施工企業(yè)項目部綜合辦公室管理標準化與精細化

姚行航

任何企業(yè)的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)，都需要其內(nèi)部各部門高效地配合，而作為承載著施工生產(chǎn)、經(jīng)營承攬與保障平安等諸多重任的施工企業(yè)內(nèi)部更應做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。辦公室一直以來被視作企業(yè)的窗口，其不僅發(fā)揮著疏通上下，連接左右，協(xié)調(diào)外部的樞紐作用，更兼顧著文秘工作與后勤服務的職能。

一、向企業(yè)內(nèi)部注入活力

當今正值改革發(fā)展之際，施工企業(yè)中辦公室職責已然愈發(fā)重要，在堅定落實改革態(tài)度的同時，辦公室還要以新作為新?lián)斚蚱髽I(yè)內(nèi)部注入改革活力。而為確保緊跟社會經(jīng)濟發(fā)展不掉隊，企業(yè)需要在自身管理中不遺余力地創(chuàng)新和改革行政管理手段與方法，如此才能在當前愈發(fā)復雜的市場環(huán)境中牢固地占據(jù)一席之地。建筑行業(yè)若要實現(xiàn)深度調(diào)整變革，必須拿出壯士解腕的決心，在堅韌不屈的改革意志驅(qū)導下，朝貼近當下市場需求與滿足企業(yè)管理過程的現(xiàn)代化新需要方向不斷前行。

企業(yè)在市場中競爭意識與博弈水準的進步離不開辦公室行政管理能力與意識的提高，而辦公室在綜合行政管理地位的提升靠得是“等靠要”思想的轉(zhuǎn)變，及發(fā)展其自身主動性與自覺性。辦公室管理需要在嚴格落實管控職責基礎上，做到有序的壓力傳導與層層責任的壓實，認真研究并解決其職責權(quán)限內(nèi)所存在的大小問題，嚴禁推諉扯皮與層層上報現(xiàn)象的出現(xiàn)。在年度工作總結(jié)中，辦公室要采取問題列項管理機制，嚴謹整理列出一年以來在各個管理環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的各項大小問題。而企業(yè)辦公室的管理質(zhì)量提升之道就在這份問題清單中，唯有細致落實好，并予以完整解決，才能在真正意義上做到管理水平提升。辦公室業(yè)務水平穩(wěn)定提升也離不開各項目部辦公室業(yè)務的督查指導工作小組，工作組需在跟進對辦公室行政管理問題清單中所列問題整改進度的同時，時刻咨詢與指導辦公室進行中的業(yè)務。

辦公室對于后方職能部門的改革推進需要結(jié)合當下實際情況，使其嚴格履行務實舉措，如限期辦結(jié)等，通過梳理機關各部門職責與工作界面，提高他們的工作服務意識與辦公效率，在規(guī)范管理的流程與行權(quán)履責方式后，縮短決策流程與簡化相關操作程序，以不違背事業(yè)部及企業(yè)相關規(guī)定為前提，全面提高決策與辦公效率。而作為企業(yè)行政管理的核心，辦公室在工作中需時刻秉持機關行政管理的中心職能，高效發(fā)揮組織與監(jiān)督功效，推動機關面向基層，發(fā)展其作風建設重點，做到彎下腰子主動為人民群眾服務。而企業(yè)若要認定“高新技術企業(yè)”，就需要辦公室在創(chuàng)新管理與創(chuàng)新技術方法方式的研究中投入十足精力，才能得到對企業(yè)管理創(chuàng)新有價值的成果。與此同時，要迅速提高辦公室行政管理水平，就必然需要加強轉(zhuǎn)化與應用科研和創(chuàng)新成果，唯有成果真正意義在施工項目和現(xiàn)場管理中發(fā)揮作用，才能激發(fā)企業(yè)機關職能部門與眾多科研人員的創(chuàng)新熱情，為企業(yè)提供源源不斷的內(nèi)部動力。

二、企業(yè)黨風廉政的強化

基于辦公室在企業(yè)行政管理上的核心地位，其所需黨風廉政建設必須強化，在管理過程中嚴明政治紀律與規(guī)矩，并嚴格遵循組織紀律，而崗位人員也需有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)，對于可能涉及的諸多企業(yè)機密、政治敏感事務和經(jīng)濟利益，加大職位干部違規(guī)違法問題的審查和問責力度，而督查與問責要不偏離“四種形態(tài)”。為同時確保業(yè)務發(fā)展與廉政建設同步，縱深推進向基層延伸過程中要牢牢落實“兩個責任”，不定期開展對黨員干部進行廉潔主題教育，以實際為基準，高筑反腐鐵墻，做到知敬畏、存戒懼、守底線，持之以恒正風肅紀。

企業(yè)辦公室人員必須忠誠、干凈、有擔當、高素質(zhì)，這就需企業(yè)嚴格把控用人德才標準，完善干部考核機制，秉持公平公正公開三原則，拓開視野找尋人才。在促進干部積極性方面，企業(yè)要完善各項激勵獎懲措施，并做到高效兌現(xiàn)，形成穩(wěn)固信任紐帶。在政治立場上，辦公室人員必須與黨保持高度一致，積極高效配合好黨組織的干群工作，發(fā)揮好群團組織的橋梁功效。唯有群團組織在安排、工作與行動上“有位”、“有為”、“有果”，企業(yè)的向心力和人員的幸福感才能快速提升。而對于職工的合法權(quán)益與切身利益，企業(yè)要切實維護，秉持以人為本，依法循規(guī)的不變準則，對每一位在職人員予以尊重，對于處于困難中的職工主動伸出援助之手，為其排難解紛，針對施策，助力他們脫離困境。

三、管理的標準化與精細化

企業(yè)辦公室作為一種能夠保障企業(yè)穩(wěn)定運行的組織機構(gòu)，其工作內(nèi)容較為復雜，對此為確保辦公室的辦公效率，需要對所管理的部門采取針對性與精細化方法，用以明確所管理部門的職責，梳理不同部門間的關系。當下，企業(yè)辦公室行政管理時常出現(xiàn)管理效率低、管理人員道德素養(yǎng)弱、文檔存儲不規(guī)范等現(xiàn)象，而欲使這些狀況得到改善提高辦公室行政管理水平，企業(yè)必須從自身實際情況出發(fā)，采用針對性的分析與解決方法。而對于辦公室標準化建設，需從采用標準化管理模式與精細化管理手段出發(fā)。

1.除運用上級及行業(yè)所要求的標準化管理模式外，企業(yè)可進一步拓寬視野。精細化與針對性升級管理，推廣在項目部辦公室中打磨得較為完善的樣板，對人員定期組織學習與現(xiàn)場培訓。管理人員只有在不斷地基層實踐行動中才能將所學的理論知識充分運用于現(xiàn)場管理，在不停地躬行規(guī)范、現(xiàn)場體驗與監(jiān)督指導過程中所總結(jié)出來的得失，有助于他們提高業(yè)務水平。

2.在項目現(xiàn)場管理過程中，辦公室的綜合管理是關鍵。為保證項目所帶來的企業(yè)經(jīng)營要素與成果的長久發(fā)展和穩(wěn)定，保證辦公室綜合管理能力的高水平至關重要。企業(yè)項目部和諧穩(wěn)定的背后，是辦公室綜合管理智慧的體現(xiàn)，唯有科學、標準與精細化的管理，并建設出囊括整個項目全生命周期的履約監(jiān)管體系和完善的項目管理的前、中、后期管控，才能一舉根治存在于管理中的沉疴宿疾，使管理水準再上一個臺階。

3.辦公室行政工作的指導與管控需在企業(yè)項目經(jīng)營過程中抓取。前期辦公室行政工作應基于策劃的施展進度，配合項目管理的實際情況進行指導，并根據(jù)項目管理工作帶來的成效進行中期評價和管理分析，發(fā)現(xiàn)問題立即糾正，將辦公室所具備的管理能力充分高效發(fā)揮。為進一步提高企業(yè)問題的發(fā)現(xiàn)與解決能力，辦公室需在諸如黨群、安全、經(jīng)營等眾多業(yè)務體系的一同合力下，采取諸如生產(chǎn)經(jīng)營會、業(yè)務檢查等手段，運用由點即面，多線程的管理指導，把項目中發(fā)現(xiàn)到的問題匯集列成清單，由相關部門進行實時追蹤核實，大力進行問責與追責行動。同時，為切實保障農(nóng)民工的正當權(quán)益，辦公室需與經(jīng)營管理部門一起督促分包商與農(nóng)民工勞務合同的簽訂，對農(nóng)民工以現(xiàn)場考勤管理與工資卡制度的嚴格貫徹，精準執(zhí)行農(nóng)民工薪資的代發(fā)規(guī)定，重視其考核與薪資的復核工作，嚴厲懲戒任何形式的欠薪行為。企業(yè)項目部辦公室采取的精細化、法治化與規(guī)范化管理，有助于對實際項目中遇到的管理難題進行科學性解決與預防。

四、辦公室溝通協(xié)調(diào)職能的發(fā)揮

作為領導們參與政務、處理事務或開展會議必備的溝通協(xié)調(diào)部門，辦公室有著一項關鍵職能——溝通。在當今時代多元化市場多變的形勢下，企業(yè)給辦公室賦予了許多新任務，而欲要高效完成這些新任務，辦公室必須接受新思維與新方法。在企業(yè)實現(xiàn)目標的過程中缺少不了辦公室的輔助，辦公室所利用的公共關系管理的綜合能力，在一定程度上為企業(yè)決策者的決策提供了輔助支持。作為疏通上下、橫貫左右、連接各方保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的服務性中心，辦公室不僅要協(xié)調(diào)各部門與上下屬之間的關系，還需要調(diào)和本單位與外單位之間的關系，工作內(nèi)容囊括人、財、物等各個方面，具備不小的辦公難度。為使企業(yè)各部門的作用得到更充分發(fā)揮，工作室在協(xié)調(diào)各部門時需在了解領導的意圖前提下，悉心聽取協(xié)調(diào)對象的意見，秉持“兼聽則明”的工作理念，貫徹調(diào)和工作原則，并熟練運用調(diào)和工作技巧。辦公室作為企業(yè)內(nèi)外的樞紐，具備信息溝通與關系協(xié)調(diào)等多種紐帶能力，其通過協(xié)調(diào)工作使企業(yè)內(nèi)外關系清晰，創(chuàng)造融洽的工作氛圍，為培養(yǎng)出優(yōu)秀團隊打上了夯實基礎。而對于辦公室工作的質(zhì)量與能力水準的評估，協(xié)調(diào)工作的效果占有大比重。

對于企業(yè)決策者而言，由于通常需要獨自管理多項工作，不免因自身經(jīng)驗、專項知識與實踐范圍等多種因素的局限而造成決策正確性的偏失，對此，辦公室人員的重要性就體現(xiàn)而出。在社會飛速發(fā)展的今天，日新月異的客觀形勢下，欲要準確抓住稍縱即逝的機遇，對重大問題給予科學的抉擇，企業(yè)決策者必須依靠具備高素質(zhì)、高水平的辦公室人員團體輔助。而作為領導的智囊團，辦公室的工作必然秉持先領導憂而憂的理念，對于工作要點了熟于心，及領導意圖的洞察性，是對辦公室人員能力的基本要求。辦公室人員唯有在實踐中將自身知識充分理解，在基層中不斷磨練，將企業(yè)員工狀況與意見及時領導反饋，為領導決策輔以關鍵性參考意見，辦公室才能稱得上真正意義上的左膀右臂。

五、辦公室的服務水平與會議管理

會議作為一種用以議事、溝通與決策優(yōu)化的形式，在辦公室的職能中占據(jù)著重要比重。針對會議的準備工作細節(jié)較為繁多瑣碎等特點，辦公室稍有不慎就會出現(xiàn)細節(jié)遺漏，從而造成不良影響，甚至釀成難以彌補的后果，但與之相對，一個會議的高效、有序進行，同時也是向干部群眾與領導們展現(xiàn)企業(yè)辦公室工作能力具備高水平的最直接窗口。在各項管理工作中，會議無疑是最核心的一個組成部分，作為主要籌備者角色的辦公室必須具備良好的突發(fā)事件處理能力與儲存會議相關文檔的高效技巧，而在策劃、準備議程和正式程序建立所耗費的時間不能過久。由于考慮到開會形式具有耗費大量時間與金錢的特點，企業(yè)需做到非必要盡量減少會議的召開，而對于所召開會議的內(nèi)容要做到簡明扼要，一針見血。

六、辦公室的業(yè)務檔案管理

作為辦公室日常管理工作的主要組成部分，檔案管理是企業(yè)行政辦公與活動經(jīng)營的必備組成要素，其在領導處理事務性工作中起到協(xié)助與參謀功能。文書檔案一般是記錄一個社會組織所進行的各項管理進程，普遍由已經(jīng)辦理完成但有一定保存價值文件組成。而辦公室作為幾乎所有單位都存在的重要組成部分，文書檔案的管理也被其職能所包含，與日常業(yè)務、傳輸信息和溝通協(xié)調(diào)職能相同，檔案文書的管理好壞也是辦公室管理水平高低的體現(xiàn)。一個機構(gòu)、一個企業(yè)若要穩(wěn)定長期發(fā)展，對于辦公室人員的文書管理能力就必須予以重視與進行培養(yǎng)，如此才能保障辦公室文書管理工作高水平。由于企業(yè)的自身專業(yè)特殊性，其檔案管理工作一般具有較強專業(yè)性。作為事業(yè)單位的核心組成，辦公室對于文書檔案的管理和單位內(nèi)部穩(wěn)定與高效運行有著密切聯(lián)系，甚至直接影響到了所處事業(yè)單位的未來長久發(fā)展，企業(yè)處于當今多元化新型經(jīng)濟環(huán)境之下，辦公室的檔案工作需得到高度重視，用以保障企業(yè)內(nèi)部積極性和檔案管理思路的不斷創(chuàng)新。當下日常工作中，企業(yè)需保存的檔案種類日益繁多，諸如文書、大事、榮譽和科技等，對辦公室的收集、整理、鑒別、保存、統(tǒng)計和運用等工作能力均有考驗，而對信息化社會下，不可避免產(chǎn)生的音頻、視頻、電子檔案，辦公室也需妥善保存，為企業(yè)充分發(fā)揮檔案價值，履行高效為企業(yè)服務職能。

七、結(jié)語

欲要做好企業(yè)項目部辦公室行政管理的工作，辦公室人員必須清晰認識到辦公室行政管理和服務中所要求的各項職能明細，并對職能熟練施展，諸如協(xié)調(diào)溝通、會議準備、傳遞信息等。在建立科學化管理體系后，嚴格規(guī)范辦公室行政管理與服務過程中所需用到的方式方法，對服務與管理能力提升不懈追求，精益求精，唯有如此，才能輔助好領導，贏得重視與支持;才能將行政管理工作越做越好，不負企業(yè)予以的重任。

（作者單位：中交四航局第二工程有限公司）