基于數據包理念文化的辦公室文書檔案管理分析與思考

須文華 牛相林

摘 要：文書檔案管理是一個單位管理工作中的重要組成部分，對一個單位管理有著重要的支撐和保障作用，體現了一個單位的管理水平。本文從數據包理念文化在文書檔案管理中的應用方面進行了分析與思考，對文書檔案管理工作具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：數據包文書;檔案管理;辦公室文書

中圖分類號：F27???? 文獻標識碼：A????? doi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.15.030

1 數據包理念文化

數據包的概念最先是從美國軍用標準中提出的，其數據包是指武器裝備研制單位提交給軍方或用戶的階段性工作成果，包括相應的數據、規范、表格等，不僅關注過程和方法，更關注結果;數據包管理理念也是我國航天型號研制過程中成功的管理經驗之一，貫穿工程研制全過程的一項主要工作，在加強產品質量記錄的可追溯性、細化產品質量控制要求等方面取得了很好成效，是實現閉環管理非常有效的手段之一。數據包管理理念文化在閉環管理方面，尤其在辦公室文書檔案管理方面可以發揮著更好地作用。

2 辦公室文書檔案的重要性

辦公室是單位領導日常工作的助手和參謀部，是領導決策和思路的落實者和執行者，文書檔案管理是一個單位行政管理水平和效率體現的一個方面。強化文書管理，對提高文書檔案利用率和質量有著重要的現實意義。應用數據包管理理念可以詳盡的記錄文書檔案的全要素信息，可以真實固存文書檔案的各種信息，對文書檔案有重要作用。

3 辦公室文書檔案的特點

文書檔案是單位運行過程中各環節產生的有價值的文檔資料，是對管理過程中活動狀態的真實記錄和固存，文書檔案的內容、形態及其利用價值等方面都具有與其他檔案不同的特點，有其特有的特點和規律。用數據包理念全過程、全要素規范文書檔案管理可更好實現有效實現閉環管理。

3.1 離散型

辦公室文書檔案有較強的離散性，許多文書都是單一事件的執行過程記錄，許多是具有保存價值的文獻資料，對后續管理工作要重要的支撐作用。日常管理過程中產生的重要通知、通告、領導批復、工作總結、會議決議等涉及黨群類和行政類資料，內容比較離散，對檔案歸檔分類提出很高要求。

3.2 條線性

辦公室檔案有較強的條線性，一件事從開始至結束全周期的時間軸線條記錄，從信息角度看，表現為某項工作的策劃、決策、執行、總結等全過程的信息記錄，是事件真實客觀的反映和記錄，完成記錄和固化了事件的全周期的信息。

3.3 價值性

辦公室文書檔案事許多具有保存價值的文件資料，是對日常管理工作有較強的參考價值和管理依據，有些具有重要的憑證價值，對后續行政管理工作發揮著重要作用。把重要的資料梳理保存好，有很強的價值意義。

3.4 不可替代性

文書檔案管理是單位日常行政管理工作活動的全過程、全要素的信息載體，客觀真實的記錄其過程，對后續管理工作和歷史信息固存有著其非常重要的意義，有其不可替代性和唯一性。

4 用數據包理念加強檔案管理

4.1 文書檔案管理程序化

管理程序化是單位日常工作運行中的基礎環節，也是體現了單位日常管理水平的高低。加強文書檔案規范化管理是一項重要的工作，歸規范化管理不論是提高文書檔案高效性，還是適應新時代信息化發展要求，均具有積極的現實意義。

4.2 文書檔案管理高效化

高效是一個單位管理水平的重要標志，對辦公室日常行政管理尤其重要，高效率是日常工作的基本要求。遵循檔案管理內在規律和特點，采取科學管理方法、規范管理內容、優化管理流程，對提升管理高效化具有重要的積極意義。

4.3 文書檔案管理信息化

互聯網技術日新月異，在單位行政管理中越發普及和廣泛，數字化檔案數量和規模要大幅增長，加強檔案管理規范化、科目設立健全化、管理流程合理化，進一步提高效率，為檔案信息管理提供可靠保障。

4.4 文書檔案管理科學化

細節決定成敗，做細做實是文書檔案的基本要求，文書檔案正在由傳統的粗放式管理向精細化管理邁進。規范辦公室文書檔案管理要利用數據包理念文化，通過細化并規范文書檔案形成、收集、分類、編目、利用等程序，將檔案規范化管理與計算機信息技術有機融合，利用信息化技術科學合理編目檔案管理全過程，適應文書檔案信息化發展，提升文書檔案科學化管理的內在要求。

5 基于數據包理念的文書檔案管理需要改進的思考

5.1 管理理念的革新提升

變時永恒的主題，管理理念也要與時俱進，從實際需求為出發點，及時學習先進的管理理念并科學合理地應用，不斷學習吸收外面的知識理念。經常組織檔案管理人員參加外部的數據包理念和檔案管理知識培訓工作，使其充分認識到文書檔案管理工作的重要性，深入了解與掌握先進的檔案管理方法，并將其應用到實際工作中。

5.2 數據包理念管理體制的構建完善

（1）提高專業能力。

加強檔案管理人員的專業知識技能的培訓和業務圈子里技能的交流學習，切實提高專業能力和專業知識，以提高工作效率，全面提升管理人員的專業水平。首先，建立標準的考核機制，引進高層次專業人才，并對主要工作成效和專業能力水平進行年度評價和考核。其次，建立激勵機制，為文書檔案管理人員提供良好的職業發展空間。每年度參加單位行政系統內檔案管理專業序列的能力評比，對優秀者提供良好的發展機會，使其工作得到單位重視。最后，把大數據技術應用到檔案管理工作中，數字化檔案庫就是一個大數據庫，并利用數字整理技術在最短時間內選取出需要的信息，將其應用到實際工作中，以提升文書檔案整理效率。

（2）提升管理理念。

現代科學技術迅猛發展，新的理念日新月異，管理理念也要與時俱進、自主提升工作意識，為革新文書檔案管理模式奠定良好基礎，把數據包理念文化融入業務工作中，可以把工作做得更好。

（3）完善管理制度。

應與文書檔案管理人員協作完善文書檔案管理制度，把數據包閉環管理的理念文化與業務管理融合，使其具備充足的合理性、系統性以及規范性，力求紙質檔案能夠與數字化技術相結合，從而為文書檔案管理工作保駕護航。

5.3 先進管理技術的應用

目前，文書檔案主要是數字化和紙質版文書檔案，要結合管理工作的實際需求，對相應的技術做出合理性的選擇，把數據包閉環管理的理念融入數字化文書檔案管理技術中，最終使文書檔案管理效率得到極大提升。

5.4 管理手段創新

科技創新取得不斷進步，信息化技術手段大發展，傳統的文書檔案管理工作面臨多種多樣的挑戰，新的技術手段和新的管理理念融入檔案管理成為基本需求。

首先，加強文書檔案數字化，先試行傳統的紙質檔案管理和數字化檔案管理并推工作模式，促使朝著數字化的管理方向轉變。

其次，對檔案中所收錄的全要素信息進行數字化，并分類編目，實現所有檔案數字化，為檔案信息化打好基礎。在開展文書檔案管理工作時，從數據包理念文化角度進行工作策劃，需采用科學的技術手段和新進的管理理念，以保證應用的創新模式可以實現檔案的信息化管理，并在運行時始終保持安全性、可靠性。

6 結束語

新時代各項新技術和數據包管理理念的應用使各項工作都發生了明顯的變化，全新的數據包管理理念和創新的管理模式在文書檔案管理中的有效應用，全面提升了文書檔案管理質量和水平，更好地為單位發展服務。

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