提升思想境界，創新管理手段，完善國有企業檔案保密工作機制

苗青

摘 要：國有企業檔案是企業的重要知識資產和核心信息資源，具有不可替代的憑證價值和參考價值，一旦丟失損壞、失密泄密，將會造成不可挽回的損失。國有企業檔案部門要強化做好檔案保密工作的責任感和使命感，完善工作機制，突出工作重點，狠抓工作落實，確保檔案信息絕對安全。

關鍵詞：國有企業;檔案;保密;創新

一、樹立三個理念，增強做好檔案保密工作的責任感和使命感

國有企業檔案信息，事關政治安全、經濟發展、社會穩定和企業形象。檔案部門是保密重地，檔案人員要緊緊把握國有企業檔案特點，提高思想認識，樹立三個理念，增強做好檔案保密工作的自覺性。

1.樹立“國有企業檔案是政治信息”理念，強化政治擔當

國有企業是中國特色社會主義的重要支柱，是我黨執政的重要基礎，也是貫徹和實踐黨的基本理論的重要陣地。習近平總書記指出，要理直氣壯地做強做優做大國有企業，提高核心競爭力和資源配置效率，不斷增強國有經濟活力、控制力、影響力、國際競爭力、抗風險能力;國有企業要成為黨和國家最可信賴的依靠力量，成為堅決貫徹執行黨中央決策部署的重要力量，成為貫徹新發展理念、全面深化改革的重要力量，成為實施“走出去”戰略、“一帶一路”建設等重大戰略的重要力量，成為壯大綜合國力、促進經濟社會發展、保障和改善民生的重要力量，成為我們黨贏得具有許多新的歷史特點的偉大斗爭勝利的重要力量。

檔案工作是黨的全部工作重要組成部分，“檔案工作姓黨、黨要管檔”是黨和國家確定的檔案工作原則，“為黨管檔、為國守史”是檔案工作者的神圣職責。國有企業檔案本身也包括大量黨的檔案和國家密級檔案。因此，做強做優做大國有企業，是重要的政治任務，做好檔案工作和檔案保密工作，同樣是重要的政治任務。國有企業檔案人員要牢固樹立“檔案姓黨、黨要管檔”的思想，提高政治站位，強化政治安全意識，切實肩負起檔案保密的政治責任。

2.樹立“國有企業檔案是商業秘密”理念，強化經營意識

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。企業檔案內容一般包括黨群管理、行政管理、經營管理、生產技術、基本建設、科研開發、設備儀器、產品生產、會計核算、職工管理、特殊載體等類別，涵蓋企業生產經營管理的方方面面。特別是經營管理、生產技術、設計研發、知識產權、合同協議、發展戰略等方面的檔案，涉及企業核心商業秘密和核心競爭力，一旦丟失損壞或者失密泄密，將會造成無法挽回的損失。一紙檔案能夠救活一個企業，一紙檔案也能毀滅一個企業。國有企業檔案人員要增強商業秘密意識，強化檔案保密風險管理，切實肩負起商業保密的千斤重擔。

3.樹立“國有企業檔案是民生信息”的理念，強化為民情懷

“人人產生檔案，檔案服務人人。”檔案是由個人或者個人組成的群體從事政治、經濟、社會、文化等活動產生的歷史記錄，保存了大量的個人和群體信息。這些檔案信息，關系到個人的學習就業、職稱職務、醫療社保、收入薪酬、吃穿住行等等方面，與民生息息相關。這些檔案信息一旦丟失或泄露，將會給個人帶來巨大不便甚至重大損失。在經濟快速發展的今天，個人產生的檔案信息越來越多，個人檔案利用頻率越來越高，個人檔案信息保密任務越來越重，個人信息失密、泄密現象有增多趨勢，嚴重損害了個人合法權益。國有企業檔案人員要增強檔案是民生工作的意識，樹立“人民至上、民生為本”思想，強化檔案信息管理和服務，做好民生檔案的提供利用和信息保密工作，切實肩負起服務職工的光榮使命。

二、建立四個體系，強化檔案保密工作的支撐保障

檔案保密工作是一項系統工程。要堅持系統思維、頂層設計，注重夯實基礎、筑牢根基，健全完善保密責任、基礎設施、制度規范、人才隊伍四個體系，搭建支撐檔案保密工作的“四梁八柱”。

1.建立保密責任體系

在貫徹落實企業保密責任制的前提下，國有企業檔案部門要建立完善部門主要負責人、分管負責人和相關人員各負其責的保密責任體系。檔案部門主要負責人要定期召開專題會議研究解決保密工作中的重大問題，定期聽取保密工作匯報，了解掌握保密工作情況，為保密工作的開展提供人力、財務和物力保障。分管保密工作負責人要認真組織研究解決保密工作中的具體問題，組織開展保密宣傳教育、保密檢查、保密技術防護、泄密案件查處和考核表彰等工作。分管業務工作負責人要結合分管業務安排部署業務保密工作，并進行督促、指導和檢查，為保密工作提供支持和保障。檔案管理人員要切實把保密工作放在各項工作的首要位置，貫穿于檔案收集、整理、查借閱、銷毀等全過程，真正把保密責任制落到實處。

2.建立基礎設施體系

庫房管理是檔案保密的基礎。要按照安全保密、布局合理、科學適用的原則，認真落實《檔案館建筑設計規范》《檔案館建設標準》等國家有關規定，建設合乎規范、安全保密的企業檔案館庫。檔案館庫要合理分區，實行檔案庫房與業務技術用房、檔案閱覽用房、辦公室、陳列室等分開設置。不具備建設檔案館庫條件的單位，也要選擇保管條件好、獨立設置的房間建立專門的檔案室。要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”要求，配備牢固耐用的檔案柜架和溫濕度監控設備、滅火器材、防盜門窗、除塵器、空氣凈化器、碎紙機等必要設施設備。對于重要的涉密檔案和貴重實物檔案，可以購置保密檔案柜、指紋密保電子檔案柜，進行單獨保管。要積極運用信息化手段提高檔案安全保密工作，有條件的可以建立治安聯網報警、電氣火災監控報警、煙霧監控報警等自動化、信息化監控系統，以現代化信息技術確保檔案實體和檔案信息絕對安全。

3.建立制度規范體系

制度具有穩定性和長期性，能夠管根本、管長遠。要堅持用制度管理人員、用規范約束行為，著力建設涵蓋廣泛、要求明確、標準精細、銜接精準的檔案保密制度規范體系。要認真落實《檔案法》《保密法》等法律法規和上級有關規章制度，制定崗位責任制、檔案保密制度、檔案查詢和借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度等，嚴格檔案管理各環節的保密措施;要制定安全管理、檔案庫房安全巡查等安全管理制度，嚴格檔案庫房安全保密管理;要建立監督檢查、事項報告、考核獎懲、責任追究制度，加強對檔案庫房特別是安全保密工作的全過程管理;要加強對制度落地的管理和監督，嚴格督導、考核、獎懲，確保各項制度規范執行到位、有效實施。

4.建立人才隊伍體系

做好檔案保密工作，要注重發揮人的能動性，提高物防、技防、人防的聯防效能。要按照政治可靠、忠誠擔當、業務過硬、作風優良的原則，組建檔案管理人員隊伍。高度重視保密宣傳教育培訓工作，及時組織學習《保密法》等法律法規和企業《保護商業秘密規定》《關于進一步加強公文保密管理工作的通知》《公文保密管理“八不準”》《普通手機使用保密守則》等保密制度。采取“走出去”與“請進來”相結合、線上與線下相結合、理論與實踐相結合的方式，組織檔案人員業務培訓，強化檔案保密教育，提高檔案工作人員的保密意識和保密技能。要積極利用“山東檔案教育網”“微信工作群”“QQ工作群”等平臺，開展網上學習、網上交流。創新培訓方式，組織權屬單位檔案人員協作開展檔案整理工作，以干代訓、以干促學，在實踐操作中交流業務、提高技能，實現業務技能與業務工作互相促進、同步提升。要完善激勵機制，組織開展業務征文評比、技能大賽等活動，積極做好推先樹優工作，培育一批檔案工作領軍人物，激發檔案人員學習業務知識的積極性。

三、嚴格六項管理，推進檔案保密工作全覆蓋

保密是檔案管理的內在要求，保密工作貫穿于檔案管理全過程。要樹立“全鏈條”思維，突出檔案保密工作重點，織密檔案保密“防護網”，全過程做好檔案保密工作。

1.嚴格定密解密管理

保密檔案根據《保密法》規定分出不同等級。國有企業檔案密級，一般分為絕密、機密、秘密三個級別，有的還標注“商業秘密”“內控”等，按照密級檔案管理。密級檔案大都有保密期限，隨著時間的推移或秘密保管期限屆滿，大多數檔案的密級會發生變化。在秘密檔案保密期限屆滿時，組織檔案密級鑒定，對失去保密價值的檔案進行解密，對還需要繼續保密的，根據檔案涉密情況，重新定密。檔案管理人員要嚴格執行《保密法》和企業《保護商業秘密規定》《關于進一步加強公文保密管理工作的通知》等有關規定，加強庫存檔案盤點，準確掌握庫存密級檔案保管情況。對需要解密、重新定密的檔案，及時向部門負責人匯報，經部門負責人批準同意后，及時與檔案形成部門聯系，配合做好現場密級鑒定、定密工作。對需要按照原有密級管理的，繼續按原有密級管理;對需要調整密級的，重新標注密級;對不再需要保密的，進行解密。

2.嚴格檔案借閱管理

檔案查借閱是檔案保密管理的關鍵環節和薄弱環節。要嚴格檔案查借閱人員身份核查，認真填寫檔案查借閱單，做好查借閱人員身份核對和登記。對非檔案形成部門人員查借閱檔案的，應要求其出示身份證和加蓋單位公章的證明信。要嚴格查借閱利用權限和審批手續，對涉密檔案必須有檔案形成部門負責人和相關領導的審批意見。還要嚴肅查借閱紀律，檔案人員必須執行兩名檔案人員共同辦理制度，不得一人單獨提供涉密檔案查借閱利用，查借閱人員不經批準，不得擅自復印、摘抄涉密檔案，密級檔案原則上不得帶出閱檔室。檔案查借閱完畢后，要全面清點、認真檢查、及時入架，確保查借閱各個環節不出現任何差錯。

3.嚴格檔案信息系統管理

檔案管理信息系統數字信息成為當前保密管理的重點。檔案管理信息系統要采取符合國家保密規定和標準要求的身份鑒別、接入管控、安全審計、密碼保護、邊界安全防護等安全保密防護措施，且要保證持續有效。對使用檔案管理信息系統的計算機和單獨保管秘密檔案的非聯網計算機，都要安裝正版殺毒軟件，并及時升級。（1）要準確把握“涉密信息不上網、上網信息不涉密”原則，做好涉密檔案的物理隔離。（2）要嚴格審查涉密計算機網絡和計算機運行維護單位的資質和人員，并要簽署保密承諾書。（3）要建立計算機和移動存儲介質登記臺賬，對每一臺計算機和每一個移動存儲介質都要粘貼密級標識，標注責任人及設備編號。對涉密計算機要采取符合國家保密標準的身份鑒別、訪問授權、違規外聯監控、病毒查殺、移動存儲介質管控等安全保密措施，不得安裝使用具有無線功能的模塊和外圍設備。嚴格存儲介質使用管理，嚴禁移動硬盤、U盤等移動存儲介質在涉密計算機與非涉密計算機之間交叉使用。（4）要認真落實檔案室設備設施管理辦法，嚴格控制電腦、打印機、復印機、碎紙機等設備使用，杜絕失密泄密問題。

4.嚴格秘密載體管理

企業秘密載體是指以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載國家秘密、商業秘密和內控秘密信息的紙介質、磁介質（計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶）、光盤等各類物品。要嚴格執行《保密法》《保密法實施條例》《中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關于國家秘密載體保密管理的規定》《國家秘密載體出境保密管理規定》，全方位加強企業秘密載體管理。在編研檔案、匯編資料時，原則上不匯編涉密檔案，如確需匯編涉密檔案的，必須報經制發機關批準。在檔案庫房日常管理中，要嚴格執行檔案保密、查借閱、鑒定銷毀等檔案管理制度，嚴把檔案收集移交、復制、保存、維修、銷毀等每個環節，認真核對，仔細檢查，堅決杜絕丟失損壞、失密泄密現象。企業秘密載體原則上不得出境，因跨境業務確需出境的，必須嚴格按照《國家秘密載體出境保密管理規定》辦理，確保秘密檔案安全。

5.嚴格涉密人員管理

做好檔案保密工作，關鍵在人，難點也在人。涉密人員管理，是檔案保密管理的重中之重。（1）要加強檔案人員的思想教育，深入開展保密教育、法制教育，組織開展以案說法、以案說紀，提高檔案人員的保密意識、法制意識、紀律意識，使檔案人員思想上時刻繃緊安全保密弦。（2）要組織開展保密業務培訓，深入學習保密業務知識，提高檔案人員保密業務技能。（3）要嚴格檔案人員的選拔和使用管理，把保密意識、保密能力作為考察檔案人員的重要內容，確保檔案人員“知保密、會保密、能保密”。涉密人員上崗前，必須通過組織人事部門和保密工作機構的審查和培訓，了解相關保密法規制度，掌握相關保密知識技能，并簽訂保密承諾書。涉密人員離崗前，必須按照有關規定監督其清退涉密載體，采取脫密期管理措施，確保涉密人員全程可控。

6. 嚴格外包業務管理

隨著經濟社會快速發展，檔案數量呈現爆炸式增長。部分企業由于人手不足等原因，在紙質檔案整理、檔案數字化、信息系統建設維護等工作中，采用服務外包的形式委托檔案專業中介機構進行，給檔案安全保密工作帶來較大風險。（1）要高度重視檔案服務外包的風險管理，把安全保密放在服務外包的頭等位置。超前制定檔案服務外包工作預案，提前擬定服務外包保密措施。（2）要優選外包服務機構，嚴格執行外包項目招投標程序，加強對承包團隊的資質審查、信譽調查、財務狀況考察，突出調查承包團隊的保密工作情況，努力挑選資質齊全、業務精湛、信譽良好、業績優異、安全可靠的承包團隊。（3）要與選定的承包團隊簽訂保密協議或保密條款，約定保密責任及約束措施。在外包項目實施過程中，要加強監督管理，委派專人與承包團隊保持經常聯系，動態巡查工作現場，加強服務質量檢查，防止案卷損壞或信息泄露。（4）要堅持涉密檔案原則上不進行服務外包，交由本企業檔案人員、涉密人員進行整理歸檔或數字化，確保檔案信息安全。

（作者單位：兗礦能源集團股份有限公司）