提升電力企業檔案數字化管理水平的探討

■ 內蒙古電力（集團）有限責任公司包頭供電分公司 邢 華

目前，政府機關、企事業單位的檔案資料，一般以紙質材料為載體，部分信息化程度高的單位已實現檔案電子化，通過相應的檔案管理系統進行日常管理。但由于檔案數據量巨大，檔案電子化過程復雜，導致檔案管理系統在應用中普遍存在歸檔信息著錄不全、管理不規范、成檔過程不透明、檔案文件檢索緩慢等問題，嚴重影響檔案查詢的完整性、正確性和高效性，限制了檔案數據的有效利用。

電力企業檔案管理現狀

實體檔案需要更加安全便捷的管理。近年來，隨著實物檔案大幅增加，檔案利用率也在不斷增大，如何改變現有檔案管理模式，更加高效適應電力企業發展新形勢、新需求，在檔案管理體系優化升級、檔案設備系統智能化、存儲體系安全便捷化、檔案服務體系高效化等方面進行創新研究，顯得尤為重要。

實體檔案管理需要進一步提升。當前電力行業快速發展變化，工程檔案、科技檔案、文書檔案等大量實體檔案須要實現分類歸檔、快速查詢等功能，這對檔案庫房日常管理提出了更高的要求，亟須進一步加強檔案庫房的規劃化、集約化管理，進一步提高各類檔案數據和記錄的及時性、針對性和準確性。

檔案庫房設備亟須整體規劃布局。目前，企業高速發展對檔案使用需求越來越頻繁，對如何實現檔案庫房整體規劃布局、滿足多類型設備接入需求也提出了更高的要求，還須深入研究解決因庫房設備種類和數量較多、接口各不相同等情況導致庫房頻繁改造建設等問題，探索采用高度整合、一體式的智能檔案管理設備，超前規劃建設檔案庫房設備接口、預留電源等基礎設施。

檔案存儲設備須要加快迭代升級。檔案存儲、查詢功能是檔案管理的核心關鍵所在，如何實現檔案更加安全規范存儲、快速便捷定位、模糊檢索查詢等功能迫切需要深入研究思考，這些都要以實體檔案數字化為基礎，以智能化檔案存儲設備為支撐，實現企業檔案更大范圍、更深層次的開發利用。

檔案數字化建設的基礎支撐

檔案數字化具有相對成熟的理論基礎。近年來，全球高度重視數字化轉型工作。習近平總書記高屋建瓴，在黨的十九大報告中提出建設數字中國的發展戰略。各級政府、社會團體、科研機構、高校、企業緊緊圍繞“數字中國”戰略，研究出臺了一系列實施方案和創新舉措，全力推進數字化轉型。

目前，國內部分地區已經開始探索開展數字化、智慧化檔案館研究，并先試先行實施電子化檔案管理。從2020年起，包頭供電分公司緊緊圍繞內蒙古自治區“數字內蒙古”、內蒙古電力（集團）有限責任公司“數字蒙電”發展戰略，實施數字化轉型工作實施方案，著力建設智能化運維、監控手段豐富的數字化應用體系。

檔案數字化具有比較完備的技術支撐。包頭供電分公司深入開展數字化檔案研究，廣泛收集征集企業生產經營過程中產生的大量數據，挖掘數據中具有價值的信息，實現實體檔案的快速定位展現、智能化管理與智慧服務，將是電力檔案管理工作中的創新和突破。

作為國家一級檔案管理單位，包頭供電分公司檔案藏量近3萬卷冊，主要分為文書檔案、科技檔案兩大類。文書檔案多為收發文件、會議紀要、會議記錄等文件類檔案，如何實現通過文檔內文字進行快速定位查找具有迫切的現實需求；科技檔案以可研評審、工程招投標、建設施工、竣工驗收、結算審計等各類資料型文件為主，檔案數量較大、使用頻繁，如何實現基于地理位置、項目類別的可視化展示快速查找工程項目，對提升電力企業檔案便捷高效運用具有重要意義。

經過檔案電子化工作的開展與落實，包頭供電分公司已基本實現實體檔案電子化，建立了電子檔案信息庫，同時現有檔案庫房面積和功能已具備數字化管理基本要求。

體驗用VR眼鏡閱覽智慧檔案

檔案數字化建設

依托大數據搭建檔案模擬展示系統。通過數據歸集分析、三維建模、動漫展示等新技術，利用現有的軟件系統和計算機技術，以前期建成的電子化檔案信息資源庫為基礎，采集工程項目、科技項目、文書檔案的各類信息，實現電子檔案精準定位、快速查詢、分類盤點、分區建模等功能。同時，利用三維建模、動漫展示等技術，模擬實體檔案庫房真實環境，大大提高了檔案查詢、借閱、歸檔等各類業務管理水平。

依托無線射頻識別技術，搭建檔案智能識別系統。在現有檔案室管理系統的基礎上，創新采用無線射頻識別技術，對所有實體檔案匹配特定電子標簽，與電子檔案進行關聯，通過手持終端掃描電子標簽，即可跟蹤查找、盤點排架、自動定位、快速借閱實體檔案，有效壓縮了工作流程，大大降低了人工成本，提高了檔案管理的質量和效率。同時，系統中增加圖像識別服務、索引服務等功能，通過檢索檔案類別、文件題目中的關鍵詞句、文件正文中的關鍵內容等進行模糊搜索定位，極大提高了檢索效率和工作便捷性。

依托虛擬現實技術，搭建檔案虛擬閱覽系統。在電子檔案模擬展示系統和智能識別系統的基礎上，創新采用虛擬現實技術，通過佩戴VR眼鏡實現在模擬檔案室中更加直觀地瀏覽各類檔案資料，大大提高了檔案的瀏覽、借閱體驗。

基于以上3個系統，搭建檔案智慧服務平臺。在以上3項研究成果的基礎上，充分利用大數據技術，綜合分析檔案檢索科目和使用日志，系統分析不同時間段、不同場景下各類檔案的借閱次數和頻率、檔案內容、借閱人群、借閱周期等，智能分析企業對于各類檔案的使用需求，實現檔案數據的智能融合與深度挖掘，為企業生產經營提供智慧服務。

通過實施檔案數字化建設，利用大數據技術實現了在檔案電子化過程中達到標準化、精細化、透明化、智能化，同時也實現了檔案檢索的快速化、精確化、多樣化，實現了檔案數據的集中歸檔管理、業務應用主題分類、資料聚類管理、文檔內容管理與應用、跨部門資料協作應用的全局性管控與智慧應用，具備了對檔案的全面感知和實時監控能力，有助于從海量檔案數據中精準快速獲取信息。