率。為了簡化檔案館信息查詢歸檔的生產流程，檔案館有必要逐步建立比較完善的查詢歸檔系統設備，利用大型計算機硬盤等較新的現代化硬件設施，對重要會計信息文件進行整理存儲，并盡快建立一套專門功能的檔案信息查詢系統設備。

3.2建立完善的存檔制度

與以往傳統管理的手工檔案查詢方式相比，電子化管理的傳統管理查詢方式往往更容易對原始檔案信息源的會計真實性構成一定程度的欺詐威脅，而當檔案信息容易被惡意篡改和偽造時，管理者一般很難發現，這就必然要求企業檔案室人員積極建立和完善科學的手工歸檔制度，以確保所有會計數據信息的計算過程正確、合理、有效，完整且正確，用于歸檔的數據和程序應完整。會計人員在開始檢查記賬信息記錄的信息存儲時，必須首先進行仔細的記賬計算，并反復檢查記錄信息數據的合法性和真實性。報表記錄及相關原始記賬和報銷明細也必須由財務部相關業務負責人正式簽字、審核、簽字和蓋章，以確保會計檔案體系建立的完整性和合法性。

3.3 加強電子檔案安全風險防范工作

無論是長期紙質文件還是臨時電子文件，都必須記住要注意加強紙質文件信息數據的安全、加密和保護。通常，各種電子檔案都存儲在企業內部的硬盤服務器或軟磁頭庫中。這些紙質文件和存儲文件或存儲載體文件還應統一提供清晰的加密標簽和統一標準的加密代碼。存放在通風、干燥、陰暗、防盜等安全條件良好的辦公場所。目前，一些用戶無法直接在互聯網上下載或上傳文件。直接上傳導出的文件數據只能臨時存儲在用戶計算機內部數據庫和網絡服務器主機硬盤中。我們需要結合其他一些軟件和應用程序來共同存儲、使用和維護系統文件。

結語：

總之，我國基層單位會計檔案電子化工作開展較晚，各方面的工作要求和管理標準有待細化。基層單位檔案的開發、推廣和應用還存在一些問題，需要在實際工作中加以分析、提煉、總結和完善，以適應信息時代的需要，開創會計檔案電子化管理的新局面。

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