中小企業管理費用問題研究

摘 要：隨著我國經濟的高速發展，我國的中小型企業也蓬勃發展起來，相關的會計準則也越來越規范，企業要想長久地發展并且逐步壯大，就必須得妥善處理經營績效與費用控制這兩方面。經營績效是公司經營過程中的主要目標，而控制管理費用項目則對于企業降低成本、增加盈利有著至關重要的作用。公司的管理費用項目占比大致可以分為四類，每一類的支出情況和包含的項目都不一樣。本文采用案例分析法，對A公司管理費用現狀進行了分析，發現其辦公費用開支過大，業務招待費核算項目混亂繁雜和報銷審批過程銜接不到位等情況。針對以上的問題，具體分析了辦公費用的采購流程、差旅費的預支與報銷過程、業務招待費包含的確切內容以及報銷審批流程。發現了管理費用在支出過程中存在的問題，并且進行深入的分析。運用科學規范的管理制度，提出相應的解決對策。目的是希望能幫助企業更合理地支配管理費用，增加企業的利潤。

關鍵詞：經營績效;費用控制;管理費用

一、緒論

1.研究背景

管理費用是指企業為組織和管理生產經營活動所發生的各種費用。其核算內容是生產經營活動的管理和組織所發生的費用，與生產經營活動無關的其他費用就不能歸類為管理費用。企業最終的利潤來源是由收入和費用共同決定的。管理費用是企業利潤總額的遞減因素之一。所以在收入的變化幅度很小的情況下，如何控制費用就成了最重要的問題。而在所有的費用中，期間費用占比例最大，期間費用中管理費用的構成項目又占很大一部分。所以對于管理費用的精確核算是非常有必要的。

管理費用與主營業務收入基本是同比例增長的。但是二者的運營模式不同，管理費用組織和管理的是企業的全部資產，旨在實現現有資本的最低減值或者最大增值。無論是持續經營的企業還是轉入破產清算程序的企業，都避免不了產生管理費用;無論是盈利企業還是虧損企業均會產生管理費用;無論一個企業是否有銷售收入，只要有資產存在，即使只需要保留，就一定會發生管理費用。

2.研究意義

從現階段企業發展的趨勢來看，雖然影響企業在費用上的管控效果的原因有很多，但具體分析就會發現：管理費用控制基準欠缺合理性，管理費用的控制不同于其他費用，甚至與其他費用的控制有相當大的不同之處。管理費用的各個項目分支繁多，相關支出活動頻繁發生并且很零碎，難以量化。而大多數企業是依據歷史數據和過往經驗來制定相應的控制標準，例如有些企業會依照上年度的管理費用的實際支出額來衡量估計當期的管理費用情況，從而制定控制目標，辦法雖然簡單明了，但是弊端也顯而易見。首先是沒有考慮到整個市場未來的發展情況，有些企業沒有秉承橫向比較的會計原則，只看到了自身的發展情況，這對于自身的發展是非常不利的。其次是管理費用的控制指標不單單是一個部門進行分析核算的，而是需要多個責任主體一起參與分析。若是只由綜合管理部門依據年度管理費用的支出情況進行核算，不與其他發生管理費用的主體進行充分的交流，或者交流得不夠深入，都容易造成各主體之間缺乏銜接，造成整體的控制效果較差。

二、管理費用相關理論概述

1.管理費用的概述

管理費用是企業為管理和組織企業生產經營所發生的支出。除了業務活動，行政管理和財務管理也主要是由管理費用構成。包括企業的董事會和行政管理部門在企業的經營和管理中發生的，或者應當由企業統一負擔的公司經費。（包含行政管理部門職工工資，修理費，物料消耗，低值易耗品攤銷，辦公費和差旅費。）管理費用歸類于期間費用，在發生當期就計入損益。是企業經營成本的重要組成部分。雖然它在企業的總成本中所占比例不大，但由于管理費用的使用效率引導著企業的經營效率，因此管理費用的控制水平在企業各項經營管理中起著至關重要的作用。

2.管理費用包括的項目

管理費用包含的內容很多，不只局限于企業的行政管理部門所發生的支出，它也有企業職工的費用和企業產品生產的直接成本。最重要的是其包含了辦公費、業務招待費和差旅費。辦公費中涵蓋了辦公用品、電話費、會議費等多種明細費用。業務招待費中則涵蓋了餐飲、住宿、給客戶贈送禮品，參加娛樂活動等明細費用項目。管理費用靈活多樣，何況不同費用之間相互滲透，難以管理。管理費用核算的明細項目非常繁雜，有些項目費用屬于常規性項目費用，每個月都會發生，而且發生的金額相對穩定。而有些項目費用的發生屬于非常規性的，僅僅在某個階段或某幾個月發生，正是由于管理費用這種無規律性和復雜性，這使得企業對管理費用難以全面掌控，此時就會實行粗放式的管理方法，具體體現在對管理費用的預算編制，執行控制以及費用分析中。

三、A公司管理費用現狀

A公司成立于2016年，注冊資本300萬元，擁有職工80余名，技術人員20余名。公司的理念是“技術為本，服務為先”，旨在為客戶提供PC官網系統、微商城系統、跨境電商系統等營銷矩陣，通過應用社交工具和與社交媒體和網絡的合作，為行業提供新的商業模式和客戶體驗。

A公司的管理費用從2016年的701350元上升為2018年的1156060元，近幾年來，在加強管理費用的管控后，公司的成本大體上得到了一定的改變。如下表就可以看出在管理費用中根據公司的性質和特點，可以把管理費用分為固定性費用和變動性費用。并且從費用明細項中可以看出公司的固定性費用是很難壓縮的，而變動性的費用彈性大，但是占比卻又不大。所以在固定支出不能改變的情況下，就需要著重對變動成本進行分析。

四、A公司管理費用存在的問題與原因分析

1.辦公費用開支過大

由于A公司經常采購大量的復印紙、硒鼓、中性筆等辦公用品，且每個月采購這些低價值的物品花費了大量的金錢，這其中必定存在浪費的情況。公司是否該采購此類商品、何時安排人去采購、采購多少，應當結合公司實際的消費情況或者人均的消費情況來得出一個合理的范圍。因為公司需要大量使用此類產品，采購人員應該貨比三家，挑選質優價廉的商家，可以簽訂長期合作的合同，按照批發價來采購，以達到節省公司費用開支的目的。公司未制定相關的管理制度來對會議費做相關的約束，比如就會議的召開時間、地點、出席人員和召開會議目的未做出明確的規范。這就致使在實際的執行過程中會存在著很大的臨時變動。當變動發生時，公司不得不花費大量的人力、金錢去應對緊急情況的發生，這時候就增加了公司的費用。

2.差旅費缺乏嚴格的管理

差旅費的類型很多，包括住宿費、交通費、補貼，目前公司關于差旅費的管理方案中，補貼的項目和標準非常多，并且存在很多量化和非量化的標準，所以在這個時候，外出人員無法準確明了地寫出補貼金額，就需要公司的財務人員在報銷流程的最后一步幫忙計算和補寫相應的金額。這樣一來，不僅加大了財務人員的工作量，而且也加大了公司內部財務的風險。由公司財務數據看出差旅費占比并不高，但是由于差旅費與公司的業務活動直接掛鉤，與此同時，這項費用也是一筆可控支出，差旅費的支出多少直接影響了外出辦公人員業務溝通的情況，最終牽涉到公司的效益。所以由于本公司對差旅費的下設項目沒有明確的說明，致使外出辦公人員無法正確填寫金額，無故增加財務人員的工作量，且報銷管理較為松懈，整體沒有嚴格的審查過程，所以有些自作聰明的員工將自己的消費，讓公司為其買單，使用自己外出游玩的發票加進差旅費中一起報銷。

3.業務招待費項目混亂繁雜

業務招待費雖然是企業日常支出中的一項內容，但是其自身的特性卻是隱形化、不透明的，因此帶來了核算項目繁雜的問題。招待費變成了各種隱性費用的“籮筐”，吃喝招待裝在里面，公司員工把請客送禮也裝在里面，更有甚者將自己的購物費、娛樂費、名煙名酒費也變相地納入業務招待費中，采購人員在私欲驅動下很容易利用職權之便進行中飽私囊。

當企業在進行必要的業務招待時，負責招待的員工久而久之就看到了其中的利益所在，讓公司為自己的消費買單，將一些看似微不足道的自我消費放在公司正規招待客戶的費用里。更有甚者以招待客戶的名義來宴請親戚朋友。此時公司的業務招待費就無故增加了。另外，有的員工在進行業務招待時，盲目選擇高端奢侈的場所進行招待，只是為了滿足客戶的要求，而沒有明白業務招待的目的最終是為了談業務，致使企業的日常招待費用明顯增加，增加了企業的運營成本。

企業在日常的經營中，不僅局限于管理費用這一項支出，相應的，由于公司規模原因，沒有足夠的人手對具體的每一項支出和收入進行細化的核算。所以，財務人員在管理費用的日常核算中，為了完成工作量，就對費用報銷的具體內容審核不夠細致。財務人員沒有審核好細節部分，因為當前公司內部的費用控制流程特別注重金額及會計科目，而對于費用控制流程、費用簽字過程等環節中的細節控制就會有所忽視，這種看似很小的細節，卻在日積月累中凸顯出巨大的漏洞，從而影響整個費用過程的完整性。對費用控制是最為重要的，不能有一點松懈，但是在費用管理中，由于其科目的獨特性，導致瑣碎的工作有很多，而且過程十分復雜，管理層很難對每一項工作都進行快速準確的監督。

五、A公司管理費用控制措施

1.對辦公費用實行計劃采購

辦公費用屬于變動可控費用，而且在管理費用中占比不低，但是要在不影響公司員工正常辦公的情況下，嚴格控制辦公費用的支出，從節約一張紙、一度電做起。公司由于需要大量使用辦公用品，所以對于大量消耗的復印紙、油墨等由公司安排統一采購，采購時，采購員工要多方比較，優先考慮質優價廉的商家。辦公用品在使用時要先自行登記明細，再領用，避免造成不必要的浪費。所以對于復印打印的紙張，要秉承節約的原則，盡量雙面打印材料，至于需要批量復印較多的材料時，則需要經專人授權后方可復印，并且要限量限次進行打印，防止頻繁變更，造成積壓或浪費。目前在本公司，電話費的開支也不是一筆小數目，所以要根據各部門的實際需求，來配置相關的固定電話，并且依據以往的業務往來情況，定額為每部電話預存電話費，避免有些員工公物私用。在公司舉行的會議方面，應明確會議召開的規模和標準，目標所需舉措也需要確定下來。會議負責人會前向部門領導提交對于此次會議的預算，經由領導審批后方可預支會議費，去采購所需材料。對于會議規模和時間也要進行嚴格控制，如果能通過下發文件或簡單的口頭宣導就不進行正式的會議，要提倡開小會，對于同一個議題的會議，盡量一次就解決。盡量減少會議人數，以及壓縮會議時間。

2.加強對差旅費的實時監督

公司應該對外出人員的費用支出進行控制。財務部門需要做好核算，按照部門的情況確定歸屬于哪一類費用。出差前，每個員工都需要自行填寫出差審批單，并且在審批單上注明出差的原因、地點、時間，交由部門領導審核簽字，簽字后送交出納處領錢，返回時需要憑出差審批單，以及各項消費證明單據，比如本人從公司所在地到出差地的往返車票，以及在出差過程中的餐飲發票和出差期間的住宿發票。公司財務人員應當只負責審核報銷票據的真實性和是否符合公司的消費標準，不能補填報銷金額。對于超出規定的報銷費用，財務人員應該向當事人問清原因，如果是因為不可抗力發生的，則需向領導反映此事，再做審批。如果是因為個人原因導致超支，則不予報銷。

3.細化業務招待費核算項目

首先，要詳細列出招待費的明細科目，需明確說明招待費用的支出明細，主要涵蓋宴請費用、住宿費用和正規的娛樂活動等費用。其次，說明招待費用的具體適用對象是與我們公司有業務往來的客戶，以及這些對象應使用何種招待規格，如果是與其商討單筆數額較高的業務的客戶或是與公司有頻繁業務往來的客戶，需要采取較高規格的招待，以此彰顯公司對這些客戶的重視。最后，在每一次業務招待發生前，都應該根據客戶規格以及交易數額進行一個大致的預算，避免相關員工從中牟利。

嚴格意義上講，單位在開展業務活動時，應該在業務招待費充足的條件下招待客戶，這樣才能達到理想的效果。對于與本次業務活動無關的人員的消費絕對不能予以報銷。還有另外一種情況，有些員工假借招待之名占用業務招待專項資金，所以財務部門在給員工業務招待費時一定要審核此次業務招待的真實性，部門負責人也要嚴查偷梁換柱的情況。公司要將各項費用的用途明確向員工傳達，把責任與權利交到正確的員工手里，如果有違反規定的情況，首先要追究當事人的責任，其次，對于損失的金額需要當事人來賠償。

對于業務招待費的結算方式，應該采用現場開票并且采用銀行卡或者電子支付方式，這樣結算的金額就保障了準確性。業務招待費發生后，應立即填寫“業務招待費報銷單”，報銷單應注明招待時間、地點、對象和參加此次接待的人數。報銷單上需要列明各項費用的明細，還要附上消費單據。

六、結論

A公司處于發展的初期，所以難免遇到很多問題，管理費用的控制問題就是其中之一，根據管理費用的使用情況，可以全面考核公司的管理水平，反映出公司在日常管理中出現的情況，為實行正確的管理方法提供依據。通過對此篇論文的寫作，深入了解和分析了管理費用的相關內容，從而可以得出以下結論。首先，針對A公司的管理費用現狀，可以了解該公司管理費用的各個項目。發現某一工作項目與管理費用之間發生的因果關系。并且通過其管理費用的構成項目可以有所側重地調整管理費用控制措施，著重分析辦公費、差旅費和業務招待費的問題所在。其次，針對A公司的管理費用問題分析，可以了解到公司管理費用的問題，就是這些問題導致A公司不能夠將費用降低到與收入相匹配的程度。對管理費用的這些方面詳細分析了因果，對于相關產業的企業也有一定的參考價值。最后，針對A公司管理費用出現的問題，應當針對每一個問題提出相應的解決辦法，完善好費用的管控措施，使公司出現問題時能夠有大概的參考方向。

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作者簡介：張鈺（1988.09- ），女，漢族，河南商丘人，碩士研究生，任職于鄭州財稅金融職業學院，講師，研究方向：大數據會計與財務管理