民辦高校檔案管理的對策研究

摘 要：民辦高校作為高等教育的一個組成部分，其檔案科學(xué)化管理、信息化管理應(yīng)該及早提上工作日程，要在紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，形成系統(tǒng)的管理方法，繼而減少檔案工作所帶來的工作壓力，為學(xué)校教育教學(xué)管理、民辦高校發(fā)展與建設(shè)提供發(fā)展基礎(chǔ)，對民辦高校管理工作確立幫扶作用。

關(guān)鍵詞：民辦高校;檔案

1 民辦高校檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識薄弱

民辦高校整體上表現(xiàn)出檔案管理意識薄弱的問題。一是民辦高校管理高層缺乏檔案管理意識，投入的經(jīng)費(fèi)不足，未建立明確的檔案工作組織結(jié)構(gòu)，檔案管理體系并不完善。二是廣大師生對檔案的認(rèn)知過于偏狹，大部分認(rèn)為檔案僅包括人事檔案，對檔案形成的規(guī)范、要求以及相關(guān)制度和法律法規(guī)都缺乏必要的了解。三是檔案管理人員的意識不足，關(guān)于檔案管理的宣傳力度較小，很多管理人員都不能嚴(yán)格按照規(guī)范方法對檔案進(jìn)行分類、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及編研。

1.2 檔案管理規(guī)章制度不完善

民辦高校普遍缺乏完善的檔案管理規(guī)章制度，具體表現(xiàn)在四個方面：一是檔案管理制度種類不齊全，覆蓋范圍過于狹窄;二是檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性，沒有整體宏觀的建設(shè)思路作為支撐;三是管理制度和學(xué)校實際情況不符，很多民辦高校在建立檔案管理制度時過于程式化，導(dǎo)致制度缺乏實際操作性;四是檔案管理規(guī)章制度名稱與內(nèi)容不符。

1.3 缺乏專門的機(jī)構(gòu)和健全的基礎(chǔ)設(shè)施

第一，大部分民辦高校，尤其是一些規(guī)模較小的高校，都缺少專門完整的檔案管理機(jī)構(gòu)。即使是條件充足的民辦高校，也有很多未能專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，管理人員配備不足，多是由辦公室行政人員或是其他部門的工作人員兼任。第二，基礎(chǔ)設(shè)施配置不健全。所需的相關(guān)設(shè)備包括計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、除塵器、加濕器、防火防盜設(shè)備等，基本上都不夠健全。

1.4 檔案管理隊伍建設(shè)不合理

民辦高校檔案管理隊伍建設(shè)不完善，主要表現(xiàn)有以下三點(diǎn)：一是缺乏專職檔案管理員，很多高校檔案管理工作多是由其他辦公室人員或是教學(xué)秘書人員兼任的，很難做到專心致志;二是人員結(jié)構(gòu)不合理，一方面檔案管理人員的學(xué)歷層次和職稱結(jié)構(gòu)不合理，大部分都是本科和大專人員，很少有研究生，高級職稱所占的比例極小，另一方面專職檔案人員老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，缺少新鮮血液的補(bǔ)充;三是專業(yè)人員缺乏，很多民辦高校的檔案人員只經(jīng)過短期的培訓(xùn)之后就上崗工作，在進(jìn)行檔案工作時往往難以高質(zhì)量地完成，影響檔案管理工作的開展與成效。

1.5 檔案管理方式落后，信息化程度不高

民辦高校的檔案信息化設(shè)備配備落后，檔案管理信息化建設(shè)遲緩，大多數(shù)民辦高校沒有完善的檔案管理操作系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)率偏低。雖然一些民辦高校已經(jīng)使用計算機(jī)取代了傳統(tǒng)的手工作業(yè)，但檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程仍舊十分緩慢。

2 分析影響民辦高校檔案管理現(xiàn)狀的原因

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠

民辦高校的經(jīng)營模式大多為獨(dú)立經(jīng)營、自負(fù)盈虧。一些民辦高校創(chuàng)辦者更重視教學(xué)和科研，意識不到有效的檔案管理是科學(xué)決策、規(guī)避市場風(fēng)險和擴(kuò)展校園文化的基石，只看重成本和收益，沒有長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，忽視檔案工作。他們認(rèn)為檔案的保存需要人力、物力和財力，還可能給學(xué)校帶來不穩(wěn)定因素。

2.2 民辦高校自身的辦學(xué)水平不高

民辦高校檔案管理與民辦高校自身的發(fā)展水平、社會地位、管理理念及外部環(huán)境有著密不可分的關(guān)系。我國民辦高等教育是以市場發(fā)展為基礎(chǔ)的，后期投資者大多來自企業(yè)，主要的管理模式是家族式管理模式。辦學(xué)初期，家族式管理的弊端尚不明顯。隨著民辦高校規(guī)模的逐步擴(kuò)大，家族式管理的局限性將日益暴露出來——他們不會輕易把錢投入到效益不能及時顯現(xiàn)的檔案管理中去。除此之外，還有一點(diǎn)因素：民辦高校人力資源不穩(wěn)定，人員流動性大，導(dǎo)致了相關(guān)管理工作人員的檔案意識弱化。在沒有長期工作計劃的情況下，檔案工作的積累往往會被忽視，檔案工作在交接也時很難保證交接到位，容易造成遺留問題。

2.3 法律法規(guī)和相關(guān)行政部門引導(dǎo)的缺乏

為實現(xiàn)規(guī)范化管理，民辦高校把《高校檔案管理辦法》等相關(guān)檔案法律法規(guī)作為主要參照，而上述法律法規(guī)并沒有明確提供給民辦高校具有針對性、可行性的具體辦法措施。由于民辦高校檔案歸屬權(quán)不明確，國家有關(guān)行政部門在對民辦高校檔案管理相關(guān)政策的制定上存在一定的不確定性，使民辦高校檔案管理呈現(xiàn)粗線條性，缺乏原則性，逐漸形成了民辦高校檔案法律法規(guī)的空白區(qū)，久而久之民辦高校檔案工作問題越發(fā)凸顯，沒有相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)監(jiān)督影響了民辦高校檔案工作的開展和長遠(yuǎn)發(fā)展。

檔案管理部門沒有很好解決民辦高校檔案管理的批判繼承關(guān)系，民辦高校檔案管理陷入兩難境地。一方面民辦高校享有一定的法律自主性，檔案管理部門不能像干預(yù)公立高校一樣干預(yù)民辦高校的檔案管理，造成了民辦高校檔案管理狀況完全取決于民辦高校管理者的興之所至的局面;另一方面由于民辦高校與公辦高校在管理和發(fā)展上的差異，檔案管理部門難以將公辦高校檔案管理的措施適用于民辦高校檔案管理的要求，公辦高校檔案管理體制不能被遵循，只能作為借鑒，檔案管理部門在指導(dǎo)民辦高校檔案工作時也時常感到困惑。

3 加強(qiáng)民辦高校檔案管理工作的對策分析

3.1 提升檔案管理的思想意識和重視程度

提高對檔案管理的認(rèn)識水平，促進(jìn)全員參與。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的高度重視是做好檔案工作的基礎(chǔ)，要加強(qiáng)高校管理者對檔案管理的認(rèn)識。可以用組建民辦高校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的方式，推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。通過領(lǐng)導(dǎo)高校檔案管理工作，建立一套完善的檔案管理體系和適用于檔案管理工作的考核制度，有利于保證學(xué)校檔案管理工作高質(zhì)量。此外，要通過多種渠道開展宣傳工作，提高廣大教職工的檔案意識。組織開展檔案管理培訓(xùn)，根據(jù)各部門生成的檔案種類針對性地開展指導(dǎo)工作，規(guī)范立卷歸檔流程，及時改進(jìn)學(xué)校檔案管理實踐工作中發(fā)現(xiàn)的問題。力求形成全校共同管理、人人參與的檔案管理工作模式的氛圍。在規(guī)范化、制度化的方向上開展民辦高校檔案管理工作，使民辦高校檔案管理工作有一個可以依托的體系，促進(jìn)民辦高校檔案管理工作的發(fā)展，從而提高民辦高校的管理水平。

3.2 健全檔案管理制度，做到規(guī)范化管理

近年來，隨著民辦高校的迅速發(fā)展，檔案資料越來越多，檔案管理服務(wù)也需相應(yīng)加大。為了不影響民辦高校檔案管理工作的正常有序發(fā)展，各學(xué)校應(yīng)根據(jù)《普通高校檔案管理辦法》制定自己的檔案管理人員目標(biāo)責(zé)任制，并結(jié)合學(xué)校的實際情況，將檔案工作系統(tǒng)地納入專職檔案管理人員崗位責(zé)任制。高校應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，明確職工的職責(zé)和義務(wù)，促進(jìn)高校檔案管理工作全面發(fā)展。此外，檔案質(zhì)量管理體系的建立也是必要的。要適應(yīng)于民辦高校的實際情況，科學(xué)、完善地實現(xiàn)民辦高校檔案管理質(zhì)量管理。在民辦高校檔案管理工作中，應(yīng)把高等文獻(xiàn)精神與檔案管理的基本特點(diǎn)結(jié)合起來，最終實現(xiàn)民辦高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

3.3 建立完善的檔案管理體系，加強(qiáng)人才管理隊伍建設(shè)

民辦高校檔案管理工作首先要注重人才培養(yǎng)。培養(yǎng)引進(jìn)專職檔案管理人員，是民辦高校檔案事業(yè)長期發(fā)展的有力保障。高素質(zhì)人才不僅要具備較高的業(yè)務(wù)能力，而且要具備高尚的道德和思想政治素質(zhì)。

3.4 完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施條件，提高檔案管理信息化水平

積極推進(jìn)檔案管理硬件建設(shè)，為檔案管理打下堅實基礎(chǔ)。學(xué)校要購買先進(jìn)的信息化檔案管理所需要的硬件和軟件設(shè)備。檔案管理硬件設(shè)施須符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。硬件條件必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，如此才能保證檔案管理的安全高效運(yùn)行。積極拓展檔案管理服務(wù)范圍，提升服務(wù)效率及水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。加強(qiáng)基于電子檔案的信息化建設(shè)，在高校內(nèi)部建立綜合數(shù)字檔案館，探尋新技術(shù)的應(yīng)用。

作者簡介：姜曉波，吉林建筑科技學(xué)院副研究館員。