加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策思考

楊莉

摘 要：檔案是一種珍稀的寶貴資源，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長期發(fā)展運行中積累的重要文件，其真實記錄了醫(yī)院在提供醫(yī)療服務(wù)和發(fā)展運行中的全過程，對促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有重要參考價值和借鑒意義。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理有助于醫(yī)院管理層制定各項決策，提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平和管理能力，因此，醫(yī)院要給予檔案管理以高度重視，并且采取合理的措施優(yōu)化管理工作，切實發(fā)揮檔案的價值和作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;加強(qiáng)對策;分析

參考性、真實性是檔案資源的價值，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長期發(fā)展中而形成的寶貴資源，其真實記錄了醫(yī)院在各個領(lǐng)域建設(shè)的歷史進(jìn)程，是體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的原始記錄以及真實寫照。醫(yī)院檔案包含了行政管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療服務(wù)等方面的內(nèi)容，涉及財務(wù)、設(shè)備、科學(xué)、基建、人事、病案等部門。醫(yī)院檔案不僅能夠用于宣傳教育，還可以為醫(yī)院制定決策、員工培訓(xùn)提供材料。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和所有職工要轉(zhuǎn)變對檔案管理的認(rèn)知，給予其價值以高度重視，結(jié)合自身實際情況不斷優(yōu)化管理工作，提升檔案資源的利用效率。

一、醫(yī)院檔案管理工作的職能意義

醫(yī)院科室眾多，政策性文件、科研數(shù)據(jù)、診療數(shù)據(jù)等資料也較多，檔案管理作為醫(yī)院的權(quán)威憑證和原始記錄，是很多工作方案和決策的依據(jù)，檔案的價值是用金錢無法計量的。隨著社會的進(jìn)步，醫(yī)院也認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，重視檔案的收集、管理和開發(fā)利用，事實證明，有效的檔案管理工作確實為單位發(fā)展起到作用，也具有一定的職能意義，主要體現(xiàn)在以下幾方面：其一，醫(yī)院檔案管理是對過去和目前的記錄，更是對過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)的一種總結(jié)，通過檔案可以尋找一些事物的規(guī)律和聯(lián)系，為今后發(fā)展起指導(dǎo)作用，特別是在當(dāng)前的知識經(jīng)濟(jì)時代，信息、知識、資源的積累和運用對醫(yī)院工作的開展提供重要依據(jù)。其二，醫(yī)院檔案管理是對過去和目前的記錄，更是對過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)的一種總結(jié)，通過檔案可以尋找一些事物的規(guī)律和聯(lián)系，為今后發(fā)展起指導(dǎo)作用，特別是在當(dāng)前的知識經(jīng)濟(jì)時代，信息、知識、資源的積累和運用對醫(yī)院工作的開展提供重要依據(jù)。其三，檔案管理關(guān)乎醫(yī)院文化精神，醫(yī)院文化的形成不是一朝一夕，是在時間和體制變革中不斷總結(jié)、不斷沉淀出來的，檔案是醫(yī)院發(fā)展最全面的記錄，當(dāng)然也包含了豐富的醫(yī)院文化。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）員工檔案意識不強(qiáng)

醫(yī)院檔案工作具有繁瑣性和復(fù)雜性特點，在開展日常工作中，需要廣大醫(yī)院員工參與其中，但是當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部員工普遍缺乏檔案意識，更加重視業(yè)務(wù)工作。同時，由于日常醫(yī)療服務(wù)較為繁忙、醫(yī)學(xué)科研任務(wù)繁重，鮮有時間和精力參與到檔案管理中，導(dǎo)致檔案內(nèi)容收集不齊全，各個科室與檔案部門的配合程度不高。

（二）醫(yī)院檔案分類較為混亂

醫(yī)院在長期發(fā)展中產(chǎn)生大量的檔案資源，其包含了行政、病歷、設(shè)備以及科研等多個領(lǐng)域，可以為醫(yī)院制定決策提供參考。但是基于醫(yī)院檔案的特殊性和繁雜性，在檔案分類管理中存在一定的混亂情況，很多檔案資源沒有按照其性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類，不僅為檔案管理帶來較大難度，還會影響檔案資源的利用價值，難以為醫(yī)院運行提供決策服務(wù)和材料支撐。有些醫(yī)院由于不太重視檔案管理工作，更多的是經(jīng)驗談，對制度和標(biāo)準(zhǔn)比較缺乏，如此不僅導(dǎo)致管理工作的開展無章可依，還造成權(quán)責(zé)界定不明確，這種情況下，難免出現(xiàn)工作比較懶散的情況，該記錄的不記錄，該保存的沒保存，檔案資料內(nèi)容缺失，管理混亂，嚴(yán)重影響了檔案的利用價值。

（三）醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)較為滯后

制度是開展一切管理工作的基礎(chǔ)和前提，如果沒有制度作為約束和依據(jù)，管理行為會出現(xiàn)盲目以及隨意等情況。檔案管理具有較強(qiáng)的規(guī)范性，包括檔案收集、資料整理、歸檔以及開發(fā)利用，都需要完善的制度作為支撐。但是當(dāng)前醫(yī)院在制定管理制度中存在一定的滯后問題，沒有根據(jù)實際工作需求完善相關(guān)制度，制度體系存在漏洞。醫(yī)院檔案管理制度一般分為保管制度、收集制度、使用制度等，且每個流程之間緊密聯(lián)系，需要進(jìn)行有效整合，如果各部分脫節(jié)則刑法形成配合體系，不能有效發(fā)揮作用，所以需要統(tǒng)一科學(xué)的管理制度加以約束。但是在一些醫(yī)院，檔案管理制度仍不健全，對于檔案的收集、統(tǒng)計、管理、鑒定等工作沒有缺少相應(yīng)完善的管理制度，檔案資料較為分散，存檔效率也不高，有的單位存檔率甚至不到80%。如對于一些科技檔案的管理就比較差，醫(yī)院的重點學(xué)科建設(shè)過程中會產(chǎn)生許多寶貴的資料，包括論文、實驗數(shù)據(jù)、社會效益和經(jīng)濟(jì)效益信息統(tǒng)計，人才培養(yǎng)和建設(shè)等，很容易因為缺乏跟蹤性紀(jì)實性的材料積累，日后無法收集，且隨著人員的流動無法尋找，造成資源的浪費，也不利于醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作的推進(jìn)。而已經(jīng)存檔的資料還可能由于不能及時匯總導(dǎo)致檔案的完整性達(dá)不到要求，如一些基建檔案，有的工程缺少材料出廠合格證，有的少質(zhì)檢認(rèn)定書，有的文字和表格表述不清楚等，導(dǎo)致檔案資料不夠準(zhǔn)確完整，這些管理漏洞都與檔案管理制度有關(guān)。

（四）檔案管理隊伍能力有待提升

在信息化時代下，檔案管理也逐漸趨于信息化方向發(fā)展，對管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了新要求，但是當(dāng)前的管理隊伍存在一定的問題，如管理人員年齡較大，缺乏創(chuàng)新意識，或者管理人員不具備專業(yè)背景和崗位能力，導(dǎo)致檔案管理的效率難以提升等。醫(yī)院的工作內(nèi)容相對比較復(fù)雜，每天都要產(chǎn)生大量檔案資料，從事檔案管理工作的人員必須要具有專業(yè)的水平才行，如果是非專業(yè)或?qū)I(yè)水平不高很容易導(dǎo)致管理工作達(dá)不到應(yīng)有作用。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在一些醫(yī)院仍存在兼職檔案管理人員，還有些是非檔案管理專業(yè)任職，加之單位對檔案管理工作的不重視，沒有構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，也沒有太多繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，面對龐大的檔案資料，很容易出現(xiàn)收集率低、操作不熟練等現(xiàn)象，不能保證檔案資料的及時性和完整性，不僅影響檔案管理質(zhì)量，更由于連鎖反應(yīng)為醫(yī)院醫(yī)療工作增加難度。新時期，醫(yī)院也應(yīng)根據(jù)形勢做出相應(yīng)調(diào)整，在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)的同時也要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，也要認(rèn)識到檔案管理人員對管理工作的貢獻(xiàn)，重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，為單位發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（五）醫(yī)院檔案開發(fā)利用率

檔案資源的價值在于利用，尤其是醫(yī)院檔案，其具有一定的社會價值，不僅可以為醫(yī)院開展各項工作提供參考，還具有服務(wù)社會和教育民眾的作用。但是當(dāng)前在開展管理工作中，檔案部門更加重視檔案保存而忽視其開發(fā)利用，對檔案資源的潛在價值沒有進(jìn)一步挖掘，沒有體現(xiàn)檔案的服務(wù)職能。同時，檔案部門也沒有將檔案開發(fā)作為一項長期性工作，開發(fā)利用程度較低。醫(yī)院的檔案資源非常豐富，但只有收集和保管好的資料才有使用價值，能發(fā)揮價值的資料才是有效資源。一些醫(yī)院的檔案管理工作也是停留在收集和保管階段，將檔案管理作為一個記錄途徑、信息存儲方式，對于如何開發(fā)利用檔案資源沒有過多的研究，沒有真正地發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的功效，也沒有使檔案資料更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理服務(wù)，對醫(yī)院信息資源是一種浪費。

（六）檔案管理設(shè)施設(shè)備投入力度有待加大

想要提升檔案管理的效率和質(zhì)量，先需要先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備作為支撐，一般包括檔案管理過程中所需要的硬件設(shè)施和檔案應(yīng)用系統(tǒng)所需要的設(shè)施設(shè)備。如果設(shè)備投入不足直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新慢，檔案管理工作難度加大，風(fēng)險更高。從當(dāng)前情況來看，一些醫(yī)院檔案管理工作設(shè)施配備缺口還很大，導(dǎo)致檔案資料利用率低，管理目標(biāo)很難實現(xiàn)。大部分醫(yī)院更加重視業(yè)務(wù)工作，對一線醫(yī)療科室加大硬件投入，忽視檔案管理的重要性，在缺少硬件支撐下，管理信息化程度較低，雖然信息技術(shù)在醫(yī)院的診治工作中得到廣泛應(yīng)用，但診療過程和檔案記錄沒有完全進(jìn)行全院聯(lián)網(wǎng)，部分檔案使用手續(xù)仍比較繁瑣，如此不僅影響管理效率，還阻礙了信息化發(fā)展進(jìn)程。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)對策分析

（一）加強(qiáng)內(nèi)部宣傳

檔案管理涉及醫(yī)院各個部門和科室，只有所有部門開展密切配合，才能確保檔案管理工作的全面落實，因此，醫(yī)院要注重開展內(nèi)部宣傳，提升所有領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案價值性和重要性的認(rèn)知，主動參與到檔案管理中，在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)濃郁的管理氛圍。首先，醫(yī)院主導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變自身認(rèn)知，帶頭學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識，并且給予檔案工作以充足的支持，切實發(fā)揮醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的帶頭模范作用;其次，管理人員要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報管理成果，并且在醫(yī)院運行的各個方面給予檔案支持，讓領(lǐng)導(dǎo)看到檔案資源的作用，給予檔案部門更多的關(guān)注;最后，定期組織醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員開展檔案宣傳，通過集中培訓(xùn)的方式樹立其檔案意識，并且利用醫(yī)院的公共電視、宣傳欄，開展檔案宣傳工作。

（二）實行分類管理

醫(yī)院在長期發(fā)展運行中會形成大量的檔案資源，涉及醫(yī)院的各個部門和領(lǐng)域，為了避免出現(xiàn)管理混亂的情況，醫(yī)院要注重對所有檔案實行分類管理。首先，醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展實際和管理需求，制定科學(xué)的分類管理制度，制度中要明確分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案類型、收集途徑、歸檔方式、保密程度等細(xì)節(jié)，在既定制度標(biāo)準(zhǔn)的要求下，對所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，尤其是患者病歷檔案，其中記錄了患者的詳盡信息，如果發(fā)生檔案內(nèi)容泄漏事故，會對醫(yī)院信譽帶來損害，因此，要對保密性較高的檔案資源強(qiáng)化保密管理;其次，現(xiàn)代醫(yī)院檔案資源較多，很多時間久遠(yuǎn)的檔案都是紙質(zhì)檔案，在檔案管理信息化發(fā)展背景下，醫(yī)院要盡量將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，便于對醫(yī)院檔案開展標(biāo)準(zhǔn)化管理，對于紙質(zhì)檔案要按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)保管，提升檔案室的建設(shè)質(zhì)量;最后，應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，分別為科室級別、檔案室級別以及醫(yī)院級別，通過建立三級管理網(wǎng)絡(luò)，不僅能夠明確檔案管理的要求、線條以及職責(zé)，還便于對所有檔案資源開展統(tǒng)一管理、統(tǒng)一開發(fā)，挖掘檔案資源等潛在價值。

（三）明確管理制度

檔案管理是一項具有條理性、嚴(yán)肅性以及規(guī)范性的工作，在開展檔案資源收集、整理、歸檔以及保管中，需要以明確的制度體系作為支撐，因此，醫(yī)院在優(yōu)化檔案管理中，要注重制定以及完善管理制度，發(fā)揮制度的制約和規(guī)范作用，約束管理人員的行為。首先，檔案制度建設(shè)要包含檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括檔案收集、歸檔、保管、銷毀、保密、借閱以及檔案室管理等環(huán)節(jié)，確保所有管理工作都在明確的制度下開展，做到有據(jù)可依、有章可循， 嚴(yán)禁管理人員存在隨意盲目等行為，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏真實性;其次，基于不同檔案資源的特點，要注重加強(qiáng)保密制度建設(shè)，尤其在信息時代下，網(wǎng)絡(luò)具有開放性，如果保管工作不到位，容易導(dǎo)致檔案信息泄露，為醫(yī)院造成名譽和經(jīng)濟(jì)方面的損失，因此，醫(yī)院要注重加強(qiáng)信息化檔案保密制度建設(shè)，切實確保檔案資源的安全性;最后，所有管理人員都要熟悉檔案管理制度，在開展各項工作中，以制度作為基準(zhǔn)，將制度落實到具體操作環(huán)節(jié)。

（四）建設(shè)管理隊伍

隨著現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，各種新技術(shù)、新理念和新手段不斷應(yīng)用于管理工作中，檔案人員作為管理工作的主體，其個人能力、綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)與管理效率密切相關(guān)，想要提升檔案管理的實效性和針對性，醫(yī)院要加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，為檔案管理奠定人才基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變以往“重視業(yè)務(wù)、輕視管理”的固化思想，認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)時代下管理人才的稀缺性，根據(jù)檔案管理崗位要求，積極從社會和高校中吸納具有一定能力和素質(zhì)的現(xiàn)代化人才，保證招聘的透明性和公開性，提升崗位入職門檻和工薪待遇，吸引具有實力的人才加入到管理隊伍中;其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員開展培訓(xùn)教育，培訓(xùn)內(nèi)容要包含信息化管理手段、計算機(jī)操作、檔案管理知識、職業(yè)素養(yǎng)教育等方面，將培訓(xùn)作為提升管理隊伍能力和素質(zhì)的重要途徑，制定科學(xué)的培訓(xùn)考核制度，將考核結(jié)果與檔案人員的工薪績效和崗位晉升掛鉤，調(diào)動其參與培訓(xùn)的熱情和積極性;最后，給予管理人員以關(guān)注和理解，鼓勵其利用平時工作和生活之余加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力探索專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理手段，調(diào)動其管理創(chuàng)新的熱情，在職稱晉升方面向檔案管理崗位傾斜。

（五）檔案開發(fā)利用

檔案資源的價值在于利用，尤其是醫(yī)院檔案，其包含了人事檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、病歷檔案等，其中人事檔案可以為醫(yī)院選撥人才提供參考，科研檔案能夠為醫(yī)學(xué)研究提供寶貴資源，病歷檔案能夠為臨床治療提供服務(wù)等。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案資源的價值，積極開展檔案開發(fā)利用工作。首先，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，認(rèn)識到檔案管理的價值在于利用和服務(wù)，對檔案資源進(jìn)行分類整合，為醫(yī)院開展各項工作提供檔案支撐;其次，檔案部門要多渠道、多途徑以及多手段的開展檔案資源開發(fā)，根據(jù)醫(yī)院運行的實際需求，更好挖掘檔案中的潛存價值，為科研、教學(xué)、醫(yī)療以及臨床提供服務(wù)，同時，檔案部門還要注重開展檔案編研活動，對檔案資源進(jìn)行多角度、深層次的加工和開發(fā)，可以為使用者提供有實效、多方面、多層次的信息;最后，加速檔案資源在醫(yī)院內(nèi)部各個部門之間的高度共享，以信息技術(shù)的為支撐構(gòu)建檔案共享平臺，進(jìn)而充分滿足醫(yī)院科研工作、教學(xué)工作和醫(yī)療工作的資源需求，發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會效益。

（六）完善硬件設(shè)施

在信息化時代下，信息技術(shù)已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要力量，并且在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了深入且廣泛的應(yīng)用，尤其在我國政府提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略后，各個行業(yè)都在積極探索以信息技術(shù)為支撐的新型管理模式?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案管理”是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，醫(yī)院要積極加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為開展信息化管理提供硬件支撐。首先，醫(yī)院管理層要認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，并且加大資源投入，通過專項資金的形式采購信息化管理所需的各項硬件設(shè)施，包括打印機(jī)、計算機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描儀等，以硬件為支撐提升檔案管理的信息化水平;其次，加強(qiáng)建設(shè)信息化管理平臺，指派相關(guān)人員做好信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作;最后，提升硬件設(shè)施的應(yīng)用效率，所有設(shè)備都要由專人負(fù)責(zé)保管和維護(hù)，避免設(shè)備在日常管理中出現(xiàn)問題或者故障，降低管理效率。

四、結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院是人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其具有較強(qiáng)的公益屬性，檔案作為醫(yī)院在長期發(fā)展中形成的寶貴資源，其具有較強(qiáng)的借鑒價值和參考意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和所有員工要樹立先進(jìn)的檔案意識，認(rèn)識到檔案資源的價值，檔案部門也要對各項管理資源進(jìn)行整合，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而發(fā)揮檔案資源的價值，推動醫(yī)院的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

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