淺談新形勢下離退休干部檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新路徑

李吉華

摘? 要：離退休干部檔案管理工作與干部個人合法權(quán)益存在密切關(guān)聯(lián)，也與國家相關(guān)法律法規(guī)的落實相聯(lián)系。基于這一思考，本文提出優(yōu)化、創(chuàng)新離退休干部檔管工作方法，推動檔管工作高效率、高質(zhì)量進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：離退休干部;檔案管理;信息系統(tǒng)

前言：干部檔案詳細(xì)記錄了個人信息、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，能夠直觀地呈現(xiàn)干部在崗期間的功過得失。盡管離退休干部離開工作崗位，但對其檔案信息進(jìn)行管理可以保障干部合法權(quán)益。對此，需針對離退休干部檔案信息開展管理工作，做好工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，增強檔案管理科學(xué)性、有效性。

一、實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理

精細(xì)化管理要求檔管人員針對離退休干部個人信息管理工作做深度、全面優(yōu)化，并打造精細(xì)化管理體系，以此規(guī)避粗放式管理問題的發(fā)生。管理體系需同時包括三項基本內(nèi)容：其一，制定檔管制度。離退休干部檔案管理制度精細(xì)化不是指制度內(nèi)容的嚴(yán)格性、細(xì)致性，而是需滿足退休干部檔案工作實際。對檔案管理工作特點進(jìn)行分析，長期性、復(fù)雜性較為突出，因此，在制定精細(xì)化管理制度時，應(yīng)以特點為基礎(chǔ)，深入探究檔管工作與各部門彼此間存在的關(guān)聯(lián)性，根據(jù)所掌握信息，打造出極具標(biāo)準(zhǔn)性的檔案管理量化體系。簡單來說，工作人員需每天執(zhí)行離退休干部有關(guān)資料的整理，并做好存放、保管工作，但需格外注意的是，開展的任何工作均需依托于相應(yīng)的量化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并根據(jù)干部具體職能對檔案進(jìn)行分類與管理。其二，大力施行監(jiān)督機制，為各項管理制度的秩序落實提供保障。安排專項人員細(xì)致、準(zhǔn)確記錄檔案的取用與歸還信息，同時，還需精細(xì)記錄檔案歸還時間、檔案使用要求及用途，再結(jié)合相應(yīng)的規(guī)定，開展檔案保管工作。針對部分重要或特殊檔案，亦或是有著重要身份的離退休干部檔案，需設(shè)置調(diào)閱權(quán)限，只有取得批準(zhǔn)權(quán)才可依據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行查看、調(diào)用工作。其三，優(yōu)化管理方法，對紙質(zhì)版檔案做數(shù)字化處理。借助計算機掃描、錄入設(shè)備轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案，同時還需針對這一管理方式制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案內(nèi)容、格式等，實現(xiàn)離退休干部數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、規(guī)范性，還可大幅提高方案管理效率[1]。

二、明確檔案管理職責(zé)

離退休干部檔案管理職責(zé)的確立需從兩方面著手即檔管人員及檔管部門，并采取教育、宣傳等途徑幫助相關(guān)人員及部門理清具體工作職責(zé)。針對離退休干部檔案工作設(shè)立專門管理部門，完善部門人員結(jié)構(gòu)，該部門受單位檔管部門調(diào)動。明確部門之間的上下級關(guān)系后，要求部門始終堅持單位檔管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，但嚴(yán)禁剝奪離退休干部檔管部門自主權(quán)，賦予其更高獨立性，確保各項管理工作按照自身實際需要開展，并根據(jù)現(xiàn)階段的工作形勢，對近期工作計劃作相應(yīng)的安排，以保證該部門可以明確、有效把握需處理的管理任務(wù)以及應(yīng)盡管理義務(wù)，規(guī)避越權(quán)、缺位問題的發(fā)生。此外，要求部門人員認(rèn)識各自職責(zé)，大力推行工作責(zé)任制度，結(jié)合各崗位工作實質(zhì)，引導(dǎo)檔管人員做到對工作職責(zé)與內(nèi)容的全面掌握，也需通過可行的措施幫助檔管人員認(rèn)清崗位責(zé)任，為檔案管理工作順利進(jìn)行提供保障。

三、推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需在人力、財力與技術(shù)的共同支撐下才能有序進(jìn)行，并發(fā)揮出信息化檔案管理工作開展價值。信息化轉(zhuǎn)型離不開人才的支持，因此，需組建一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的檔管隊伍。各項管理工作均需設(shè)置專項人員進(jìn)行，確保管理質(zhì)量。在此期間，若應(yīng)工作需求而發(fā)生人事調(diào)動，頂崗人員也要在檔案管理部門內(nèi)部選取，嚴(yán)禁其他部門人員身兼數(shù)職。同時，還需針對上崗人員開展崗前教育培訓(xùn)，告知其工作要求及內(nèi)容，確保頂崗人員能夠肩負(fù)起檔案管理工作責(zé)任。也需加強在崗人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，注重現(xiàn)代化管理要點與方式的講解，促使離退休干部檔案管理工作模式得以全面優(yōu)化。其次，加大物力投入力度，加快檔管信息化建設(shè)步伐。引入信息化設(shè)備，包括軟硬件先進(jìn)的計算機、掃描筆等，助力檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時，還需升級檔案部門硬件設(shè)施，并利用信息技術(shù)搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，賦予系統(tǒng)多元化功能，做到各項檔管工作的全覆蓋，實現(xiàn)線下管理朝著線上作業(yè)的轉(zhuǎn)化，提高檔案調(diào)取、查看效率。最后，針對信息化管理制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以此全過程約束、規(guī)范檔管人員工作行為，確保各項現(xiàn)代化管理設(shè)施操作正確、科學(xué)，推動離退休干部檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化的方向革新[2]。

四、拓展檔管系統(tǒng)功能

依托于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打造離退休干部檔案管理系統(tǒng)，上傳各類基礎(chǔ)信息，如聯(lián)系電話、家庭住址、退休金等，確保系統(tǒng)完善性的同時將優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)提供給離退休干部。但為發(fā)揮系統(tǒng)運行管理價值，就需設(shè)置多個模塊，賦予系統(tǒng)更多功能，尤其是干部信息庫，以此增強檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)專業(yè)化。系統(tǒng)功能模塊如下：（1）信息掌上查詢模塊。依托于信息技術(shù)，打通干部系統(tǒng)信息庫與信息查詢模塊的連接窗口，為系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的查詢與調(diào)用提供便利，還可大幅提高信息查找效率。（2）基于干部信息庫，設(shè)置干部數(shù)字檔案查詢模塊。充分發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)各類信息的及時存儲與備份，確保干部檔案信息安全。（3）打造干部測評數(shù)據(jù)庫。組織專業(yè)人員針對性地測評、分析檔管信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此彰顯出系統(tǒng)智能化優(yōu)勢。與此同時，還需結(jié)合測評結(jié)果積極落實數(shù)據(jù)庫的更新與完善工作，為檔管工作提供可靠、完整數(shù)據(jù)支撐。（4）搭建離退休干部信息導(dǎo)入、系統(tǒng)提醒模塊，確保功能模塊建設(shè)規(guī)范性，可起到實時更新離退休干部各類動態(tài)化信息的作用，比如住址、聯(lián)系方式更換等，該模塊的運作可提高信息錄入準(zhǔn)確性。（5）優(yōu)化檔案信息查詢程序。系統(tǒng)可以根據(jù)干部崗位職能、級別、退休時間進(jìn)行智能化分類，當(dāng)查詢檔案信息時，只需輸入干部姓名便可做到各類信息的精準(zhǔn)掌握，并定位其位置，為工作人員其他相關(guān)信息的查詢提供便利，促使檔案管理工作效率大幅提高。

結(jié)束語：為保證離退休干部檔案管理工作持續(xù)推進(jìn)，獲得預(yù)期管理效果，就需加大檔案管理工作形式的創(chuàng)新與優(yōu)化力度。制定相應(yīng)的管理制度與監(jiān)管機制，注重檔管人員專業(yè)性培訓(xùn)，加強信息技術(shù)的運用，針對檔案管理工作打造信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理工作精細(xì)化、現(xiàn)代化開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹杰.如何做好當(dāng)前離退休干部檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（01）：99-100.

[2]林華，王志英，陳艷.提高離退休人員檔案信息管理科學(xué)化水平探討[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2019（04）：190-191.