精細(xì)化管理在醫(yī)院黨建檔案管理中的應(yīng)用

郝秀蓮 張志龍

摘 要：黨建檔案作為記錄黨建工作的重要依據(jù)和醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，在醫(yī)院發(fā)展過程中起到重要引領(lǐng)作用。本文結(jié)合工作實(shí)際，分析醫(yī)院傳統(tǒng)黨建檔案管理模式存在的問題，探討精細(xì)化管理在醫(yī)院黨建檔案管理中的應(yīng)用，提出應(yīng)完善黨建檔案管理制度、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、加大投入、完善醫(yī)院黨建檔案信息化建設(shè)等建議。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;黨建檔案;問題分析

黨的建設(shè)是各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)和保證，公立醫(yī)院黨建工作更是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。醫(yī)院黨建檔案作為記錄黨建工作的重要依據(jù)，對醫(yī)院黨建工作和檔案工作的開展具有重要意義。黨建檔案是由各級(jí)黨組織在醫(yī)院工作活動(dòng)中形成的檔案資料組成，包括紙質(zhì)文件、電子文件、影像、實(shí)物等不同載體，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。黨建檔案在基層黨組織建設(shè)、主體作用發(fā)揮、班子和制度建設(shè)、發(fā)展黨員工作等方面具有非常重要的作用。近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，醫(yī)院黨建檔案的內(nèi)容和形式更加豐富和多樣化，對醫(yī)院黨建檔案管理提出了更高要求。特別是在當(dāng)前新醫(yī)改背景下，如何將黨建工作與醫(yī)院中心工作相結(jié)合顯得尤為重要。因此，無論是基層黨組織還是檔案管理人員，都應(yīng)該對黨建檔案管理高度重視，確保黨建檔案工作順利開展，從而充分發(fā)揮黨建檔案的作用。

一、醫(yī)院黨建檔案管理的特點(diǎn)

1.醫(yī)院黨建檔案管理的整體性

醫(yī)院黨建檔案管理是一項(xiàng)整體且系統(tǒng)的工作。在醫(yī)院基層黨組織架構(gòu)體系中，醫(yī)院黨委委員會(huì)下設(shè)總支部委員會(huì)，總支部委員會(huì)下設(shè)支部委員會(huì)，在院黨委的集體領(lǐng)導(dǎo)下，各總支、支部貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，開展日常的黨建工作。因此，在檔案管理過程中，從醫(yī)院黨委到總支、支部都存有各自的黨建檔案，三者緊密聯(lián)系又相互補(bǔ)充，從而構(gòu)成醫(yī)院整體的黨建檔案體系。

2.醫(yī)院黨建檔案管理多樣性

醫(yī)院黨建檔案是黨的各級(jí)組織在開展工作中形成的具有參考、利用價(jià)值的文字、圖片、影像等材料 ，涵蓋了黨員教育、組織建設(shè)、黨費(fèi)管理等多方面內(nèi)容。由于醫(yī)院科室部門及黨員數(shù)量眾多，下設(shè)支部涵蓋了內(nèi)科、外科、婦科、兒科、門診醫(yī)技、行政后勤等幾十個(gè)科室，各支部開展活動(dòng)形式多樣，各具特色，因此醫(yī)院黨建檔案管理存在多樣性的特點(diǎn)。

3.醫(yī)院黨建檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院黨建管理本身就是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，醫(yī)院黨建檔案客觀反映了黨建工作各方面的真實(shí)情況，也是黨員教育管理的重要載體。在黨員發(fā)展培養(yǎng)、政治引領(lǐng)，以及支部班子建設(shè)、制度建設(shè)等系列黨建活動(dòng)中，要求收集的信息內(nèi)容必須準(zhǔn)確、可靠，程序必須系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)，從而體現(xiàn)管理的規(guī)范化。

4.醫(yī)院黨建檔案與醫(yī)療事業(yè)密切聯(lián)系

醫(yī)院黨建工作往往與日常醫(yī)療工作密不可分，醫(yī)院以醫(yī)療護(hù)理服務(wù)、救死扶傷為主要目的，因此在開展黨建活動(dòng)過程中，往往會(huì)采取健康宣教、義診、志愿活動(dòng)等形式，使黨建工作與業(yè)務(wù)工作相結(jié)合。在組織宣傳、服務(wù)群眾，以及黨員教育、管理、監(jiān)督和服務(wù)等方面，也會(huì)充分體現(xiàn)出醫(yī)療行業(yè)的文化特色。

5.醫(yī)院黨建檔案管理日趨信息化

隨著醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)及燈塔黨建在線系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院黨建檔案管理信息化趨勢日趨明顯。現(xiàn)在燈塔黨建在線系統(tǒng)涵蓋了發(fā)展黨員紀(jì)實(shí)系統(tǒng)、黨員組織和單位信息系統(tǒng)、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接系統(tǒng)、黨員信息管理系統(tǒng)、黨員教育網(wǎng)管理系統(tǒng)等，基本涵蓋了日常黨建檔案管理的全部內(nèi)容，在醫(yī)院日常形成的黨建檔案都會(huì)通過系統(tǒng)上傳，也進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理信息化發(fā)展。

二、當(dāng)前黨建檔案管理模式存在的問題

1.對黨建檔案重視程度有待提高

現(xiàn)在醫(yī)院一定程度上存在重業(yè)務(wù)輕黨建情況，醫(yī)院作為診療疾病、促進(jìn)健康的機(jī)構(gòu)，主要以醫(yī)教研防為工作重點(diǎn)，對黨建工作以及黨建檔案的重視程度不夠，對黨建檔案工作的投入明顯不足。同時(shí)，醫(yī)院黨建檔案管理相對分散，對于黨建檔案材料收集整理更多的是應(yīng)對檢查，存在應(yīng)付了事的觀念，導(dǎo)致對于檔案的收集整理明顯存在不足，從而影響了檔案整體管理水平，由此可見，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度至關(guān)重要。

2.檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)

醫(yī)院黨建檔案管理人員多數(shù)為兼職，由于平時(shí)忙于業(yè)務(wù)工作，在檔案整理方面缺乏主動(dòng)性，很多檔案材料未能按時(shí)歸檔，及時(shí)更新，容易造成檔案流失。同時(shí)，管理人員由于是兼職，本身并不了解檔案管理知識(shí)，缺乏檔案管理意識(shí)，加之未定期參加教育培訓(xùn)，檔案管理綜合能力不足，因此對于檔案的工作內(nèi)容不夠熟悉，歸檔整理不夠清晰，分類排序不科學(xué)，造成查閱使用比較困難。

3.檔案管理制度亟待完善

由于醫(yī)院檔案管理制度不健全，缺乏長效管理機(jī)制，因而造成醫(yī)院檔案管理存在檔案資料落后、檔案收集整理不夠系統(tǒng)、內(nèi)容形式單一、收集效率不高等問題，從而導(dǎo)致在檔案收集整理過程中存在重復(fù)工作的情況，給醫(yī)院帶來人力、物力的浪費(fèi)。同時(shí)，由于在問題整改落實(shí)方面缺少監(jiān)督落實(shí)，導(dǎo)致黨建檔案工作不規(guī)范、檔案內(nèi)容不完整，也影響黨建檔案的管理質(zhì)量。

4.信息化程度較低

一方面，醫(yī)院沒有真正認(rèn)識(shí)到黨建檔案信息化的重要性，檔案信息化建設(shè)較為滯后。傳統(tǒng)的黨建檔案都是以紙質(zhì)為載體，信息化程度不高，使得對黨建檔案的維護(hù)、查閱非常不方便，在信息化管理系統(tǒng)開發(fā)利用方面，由于硬件技術(shù)等條件的制約，也極大影響到檔案管理信息化發(fā)展。另一方面檔案管理人員缺少信息化管理理念，對信息化管理工具應(yīng)用不夠熟練，缺少必備的專業(yè)素質(zhì)，不能適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求，從而給檔案信息化管理工作帶來一定困難。

5.檔案管理工作缺乏創(chuàng)新

醫(yī)院黨建檔案資料來源于黨建管理和黨建活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此檔案的收集、整理不僅要體現(xiàn)出黨建工作的重要性，更要體現(xiàn)出醫(yī)療行業(yè)的特色。現(xiàn)在醫(yī)院黨建檔案管理體制仍存在一些不完善之處，醫(yī)院基層黨支部黨建檔案管理往往都是按部就班，方法不多，措施還比較單一，整體的管理水平和管理方法都有待提高，現(xiàn)有檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今信息化、多元化的發(fā)展需求。

三、開展黨建檔案精細(xì)化管理的作用及意義

1.有利于落實(shí)責(zé)任，提高工作積極性

精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化的過程。在精細(xì)化管理過程中，醫(yī)院通過制定崗位職責(zé)，建立完善考核機(jī)制，切實(shí)增加檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)每位工作人員的積極性，提高工作人員的執(zhí)行力和工作效率，從而不斷完善人才培養(yǎng)體系。

2.有利于提升職工工作能力，塑造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

在精細(xì)化管理過程中，醫(yī)院通過對職工進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和技能考核，培養(yǎng)科室職工的綜合素質(zhì)和工作能力。同時(shí)，通過落實(shí)責(zé)任，讓職工充分參與到科室的管理過程中，有利于發(fā)揮職工間各自的優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，從而塑造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)，借助優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化。

3.有利于提升管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化

在管理過程中，職工積極探索應(yīng)用質(zhì)量管理工具解決存在問題，有利于提升職工的質(zhì)控管理意識(shí)和管理能力，形成規(guī)范的工作程序及管理標(biāo)準(zhǔn)，極大提高科室管理質(zhì)量。同時(shí)，運(yùn)用PDCA法則，通過制訂計(jì)劃，檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正、及時(shí)處理等，實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理，從而實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。

4.有利于整合體系，實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化

精細(xì)化管理貫徹于工作過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過對管理目標(biāo)進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)，從而整合全部體系，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和執(zhí)行力。同時(shí)，按照“精細(xì)化”的思路，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，完善管理規(guī)章制度，確保分階段完成，切實(shí)發(fā)揮精細(xì)化管理在發(fā)展中的作用和功能。

5.有利于突出特色，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新性

精細(xì)化管理最重要的是將規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合，在精細(xì)化管理的同時(shí)，集思廣益，通過建立科學(xué)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院黨建檔案管理從量到質(zhì)的提升，積極運(yùn)用新技術(shù)、新方法解決實(shí)際存在的問題，從而發(fā)揮醫(yī)療行業(yè)黨建檔案管理的特色，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新性。

四、精細(xì)化管理在醫(yī)院黨建檔案管理中的應(yīng)用措施

1.完善規(guī)章制度，嚴(yán)抓工作落實(shí)

在黨建工作檔案管理過程中，按照《檔案法》等相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，建立完善檔案管理制度，并根據(jù)最新檔案管理要求，及時(shí)對制度進(jìn)行修訂，確保檔案制度系統(tǒng)規(guī)范。同時(shí)，通過查找問題、認(rèn)真整改，進(jìn)一步對黨建檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，全面落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的管理體系和管理方法，使黨建檔案管理的一系列環(huán)節(jié)都能夠順利進(jìn)行，促進(jìn)黨建檔案工作健康發(fā)展，確保各項(xiàng)工作嚴(yán)格落實(shí)。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

安排專人負(fù)責(zé)黨建檔案工作，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，嚴(yán)格培訓(xùn)考核，確保專業(yè)能力完全勝任檔案管理工作。同時(shí)，將黨建檔案培訓(xùn)計(jì)劃納入全年工作計(jì)劃中，定期組織培訓(xùn)、開展專題講座，定期召開黨支部會(huì)議，組織黨員學(xué)習(xí)、討論、研讀黨建檔案，充分發(fā)揮黨建檔案的作用，并使檔案管理意義深入人心。

3.加大黨建檔案投入，將黨建檔案工作與業(yè)務(wù)工作發(fā)展同推進(jìn)

硬件設(shè)施是醫(yī)院黨建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，醫(yī)院配備了必備的檔案室、辦公設(shè)備、檔案保管設(shè)備、信息化系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供物質(zhì)保障。同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善考核監(jiān)督，把黨建檔案管理工作作為一項(xiàng)重要內(nèi)容納入綜合考核管理體系，與業(yè)務(wù)工作同推進(jìn)，同發(fā)展。

4.加強(qiáng)醫(yī)院黨建檔案信息化建設(shè)，探討“互聯(lián)網(wǎng)+”管理新模式

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，未來黨建工作必然會(huì)對黨建檔案管理提出更高的要求。要想滿足黨建工作及醫(yī)院發(fā)展的需求，黨建檔案信息化建設(shè)勢在必行。醫(yī)院在積極引入各類軟硬件設(shè)施的同時(shí)，還應(yīng)制定全新的黨建檔案信息化管理模式，利用釘釘、燈塔黨建在線等服務(wù)平臺(tái)，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)智能化管理，從而發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)支撐功能，推動(dòng)黨建檔案管理質(zhì)量與工作效率實(shí)現(xiàn)最大化提升。

5.鼓勵(lì)管理創(chuàng)新，豐富黨建檔案管理模式

在完成日常檔案管理工作的同時(shí)，圍繞醫(yī)院黨建檔案工作實(shí)際，創(chuàng)新工作形式、豐富黨建活動(dòng)載體、組織形式方法、突出醫(yī)院黨建檔案的特色管理，如定期開展黨員志愿服務(wù)活動(dòng)、健康教育、義診等黨建活動(dòng)，豐富黨建檔案內(nèi)容，積極探索黨建+管理新模式。

6.積極深入開展黨建檔案課題研究

醫(yī)院鼓勵(lì)開展黨建檔案管理課題研究，圍繞黨建工作中組織體系建設(shè)、黨務(wù)工作隊(duì)伍建設(shè)、黨員教育管理、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)和干部工作等領(lǐng)域，結(jié)合工作實(shí)際，積極開展黨建檔案課題研究，積極探索新形勢下黨建檔案發(fā)展新思路、新模式，運(yùn)用管理工具、方法解決黨建檔案工作中存在的問題，從而提升醫(yī)院黨建檔案工作管理質(zhì)量和管理水平。

五、精細(xì)化管理在醫(yī)院黨建檔案管理中的應(yīng)用體會(huì)

1.建立專業(yè)化的崗位職責(zé)體系

建立崗位責(zé)任制，責(zé)任到人。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要高度重視黨建檔案管理工作，通過完善規(guī)章制度，明確職責(zé)，不斷增強(qiáng)工作人員的存檔意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)基層黨建檔案工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化建設(shè)，切實(shí)把黨建檔案資料的收集、整理、歸檔工作落到實(shí)處。

2.建立系統(tǒng)化的目標(biāo)管理體系

要制定管理目標(biāo)，通過目標(biāo)的激勵(lì)來調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性，從而保證總目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。嚴(yán)格以目標(biāo)作為評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行自我評(píng)定和上級(jí)評(píng)定相結(jié)合。以此最終形成一個(gè)全方位、全過程、多層次的目標(biāo)管理體系，從而提高管理能力，保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.建立科學(xué)化的考核評(píng)估體系

在目標(biāo)執(zhí)行過程中以質(zhì)量管理為核心，以結(jié)果為導(dǎo)向，建立一套科學(xué)的目標(biāo)評(píng)價(jià)體系。運(yùn)用PDCA法則，定期組織巡查，查漏補(bǔ)缺，持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)。對黨建檔案內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行集中清查、整理，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容及材料缺失的，及時(shí)補(bǔ)充，確保歸檔資料內(nèi)容填寫規(guī)范、保存完整。

4.建立多樣化的激勵(lì)應(yīng)用體系

建立完善考評(píng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員不斷進(jìn)取。加強(qiáng)精細(xì)化管理理念和檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，增加工作人員的使命感和責(zé)任感，培養(yǎng)職工間的團(tuán)隊(duì)精神和合作意識(shí)。同時(shí)，通過量化考評(píng)，監(jiān)督流程運(yùn)行的過程和細(xì)節(jié)，確保管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

5.建立完善動(dòng)態(tài)化管理模式

醫(yī)院應(yīng)建立專門的檔案管理部門，由部門統(tǒng)一管理檔案，通過持續(xù)監(jiān)管和改進(jìn)，建立完善系統(tǒng)的檔案管理體系，及時(shí)將新收集的黨建檔案資料及時(shí)歸檔，缺少的資料及時(shí)補(bǔ)充，確保檔案內(nèi)容完整性和連續(xù)性。同時(shí)，注重總結(jié)分析，形成工作報(bào)告，從而實(shí)現(xiàn)全過程動(dòng)態(tài)管理。

六、結(jié)語

總之，隨著綜合醫(yī)院的快速發(fā)展，精細(xì)化管理已逐漸成為現(xiàn)代醫(yī)院對檔案管理工作的基本要求，也是當(dāng)代黨建檔案管理的必然要求。對此，作為檔案管理人員，在實(shí)際工作中應(yīng)積極對檔案精細(xì)化管理模式展開調(diào)研，完善檔案管理體系，提高黨建檔案管理的效率，從而切實(shí)發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的作用。

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（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）