試談信息技術在檔案管理工作中的運用

楊黎言

摘要：在“互聯網+”時代下，檔案管理工作向數字化、智能化方向發展，城鄉檔案館要不斷創新檔案管理思維、工作方法，為全面履行新時期社會服務職能提供助力。本文結合網絡時代檔案管理改革所遇到的實際問題，對“互聯網+”環境下檔案管理工作的基本特點進行了剖析，并就如何在“互聯網+”下實現檔案管理的優化策略進行了探討。

關鍵詞：網絡+;機構;檔案管理;路徑研究

檔案管理涉及檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、使用等各個環節，工作內容復雜，“互聯網+”時代，傳統檔案管理工作方式已不能適應現代社會對信息的需要，在“互聯網+”的大背景下，信息化檔案管理模式大大提高了檔案管理工作的效率，城鄉檔案館可以結合自身檔案實際管理工作需求不斷創新檔案管理工作，不斷提升事業單位服務社會的能力。以下是“互聯網+”時代機關檔案工作的路徑選擇。

一、完善共享數據中心的服務職能

數字檔案管理系統的核心是共享數據平臺，通過平臺的交互、共享和傳輸等功能，為檔案工作者提供便捷、高效的信息服務，能夠有效提高檔案數據處理的時效性、準確性。數據共享中心要建立與各部門數據處理要求相適應的管理模塊與數據庫;為了保證大型數據的高效處理，還必須建立動態的數據跟蹤和監管機制，通過數據共享平臺對數據進行實時登記和覆蓋，調整和完善平臺的服務功能，為機構的財務、業務決策提供合理、準確的參考。

在“互聯網+檔案管理”工作中，實現數據的快速集成是當前檔案工作的關鍵。檔案工作人員要加強對檔案工作的洞察力，了解檔案工作的實際需求和問題，參與到資料中心的建設中來，做好數據中心的頂層設計。檔案管理工作人員應從檔案管理工作的實際出發，梳理其內部邏輯，并明確其功能模塊的布局。總之，檔案管理人員要和資料開發技術人員共同努力，對其進行頂層設計，以達到最大程度地滿足檔案管理工作的需要，提高檔案信息化管理的價值。

二、做好檔案的安保工作

檔案安全保障工作是高校圖書館信息化建設的重要內容。只有確保檔案信息的安全性，才能使機關在信息化管理中不斷創新。首先，要樹立檔案安全管理的觀念，加強檔案管理人員的保密意識，制訂檔案管理制度，加強檔案管理員的工作能力，規范檔案管理工作。其次，機關要加強對網上信息的審核，嚴格禁止員工上網瀏覽不規范的網站，利用密碼、防火墻等安全軟件和技術來提高檔案的安全性。

特別是在保證檔案安全的前提下，必須做到：1、存取控制。存取限制可限制非法使用者利用與存取的單位資料網絡資訊，攔截非法存取;此外，還可以控制特許用戶的上網時間，從而增強文件管理的安全性。（2）運用防火墻技術。防火墻技術是一堵“墻”將兩種網絡連接起來，從而有效地防止了網絡的入侵。防火墻可以有效地控制兩個方向的通訊，及時排除不合格的數據，提高文件管理的安全性。（3）防范病毒。在信息系統中設置防毒軟件，并對補丁包進行定期升級，各機構可以根據實際情況，制訂比較完善的反病毒防護措施。以上三個方面的內容，在保證檔案安全的同時，也為機關檔案管理的改革打下了堅實的基礎。

三、提高檔案資料的使用效率

“互聯網+”時代，檔案資料利用效率低下是事業單位亟待解決的問題。首先，要建立健全的檔案信息管理平臺，加強系統的軟硬件建設，并對各種檔案資料進行整理，從而形成一個比較完整的組織結構。從檔案管理、用戶和新媒體運營商三方面入手，加強檔案資料的利用。通過與新媒體運營商的協作，獲取和分析網絡數據，從而更好地掌握用戶的下載行為和特征，從而更好地為用戶提供更精確的文件服務。另外，檔案館也可以采用紙質文件和電子文件的管理相結合的方法來提高文件的使用效率，首先要根據單位的實際情況，及時地把文件輸入電腦，然后利用電腦技術對其進行分類，設置窗口，讓用戶可以更方便地使用和查詢，提高檔案信息的利用率，讓檔案管理的價值充分的顯現出來。

四、打造高素質的檔案管理隊伍

“互聯網+”時代，信息資源的獲得不再是限制各個行業發展的瓶頸，不同行業、單位之間的差異主要體現在人才的差異上，由此可以看出建立高素質的檔案管理隊伍的重要性。對機關來說，要想優化檔案管理，除了要有雄厚的技術和資金支持外，還要有人才支持。在實踐中，一方面要培養和訓練檔案管理人員的專業素質，增強其“專業性”;另一方面，要加強檔案管理人員的職業道德修養，增強其歸屬感和使命感，使其以高度的責任感投入到檔案管理工作中。同時，檔案館還有必要完善檔案管理與考核機制。定期考核，激發員工的工作熱情，并建立激勵機制，對年度、月度、平時表現突出的員工給予一定的獎勵，以提高員工的工作熱情。對達不到要求的，要及時予以辭退或者是調崗。同時，要加強與各部門的溝通與交流，并根據需要的反饋，為檔案信息資源的管理提供高質量的人才。

五、結語

在新的經濟形勢下，城鄉檔案館要根據自身的實際情況，利用信息技術和大數據分析技術，不斷完善檔案管理平臺，重視電子檔案的安全化管理，有效整理以及存儲檔案資源，從而推動檔案館檔案管理工作的科學化發展，助力我國經濟社會的和諧穩定長期發展。

參考資料：

[1]印艷泓.檔案工作在信息化條件下的改革.行政事業，2022（03）：103-105.

[2]鄭海偉.社會保障檔案的數字化實施戰略.企業管理，2021 （23）：185-187.