大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用探析

作者簡介：劉佳，女，（1986.10-），滿族，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。

摘要：在經(jīng)濟與科技高速前進的道路上，大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生、發(fā)展和廣泛應用促使眾多行業(yè)領域構(gòu)建了更高質(zhì)高效的內(nèi)控管理體系，對于事業(yè)單位而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用可以更好地應對分散、凌亂、量大的檔案資料以便于開展高效用的管理工作。因此，本文將立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵、特征、優(yōu)勢作用以及應用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作現(xiàn)狀等內(nèi)容進行簡要分析，期望能為事業(yè)單位檔案管理工作探索出有參考價值的大數(shù)據(jù)技術(shù)應用策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應用

前言：作為管理事業(yè)單位各部門歷史文件的檔案管理工作并非簡單的匯集信息和提供資料，在現(xiàn)代檔案管理工作中要面對收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、編輯、研究、提供利用等一系列復雜活動。尤其是數(shù)目頗多且涉及年限還可能追溯到多年前的實體檔案資料常常會出現(xiàn)過于分散凌亂、孤本等現(xiàn)象，這使得事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出工作量大、內(nèi)容繁雜以及過于獨立等特征。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)與應用就可以很好地利用自身“巨量資料”的優(yōu)勢來快速處理檔案資料，進而保障事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

1大數(shù)據(jù)技術(shù)概述

1.1概念含義

大數(shù)據(jù)又稱“巨量資料”，其涵蓋的信息資訊多到無法用常規(guī)手段進行收集、整合與處理，而大數(shù)據(jù)技術(shù)就是通過更強大的技術(shù)手段高效處理海量資料以備所需者使用。常見的大數(shù)據(jù)技術(shù)應用方式就是互聯(lián)網(wǎng)上各類軟件收集用戶喜好來提供更具針對性、個性化的服務，顯然，大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)信息的敏銳度與整合數(shù)據(jù)的高效性能為管理決策提供更有價值的參考依據(jù)。

1.2特征分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)特征極為突出，諸如數(shù)據(jù)量化、海量收集整合數(shù)據(jù)、針對性分層分類處理數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)復雜性等等都是大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征，同樣也是優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)技術(shù)通過數(shù)據(jù)資料庫分類保存信息資料以備管理人員快速調(diào)取和進行數(shù)據(jù)分析，并且，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能從海量數(shù)據(jù)中提取核心信息來為管理者快速篩選出更有使用價值的信息。相較于以往單純的互聯(lián)網(wǎng)搜索技術(shù)而言，大數(shù)據(jù)技術(shù)能更進一步提高信息處理效率且在一定程度上展現(xiàn)出了智能化優(yōu)勢。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢作用

2.1更多種類的技術(shù)手段

合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能有效保障事業(yè)單位檔案管理體系的運行穩(wěn)定性以及提高工作成效，同樣也帶動了更多技術(shù)手段參與到檔案管理工作中。

其一是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為近些年受到社會廣泛重視的技術(shù)領域能高效挖掘出不同物質(zhì)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，通過先進技術(shù)手段實現(xiàn)物與物、物與人之間不受時間和空間限制的互聯(lián)互通，應用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠進一步拓寬物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的價值空間，而且前者能為后兩者提供強大的信息支撐與數(shù)據(jù)基礎。

其二是云空間技術(shù)，儲存空間不足向來是諸多信息管理工作所面臨的一大困境，云空間技術(shù)作為將擁有趨向于無限空間的互聯(lián)網(wǎng)視作“云”進行信息儲存與提取的一種技術(shù)手段，能夠為應用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理工作提供足夠龐大的存儲空間支持。并且，云空間技術(shù)能在匯總海量數(shù)據(jù)進入服務器的同時合理分配信息儲存空間，對于檔案管理工作而言可以有效解決資料儲存問題以及簡化管理程序、便于查詢信息。

其三是移動終端，以計算機技術(shù)為核心、智能終端為載體的大數(shù)據(jù)技術(shù)自然也離不開智能手機、筆記本電腦、平板電腦等移動終端的參與，而應用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理工作可以在移動終端的支持下實現(xiàn)不限時間和空間的“移動辦公”，方便檔案管理人員隨時收集、整理、查詢檔案信息并以此來節(jié)約重復進入檔案管理室時所消耗的時間精力。

2.2更高效的工作模式

2.2.1更可靠的信息云儲存模式

信息云儲存模式為事業(yè)單位檔案管理工作所提供的技術(shù)保障能大幅度拓寬儲存容量空間，應用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理工作很容易面對信息過量而引發(fā)儲存空間不足的問題，而配合云空間技術(shù)搭建形成的檔案信息云儲存模式可以有效解決此類問題且可靠性更高。在信息云儲存工作模式下，能夠精準定位電子檔案的儲存位置以便于查詢和調(diào)用檔案資料。當然，事業(yè)單位在建設檔案信息云儲存模式時需要保證足夠的基礎設施支持才能滿足相應的功能需求，通過配套開發(fā)功能更加綜合的云平臺軟件等方式提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的實用效果。同時，信息云儲存模式還能協(xié)助搭建更多樣化的信息庫以備分類管理類目復雜的檔案資料。

2.2.2更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)分析服務模式

應用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理工作能夠優(yōu)化完善管理程序以便于提供更優(yōu)質(zhì)的服務，事業(yè)單位作為提供社會公益性服務的國有組織機構(gòu)更強調(diào)服務水平，而運用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作可以高效處理各類數(shù)據(jù)信息去更好地迎合用戶的多樣化需求。大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)分析方面的優(yōu)勢作用可以強化檔案管理工作對電子檔案的分析效果，進而適應用戶對檔案信息的多樣化需求以確保其能夠獲得服務質(zhì)量更高、信息更準確的數(shù)據(jù)分析服務。而這就需要事業(yè)單位檔案管理人員充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析和掌握檔案資料情況與用戶的使用需求，然后再根據(jù)綜合信息去針對性優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)處理工作以便于提高服務效能。同時，應用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作還能為事業(yè)單位各部門以及各個檔案管理機構(gòu)之間搭建起互聯(lián)互通的橋梁，以此擴大檔案數(shù)據(jù)資料庫和拓寬數(shù)據(jù)分析范圍來進一步提高數(shù)據(jù)分析的精準性和可靠性，強化信息參考價值。

2.2.3更強大的檔案信息檢索模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)的智能化特性是應用其提高事業(yè)單位檔案管理工作實效的重要因素，檔案管理工作可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)成倍地提高信息整理、檢索與分析效率。并且，檔案的分類管理工作也可以立足于大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息處理方面展現(xiàn)出的強大優(yōu)勢去強化效率與保證規(guī)范秩序，為檔案管理人員和用戶提供更優(yōu)質(zhì)的信息檢索與查閱服務。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能針對事業(yè)單位所整合的檔案圖像、音頻等信息進行可視化分析和處理，例如快速提取圖像中的文字、人像以及將音頻轉(zhuǎn)化為文字等等操作都可以為檔案管理人員與用戶高效、直觀地呈現(xiàn)所需信息。

3大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用現(xiàn)狀

3.1管理方式落后

在事業(yè)單位中，不事生產(chǎn)且檔案資料并非檔案管理部門及人員產(chǎn)生和利用的檔案管理工作很容易受到忽視，不少事業(yè)單位僅僅單純地將檔案管理工作視作資料存放庫而非自身信息系統(tǒng)的基石，這就導致檔案管理工作缺少足夠的資源投入實現(xiàn)先進性優(yōu)化建設。在大數(shù)據(jù)背景下，盡管有部分事業(yè)單位主動順應時代發(fā)展趨勢引進了大數(shù)據(jù)技術(shù)去管理檔案資料，但在使用方式上仍出現(xiàn)只會簡單運用搜索、查詢、儲存功能而未能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的所有功能。

3.2管理制度不健全

受認知不足影響，一部分事業(yè)單位并沒有充分重視檔案管理工作且未能搭建完整的配套制度和體系，制度上的缺失是造成一些事業(yè)單位檔案管理工作效用低下、職工態(tài)度散漫、工作缺少指導依據(jù)、信息價值被消耗殆盡的主要原因，甚至還容易出現(xiàn)檔案管理秩序混亂致使資料丟失、破損嚴重、信息安全得不到保障等一系列問題發(fā)生。

3.3信息資源開發(fā)力度不足

有部分事業(yè)單位由于檔案資料建庫初期出現(xiàn)的一些歷史遺留問題而影響后續(xù)開展檔案管理工作，特別是以往的老舊檔案儲存混亂以及資料不全、不多、類目模糊等問題直接影響大數(shù)據(jù)技術(shù)的實用效果，再加之一些檔案管理人員能力水平不高，即使是事業(yè)單位引進了大數(shù)據(jù)技術(shù)也難以有效整合與開發(fā)檔案信息資料的深層次價值。

3.4信息安全保護不到位

事業(yè)單位的檔案信息涉及到部門機密資料和員工個人隱私，因此，對檔案信息開展安全防護工作可以有效防止出現(xiàn)資料泄漏導致阻礙事業(yè)單位健康發(fā)展。但是，有一些事業(yè)單位在將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中由于防火墻等信息安全防護處理不到位，以致于直接面臨著信息泄漏風險的電子檔案對檔案管理部門與事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)秩序帶來負面影響。

4大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化探析

4.1樹立現(xiàn)代化管理理念

事業(yè)單位應當對大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理予以充分的重視，基于重視思想的前提下通過加大資源投入、領導層下達指令等方式樹立檔案管理人員的現(xiàn)代化管理理念。而事業(yè)單位檔案管理人員則需要在現(xiàn)代化管理理念的指引下重視、學習、掌握與主動應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，科學合理地運用大數(shù)據(jù)技術(shù)建設信息化檔案管理模式去適應時代發(fā)展步伐。同時，事業(yè)單位檔案管理人員還應該主動了解和學習有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的最新研究理論、政策法規(guī)等知識，為提高自身專業(yè)能力水平、檔案管理工作實效以及快速適應大數(shù)據(jù)背景下的新工作模式奠定堅實基礎。

4.2制定新型管理機制

建設新型管理機制能夠為事業(yè)單位檔案管理工作應用大數(shù)據(jù)技術(shù)提供強有力的制度保障和指導標準，因此，事業(yè)單位應當綜合實際發(fā)展情況嚴謹制定符合檔案管理工作要求的新型管理機制與配套制度，同時還要著眼于大數(shù)據(jù)技術(shù)的時代背景合理調(diào)整管理機制以提高其適用性。首先，考慮到對檔案信息的搜集、分類等需求可以細化編目等制度內(nèi)容的設置，對常規(guī)編目、特殊編目、機密文件編目等制定更詳細完善的規(guī)定要求來輔助檔案管理人員順利開展工作，規(guī)范檔案信息資料管理流程的同時還能為用戶提供更高質(zhì)量的服務。其次，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)簡化檔案信息的借閱程序并嚴格借閱手續(xù)，以便于用戶能更快速地調(diào)取查閱檔案信息以及確保不會由于簡化程序造成信息安全防護力度下降。最后，尤其是電子檔案，事業(yè)單位要面向檔案管理人員制定更科學嚴謹?shù)陌踩芾硪?guī)范，面向借閱用戶制定更詳細的信息安全管理條例，同時還要引進高新技術(shù)人才為檔案管理部門搭建安全防護力度更強的防火墻，通過內(nèi)外雙重制度保障與技術(shù)保障進一步優(yōu)化檔案信息的管理安全和防控信息泄漏風險。

4.3加快基礎設施建設

要想更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)效用，事業(yè)單位要清晰認識到基礎設施對大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的重要價值并主動加大資源投入力度，通過引入更前沿的大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機設施以及高端技術(shù)人才為檔案管理工作提供技術(shù)、物質(zhì)、人力保障。事業(yè)單位要以基礎設施建設的實際問題為切入點去探索優(yōu)化軟硬件條件的可行路徑，利用信息化技術(shù)與配套設備幫助應用在檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮理想效用。基于此，事業(yè)單位還要重視設備、技術(shù)、檔案管理需求這三者之間的匹配性以免浪費投入資源，而在實踐過程中，事業(yè)單位還應當關(guān)注設備和技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢去及時更新調(diào)整檔案管理工作的技術(shù)設施與管理制度，進一步保障多方協(xié)調(diào)性。

4.4建立數(shù)據(jù)共享平臺

事業(yè)單位應當為檔案管理工作搭建綜合數(shù)據(jù)共享平臺去挖掘更多數(shù)據(jù)信息的潛力價值與拓寬大數(shù)據(jù)資料庫，幫助各個檔案管理機構(gòu)之間互聯(lián)互通互享數(shù)據(jù)信息以便于為整合更多完整數(shù)據(jù)和提取更多有效數(shù)據(jù)。同時，事業(yè)單位還可以視情況適當開放檔案管理相關(guān)信息并在數(shù)據(jù)共享平臺上與社會之間構(gòu)建線上互動交流平臺，借此來征詢社會對檔案管理工作的改進意見以及根據(jù)意見的可操作性進行優(yōu)化改進。當然，事業(yè)單位在建設數(shù)據(jù)共享平臺時也要注意安全防護措施來防控和降低檔案信息泄漏風險，進而全面保障檔案管理工作的信息安全和提高風險管理機制的可靠性。另外，數(shù)據(jù)共享平臺還可以結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫歸納整理事業(yè)單位職工與項目活動的檔案信息，更進一步簡化事業(yè)單位內(nèi)部人事變動、跨部門檔案調(diào)取等情況查詢和調(diào)用檔案資料時的操作程序。而檔案管理部門也可以為事業(yè)單位內(nèi)的所有職工創(chuàng)建獨立賬號以便其搜索需要的檔案信息，簡化檔案信息調(diào)用程序的同時提升檔案資料的利用價值去降低資源浪費。

4.5加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設

事業(yè)單位有必要為大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建綜合系統(tǒng)來提高其實用價值和適用性，首先，事業(yè)單位要保證檔案管理人員所使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)的統(tǒng)一性，然后嚴格按照崗位級別并劃清職權(quán)范圍來分層分類管理檔案信息，同時還要強調(diào)技術(shù)手段、檔案文件格式、管理標準等都應該保持相對統(tǒng)一性和一致性。其次，事業(yè)單位還要針對檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)操作水平開展專業(yè)化教育培訓工作，為完善建設檔案管理部門的大數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)提供足夠的思想支持和人才支持，然后再配合健全的管理體系規(guī)范檔案管理工作秩序和大數(shù)據(jù)技術(shù)的操作流程。最后，事業(yè)單位還應該強調(diào)檔案管理信息的時效性以保障能提高大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的實用價值，通過建設具備數(shù)字、智能等技術(shù)支持的電子檔案信息處理系統(tǒng)來豐富和優(yōu)化大數(shù)據(jù)技術(shù)的資料庫儲存，同時也能有效發(fā)揮信息手段的優(yōu)勢作用去全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量水平，為高效建設現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化檔案管理模式和體系夯實基礎。

4.6拓寬檔案利用途徑

事業(yè)單位要明確檔案信息的數(shù)字化管理是符合時代變化趨勢、社會需求、工作發(fā)展需求的必然趨勢，檔案信息是社會公共資源而非事業(yè)單位的私有資源。因此，事業(yè)單位應該主動研究和開發(fā)檔案信息資源的共享途徑以免形成壟斷使用的現(xiàn)象，在共享道路上充分挖掘出現(xiàn)有檔案信息的深層次價值并將其整合進大數(shù)據(jù)技術(shù)的資料庫中以備后用。首先，事業(yè)單位一線檔案管理人員要抱有對檔案信息的重視思想在日常工作中有意識地收集優(yōu)化策略，進而上報領導管理層作為決策依據(jù)的一部分。其次，事業(yè)單位自身也應當主動拓寬、延伸檔案信息的應用渠道和探索開放信息的有效路徑，開設諸如數(shù)字化資源平臺等形式的共享通道提高檔案信息的多元化價值。最后，事業(yè)單位檔案管理部門的負責人則要認清自身職責義務去積極分析和把握各個檔案之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)分析功能統(tǒng)一整理檔案信息來提升相關(guān)資料的完整性，從而為事業(yè)單位內(nèi)部和廣大社會群體帶來更詳細完善的檔案信息資料以及提高自身管理和服務水平的質(zhì)量與效率。

5結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)量化、海量收集整合數(shù)據(jù)、針對性分層分類處理數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)復雜性等優(yōu)勢，建設形成更高效的信息云儲存模式、更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)分析服務模式以及更強大的檔案信息檢索模式等檔案管理工作模式。基于此，事業(yè)單位應當正視檔案管理工作中存在的管理方式落后、管理制度不健全、信息資源開發(fā)力度不足、信息安全保護不到位等問題，通過樹立現(xiàn)代化管理理念、制定新型管理機制、加快基礎設施建設、建立數(shù)據(jù)共享平臺、加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設、拓寬檔案利用途徑等方式保障檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

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