淺議Excel 在鑒證業(yè)務(wù)審計中的應(yīng)用

■洪明發(fā) 魏蓉蓉

鑒證業(yè)務(wù)審計是以出具鑒證意見形成鑒證報告為目的對鑒證對象的財務(wù)信息作出評價，增強除鑒證對象管理者之外的財務(wù)信息預(yù)期使用者對財務(wù)信息的信賴程度。

鑒證業(yè)務(wù)審計的核心工作是收集審計證據(jù)，而審計工作底稿是審計人員在審計工作全過程中獲取審計證據(jù)的載體。在審計實務(wù)中，審計底稿貫穿審計程序始終，是實施審計質(zhì)量控制的對象，也是出具審計報告的重要依據(jù)。在制作審計底稿的過程中往往會涉及到大量的工作表格，電子數(shù)據(jù)資料分析，這時，審計人員就會采用Excel 或“E 審?fù)ā眮碇谱鲗徲嫻ぷ鞯赘濉＜饶鼙ＷC審計的質(zhì)量，又能提高審計效率，可以展現(xiàn)完整證據(jù)鏈。

Excel 在鑒證業(yè)務(wù)審計中，首先在取得鑒證或?qū)徲媶挝坏呢攧?wù)信息時使用Excel 進(jìn)行電子接收和記錄；其次在確定總體審計策略，制定具體的審計計劃過程中使用Excel 作為工具進(jìn)行輔助；在收集審計證據(jù)，進(jìn)行分析性程序的過程中使用Excel 進(jìn)行記錄與計算。最后，在制作審計工作底稿，出具審計報告時，依據(jù)之前在Excel 中編制的審計工作底稿編制審計報告。可以說Excel 的應(yīng)用貫穿了鑒證業(yè)務(wù)審計的全過程。

一、Excel 函數(shù)在鑒證業(yè)務(wù)審計中的應(yīng)用分析

1.“vlookup”函數(shù)與“iferror”函數(shù)嵌套在分析性復(fù)核中的應(yīng)用。

（1）“vlookup”函數(shù)在分析性復(fù)核的應(yīng)用。

在進(jìn)行分析性復(fù)核時，往往需要將企業(yè)當(dāng)期信息與其前期信息進(jìn)行比較，比較兩者之間的關(guān)系與變動，從而對其進(jìn)行審計評價。對于科目余額表當(dāng)期與前期的分析對比是分析性復(fù)核的一種常見應(yīng)用。以下以管理費用為例討論其應(yīng)用。

①打開Excel，導(dǎo)入從被審計單位取得的20X1 年與20X0 年管理費用的科目余額表。

②對兩年的科目余額表進(jìn)行篩選，篩選出二級科目。選擇20X1 年科目余額表點擊開始→篩選→內(nèi)容篩選→輸入“6602??”，問號要使用英文格式。選擇“搜索符合條件的內(nèi)容（例：6602##）”，點擊確定，完成對二級科目的篩選。

③將20X1 科目余額表中篩選出的二級科目的科目編碼、科目名稱、本期借方金額列表復(fù)制到新的工作表“sheet2”。

④在新工作表“sheet2”的單元格D2 中輸入“vlookup”函數(shù)，選定A2 科目編碼作為函數(shù)查找值，切換到20X0 科目余額表；將B 列到D 列的科目編碼、科目名稱、本期借方金額選定為函數(shù)的“數(shù)據(jù)表”；使用f4鍵將數(shù)據(jù)表范圍進(jìn)行加鎖。由于我們需要在表“sheet2”中的20X0 年下顯示與20X1 年所對應(yīng)的本期借方發(fā)生額，因此我們將“vlookup”函數(shù)的序列數(shù)設(shè)置為數(shù)據(jù)表中本期借方金額所對應(yīng)的序列數(shù)3；選擇匹配條件為“FALSE”，按下回車鍵完成“vlookup”函數(shù)。

圖2-1 “vlookup”函數(shù)示意圖

圖2-2 “vlookup”函數(shù)示意圖

⑤下拉角標(biāo)同步函數(shù)。

⑥將20X0 年的數(shù)據(jù)復(fù)制并進(jìn)行選擇性粘貼，粘貼為數(shù)值，此步操作能夠取消數(shù)據(jù)中的公式，斷開與前表、前列中的聯(lián)系，不會因為之前數(shù)據(jù)的丟失或者將此表單獨取出而改變數(shù)值。

⑦對于數(shù)據(jù)中出現(xiàn)的“#N/A”并不是函數(shù)出錯，而是由于20X1 年出現(xiàn)的科目在20X0 年并沒有金額所造成的，可以手動輸入將其替換為0。

圖3 “#N/A”示意圖

⑧點E2 和F2 分別輸入公式“＝D2－C2”“＝E2/D2”計算管理費用科目余額的變動與變動幅度，下拉角標(biāo)完成計算。

（2）“vlookup”函數(shù)在審計抽樣的應(yīng)用。

在執(zhí)行審計程序尤其是細(xì)節(jié)測試的過程中，往往需要在繁多的樣本中抽取已經(jīng)選定序號的樣本，進(jìn)行審計抽樣。例如原始憑證的抽查，下文利用科目余額表的數(shù)據(jù)以及“vlookup”函數(shù)進(jìn)行簡單的篩選抽樣。

①利用隨機數(shù)軟件選擇序號5、14、18、30 的科目作為樣本數(shù)據(jù)。

圖4 樣本數(shù)據(jù)選擇示意圖

②在F2 單元格輸入“vlookup”函數(shù)，選擇A2 為查找值，I8：J11 為數(shù)據(jù)表并用F4 加鎖，選擇數(shù)據(jù)表中的第二列為序列數(shù)，輸入序列數(shù)2，選擇精確匹配，回車完成函數(shù)。

圖5 完成“vllookup”函數(shù)示意圖

③下拉角標(biāo)復(fù)制函數(shù)，并進(jìn)行內(nèi)容篩選，勾選樣本，點擊確定進(jìn)行內(nèi)容核對。

圖6 勾選選為樣本示意圖

同時，也可以使用“iferror”函數(shù)嵌套美化“vlookup”函數(shù)。

由于在使用“vlookup”函數(shù)進(jìn)行審計抽樣時會出現(xiàn)大量的“#N/A”，這并不代表數(shù)據(jù)出錯。為了避免他人觀看時形成不必要的誤解可以使用“iferror”函數(shù)嵌套美化“vlookup”函數(shù)。

一是選定單元格F2 在“vlookup”函數(shù)前輸入“iferror”函數(shù)，在函數(shù)后輸入“不是樣本”完成嵌套。

二是下拉角標(biāo)復(fù)制函數(shù)。

2.“datedif”函數(shù)復(fù)核時間。

在鑒證業(yè)務(wù)審計過程中，核算折舊時，往往需要計算多個會計期間，計算天數(shù)時只需要簡單的相減，但要注意包含情況。而“detedif”函數(shù)能夠比較方便的計算出兩個日期相差的月份。

（1）輸入起始日期和終止日期。

（2）在C2 輸入“datedif”函數(shù)選擇A2 為開始日期，B2為終止日期，輸入“m”為比較單位。回車確定完成計算。

3.Excel 制表功能在審計底稿中的應(yīng)用。

在制作審計底稿的過程中會用到繁多的表格，如初步業(yè)務(wù)程序匯總表、了解內(nèi)部控制匯總表、貨幣資金審定表、風(fēng)險評估結(jié)果匯總表等。這些表格可以通過Excel 菜單欄中的表格進(jìn)行初步繪制，并通過合并單元格等操作對表格進(jìn)行完善。下圖為采購與付款循環(huán)了解內(nèi)部控制匯總表的簡單案例。

圖7 采購與付款循環(huán)了解內(nèi)部控制匯總表繪制圖

通過此表能夠在風(fēng)險評估程序中清晰明了的了解到被審計單位采購與付款循環(huán)的相關(guān)認(rèn)定情況，有利于審計師執(zhí)行對內(nèi)部控制的審計程序。同樣，將Excel的制表功能運用到其他審計業(yè)務(wù)中能夠在方便信息記錄的同時使信息更為整潔明了。

二、Excel 在鑒證業(yè)務(wù)審計應(yīng)用中的不足

Excel 在鑒證業(yè)務(wù)審計中應(yīng)用有著諸多優(yōu)勢的同時也存在著一些不足。

1.數(shù)據(jù)處理能力不足。

雖然利用Excel 函數(shù)能夠應(yīng)對絕大多數(shù)情況下的鑒定業(yè)務(wù)審計中的數(shù)據(jù)處理；但是如果需要處理更為復(fù)雜的運算和更為龐大的數(shù)據(jù)時，Excel 可能沒有對應(yīng)的函數(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)處理過于復(fù)雜低效。

針對此不足，在單一Excel 函數(shù)無法得出數(shù)據(jù)結(jié)果的情況下可以通過運用多個Excel 簡單函數(shù)組合，完成數(shù)據(jù)處理。如若仍然不能滿足鑒定業(yè)務(wù)審計信息處理的需求，就需要使用更加專業(yè)的數(shù)據(jù)處理軟件如R 軟件，Eviews 等，再將其數(shù)據(jù)處理結(jié)果導(dǎo)入到Excel 中。

2.存在替代軟件。

Excel 在鑒證業(yè)務(wù)審計中應(yīng)用固然適用而有效，但是存在與其競爭的專業(yè)審計軟件如“鼎信諾”等，此等審計軟件在處理鑒定業(yè)務(wù)審計數(shù)據(jù)，制作鑒定業(yè)務(wù)審計表格的某些方面可能更為方便高效。

針對此不足，對于審計人員而言，應(yīng)靈活變通選擇合適的軟件。