完善金融企業(yè)檔案管理工作的幾點思考

李小芬

金融也就是資金的高效融通，金融主要是指信用活動、貨幣流通和與之相關的經濟活動的總稱，具有較強的系統(tǒng)性，將市場、機構、制度和金融工具完美地結合在一起?，F代經濟發(fā)展的核心為金融，金融所發(fā)揮的作用和地位與主體金融企業(yè)之間有著緊密的聯(lián)系。記錄金融企業(yè)經營發(fā)展活動的原始數據信息具有十分重要的作用，采取高效的措施來管理這些信息，可使金融企業(yè)的防范風險意識不斷提高，加快企業(yè)發(fā)展的速度。

一、金融企業(yè)業(yè)務檔案概述

金融企業(yè)的業(yè)務檔案包含的主要內容有信托、保險、資本市場和貨幣金融等金融業(yè)務辦理過程中所形成的、具有較高保存價值的各種形式的載體信息。金融業(yè)務檔案分為四大類，即信托、保險、證券和銀行等，金融企業(yè)檔案的核心為金融企業(yè)業(yè)務檔案，為企業(yè)管理工作的開展奠定了堅實的基礎。

1.銀行業(yè)務。信貸檔案包含在銀行業(yè)務檔案中，銀行業(yè)務檔案的主要內容為在日常管理和經辦本外幣信貸業(yè)務中所形成的檔案資料;會計檔案主要指的是商業(yè)銀行在開展金融業(yè)務活動時所形成的檔案資料信息;資產托管業(yè)務檔案主要指的是托管銀行以合同約定為基礎，充分行使資產保管的權利，開展資金清算等業(yè)務時所產生的資料。

2.證券業(yè)務。證券業(yè)務檔案包含的內容比較多。第一，經濟業(yè)務檔案。證券公司在開展日常業(yè)務時所形成的回訪、交易、委托以及開戶等檔案。第二，投資銀行業(yè)務檔案。證券公司在項目融資、投資分析和證券發(fā)行的過程中所形成的各類檔案資料信息。第三，證券投資業(yè)務檔案。證券公司在修整投資方案、研究投資決策、投資操作和項目總結時所留下的各類資料信息。第四，場外市場業(yè)務檔案。證券公司在所開展的交易活動以外的證券交易市場活動中形成的各類資料信息。

3.保險業(yè)務。對于保險業(yè)務檔案來說，主要包括兩個方面的內容，即承保檔案和理賠檔案。承保檔案主要是指財產保險公司給客戶提供的所有形式的保險業(yè)務，在洽談業(yè)務、咨詢業(yè)務和簽訂合約時所形成的所有資料信息。理賠檔案主要是指保險公司按照合同中的條款要求，在履行保險金給付義務和承包保險責任時所形成的一系列信息資料。

4.信托業(yè)務。信托業(yè)務檔案主要是指信托公司決定接受客戶的委托，協(xié)助客戶完成財產、貨幣資金的管理和經營時，從中獲得一定經濟收益，從而形成的資料信息。信托業(yè)務流程的具體情況詳見下圖。

所有金融檔案的共同特征以金融業(yè)務活動為核心，通過賬冊、報表、協(xié)議和合同等形式形成的資料信息，這些資料以客戶為單位，構成了完整的檔案資料信息。金融檔案具有較強的特殊性，能夠將金融行業(yè)中各個領域的業(yè)務活動真實體現出來，所有金融檔案的載體形式和內容構成也會存在一定的差異。

二、完善金融企業(yè)檔案管理工作的重要意義

金融企業(yè)經營管理活動以檔案的形式全部記錄下來，不僅是金融企業(yè)的有形資產，也是金融企業(yè)的無形資產，包含了金融企業(yè)的整個發(fā)展過程。金融企業(yè)的所有經營管理活動與金融檔案管理工作之間存在著緊密的聯(lián)系，互相影響，互相促進，為金融企業(yè)的內部管理提供了可靠的支撐。金融企業(yè)各項工作與金融檔案工作實現協(xié)調發(fā)展以后，使得金融企業(yè)的管理水平上升到了一個新的高度，促使現代金融企業(yè)管理制度變得更加完善，金融企業(yè)的核心競爭實力隨之升高，金融企業(yè)與客戶利益變得更加融洽，使經濟犯罪的發(fā)生概率降到最低，為金融企業(yè)的快速發(fā)展提供了強有力的支撐。

大多數金融企業(yè)檔案管理部門在開展日常管理工作時，將管理類檔案放在了重要的位置上，業(yè)務部門單獨管理業(yè)務檔案，所有的檔案并沒有實行集中管理，經常會出現檔案遺失的情況，也會有使用檔案辦理假業(yè)務的情況。受金融檔案管理工作權責不清、管理制度不健全的影響，存在不同程度的檔案資源遺失問題。所以，金融企業(yè)要將檔案法律法規(guī)作為企業(yè)檔案管理規(guī)定的基礎，制定完善的檔案管理制度，不斷提升檔案管理人員的思想意識水平，集中管理金融檔案資料，為金融行業(yè)的良性發(fā)展奠定堅實的基礎。

三、完善金融企業(yè)檔案管理工作的方法

1.完善基礎設施建設。金融企業(yè)加大檔案管理條件的改善力度，想盡一切辦法來集中管理所有檔案，不斷提升金融檔案的安全性。

（1）規(guī)范管理檔案室。金融機構的檔案管理工作比較分散，并沒有設置專門的金融檔案室，即便有些企業(yè)設置了檔案室，也是一種形式，檔案室的容量比較小，新增的檔案資料不能及時歸檔，金融企業(yè)的各類重要檔案資料無法實現集中管理，使得金融檔案的安全性無法得到保障。金融企業(yè)在建設檔案室的過程中，要以檔案工作的基本需求為核心，預留充足的空間，為后續(xù)檔案的歸檔提供保證。要確保金融檔案室安全，設置專門的防火、防盜裝置，最好不要將檔案室設置在頂層或者地下，防止檔案被房屋壓塌或者受潮。

（2）在金融檔案室建成后，要及時補充專門的檔案保存設備和防護用品，使檔案的安全得以保證，同時可以延長檔案的保存時間。金融檔案室中安裝密集架或者鐵皮箱來保存檔案資料，密集架的優(yōu)勢體現為占地小、儲存量大等。檔案盒盡量選擇正規(guī)廠家生產的專用檔案盒，檔案室中要安裝電子監(jiān)控來保證檔案的安全，并按照“九防”的要求購置專用的器材，顯著提升檔案室的安全級別。

（3）檔案管理制度要上墻。在檔案室中將各項規(guī)章制度全部上墻，嚴格按照各項要求來開展工作，保證金融檔案的安全性。

2.健全檔案管理機制。創(chuàng)建完善的金融檔案管理制度，使得所有的金融檔案都能夠實現集中管理，顯著提升金融檔案的安全性和實用性。檔案管理部門要明確自己的職責，建立健全檔案管理網絡，在檔案搜集、整理的過程中，要具有較強的辨別能力，保證所有歸檔的檔案具有較強的實用性，將那些無用的檔案退還到各個部門。金融檔案室要依據自身的綜合實力，做好電子文件檔案的管理工作，使金融業(yè)務檔案變得更加完善。

（1）創(chuàng)建檔案管理工作網絡，使得檔案管理工作能夠實現全覆蓋。金融企業(yè)成立檔案管理領導小組，企業(yè)分管領導任組長，配備專職的檔案員來負責檔案的日常搜集、整理、歸檔工作，每個金融項目和各個部門也要配備專職檔案員或兼職檔案員，選定檔案員以后，不要頻繁更換，從而使金融檔案管理取得良好的效果。

（2）全面落實金融檔案的“四納入”，其具體情況為：納入金融企業(yè)領導職責和工作人員崗位職責中，檔案管理工作要層層落實，確保檔案工作得到足夠的重視;納入工作流程中，與業(yè)務工作同等重要，在開展各項業(yè)務活動時，檔案形成與業(yè)務工作同等重要，所有的工作需要在檔案全部歸檔以后才能算真正完成;納入項目計劃和業(yè)務工作中;納入企業(yè)獎懲制度和年度考核中。

（3）明確部門工作職責。金融企業(yè)檔案的管理者為檔案管理部門，對金融檔案管理部門給予重點的關注，認真開展金融企業(yè)檔案的搜集、整理和歸檔工作，為今后金融企業(yè)的各項工作開展提供信息依據。金融檔案是在各項工作開展的過程中形成的，如果只依靠檔案管理部門來單獨開展檔案的管理工作，很難取得良好的效果，因此各部門和管理者要給予足夠的重視。金融企業(yè)的領導將檔案管理工作放在重要的位置上，督促各部門通力配合檔案管理部門，積極參與到檔案的管理工作中。將關于檔案管理工作的內容以會議紀要或者正式文件的形式下發(fā)給各個部門，引起各部門的重視，從而使檔案管理工作取得最佳的效果。

（4）責任落到人，誰提交的檔案誰負責到底。在檔案提交時，要將檔案資料的立卷人、整理人、移交人和制作人登記詳細。所有的實踐活動都會留下痕跡，這些痕跡形成了最終的文件資料，文件資料與實踐活動同步實施，文件資料記錄越詳實、越具體，才能使整個實踐活動得以全面記錄下來，所有活動的開展都需要有文件資料來為其提供支持。金融企業(yè)在開展業(yè)務和實施管理工作時，會形成相應的文件資料，文件資料業(yè)務活動承擔者的工作態(tài)度直接影響著檔案資料的完整性，金融檔案歸檔時的質量主要受各類業(yè)務人員專業(yè)技術水平和工作能力的影響。檔案管理部門要積極參與金融活動的全過程，制定嚴格的檔案員工作職責，確保各部門最終形成的檔案資料真實、可靠，而不是檔案員隨心所欲地胡編亂造，金融企業(yè)的管理者、部門的負責人要監(jiān)督檔案員的職責履行情況，以此為考核的依據，并將最終的結果與工資待遇相掛鉤，從根本上改善檔案員的工作態(tài)度，使其責任心變強，不斷提升金融檔案的完整性。兼職檔案員要整理好本部門形成的檔案資料，及時將整理好的檔案資料移交到對應的檔案室管理員手中，部門的負責人要嚴格審核移交檔案的質量。

（5）創(chuàng)建完善的檔案工作管理體系。針對金融檔案的特點制定金融檔案管理制度，所有的制度都要上墻，從而使金融檔案管理工作能夠真正做到有據可依，使得每一項工作的開展都能做到名正言順。使用制度來規(guī)范化管理金融檔案，改變以往不規(guī)范的管理情況，不斷提升檔案管理工作的效率。

（6）集中管理各類檔案資料。對于金融企業(yè)來說，一直以來，檔案資料都是各個部門單獨管理的，并沒有將檔案資料放在一起集中管理。這種管理模式的缺點表現為，業(yè)務部門對檔案管理的法律法規(guī)和管理要求不夠熟悉，使得檔案管理工作過于混亂。業(yè)務部門直接管理業(yè)務檔案，導致有些時候會存在利用職務之便來違規(guī)辦理業(yè)務的情況。業(yè)務部門管理檔案的安全隱患比較多，這種分散的管理模式會不同程度的造成人力、物力和財力上的浪費。所以，金融企業(yè)要以企業(yè)資產關系為媒介，使用統(tǒng)一的標準、制度來集中管理檔案，顯著提升金融檔案管理的效率。企業(yè)的各個部門要以相關要求為依據，做好檔案資料的整理和歸檔工作，定期將整理好的檔案資料移交給檔案管理部門。

（7）制定完善的檔案管理體系，對檔案文件的裝具提出具體的要求，同時對檔案編號、整理順序和整理原則進行明確，使得整理好的檔案資料編號規(guī)范、排列有序、分類合理，為今后的檔案資料使用提供便利。從金融企業(yè)的實際情況出發(fā)，制定出符合金融企業(yè)自身實際情況的檔案歸檔、保管、分類、整理、編號、裝訂等規(guī)章制度，使檔案整理工作變得更加規(guī)范，有據可依。金融檔案管理部門要對各個部門移交的檔案進行高效的管理，鑒定檔案資料的真實性，統(tǒng)計所有檔案的基本信息，充分發(fā)揮檔案資料的作用，創(chuàng)建全卷宗來集中保管檔案資料全宗介紹、大事件和組織結構變革等信息。

（8）金融檔案電子文件管理。金融企業(yè)要投入一定的物力、財力和人力積極開展電子文件檔案資料的管理工作，有的業(yè)務檔案會以電子文件的形式存在，因此金融企業(yè)檔案室要將電子文件檔案資料包含在日常檔案管理工作中。在金融企業(yè)創(chuàng)建業(yè)務信息系統(tǒng)的過程中，檔案部門要積極參與其中，檔案部門要對以電子文件形式存在的檔案資料提出具體的要求，保證電子文件檔案能夠全部歸檔保存，使檔案資料的完整性得以保證。依據檔案管理的相關標準，對電子文件檔案進行嚴格的管理，顯著提升電子文件檔案資料的安全性、真實性和完整性。對重要的電子文件資料做好備份工作，防止出現文件資料丟失的問題，給檔案管理工作造成不必要的麻煩。

（9）業(yè)務檔案管理服務外包。假如金融企業(yè)需要采取外包服務的方式來管理業(yè)務檔案資料，值得注意的是，在業(yè)務檔案資料外包以前，對承包商的資質和綜合實力進行實地考察，選擇信譽度比較高的承包商;在簽訂外包合同的過程中，在合同條款中要將業(yè)務檔案的安全、保密和使用等問題表述清楚，防止今后產生不必要的沖突;外包的業(yè)務檔案資料為普通級別資料，包含國家機密的業(yè)務檔案資料必須要企業(yè)自己安排專人管理。

（10）定期組織業(yè)務檔案管理員參與專業(yè)知識培訓。對于專職和兼職的檔案管理員來說，要具有檔案管理專業(yè)知識儲備，定期組織專職檔案員參加金融企業(yè)系統(tǒng)業(yè)務檔案管理培訓活動，每年組織兼職檔案員參加幾次專業(yè)技能培訓，不斷提升業(yè)務檔案管理人員的專業(yè)技術水平，使其能夠勝任此項工作。

四、結語

金融企業(yè)在發(fā)展進步的過程中，要從企業(yè)的實際情況出發(fā)，創(chuàng)建完善的業(yè)務檔案管理制度，不斷提升業(yè)務檔案管理的實效性，推動企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展。金融企業(yè)在開展業(yè)務檔案管理工作的過程中，要清晰掌握企業(yè)業(yè)務檔案管理的要求，制定科學、合理的檔案搜集、整理、鑒別和保存程序，使企業(yè)業(yè)務檔案管理的安全性得到保證，為企業(yè)今后的發(fā)展鋪平道路。

（作者單位：廣州匯垠天粵股權投資基金管理有限公司）