高校實物資產管理中的內控策略探討

■彭麗華

一、前言

筆者長期在某教育集團從事實物資產管理工作，該教育集團擁有本科、專科、技校、高中、初中、小學、幼兒園等辦學層次。筆者所在的資產管理部，主要負責統籌管理各院校資產科，以及開展學校實物資產管理，協助學校評估硬件資產。在長期的工作實踐中筆者認為，加強學校實物資產內控建設，對于實現多元目標效益將起到顯著的助推作用。本文將以高校實物資產管理為背景，探討有關內控策略的議題。高校實物資產可以分類為：固定資產與流動資產。在本文中，固定資產主要指代教學用的專用性設施設備；流動資產主要指代課堂和實驗教學所需的各類耗材。就內控建設而言，需從系統視域展開相應工作，即需分別在內控環境營造、內控手段設計、內控績效評價等三方面同時發力。由此，這便構成了本文立論的出發點。

二、相關研究述評

1.相關研究概述。

季小紅（2021）對高校資產管理與財務管理進行了概述，并立足內控視角總結了高校資產管理與財務管理相結合的意義，提出了兩者結合的相關建議。陽朝紅（2019）對高校資產管理與財務管理的概念進行闡述，分析了當前高校資產管理與財務管理存在的不足，認為將資產管理與財務管理相結合能夠使資源配置得到更好地優化，對于提高高校內部管理質量及效率具有重要意義。郭敏（2019）認為，固定資產精細化管理是內部控制體制的一個重要方面，對高校降本增效、規范管理、資源配置、風險控制具有重要的意義。該研究顯示，通過完善組織、健全制度、調整流程、規范職責、健全考核評價以及監督機制，借力財務信息化網絡平臺，對固定資產精細化管理的方向和重點做出明確規定，能有效防范財務風險，促進高校教育事業的健康和可持續發展。華悅（2017）結合高校資產管理現狀和突出問題，從內控建設視角，提出了高校資產管理與財務管理的有機結合的解決方案。張慶（2015）分析了內部控制制度如何在高校資產管理中發揮作用，并從內部控制的內容角度探討了如何加強高校資產管理內部控制建設。王靜華（2015）分析了高校固定資產管理內部控制中存在的缺陷，繼續分析了高校固定資產管理內部控制制度的建立與評價指標體系的建立，最后提出了應對措施。章文炳（2019）從分析當前高校資產管理現狀為切入點，認為將高校財務管理和資產管理進行有機結合，將推動高校健康發展。陶璐（2020）提出，應為學校人員經費提供上升空間，為學校改善教學環境提供有力支撐。

2.相關研究評析。

上述研究所形成的觀點構成了當前學界和業界的主流意識，其中不乏本文可借鑒的元素。但在這里筆者仍需指出：（1）當前在研究相關議題時，較為強調財務管理的職能作用，而相對弱化非財務手段的綜合應用。（2）當前諸多研究并未對優化內控環境提供系統觀點，這導致已有研究成果在應用中背離預期效果。（3）當前研究在涉及高校資產管理議題時，習慣于將資產限定在固定資產范疇，這不僅未能區分固定資產中的專用性與通用性差異，也忽略了流動資產管理的要求。

三、影響高校實物資產內控的因素分析

基于本文所提出的分析框架，可將影響因素分析如下：

1.內控環境因素分析。

內控環境主要由：內部治理結構、組織文化、組織架構等三個要素構成。筆者所在的教育集團，已經在實物資產管理領域建立了完善的內部治理結構和組織架構，而在培育全員參與內控的組織文化方面則存在不足，該不足又主要反應在兩個方面：（1）高校教學院系在固定資產的維護管理中缺少內控文化環境。（2）一線教學人員在對耗材的使用上，缺乏節約意識。顯然，后者所反映出的不足，又根源于部門內控文化的缺失。回顧樣本高校管理層所作的組織文化建設歷程，其中不乏強調資產安全、資源節約的元素，但在向教學院系進行組織文化滲透時，卻面臨這主觀和客觀原因的干擾。就主觀原因而言，受到固定資產委托代理關系的影響，教學院系的管理層相對重視對固定資產數量的維系，而在固定資產有效配置和日常養護中存在不足。

2.內控手段因素分析。

內控可分為：財務內控和非財務內控。其中，財務內控的主要手段為“全面預算管理”，非財務內控的手段主要涵蓋行政督導和經濟處罰等多個方面。目前，在全面預算管理中存在事后管理短板，即內控部門較為弱化對實物資產歸口使用的效果展開考察。在行政和經濟手段的應用中，則面臨著信息不對稱和人際關系影響力的干擾。由于承擔非財務內控職責的主體涵蓋多個部門，就筆者的崗位職責而言，需重點對財務內控手段的效力缺失尋找根源。全員參與和全過程開展預算管理構成了全面預算管理的要點，由上文所提出的部門內控文化缺位可知，全員參與預算管理的目標并未實現。同時，受到高校財務內控習慣勢力的影響，事后管理成為了薄弱環節。由此所產生的后果則是，要么引致出部門非理性的資產采購意愿，要么使高校的實物資產（主要為固定資產）長期處于閑置。

3.內控評價因素分析。

事后管理問題與內控評價影響因素間存在一定的關聯。這里的影響因素主要為：（1）資產管理部門一般采取對部門實物資產定期盤點的方式進行考核，這就直接弱化了對固定資產維護與配置的關注度。從而，這就引致出各教學院系“重資產數量安全、輕資產質量安全”的行為動機。（2）針對流動資產的內控評價存在短板，甚至屬于高校資產管理的盲區。這樣一來，又會引致出一線教師和學生在耗材使用上的非理性沖動。（3）高校習慣于將內控評價看作為資產管理部門，或者財務管理部門的工作范疇，在實施評價中未能將教學院系納入其中，進而也就弱化了教學院系對實物資產的管理。

四、提升高校實物資產內控效能的策略

根據以上所述，提升高校實物資產內控效能的策略構建如下：

1.培育和滲透實物資產管理的內控文化。

（1）基于組織文化圈層理論培育實物資產內控文化。

組織文化圈層理論告訴我們，內控文化圈層由外及內分別為：物質文化、行為文化、制度文化和精神文化。結合筆者所在集團內部高校的實際，當前需加強行為文化和精神文化的培育。具體的策略為：①針對內控行為文化的培育，首先需加強對二級部門負責人的資產安全管理和質量管理的行為指導和約束。在指導他們形成規范的內控行為時，高校資產管理部門應對其開展業務培訓，以及設計出特定的實物資產內控問題開展小組討論，以激發出負責人的內控行為意識。②針對內控精神文化的培育，可在高校范圍內開展以部門內控質量評比為內容的儀式性活動，在活動中公開對內控績效較高的部門給予表彰。高校在年末還可舉辦“實物資產內控活動日”，通過部門間的聯誼來滲透內控文化。

（2）高校二級管理下以行政督導推動內控文化滲透。

由于信息不對稱現象普遍存在，以及委托代理所形成的資產弱相關性客觀存在，所以還需以行政督導推動內控文化向二級部門滲透。結合筆者所在集團的實際，集團總部需針對高校實物資產管理指定出督導制度，其中應包括：督導人員的構成、督導人員的職責邊界、督導人員呈報相關信息的流程，以及對不滿足實物資產內控要求的二級部門的懲戒措施。這里需要強調的是，應要求二級部門建立內部督導系統，以部門負責人為第一責任人，與教研室、科室、實驗室等分級負責人簽訂內控責任書。

2.開展部門內控能力建設重視二級管理。

（1）轉變資產管理部門職能助力部門實物資產內控。

如前所述，內控可分為財務內控和非財務內控，其中需重點發揮財務內控職能以提升實物資產的配置績效。顯然，二級部門負責人對于全面預算管理模式并不熟悉，所以資產管理部門還應轉變自身職能，助力二級部門的實物資產內控。具體的策略為，主要幫助二級部門建立全員參與內控的制度設計，其中應重點針對二級部門流動資產（耗材）使用的制度設計，即可將學期內所需耗材的總價值按崗位進行逆向分解，使部門成員都能明確自己的學期內成本控制目標。再者，資產管理部門應深入二級部門的日常工作運維之中，通過了解各固定資產的使用維護情況，幫助他們開展資產質量管理模式的整改，并協助他們尋找盤活存量資產的措施。

（2）加強實物資產事前事后管理激活存量資產價值。

隨著高校二級部門的實物資產管理能力得到提升，此時便需基于全流程預算管理，幫助二級部門加強對實物資產的事前和事后管理。事前管理主要為二級部門對增量資產的采購申請管理，事后管理主要為實物資產歸口使用后的效能管理。筆者建議，資產管理部門應熟悉高校專業群建設和崗位群建設的工作目標和工作內容，立足于“兩群”建設輔助二級部門開展資產造價概算、投資回報率分析等活動。對于事后管理而言，資產管理部門則應以督導的姿態，對標二級部門固定資產使用計劃明細、流動資產消耗記錄表，督促該部門改進實物資產內控措施。

3.完善內控評價體系形成多維約束機制。

（1）建立多部門聯合的實物資產內控績效評價體系。

經驗表明，單純依賴資產管理部門完成實物資產督導工作并不實際。從制度層面而言，還需建立多部門聯合的實物資產內控績效評價體系。具體的策略為：以筆者所在集團為例，教育集團總部在制度設計中規定資產管理部門、財務管理部門、教務部門等的內控績效評價職能，且這些部門的負責人需對最終的內控績效評價承擔主體責任。在具體開展內控績效評價時，高校管理層需責成上述各部門安排人員組成評價小組，通過對標二級部門的實物資產使用計劃明細，以及實地考核固定資產質量安全管理情況、流動資產消耗值與正常值間的偏離情況，作出可量化的評價結果。

（2）兼顧經濟與社會效益評價以突出資產助教功能。

評價小組在開展內控績效評價時，還應兼顧二級部門在實物資產配置中的二元目標，對評價結果提出解釋性說明以供高校管理層參考。筆者強調，需突出實物資產助力高校人才培養的功能，這不僅能為民辦高校的可持續發展提供良好的社會聲譽度，也是民辦高校在我國職業人才培養要求日益提高背景下的必由之路。經驗表明，高校實物資產中的流動資產對助力人才培養起著關鍵作用，如實操訓練中的各類耗材、科技創新活動中的各類器件等。對此，在內控評價中若發現實際消耗與正常消耗存在偏離，則首先應確定指標偏離的合理性與否，然后在就評價結果提出解釋性說明。

五、結束語

本文認為，應從內控文化、內控手段、內控評價這三個方面，提升高校的實物資產內控績效。具體的內控策略可圍繞著：基于組織文化圈層理論培育實物資產內控文化、高校二級管理下以行政督導推動內控文化滲透、轉變資產管理部門職能助力部門實物資產內控、加強實物資產事前事后管理激活存量資產價值、建立多部門聯合的實物資產內控績效評價體系、兼顧經濟與社會效益評價以突出資產助教功能等方面展開構建。這里再次強調，需突出實物資產助力高校人才培養的功能，這不僅能為民辦高校的可持續發展提供良好的社會聲譽度，也是民辦高校在我國職業人才培養要求日益提高背景下的必由之路。最后，期望與同行就相關議題進行商榷。