財(cái)務(wù)管理信息化在快銷品零售連鎖企業(yè)耗材管理中的應(yīng)用

林 輝

（秦皇島家惠商貿(mào)集團(tuán)有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、快銷品零售連鎖企業(yè)耗材管理財(cái)務(wù)信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀

快銷品零售連鎖企業(yè)耗材日常使用量很大，如收款機(jī)用的熱敏打印紙，條碼秤用的秤簽、標(biāo)識(shí)價(jià)格用的物價(jià)簽和生鮮果蔬用的撕拉袋等。有的企業(yè)用手工管理，沒(méi)有應(yīng)用信息化，部分企業(yè)就算應(yīng)用了信息化也是獨(dú)立于財(cái)務(wù)信息化的，是一個(gè)單機(jī)版的信息管理，很容易形成信息孤島。這與統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一配送的快銷品零售連鎖企業(yè)正常商品能達(dá)到財(cái)務(wù)核算和監(jiān)管差距很大。為此，把耗材看作為同正常零售商品一樣管理的進(jìn)銷存配十分關(guān)鍵。

二、使用單機(jī)信息化軟件管理耗材存在的問(wèn)題

1.配送中心耗材進(jìn)貨環(huán)節(jié)

連鎖零售企業(yè)一般都有配送中心，所以耗材一般都是統(tǒng)一進(jìn)貨，送至配送中心。單機(jī)版的信息化軟件只能管理配送中心的進(jìn)銷存，在成本核算方面，通常單機(jī)版的信息化軟件較為落后，無(wú)法有效管理耗材的批次價(jià)格，使出庫(kù)時(shí)成本無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算。當(dāng)價(jià)格因通貨膨脹等原因出現(xiàn)異動(dòng)時(shí)，會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存成本不實(shí)。

2.門店耗材要貨環(huán)節(jié)

由于采用單機(jī)信息化管理軟件，所以各連鎖店無(wú)法查實(shí)到配送中心庫(kù)存，也無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)訂單要貨，只能通過(guò)電話要貨。時(shí)效性差，也無(wú)法在系統(tǒng)中留痕。同時(shí)配送中心也無(wú)法掌握各連鎖店的耗材庫(kù)存，無(wú)法對(duì)配送中心是否需要補(bǔ)貨提供數(shù)據(jù)依據(jù)。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)當(dāng)門店需要耗材時(shí)，給配送中心打電話卻被告知缺貨，從而影響門店的正常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)。

3.配送中心耗材配送環(huán)節(jié)

配送中心需要給門店配送耗材，由于上文第1點(diǎn)提到的批量?jī)r(jià)格問(wèn)題，商店記錄的耗材費(fèi)用也不真實(shí)。而且，由于是單機(jī)耗材管理系統(tǒng)，所以配送單并不能進(jìn)入門店的系統(tǒng)，只能通過(guò)紙質(zhì)配送單進(jìn)行驗(yàn)貨，門店并不能用系統(tǒng)管理耗材庫(kù)存。也就是說(shuō)耗材的庫(kù)存管理，只能針對(duì)配送中心，并不能管理到門店。

4.配送中心及門店耗材盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)

由于使用單機(jī)信息化軟件管理只管理到配送中心的庫(kù)存，門店盤(pán)點(diǎn)工作就是手工操作，這給門店增加了人為工作量，而且做不到永續(xù)盤(pán)存。無(wú)法核對(duì)配送中心與門店的庫(kù)存差異。雖然配送中心庫(kù)存可以做到單機(jī)版的信息化軟件盤(pán)點(diǎn)，但由于批次價(jià)格問(wèn)題，盤(pán)點(diǎn)金額并不準(zhǔn)確。

5.財(cái)務(wù)賬存與實(shí)務(wù)庫(kù)存不符的追溯問(wèn)題

由于財(cái)務(wù)的耗材記賬，是憑配送中心的耗材進(jìn)貨單據(jù)、配送中心的耗材配送單據(jù)、配送中心的耗材庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)損失單據(jù)。當(dāng)出現(xiàn)賬存和實(shí)際庫(kù)存差異的時(shí)候，因?yàn)闆](méi)有管理到門店庫(kù)存，就無(wú)法查明庫(kù)存不符的原因，不能對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追責(zé)。讓財(cái)務(wù)的核算和監(jiān)督失去意義。

三、由單機(jī)耗材信息化管理合并到財(cái)務(wù)連鎖ERP信息化的改造過(guò)程

單機(jī)耗材管理系統(tǒng)需要合并到財(cái)務(wù)連鎖ERP系統(tǒng)中去，視同于正常零售商品管理，只是在自動(dòng)形成財(cái)務(wù)系統(tǒng)憑證時(shí)予以區(qū)分，此外的進(jìn)銷存管理都和正常商品一樣。

1.基礎(chǔ)信息確定

財(cái)務(wù)EPR耗材管理的基礎(chǔ)信息包括耗材分類、商品基礎(chǔ)信息（見(jiàn)表1）。

表1 財(cái)務(wù)EPR耗材管理的基礎(chǔ)信息

2.導(dǎo)入期初庫(kù)存

基礎(chǔ)信息準(zhǔn)備完畢后，需要導(dǎo)入期初庫(kù)存，期初庫(kù)存取自單機(jī)版的耗材管理系統(tǒng)。在導(dǎo)入之前，在原系統(tǒng)里做一次全面盤(pán)點(diǎn)。以盤(pán)點(diǎn)實(shí)存做為導(dǎo)入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)將盤(pán)點(diǎn)損失記入賬務(wù)賬相應(yīng)科目，以保證庫(kù)存的連續(xù)性（見(jiàn)表2）。

表2 導(dǎo)入的部分期初庫(kù)存

3.耗材廠家入庫(kù)

耗材廠家入庫(kù)并入財(cái)務(wù)ERP，視同正常零售供應(yīng)商入庫(kù)。同時(shí)也一并納入財(cái)務(wù)和監(jiān)察的監(jiān)督體系，由財(cái)務(wù)部結(jié)算人員對(duì)耗材的入庫(kù)單據(jù)和原始單據(jù)逐筆進(jìn)行形式檢查，由監(jiān)察部不定期的根據(jù)原始單據(jù)和入庫(kù)單據(jù)，以及供應(yīng)商基礎(chǔ)資料中的通訊方式和地址進(jìn)行實(shí)質(zhì)性抽查（見(jiàn)表3）。

表3 耗材廠家入庫(kù)表

耗材的入庫(kù)，也一并納入正常商品的結(jié)算流程，取消原有的獨(dú)立結(jié)算流程。新的結(jié)算單（見(jiàn)表4）。

表4 廠家結(jié)算單據(jù)明細(xì)表示例

4.重構(gòu)要貨流程

期初庫(kù)存導(dǎo)入之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作完成。這樣各門店就可以通過(guò)財(cái)務(wù)ERP查到配送中心的耗材庫(kù)存了。要貨方式也從電話要貨，改為系統(tǒng)訂貨，視同為正常零售商品訂貨一樣。訂單要貨（見(jiàn)表5）。

表5 門店向配送耗材樣例

5.配送中心配送耗材

配送中心在接到門店耗材訂單后，根據(jù)實(shí)時(shí)庫(kù)存自動(dòng)轉(zhuǎn)為配送單。形成耗材配送記錄。門店可以在系統(tǒng)中實(shí)時(shí)跟蹤單據(jù)狀態(tài)，并于耗材到貨時(shí)，在門店系統(tǒng)里確認(rèn)收貨，形成門店的庫(kù)存（見(jiàn)表6）。

表6 門店接收到的耗材配送單

6.配送中心和門店盤(pán)點(diǎn)

月末，配送中心和門店在核對(duì)完配送單據(jù)后，同時(shí)對(duì)各自的耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，配送中心的盤(pán)點(diǎn)損溢記入相關(guān)財(cái)務(wù)科目。而門店的盤(pán)點(diǎn)損失，默認(rèn)為門店的實(shí)際耗用。配送中心的耗材盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃：[ST210900007]20210925配送耗材盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)部門：[501]配送中心（見(jiàn)表7）。

表7 配送中心的耗材盤(pán)點(diǎn)

7.財(cái)務(wù)EPR自動(dòng)形成相關(guān)憑證

由于將耗材視同為正常商品管理，所以在形成耗材憑證的同時(shí)，要注意不能影響到原有正常零售商品的自動(dòng)形成憑證。這需要在形成正常商品的自動(dòng)憑證時(shí)，應(yīng)在導(dǎo)入時(shí)在條件中把耗材商品分類排除，而耗材憑證要單獨(dú)處理。

四、耗材管理由單機(jī)版合并到財(cái)務(wù)連鎖ERP的其他問(wèn)題

其一，耗材管理由單機(jī)版合并到財(cái)務(wù)連鎖ERP后，配送中心、門店的耗材庫(kù)存都已經(jīng)建立，對(duì)于配送中心而言，只有入庫(kù)和出庫(kù)，這兩項(xiàng)均在系統(tǒng)中留下記錄，如果賬實(shí)不符，認(rèn)為是損溢。對(duì)于門店來(lái)說(shuō)有配送入庫(kù)和正常消耗兩種流向。配送入庫(kù)在系統(tǒng)中留下記錄，但消耗沒(méi)有記錄，通過(guò)盤(pán)點(diǎn)倒擠消耗，容易把不正常消耗與正常消耗混在一起，無(wú)法區(qū)分。這需要進(jìn)一步的研究解決。

其二，耗材管理由單機(jī)版合并到財(cái)務(wù)連鎖ERP后，能實(shí)現(xiàn)耗材的店間調(diào)撥、店內(nèi)領(lǐng)用、店內(nèi)報(bào)損報(bào)溢。但是如果門店將其用于生鮮加工等業(yè)務(wù)中，還不能視同于正常商品管理，這也有待進(jìn)一步解決。