實現不動產檔案集約化管理的路徑

和桂玲

（麗江市古城區自然資源局，云南 麗江 674100）

0 引言

近年來，隨著社會經濟的飛速發展，城市化進程的快速推進，不動產的登記、交易活動日益頻繁，引起了社會各界對不動產檔案管理工作的廣泛關注。不論是對企業還是個人而言，以房屋和土地為代表的不動產都是十分重要的財產內容，不動產檔案直接反映了不動產的歸屬與變更情況，可見其影響和意義重大，但不動產檔案缺乏科學管理、分散保管的局面一直沒能得到有效解決，因此對不動產檔案進行科學的整合和集約化的管理，是一項非常重要的系統工程。

1 不動產檔案集約化管理的內涵

1.1 不動產檔案的基本內涵

不動產，顧名思義是指在固定位置不能移動或移動會損害其價值的物體，例如土地、房屋、橋梁等。不動產檔案是為了更好地對不動產進行管理而對其產權歸屬的具體內容進行的詳細記載。檔案管理是不動產管理工作中的核心內容，在經濟飛速發展的今天，不動產資料日益增加，給不動產檔案管理帶來了前所未有的工作難度。在這種形勢下，為加強對不動產檔案的管理，提高登記工作效率，對其實施集約化管理成為必然趨勢。

1.2 實施集約化管理的涵義

如今，不動產檔案管理工作中存在著許多難點和問題，為了對其進行破解，從根本上提升工作效率，有關部門在此基礎上建立了針對不動產集約化管理的平臺系統。集約化管理的基本方向是提高企業管理效率和經濟效益，將人力、物力、財力等進行集合，統一進行資源配置，配置過程中，以節儉、節約、高效為取向，達到降低成本、提高管理效率的目的[1]。隨著各種信息技術突飛猛進的發展，對信息管理的要求也隨之升高，為了適應新時代的發展需求，提高不動產管理的能力和效率，不動產檔案集約化管理系統應運而生，從而依靠科學的信息管理技術，促進不動產檔案管理的工作效率不斷提高。

1.3 實施集約化管理的價值

對不動產檔案實施集約化管理有著相當重要的實際價值。首先，將不動產的登記和管理通過集約化的方式進行集中整合，有助于對物權管理的統一，能在很大程度上提高物權登記管理的工作效率。其次，將不動產檔案進行集約化管理，能有效改善從前在不動產檔案查詢過程中，因分散管理所帶來的麻煩，提高了檔案部門的服務效率。最后，由于以前的不動產管理中，不同類型的不動產分別歸由不同的部門進行管理，這種分散的管理模式在實際工作中存在著很多弊端，而實施集約化管理，則為信息資源的共享和傳輸提供了極為便利的條件，最大程度提升不動產檔案管理的時效性。

2 制約不動產檔案集約化管理的因素

2.1 不動產管理工作量較大

當今社會經濟飛速發展，城市化基礎建設不斷實施，房地產市場十分活躍，不動產管理在社會上的作用也日趨重要，同時越來越多的不動產資料也加劇了不動產管理的工作量，給有關部門帶來了很大的工作難度，而且由于資料比較分散，很難對其實施集約化管理。

2.2 不動產檔案管理不夠靈活

面對隨時可能變換的形勢，管理工作也必須隨之采取變化，才能適應當前的形勢和局面。目前，房地產交易異常火爆，隨著不動產的交易不斷增多，房屋產權的變更也十分常見，倘若不動產的檔案管理工作沒有做到及時靈活，很容易造成已經發生的不動產產權變更在檔案管理中沒有及時更新，極易引發法律糾紛[2]。

2.3 不動產檔案管理方法落后

傳統的檔案管理方法中，將檔案按類別劃分成很多不同的部門，但隨著社會的發展和土地政策的變更，不動產檔案管理所針對的方向發生了很大變化，如果繼續沿用傳統的檔案管理劃分類別，將不能適應當前實際管理工作的需要，而且傳統的檔案分類本身就存在著許多不適應性，使不動產管理工作顯得較為混亂。

3 目前不動產檔案管理中存在的困難

3.1 缺乏統一性

從不動產檔案管理工作實際發展來看，比較重視國土、房產登記工作，雖然可以處理房產交易、拆遷安置中存在的問題，但是輕視了其他資源的管理工作，比如湖泊、森林等方面的建檔管理，整體檔案管理缺乏統一性，不能在最大程度上提升管理水平。

3.2 缺乏動態性

受到我國經濟等多發面發展影響，在很大程度上提升了房地產市場活躍度，極大地推動了不動產交易發展，但是受到檔案管理不及時因素影響，部分檔案內容中不能及時更新房地產權屬，增加了房地產糾紛風險；同時，由于區域檔案管理得不到及時更新與完善，缺乏動態管理，也會導致農民無法及時獲得最新土地證明而引發糾紛問題，不能在最大程度維護社會大眾的合法權益與財產安全。

3.3 分類標準得不到及時更新

目前，我國國土資源檔案管理分類標準主要參考最初土地檔案分類法，雖然在原有八大類的基礎上進行了增加，但是由于我國土地資源近些年變動比較大，以往的分類標準不能有效滿足土地資源規劃發展，且部分分類標準在實際運用中缺乏一定實用性，存在區域檔案管理隨意調整的情況出現，不利于不動產檔案管理的順利進行。

3.4 缺乏相關新型技術與設施裝置

隨著社會信息化的不斷進步與發展，各個行業與領域在實際管理中已經逐漸融合了相關信息技術，推動了社會信息化生產發展。但是目前我國不動產檔案管理中相關數字化設備方面還存在不足，同時還不能及時引進相關先進技術，對不動產檔案信息化管理創新發展產生了不良影響。

4 集約化管理在不動產檔案管理中的運用思路

在不動產檔案管理中應用集約化管理模式時，需按照相應的步驟進行，才能將兩者充分結合[3]。

4.1 制定目標

相關管理人員需要制定相應的管理目標，將現存不同檔案之間的關系進行整合與梳理，全面規劃各個檔案。

4.2 明確責任機制

分析、整合各個部門的職責，始終將國土相關標準作為基礎管理原則，并將房管作為輔助指導，明確不同部門的責任機制，做到統一管理，實現不動產檔案集中于國土部門管理，完善整體管理體系。

4.3 確定標準

構建統一的檔案管理機制，依照標準規定開展檔案管理工作，對原有檔案、新辦理檔案進行不同管理，但是均需要掃描為電子檔案，存放于相關的數據庫。

4.4 創建平臺

創建相應的管理平臺，便于不同部門查找相關檔案，還能完成管理體系，同時做好相關保密工作，提升管理安全性。

4.5 構建社會信用代碼等級管理制度

運用窗口方式開展檔案查詢工作，同時將身份證號碼、組織機構代碼證等作為基礎，構建相應的社會信用代碼等級管理制度，達到窗口查詢、網絡查詢同步的目的。

4.6 實現不同部門有效協調

重視不同部門之間的協調合作，實現各項檔案管理工作的順利、有效銜接，進而提升整體管理水平。

5 實現不動產檔案集約化管理的主要路徑

傳統的檔案管理方法中存在著許多問題，有歷史遺留問題，也有檔案管理水平有限的原因，下文針對這些問題提出了實現不動產檔案集約化管理的主要實施路徑[4]。

5.1 構建不動產集約化管理長效機制

不動產集約化管理可采取以下措施：①應按照相關要求進行部署，明確相關管理目標，并制定相應的管理計劃，將管理工作逐步落實到位。統一建立不動產登記管理機構，并由其承擔管轄范圍內所有不動產的登記和管理工作，在具體的工作開展和落實中，應當把該管理機構當成核心部門嚴肅對待，將不動產檔案集約化管理工作當成重點推動。②嚴格落實不動產檔案管理制度，針對轄區內的不動產管理實際情況開展摸底調查工作，提升不動產檔案管理的工作水平。③對各地區的不動產檔案管理工作實行督查機制，成立專項工作小組，前往各區域展開監督檢查工作，主要是對不動產檔案集約化管理的落實情況和實際工作中出現的難點問題進行監督指導，以此提高不動產檔案管理的整體水平。④在遵循不動產檔案管理制度基本要求的基礎上，構建優質的業務管理流程，并構建相應的部門協調配合機制，強化不同檔案管理部門之間的有效調協分工合作，確保實際工作中各項環節的順利銜接，從而實現不動產檔案集約化管理的基礎目標[5]。

5.2 建立不動產集約化管理信息平臺

不動產集約化管理在實際工作中的推進存在著很大難度，其中包括工作量較大、準備工作不完善、人員思想不統一等，這些問題成為制約不動產檔案集約化管理的主要因素。要想又快又好的實現不動產檔案集約化管理目標，提升檔案管理實際工作中的效率，應該建立統一的信息化不動產管理系統，利用技術手段對檔案實行平臺化、系統化的管理，切實提高不動產檔案管理工作水平。所以相關負責人需要重視相關數據化設備裝置的購進，在購買時綜合考慮各個方面，選擇性價比最高的設備裝置，同時積極引進國外先進信息化管理技術，充分運用信息技術、相關設備裝置來為不動產集約化管理信息平臺的構建提供一定保障。同時，還需要根據相關管理機制與政策，明確業務標準，對于原有的檔案，不必為了適應最新管理機制而對原有格式進行改變，對于新辦理的檔案，需要運用最新業務標準進行建檔管理。在實際管理中還需要明確電子檔案管理標準，提升管理效率。各部門還應當結合管轄區域內的實際情況，建立具有地方特色的不動產檔案管理平臺系統，實現對其良好的集約化管理[6]。建設不動產的檔案管理平臺，不僅要求其具備不動產檔案資料的收集、登記、儲存、管理、檢索等基本功能，而且還應實現自動備份的能力，以防止因病毒、黑客的破壞、人員操作不當、計算機硬件損壞而導致檔案數據損壞或丟失等情況的發生。不動產檔案集約化管理系統的管理功能，應滿足各地區對管轄范圍內的實際需要，對不準確的檔案信息進行調整。另外，平臺的檢索查詢功能應滿足用戶或管理人員在進行嚴格的身份驗證，并將身份證號碼、組織機構代碼證等作為基礎，構建相應的社會信用代碼等級管理制度，然后通過平臺的檢索系統對數據庫的檔案信息進行搜索，充分發揮不動產檔案集約化管理平臺方便快捷的實用性，在一定程度上還能實現窗口查詢、網絡查詢同步。

5.3 提高不動產檔案管理人員自身素質

無論是對不動產檔案管理水平的提升還是對不動產檔案集約化管理的推進，都離不開檔案管理人員的付出，他們的工作能力和自身素質直接影響著集約化管理的推進和落實效果。首先應當加強對不動產檔案管理人員的培訓，按照管理工作實際發展，要求各個管理人員進行階段性學習，可以通過專業知識培訓、線下相關課程、組織專業知識解答活動、組織不同管理部門人員交流學習等方式，改進培訓模式、豐富培訓內容，在最大程度上提高其業務能力、專業水平、自身素質，重點要加強他們對計算機操作知識的掌握，確保各個管理人員及時掌握最新管理信息技術，強化檔案管理、網絡安全防護等專業的學習[7]。其次，不能忽視對不動產檔案管理人員的思想教育，使其能將現階段先進的檔案管理思想和服務理念在工作中加以運用，讓管理人員強化自身責任意識，主動將相關管理工作落實到位，并重視檔案管理保密工作，從而有效增強檔案管理的安全性。

6 結語

當前，對不動產檔案資源的整合和優化已經成為檔案管理部門一項非常重要的工作內容，實現不動產檔案的集約化管理是未來不動產檔案管理工作的必然趨勢。為確保此項工作內容的順利進行，必須構建不動產集約化管理長效機制，從提升檔案管理人員業務能力和自身素質著手，建立不動產集約化管理信息平臺，完善檔案檢索服務體系，從根本上增強不動產檔案集約化管理的準確性和時效性。