醫學期刊提升學術會議服務水平的相關措施探討

王明豐 楊正婷 劉煦 廖薇薇 石蕓

[摘要]學術會議是醫學期刊發揮學術交流作用的重要平臺。文章結合期刊受眾需求，分析醫學期刊提升學術會議服務水平的可行性;結合筆者實踐經驗，從策劃、宣傳、組織和資源整合四個方面，提出學術期刊團隊提升學術會議服務水平的具體舉措;并對完善會議服務的措施進行總結，以期為醫學期刊辦好學術會議提供參考。

[關鍵詞]醫學期刊;學術會議;學術服務;媒體融合

科技期刊不僅是發布科技成果的學術陣地，同時也是組織學術活動、召開學術會議的重要平臺[1-2]。醫學期刊作為科技期刊的重要分支，是承載醫學知識和科研技術的重要載體。未來，醫學期刊需要不斷拓展服務范圍，完善其會議平臺功能，一方面積極對各類科研動態、會議會訊、會展信息等行業消息進行實時跟蹤報道;另一方面，要進一步拓展各項服務功能，為用戶及相關專業的科教機構、專家學者、企業廠商等打造可靠、全面、權威的會議交流平臺[3-4]。

這一背景下，筆者對醫務工作者進行訪談調研，了解他們在參會過程中的服務需求、展望期待，分析醫學期刊提升學術會議服務水平的可行性，并結合所在單位辦刊理念以及服務方向，變被動為主動，不斷優化期刊辦會思路，以期與“醫學期刊辦刊人”分享體會，探討醫學期刊完善學術會議服務的措施。

一、醫學期刊提升學術會議服務水平的可行性

（一）相關政策推動期刊多元化發展

近年來，我國有關促進科技期刊發展的宏觀政策和出版規范文件陸續出臺，對科技期刊的規模化、數字化和國際化發展提出了更高要求，給科技期刊的建設帶來了更多挑戰，但同時也是期刊融合轉型發展的機遇[5]。醫學期刊在這種大環境下，必須主動調整經營管理模式，尋求能夠面向市場、適應市場的科學轉型之路，一方面對發表的論文進行更加嚴格的審核;另一方面要依托優質內容打造學術服務平臺，而其中學術會議的策劃和組織又是重中之重。

（二）醫學期刊可以把握學術熱點和前沿方向

社會活動要想取得理想效果，就要立足于參與對象的需求。醫學期刊是發布醫學成果的主要學術陣地，醫學期刊編輯負責學科稿件約稿、審稿、校對等方面的日常工作，需要具備敏銳的洞察力，并能夠及時了解和發現當前醫學研究前沿、臨床熱點及各學科有爭議的焦點話題，要能把握醫務工作者感興趣的學術主題，從而為學術方向選擇提供強有力的支撐[6]。因此，定期梳理、匯總、分析醫務工作者的核心需求，結合醫療行業現狀及存在的問題，策劃出用戶所想、所需的會議產品內容也是醫學期刊轉型發展的突破點。例如，《重慶醫學》《國際檢驗醫學雜志》《檢驗醫學與臨床》《現代醫藥衛生》四本醫學期刊及所屬的新媒體矩陣，在近10余年辦刊或建設新媒體的過程中，基于各刊學科類別特性及學術資源優勢，不斷完善學術服務模式，圍繞行業熱點、學術焦點以及新項目、新技術研發創新點，把握醫學前沿學術方向，開展多個主題會議，取得了較為不錯的效果。

（三）醫學期刊可以為學術會議提供高水平的智庫團隊

學術內容水平的高低是衡量學術會議成功與否的重要標志[7]。醫學期刊的編委專家團隊和核心作者團隊陣容相對強大，因此，讓他們成為學術會議的重要抓手，是提高辦會效率的關鍵。筆者所在期刊注重對三個隊伍的建設，從而為學術會議提供高水平的智庫團隊。一是建設好編委團隊。編委的社會工作經驗多，學術人脈廣，可參與期刊對外宣傳和聯絡工作，擴大學術會議的影響力;同時，其學術能力強，對科研前沿發展方向覺察敏銳，學術會議邀請其參與大會各項工作，可提高會議的水平和質量。二是建設好特邀審稿人團隊。特邀審稿人社會工作經驗相對較少，但對科研新技術、新方法比較熟悉，有充足的時間參與學術會議組織、招商工作，或參與沙龍研討。三是建設好讀者和作者隊伍。經過多年的辦刊經驗和學術宣傳，醫學期刊在國內醫學領域形成了一定的影響力，也結識了一批忠實讀者和作者。積極維護讀者和作者隊伍，打造核心作者群，是醫學期刊組織學術會議的重要保障。

二、學術期刊團隊提升學術會議服務水平的舉措

（一）增強學術會議的策劃能力

策劃在學術會議中扮演著重要的角色，有效的策劃不僅能優化流程，節約成本，還能提升學術會議的品質與學術水平。筆者認為在學術會議開展之前，必須有明確的策劃方案，這樣一方面能夠明確活動宗旨、預期目標和實施流程，做好前期工作，明確程序和步驟，讓工作人員處理問題時得心應手;另一方面，能確定報告專家（發言人）團隊人選，并做好預備人選名單方案。發言專家是學術會議的“代言人”，很大程度上決定了學術會議的水平和級別。所以，正式開展學術會議之前，學術會議團隊邀請的發言專家非常重要，不僅需要充分考慮其學術聲望、專業領域、發言時間等因素，還要考量專家的發言與學術會議的主旨方向、流程設計、受眾需求是否匹配。期刊學術會議只有前期策劃得好，才會引起群眾廣泛共鳴，從而獲得更多關注，起到事半功倍的效果。

（二）提高學術會議的宣傳能力

學術會議需要在會前、會中、會后進行充分宣傳和推廣，以提升其學術影響力[8]。筆者在組織學術會議的過程中，一是利用新媒體進行大力宣傳，比如，2021年組織的“檢驗醫學精準診療大會”，會前筆者通過檢驗醫學的相關公眾號、視頻號、抖音號、網站進行宣傳，總覆蓋人群超過40萬;會中進行“在線直播”，線上線下會議同時進行，利用新媒體將直播信號向多平臺“推流”，使線上參會人數實現幾何級增長;會后利用新媒體報道參會人員的整體情況，并邀請大眾媒體進行推廣，延續會議效果。二是充分調動行業學會和協會資源，積極聯系專業領域專家群體，大力宣傳推廣并組建會議宣傳委員會，充分發揮專家影響力，共同推進會議的宣傳工作。

（三）加強學術會議的組織能力

學術會議的組織工作雖然比較繁瑣，但是也為學術期刊團隊的成長提供了機會。會議組織過程中，學術期刊團隊要與授課專家、布展企業、參會代表、會務公司、酒店等多方頻繁溝通，面對各種突發情況，學術期刊團隊解決問題的能力和溝通能力也能得到鍛煉。筆者在會議組織工作中通常將執行團隊分為三個組，分別是綜合管理組、會務保障組和文宣聯絡組完成各環節的工作。其中，綜合管理組負責制訂策劃方案、為各組分配工作任務，并統籌和督促各組完成各環節的工作，以應對會議上出現的突發情況;會務保障組負責報名注冊、資料制作、會場布置、設備搭建、安防安保、食宿保障、繼續教育學分申領等事務性工作;文宣聯絡組負責制訂宣傳計劃、擬定致辭（講話）內容、聯系大眾媒體宣傳、接待專家、資料歸檔等工作。學術期刊團隊根據學術會議的組織形式和規模，細化調整各組分工，做到責任明確，互通信息，高效執行，才能確保各項會議工作順利進行。

（四）提高學術會議的資源整合能力

筆者認為，學術期刊團隊要想策劃好學術會議，要善于整合資源，將其他組織的優勢與自己的優勢相結合。筆者在開展學術會議的過程中，一方面與各級行業學會及相關機構建立良好合作關系，共建學術服務載體，增強學術會議的權威性和號召力;另一方面，通過聯合主辦的形式打造大型品牌會議。聯合辦會對鞏固大會基礎、擴大會議規模和保持會議持續發展起到至關重要的作用。筆者在聯合組織學術會議的過程中總結經驗，發現聯合辦會需要充分考慮各合作方的利益訴求，執行前期就需要制訂合作方案，明確目標任務、收支管理、責任分工，各合作方前期充分溝通，達成一致意見，才能達到“1+1>2”的效果。

三、醫學期刊完善學術會議服務的措施

（一）堅持融合發展，保障會議組織活力

鼓勵醫學期刊建設從傳統出版向“融合發展+知識服務”轉變，“面向市場、優化服務”，充分利用期刊、專家乃至主辦、主管單位的學術資源，開發衍生產品。在數字化時代，醫學期刊要善于整合各方資源，共同組織學術會議，開展科研協作活動，促成融合發展一盤棋的新局面^[9-10]。

（二）建立績效機制，完善人才隊伍結構

醫學期刊在傳統出版、新媒體建設、會議籌備等各類工作合理分工的基礎上，建立以能力和業績為基礎的績效機制，可不斷加強團隊協作，實現有效溝通，大大增強團隊的執行力。筆者所在單位嘗試打破傳統工作模式，加大在學術會議策劃、組織、執行等方面的人才培養力度，在策劃大型會議期間，抽調期刊編輯與新媒體編輯組成學術會議小組，與專業領域專家對接，參與線上、線下會議，不僅提高了溝通交流效率，還可依托會議進行相應高質量專題稿件的約稿和組稿工作，促進期刊學術水平提升。

（三）細化合作機制，保障會議品牌效應

醫學期刊需要在確保品牌控制力的前提下，通過擴展市場，塑造學術會議品牌。比如，大型學術會議一般都要經歷3—5年的品牌創建期，會議主辦方可以通過整合更多優質資源，開拓區域性學術服務市場，塑造更有影響力的期刊學術服務品牌，充分調動主編、編委等優質專家資源，提升品牌價值。與此同時，如何充分借助新媒體平臺的優勢，利用期刊出版資源優勢及市場化的資源配給模式，促進資源有效流動，優化“刊-媒-會”產品服務體驗，也是學術會議組織者需要重點思考的內容。

（四）發揮技術優勢，拓展會議展示渠道

在學術會議的策劃、組織過程中，醫學期刊除了要利用各種資源，還要充分利用新媒體技術優勢，以專家和讀者需求為導向，以提升用戶體驗為核心，以互聯網思維，建立起“面向用戶、互動參與”的新觀念[11-12]。通過新媒體開展各類學術會議，會議主辦方能真正和用戶打成一片，使優質資源和平臺技術有機結合，做出用戶喜聞樂見的學術會議產品，逐步實現傳統學術會議和新媒體的深度融合，并有效拓展會議成果的交流和展現形式。比如，筆者所在單位嘗試調動期刊編委專家資源，策劃在線直播，用兩年時間打造了相對成熟的在線直播項目;線上會議則借助網絡媒體手段，打破了學術會議主辦方和與會者之間的時空界限，尤其是在新冠肺炎疫情防控要求的當下，不少線下活動的開展受到了限制，線上會議恰好給與會者帶來了便利，達到與會者足不出戶就能參會的效果。

四、結語

綜上所述，醫學期刊應該兼顧“知識信息傳播”和“成果經驗交流”的雙重屬性，傳統期刊出版與學術會議組織相互促進、相互結合，將有效地增強期刊的影響力。利用期刊的資源策劃好會議，借助會議的平臺塑造期刊品牌，是學術平臺建設中兩個互為補充的方向。

醫學期刊團隊通過積極籌辦各種線上、線下的專業會議，在服務讀者和作者的同時，不斷凝聚優質醫學專家組成專業隊伍，能提高期刊的學術水平，這也為進一步實現醫學期刊的品牌價值，打造醫學學術交流平臺，構建會刊互動的學術共同體奠定了堅實的基礎。醫學期刊資源集中度較低，在一定程度上制約了期刊面向市場整合資源和提供常態化學術會議服務的能力。隨著社會的發展，舉辦學術會議還需要各學術期刊團隊加大投入，探索舉辦好學術會議的新舉措。文章通過歸納醫學期刊提升學術會議服務水平的有效路徑，以期為期刊擴大影響和尋求新發展提供參考。

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