高職院校文書檔案數字化管理研究

許琪瑋

摘 要：隨著時代和社會的不斷進步，互聯網技術得到了很好的發展，網絡技術的廣泛應用使我們進入了大數據時代。在此基礎上，高職院校的文書檔案管理工作有了更進一步的發展，傳統高職院校的文書檔案管理工作已經不能滿足時代和社會對其要求，在新的時代形勢之下，文書檔案管理工作也要進行發展和創新。當前推動文書檔案管理工作向數字化方向發展，能夠在很大程度上提高高職院校文書檔案管理工作的質量和效率，但是也應當注意到此工作中出現的問題，在發現問題之后及時解決問題，才能夠推動高職院校更好地發展。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;數字化管理

為了推動高職院校中文書檔案數字化管理工作的進一步發展和創新，應當對管理工作中出現的問題進行分析和研究，從而提出相應的解決方案，才能夠真正推動其管理工作的開展。但是，當前高職院校中的文書檔案管理工作存在著一些問題，檔案數量在不斷增加，同時增加速度也在快速提高，給檔案管理工作帶來了一定的難度。因此，文書檔案數字化管理的進一步發展是很有必要的。高職院校要注重到，對文書檔案的管理工作重視起來，真正提高其工作質量和水平。

高職院校檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，能體現學校教學管理水平的高低。2021年6月8日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，規劃中強調“社會主義法治國家建設和新修訂檔案法施行，迫切要求深化依法治檔、提高檔案治理能力和水平”。文書檔案工作的有效開展，有助于總結教育工作，掌握教育規律以及保密信息，更有助于職業院校“雙高”計劃的順利實施。

一、高職院校檔案數字化管理的必要性

1.檔案數量增長速度很快

隨著高職院校的不斷發展，各種工作量在不斷增加，同時其文書檔案的數量也越來越多，當檔案信息量逐漸增多時，就給檔案管理工作帶來了很大的挑戰，不僅增加了工作量，同時難度也更大了。對于文書檔案管理工作來說，傳統的檔案管理工作形式已經有些落后了，不能夠保證工作質量和效率。

在信息化時代，需要提高檔案管理工作的質量和效率，這樣才能夠跟得上時代的節奏，對信息收集、儲存和處理工作來說，都是很有利的。因此，在高職院校的文書檔案數字化管理工作發展過程中應當注重這些問題，才能夠有效提高檔案信息的利用程度，更好地為檔案工作發展助力。

2.檔案記錄方式多樣化的要求

同時，檔案記錄方式也在不斷變化，傳統的檔案記錄方式的質量和效率都不高，會影響高職院校的文書檔案管理工作。信息化時代將信息技術應用到高職院校的文書檔案管理工作中，使其工作進行得更加順利。

二、高職院校檔案數字化管理的現狀

1.紙質檔案和電子檔案并存

就目前的高職院校文書檔案管理工作而言，大多數還是紙質檔案和電子檔案同時存在的狀態，有些院校采用紙質檔案管理，但是缺少了電子版的文書檔案，這就給查找工作帶來了一定的難度。在信息化時代，紙質的文書檔案無論是在記錄、儲存和處理工作上，都沒有足夠高的工作效率。還有一些學校采用兩種方法相結合的方式進行工作，能夠很好地提高檔案數字化管理工作的質量和水平。

2.檔案數字化管理中存在的問題

高職院校的文書檔案數字化管理中存在著一些問題，如果不解決就會在很大程度上影響文書檔案數字化管理工作的開展。有些學校采用電子檔案保存的方式，這種方式有著很多不安全的因素，在管理時，如果操作不當就會影響檔案信息的保存。很多檔案的保存時間和保存質量會受到很多因素的影響，當操作出現差錯時，就容易丟失檔案內容和數據，影響學校的正常工作。電子檔案的管理方式也存在一些問題，如對檔案的保密性產生了很大的影響。

3.檔案管理人員素質和能力有待提高

隨著檔案管理工作的難度不斷增大，對于檔案管理人員的素質水平要求也越來越高。很多高職院校中的檔案管理工作者缺乏數字化管理意識，同時也缺乏這方面的專業理論知識，不具備充足的信息分析能力。與此同時，還有很多院校中檔案管理人員的計算機水平不高，無法實現文書檔案的數字化管理，會對高校的文書檔案數字化管理工作帶來阻礙。

習近平總書記在2021年4月召開的全國職業教育大會上對職業教育工作作出重要指示強調，在全面建設社會主義現代化國家新征程中，職業教育前途廣闊、大有可為。近年來，職業教育發展成績顯著，高質量院校和專業群建設如火如荼，在此背景之下，高職院校文書檔案管理高質量發展的重要性日漸凸顯，檔案工作被放到更加重要的位置，但目前來看，高職院校檔案工作目前仍存在諸多問題。

4.檔案管理制度建設不完善

《檔案法》第三章第十九條指出：按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全;采用先進技術，實現檔案管理的現代化。高職院校由于發展條件制約，學校場地有限，檔案管理所必需的設備設施以及場地都極度短缺，許多高職院校只給檔案室配備了一間辦公室用于日常辦公和在編教師的檔案存放，外聘教師檔案都無暇顧及，數量巨大的文書檔案更是無從管理。因此，許多高職院校的檔案管理人員借口學校沒有專門的檔案館，沒有足夠空間存放文書檔案之由，將文書檔案管理工作理所當然地推給了輔導員，文書檔案從開學到畢業都是由輔導員自行接收、管理、裝訂、郵寄。此類情況雖可解燃眉之急，但卻無法從根本上解決目前高職院校文書檔案管理混亂的現狀。頂層制度建設是完善基層檔案管理的重要支撐，沒有健全的制度，相關部門和工作人員之間職責不清、分工不明，界定模糊，導致相關工作無章可循、無據可依。

5.檔案管理規范化缺失

根據《檔案法》第三章第十四條的規定，檔案須集中管理。但目前一些高職院校檔案室人員配備不足，文書檔案散落在不同校區、各個分院、不同輔導員處，由此導致檔案管理規范化缺失。首先，身兼多職的輔導員在檔案工作上缺少專業技能，也沒有時間與精力從事檔案管理、收集與編輯工作。其次，由于工作繁雜，場地有限、保密性缺失，輔導員管理文書檔案存在檔案丟失、檔案被篡改的極大風險。最后，由于輔導員的調整或更換、辦公場所的變化等原因，散落在各個輔導員處的文書檔案極易遺失。這既是對文書檔案的不負責任，也給輔導員帶來了巨大隱患。

6.檔案管理標準化欠缺

《檔案法實施辦法》第十五條規定：建立科學的管理制度，逐步實現保管的規范化，標準化。目前，高職院校文書檔案管理標準化極度欠缺，主要表現在以下方面：一是檔案管理職責標準化欠缺。文書檔案到底該誰收，該誰管，怎么收，怎么管，怎么借，怎么派，目前都沒有明確規定，有的高職院校甚至發生過由老師個人將文書檔案送到檔案接收地的鬧劇;二是檔案管理程序標準化欠缺。從進校，到畢業離校的檔案都是胡亂一團放在輔導員手中，這于《檔案法》不合，更于《普通高等學校輔導員隊伍建設規定》不合;三是檔案管理考核標準化欠缺。文書檔案理應由學校檔案室管理，最終真正的工作由輔導員承擔，年終考核時檔案室還要對輔導員的檔案郵寄錯誤率進行考核扣分，對整個分院的績效扣分，其中關系混亂，賞罰不明。

7.檔案管理人員綜合素質有待提高

目前，多數高職院校的文書檔案管理人員都不具有專業性，相關工作人員學歷不高、年齡偏大的現象普遍存在，這些人員因為缺乏正規系統的檔案管理培訓，專業知識和實際工作經驗嚴重不足，給文書檔案管理工作順利實施造成了阻礙。隨著信息化時代的到來，信息設備技術也開始在文書檔案管理中得到了應用，部分工作人員因為欠缺信息化方面的知識和技能，在日新月異的信息技術面前，陷入了無所適從的境地，還有的檔案管理人員思想保守，缺乏與其他部門溝通的意識，對于文書檔案工作不能創新，無法跟上時代發展的步伐，面對復雜的形勢缺乏應變能力，無法把文書檔案在實際工作中的作用充分發揮出來。

三、高職院校加強檔案數字化管理的對策

1.建立完善的檔案數字化管理制度

為了推動高職院校文書檔案數字化管理工作，應當建立完善的檔案數字化管理制度，在完善的制度之下才能夠更好地進行工作。一方面，學校要根據檔案管理工作的實際情況制定管理制度。例如，可以建立系統化的管理制度，當建立了檔案工作制度之后，就能對相關工作人員的工作進行管理，明確其職責。另一方面，要建立相關的檔案信息安全制度，使高職院校的文書檔案管理工作更加高效。

堅持黨的領導，堅持人民立場，加強制度化建設。堅持黨領導一切，全面落實黨對檔案工作的領導，增強高職院校檔案管理部門的統籌謀劃和指導協調能力，在學校黨委的統一領導下，規劃檔案工作的建設和布局，明確職責，理順關系，加強學校檔案室的履職能力建設。高職院校應根據自身實際情況，為依法管理文書檔案提供政策和場地支持，對于場地不足，無法存放文書檔案的問題，可與圖書館、后勤處等管理部門及教輔部門協商，共同開發，通力合作，妥善處理文書檔案存放問題。時刻謹記檔案工作的政治屬性，逐步提升高職院校檔案管理工作治理能效，提高政治站位，增強政治自覺，把黨的領導貫穿檔案工作全過程、各方面，確保檔案工作正確方向的同時貫徹以人民為中心的發展思想，將立德樹人落實到教育工作的各個環節，在檔案管理工作中切實提高全校師生對學校檔案工作的滿意度。

2.構建科學的檔案數字化管理標準

構建科學的檔案數字化管理標準對于高職院校的檔案數字化管理工作來說具有重要意義，因為整個工作中的環節比較多，會對文書檔案管理工作帶來很多挑戰，工作人員在工作時也很容易出現遺漏，因此高職院校應當邀請專業人士對此工作進行指導，明確整個工作的計劃和流程，才能夠更好地進行操作，減少工作過程中出現的問題。同時，也能夠使相關的工作部門高效協作，各部門按照數字化管理的標準來進行。

3.充分利用相應的資源進行管理

高職院校在進行文書檔案數字化管理時，應當充分利用與之相關的資源，對于數字化管理工作中所需的軟件、硬件設備等，應當多加投入，才能為工作提供相應的基礎保障。同時，要對做過的工作進行檢查，發現問題之后要及時解決。定期對電子內容和時間等進行檢查，確保其安全和保密，還要進行及時更新，使整個檔案數字化管理工作的質量得到保證。

4.要注重建設檔案數字化管理人員隊伍

學校在進行檔案數字化管理時應當注重對其管理人員隊伍的建設。例如，引進一些專業的技術人才，讓他們在學校負責技術指導工作。在檔案數字化管理過程中，很多工作環節都需要技術人員參與，確保整個工作更加順利，他們能夠解決檔案中存在的問題，對工作人員進行培訓，調動工作人員的積極性，學習更加深層的技術。當技術人員在檔案數字化管理隊伍中發揮了充分的作用時，就能夠使整個團隊的工作更加高效，使我國高職院校的檔案數字化管理工作得到進一步發展和創新，這也是信息技術在檔案管理工作中應用的表現。

5.堅持依法治檔，改革創新，提升標準化建設

堅持依法治檔，改革創新，提升標準化建設，為文書檔案管理提供相應的政策供給和標準，完善學校檔案工作制度與規范，加大現行法規解釋力度，提升文書檔案管理的法制化、科學化、標準化水平。依法落實檔案管理主體責任，編制和公布權責清單，明確行使主體、權責名稱、設定依據、履責方式。按照規定增設專職工作人員，在人檔配比科學合理的情況下高效率、高質量完成高職院校文書檔案管理工作。堅持改革創新，百年新征程，奮進新時代，高職院校檔案管理工作應適應新時代發展要求，信息化的迅猛發展為檔案工作提供了新的思路與載體，新時代的檔案工作應加強與大數據、人工智能等創新信息技術的合作，在基礎領域與信息化電子系統相互銜接，建立電子檔案管理信息系統。堅持安全底線，提升規范化建設。文書檔案管理須貫徹總體國家安全觀，統籌發展，堅持底線思維，強化風險防控，加強應急管理，壓實安全責任，確保檔案安全。比如，文書檔案轉接學校時，其中包含了進校之前的種種信息，這些信息一方面需要得到妥善保管，確保安全，另一方面進校之前的信息可與在校期間的表現相結合，科學管理在校期間的評獎評優、入伍、公招等事關人生發展方向的重大事件。

6.突破傳統檔案管理模式，做好檔案管理信息化建設

傳統的文書檔案管理模式對設備使用和信息整理要求不高，但在當今信息化時代，既給高職院校文書檔案管理提供了前所未有的機遇，也使得這一工作面臨著十分復雜的局面，因此，要充分運用信息技術、數字技術，使手工和紙質檔案管理存在的缺陷得到很好彌補，設立個人資源數據庫，做好數據庫的維護和利用，建立規范完整的電子檔案，在建設智慧校園過程中充分發揮文書檔案管理的作用，使文書檔案管理成本顯著降低，管理效率明顯提升，檔案管理流程得到優化。同時，打破傳統手工錄入和檢索，充分整合利用各部門資源，建立紙質和電子檔案，如果一方出現問題，另一方可以很好補救，把學校文書檔案管理信息化提升到較高的水平。

四、結語

總而言之，在信息化時代，將信息技術充分融入各行各業的發展中是很重要的，能夠使工作更加高效。高職院校文書檔案數字化管理工作中存在的問題被解決之后，就能夠很好地推動檔案數字化管理工作，使學校檔案管理工作有進一步的發展，也能夠給學校的各項工作帶來便利，與此同時，高職院校還需要不斷完善此項工作，才能夠達到更好的效果，促進文書檔案數字化管理的發展與研究。

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（作者單位：茂名職業技術學院）