智慧校園背景下民辦高校檔案信息化建設研究

曲菁菁

摘 要：近幾年是信息科技快速發展的時代，越來越多的高校朝著智慧校園的方向逐漸建設和發展，社會校園的發展背景之下，運用了較多云計算、互聯網、互聯網技術，打破了傳統的檔案管理模式。采用信息化的檔案管理建設方案，推動了高校信息資源和實體資源的有效銜接，為高校檔案管理現代化、智慧化發展奠定了良好的基礎。文章基于智慧校園的建設背景，討論高校檔案管理信息化建設的規劃與設計思路，希望提出的優化策略可給高校檔案信息化建設提供參考價值。

關鍵詞：智慧校園;高校;檔案信息化建設

引言

智慧校園的管理模式主要采用計算機、互聯網技術，將高校的管理工作和計算機技術深度融合起來，提出了智慧校園的構建概念。在智慧校園的背景下，校檔案管理結合信息化的管理模式，體現出現代化檔案管理的發展特點，將多樣化檔案信息資源作為管理的重要內容，進行智慧檔案資料的劃分。建立數據管理中心，做好資料備份工作，保障檔案資料的安全性，拓展了檔案管理的業務領域。

一、高校檔案信息化建設的基本條件內容

智慧校園環境下的檔案信息化建設是一個系統、全局的工程，規劃與設計工作涉及了多層次的工作內容，在規劃中，需重點考慮這些基礎條件，才能進一步完善檔案管理建設工作。

在設備層方面，主要是支持網絡的服務器配置、計算機軟硬件、存儲設備等。針對高校檔案工作的特點和業務需求，應當自行選用面向前端的儀器。與一般的檔案信息化建設不同，在智慧校園的背景下，“智慧校園”的設備層不再是單純的購買計算機和軟件，它要把信息服務的客體和主體聯系在一起，使設備層能夠為企業的創新和發展創造一個網絡環境，為云計算、物聯網、大數據等方面的技術支持。

在感應層方面，主要是利用物聯網的功能，它的具體操作就是將各種身份信息和信息采集裝置安裝到云端檔案室和離線檔案室中，通過傳感器、二維碼、攝像頭等手段，可以對整個檔案室進行實時監控，同時還可以對各種數據和事件進行更大范圍的采集。感知層遍布智慧檔案庫的每一個角落，滲透到整個檔案管理的各個環節，以確保所有資料的安全、穩定地傳遞。大學檔案工作是一個數據密集型的環境，而在智慧校園中，這種特性更加凸顯。

二、高校檔案信息化建設的問題

檔案信息化管理是一個涉及多學科、多部門、多方面資料的綜合管理的系統工程。同時，隨著我國檔案事業的飛速發展，我國高等學校的檔案事業也得到了飛速的發展，從而推動了我國高校檔案管理的現代化。隨著我國高等教育事業的迅速發展，我國高校的檔案管理工作已基本實現了計算機管理，并逐步實現了對檔案信息的數字化處理，并不斷探索了新的電子文檔管理方式，取得了明顯的效果。

同時，我們也要清醒地認識到，當前一些大學的檔案信息化建設還面臨著一些亟待解決的問題：第一，檔案管理的基本工作沒有標準和規范。檔案工作規范化、規范化是檔案信息化建設的先決條件。但是，目前許多大學對各種類型的文件都存在著不同程度的不兼容，而且檔案管理的基本工作也沒有一個統一的規范。二是由于數字化信息資源有限，沒有形成良好的檔案歸檔意識。大學的檔案信息化建設傾向于以傳統的方式進行數字化管理，只關注于紙質檔案的掃描，很少注意到電子文檔的存檔與高效的管理。三是由于檔案技術規范、組織工作流程等方面的技術規范，沒有考慮到計算機信息處理技術的特點和發展，所建立的數據庫多為條目型數據庫，全文資料所占比重較小，僅能進行單一的檢索和查詢，不能滿足不同的用戶需要。四是檔案從業人員的素質不滿足要求。要實現檔案信息化，必須具備一定的專業技術和高素質的人才。當前，我國高校檔案工作存在著安全、保密意識不強、安全防范能力差等問題。只有在服務器上安裝殺毒軟件，定期備份或設定存取權限，才能預防病毒感染，避免被入侵。而一旦出現故障或數據丟失，將會帶來無法估計的后果。從當前大學的情況來看，檔案管理部門缺少專業的檔案工作者，尤其是檔案資料處理方面的復合型人才，即使引進了一些現代化的設備，卻沒有得到很好的利用。

三、高校檔案信息化建設路徑

1.深入現代化檔案體制改革

在現代檔案管理體制下，實現檔案工作數字化、信息化、智能化的發展，是高校發展和檔案管理工作能夠持續提升的必然要求。為此，高校要從檔案信息化入手，進行綜合、規劃。從技術層面來說，要充分研究物聯網、云計算、大數據等技術在檔案管理中的應用，并根據高校管理、師生和社會的實際需要，根據檔案管理的實際需要，將先進技術運用到檔案管理中去，從而使智能檔案在建設的過程中逐步向系統化發展。形成一種整合的資源，從而使檔案的采集、管理和使用更加智能化。在構建數據資源的過程中，不僅要激活數字化的檔案資源，更要深入挖掘其價值，并進行深入的內容剖析。要推進檔案資源的共享，實現各類檔案信息的共享，實現檔案信息的有效利用，真正為智能檔案的建設提供有力的支持。

2.將智慧校園與檔案管理融合起來

目前，高校正在穩步推進“智慧校園”建設，建設“信息化”檔案管理平臺。在資金和技術保障等方面，學校的發展受到了社會各界的廣泛關注。檔案信息化是智慧校園建設的一個重要環節，利用智慧校園的各項便利加速智慧檔案館建設，同時還可獲得相應的資金和政策紅利。要把檔案管理、服務共享平臺與校園信息門戶、自主傳播平臺等整合到智慧校園系統，比如在校園信息門戶、自主傳播平臺等方面，進一步擴大高校檔案的服務對象。

3.引入全新的信息檔案管理模式

目前，各地高校雖然大都已實現了檔案資源的數字化傳輸和網絡化，但是在綜合業務的應用以及檔案服務與利用的開發上，仍然缺乏相關的經驗。在這一點上，國外的檔案館也有類似的情況。為此，我國高校檔案館必須積極探索、創新檔案管理方法和管理思想，積極與各有關單位進行交流，借鑒國外先進的經驗、理論，促進我國檔案事業的持續健康發展。要加強對智能圖書館、智能檔案館的基礎理論和相關學科的研究，逐步完善其理論支持;而在實際工作中，要充分借鑒智慧校園、智慧城市建設中的先進經驗，利用智慧校園的便利，獲取師生的檔案需求。

結束語

綜上，在智慧校園的發展背景之下，高校檔案信息畫建設已經是目前的一個重要發展趨勢。為了提高檔案管理的效率和質量，需要了解檔案信息化建設過程中存在的問題，并且不斷優化建設的方案和思路，創新現有的信息化建設模式，推動學校持續性發展。

參考文獻

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本文系黑龍江東方學院一般項目《民辦高校檔案信息化與智慧校園建設研究》（項目批準號：HDFKY200205）及黑龍江省高等院校檔案學會研究項目《高校檔案與校園文化建設》（項目批準號：HGDK2020-21）階段性成果。