事業單位檔案信息安全管理的有效策略思考

作者簡介：賀敏，（1981.5.3），女，本科，武漢大學，漢，湖南省衡陽市，中級職稱，從事檔案管理方面研究。

摘要：在事業單位檔案管理工作中，信息安全管理屬于重要組成部分，它能夠確保檔案數據信息的完整性和規范性，為事業單位提供穩定服務。但事業單位檔案信息安全管理存在諸多問題，從而限制了實際管理效果。如今，隨著事業單位對檔案信息的需求增加，也引發了復雜的信息安全問題，由此對檔案信息安全管理提出了高標準要求。這需要管理人員對信息安全威脅因素進行分析評價，進而參照國家法律法規和事業單位的現實要求構建檔案信息安全管理制度，明確具體的管理原則和要求，為相關人員提供指導。同時，在檔案信息安全管理技術、檔案信息系統安全保護準則以及人員管理能力等方面進行優化，全面提升事業單位檔案信息安全管理水準。

關鍵詞：事業單位;檔案信息;安全管理;技術

在事業單位檔案信息化建設中，由于計算機網絡系統的影響和管理環境的變化，為檔案信息的安全帶來了諸多隱患。如今，檔案的管理中不管是信息的收集、信息的查詢，還是人員的操作水平，都可能威脅檔案信息的安全，如若不加以管理，數據檔案的遺失、盜取，或者病毒侵入等問題，都會造成無法預估的損失。因此，事業單位需要提高檔案信息安全管理重視力度，從技術、人員素質、制度等多個方面進行優化，進一步規范檔案部門管理工作，增強檔案信息系統的建設和管理能力。本文以此為主題，分析事業單位檔案信息安全管理的重要意義，在明確現有問題的基礎上，具體提出做好檔案信息安全管理的有效策略，以期我國事業單位能夠更安全地保護檔案信息系統。

1事業單位檔案信息安全管理的重要意義

在信息與科技技術快速發展的時代，以互聯網和計算機為首的信息系統廣泛滲透在各行各業，全方位提升了信息接收和處理的速度，充分節省了人力成本。傳統的入檔管理形式、儲存和查詢方式難以滿足現代發展要求，事業單位逐步開始構建檔案信息化管理系統。智能化系統支持電子檔案資料在線收集、在線傳遞，由此成為一種規范化的檔案信息管理方式。然而，電子系統的支持下，檔案數據更容易被多人接觸，同時也會受到網絡干擾，由此會嚴重威脅事業單位檔案信息的安全性，造成無法彌補的損失。那么在構建檔案信息運行系統的同時，安全管理同樣成為不可缺少的工作，它能夠保證事業單位檔案信息在持續運行中具有可控性，讓其健康、安全地使用。事業單位在開展各項工作時都應該理清思路，正確分析實際工作的進展和取得的成果，在不斷地總結和整合多重資料的基礎上，給基本工作成果的展示奠定基礎，確保實際的工作質量穩步提升。

從現實狀況來分析，目前事業單位檔案信息管理依靠計算機來完成，但計算機本身沒有安全性，會在很大程度上為檔案數據帶來安全隱患。然而信息安全管理能夠更好地解決這一問題，通過可靠技術和標準操作程序可以監控和管理計算機網絡，促使檔案管理信息系統可以在安全的網絡環境中操作，保證計算機中的檔案信息不被盜取。就檔案信息安全管理這一活動來說，其強調信息的完整性、可控性、保密性、可利用性以及可審查性，在具體實踐中，它滲透在了事業單位檔案管理的所有環節，包括了數據的傳輸、人員的使用、部門間的共享等流程，在管理過程中如若發現檔案數據操作存在安全隱患，相應能夠及時提出解決措施，減少不必要的損失。綜合來說，事業單位檔案信息安全管理是順應環境要求，保證計算機操作程序中的檔案信息可以健康、規范地使用，以此為事業單位的發展提供有效服務。在事業單位中，檔案扮演著非常重要的角色，將其與日常工作密切結合，可以體現出檔案資料的利用價值，也能反映出相關工作整體進程，給后續各項任務的開展提供參考依據。

2事業單位檔案信息安全管理常見的問題

檔案信息安全管理是目前事業單位檔案管理工作的重要組成部分，在這一過程中，由于外部環境和內部組織結構的影響，使其面臨多種多樣的問題。首先則是軟件問題。如今事業單位檔案的建設需要軟件平臺的支持，其屬于計算機的核心部分，但軟件質量存在差異性，在過程會由于操作不當等行為帶來安全隱患。如若要提高檔案資料使用效率，使其達到穩定性，則要采用高質量的軟件，并且要始終保證軟件的安全性。通常來說，事業單位需要按照自身的要求就操作軟件確立具體的標準和規范，特別要規定管理軟件的使用權限。只有這樣，才能規范檔案資料的使用過程，也能防范不必要的麻煩和干擾，凈化事業單位的發展空間。

其次則是物理問題，它在事業單位檔案信息安全管理問題中較為突出。檔案資料的儲存條件和環境同樣會對安全形成影響，事業單位檔案信息的管理是持續且長久的工作，除了目前網絡環境的威脅，所處的物理環境同樣會造成干預，可以說，檔案信息安全管理需要創造全方位的支持條件;另外則是信息問題。它是現代化檔案信息安全管理不可忽視的關鍵內容，也是如今事業單位檔案資料管理工作的重要落腳點，就管理中存在的諸多信息問題，需設置一套規范化的指導流程，比如信息安全加密工序、信息備份和恢復、信息安全保存等。部分事業單位并沒有充分重視檔案信息安全問題，由此在關鍵檔案資料使用中沒有做好權限設置和備份處理，從而嚴重威脅了事業單位檔案信息的安全。除此之外，網絡系統的故障同樣成為檔案信息安全管理的重大因素，在管理中，如若出現系統故障問題，很多檔案數據會丟失，由此會增加檔案管理的成本。面對上述提及到的問題，要重視相對應的解決辦法，應該采取必要手段進行科學的管理，以便提升事業單位檔案資料利用價值，確保相關工作的成果更加顯著。

對于事業單位管理工作來說，檔案是支持日常工作，并且反映自身建設的重要數據庫，由此檔案信息的安全管理需要有完善的體系支持，包括信息安全管理制度、人才隊伍、操作細則等。然而，目前事業單位檔案信息安全管理并不受重視，更多采用粗放式管理模式。盡管在信息化背景下，事業單位開始了檔案信息化建設進程，但更多體現在系統安裝等基礎任務上，忽視安全管理工作，缺乏健全且詳細的制度指導。由于缺乏檔案信息安全管理的宣傳和培訓，很多人員沒有形成信息安全意識，粗放操作，為事業單位的檔案管理工作埋下了安全隱患。同時，關于檔案信息安全管理，缺少高素質人才的支持。很多人員僅僅掌握了傳統的檔案管理方法，而沒有信息技術操作能力，無法滿足當前事業單位檔案信息安全管理的復雜要求，這在很大程度上降低了這一管理工作的效果。

3事業單位檔案信息安全管理的原則

要提升事業單位檔案信息安全管理效果，在過程中需要遵循一定原則。

首先，事業單位需要遵循國家和地方政府部門相關檔案信息安全管理法規，比如國家檔案局編制的《檔案信息系統安全保護基本要求》等，以此為依據，對自身的檔案信息安全管理制度進行優化，詳細指導日常的檔案信息安全管理工作。即事業單位檔案信息安全管理需要保證科學性原則，遵循國家相關信息系統安全保護標準規范，基于自身的檔案信息系統特點，不斷地健全檔案信息安全保護的操作規程和規章制度，創建適宜本單位的檔案信息系統安全管理機制，就此明確安全管理的崗位職責和具體責任人，為事業單位的檔案信息安全創造良好環境。

其次，突出安全引領原則。當事業單位在建設檔案信息系統時，需要遵循“安全第一”的理念，具體建設中，需要同步規劃，同步運行，為其建設完善的檔案信息安全防護體系。如若事業單位已形成基礎的檔案信息系統，那么需要參照國家相關檔案信息系統安全要求，對自身存在的安全隱患進行查詢，分析安全風險漏洞，及時解決存在的信息安全問題。具體來說，事業單位需要在檔案信息安全管理中實施測評、檢查、整改等工作，嚴格落實安全引領準則，以切實有力的行為提升檔案信息的安全防護水平;最后，就這一安全管理工作，要遵循保障有力的原則。在管理過程中，深刻貫徹國家檔案信息安全管理的有關文件精神，并且實施經費投入機制，配置檔案信息系統安全管理的資源和人員，組織實施安全培訓活動，以此為事業單位檔案信息系統的安全管理提供有力保障。只有將保障有力的原則落實到實處，將其與實際工作密切聯系起來，才能更好的提升事業單位檔案資料利用價值，也能凸顯出基本的工作成果，給國家和社會的長遠發展助力。

4事業單位檔案信息安全管理的有效策略

事業單位檔案管理要融入嶄新思路，還要結合實際需求詳細分析，以構建安全評估體系和落實安全系統建設等當做基本出發點，保證事業單位檔案信息的安全，提升實際的利用效率。

4.1構建完善的檔案信息安全評估體系

處于社會信息化浪潮中，數據安全、網絡系統安全等客觀存在的安全風險都會對檔案信息安全造成重大影響，為了堅守檔案信息安全底線，對各項信息安全管理工作提供指引，事業單位需要對檔案信息運行中存在的安全風險進行評估。首先是系統化的安全，相關人員需要就檔案信息系統中包括的設備安全、軟件安全、機房安全、網絡安全等要素進行評估，以法律法規和單位內部規范要求為參照，并結合信息系統安全保護的專業性要求，形成規范化的網絡安全監測報告，從而保證事業單位檔案信息系統具有安全性;其次則是數據安全的評估，在事業單位檔案信息管理中，數據安全屬于整個檔案安全的生命線。除了按照相關文件標準進行數據安全的評估，還需要對檔案數據信息處理過程實施安全管理和監督，促使事業單位在檔案數據化建設中，相關信息數據達到不泄密、不丟失、不損壞的狀態。同時，結合安全風險的評估結果，管理人員需要制定數據備份規則，指導成員規范實施，定期組織檔案信息備份數據恢復演練工作，從根本上保證檔案信息載體可靠且安全。

4.2結合應用需求加強檔案信息安全系統的保護

檔案信息安全系統的建立中，需要重視細節之處，還要關注多重問題，應該采取適宜手段規范檔案信息安全系統的構建，保證其充分展示出自身效力。在事業單位檔案信息化建設中，檔案信息系統是整體的支持工具，如若檔案信息終端或者檔案信息軟件出現問題，更多是局部破壞行為，而系統發生風險問題，將會影響整個檔案信息運行環境，會造成巨大損失。所以，檔案信息安全管理中要特別關注檔案信息系統的安全。從結構來說，事業單位檔案信息系統在組織檔案業務時，主要劃分為三類，包括辦公系統、檔案信息服務系統和檔案信息管理系統，按照類別運行特征，可以就此設置安全保護原則，使得各項信息安全管理行為有確切的指導。比如重點保護原則，以事業單位檔案信息的業務特征和重要程度，對檔案信息安全系統劃分等級，就此實施針對性的安全保護措施，對于涉及重要數字檔案資源的信息系統給予重點保護。但要注意的是，隨著外部環境的變化和事業單位業務狀態的調整，檔案信息安全系統的建設會逐步變更，那么關于安全保護等級也要及時變動，以此提升檔案信息安全管理效果。

4.3就事業單位檔案信息安全構建規范管理機制

在事業單位檔案信息安全管理中，除了形成完善的安全風險評估體系，制定信息安全管理制度，在人員方面給予保證，更重要的是順應信息化時代要求，利用可靠技術來增強檔案信息安全能力，為事業單位檔案處理和信息流轉創建安全的操作環境。但從目前信息發展環境來看，事業單位檔案信息安全管理面臨復雜多樣的問題，這屬于系統且長久的管理工作，要取得顯著成效，事業單位需要提高重視力度，并就這一管理要求建構規范化的管理機制，完善檔案信息安全管理的各個環節，使得檔案信息安全得到全方位保障。首先則要形成檔案信息安全管理制度，按照檔案信息安全保護的等級劃分，分門別類地制定管理制度，確保檔案信息安全管理制度和操作規程覆蓋檔案信息系統建設的各個環節，由此奠定良好的安全管理基礎;其次，就檔案信息安全管理任務配置相應的部門和人員，明確具體的管理職責，讓事業單位人員可以在檔案信息安全管理過程中相互協作，流暢溝通，更好地應對檔案信息安全管理中的問題;最后，就單位檔案信息系統制定安全管理方案和安全維護方案，并以書面形式描述安全保護要求，引導相關人員嚴格掌握，約束個人的管理操作行為。要強調的是，在復雜的網絡環境中，事業單位檔案信息安全管理最終要采用精細化管理策略，就檔案信息建設中存在的系統安全、網絡安全、密碼設置、信息變更、人員訪問、安全事件處置等重點工作，需要全方位提出安全管理規則，讓單位內部人員始終堅持信息安全性原則，按照標準執行管理任務，在可靠技術的支持下最終保證事業單位檔案信息實現安全管理目標，提升事業單位的檔案綜合管理水平。

5結語

對于事業單位檔案管理而言，信息安全是最基礎的管理任務。隨著檔案信息建設工作的快速發展，檔案開放服務安全、檔案數字化和電子檔案信息安全、檔案信息長期保存安全等問題出現，事業單位檔案管理人員必須要認識到當下在檔案信息安全管理中面臨的挑戰，在分析已有問題的基礎上，遵循“科學合理”“安全引領”“保障有力”的原則，就此構建檔案信息系統安全風險評估體系，對現實存在的安全事項進行評估，針對性地進行管理。并且以需求為導向，鞏固事業單位檔案信息安全管理的基礎，引入可靠信息技術提供輔助，以此來提升檔案信息安全管理能力，積極應對現代檔案信息管理中的安全挑戰。

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