大數據時代集團企業基于云會計的財務共享中心費用管控分析

曹磊

摘 要：在集團企業應用財務共享中心過程中，其中的一項核心功能即體現在費用報銷領域中，相關層面的管控水平會對企業整體的財務管控能力和效率帶來重要的影響。打造大數據時代下基于會計技術的財務共享中心所對應的費用管控框架模型，深入探討該中心和費用報銷工作存在關聯性的相關流程，以期能夠給集團企業構建財務共享服務模式的費用報銷管控機制提供相關的參考思路。

關鍵詞：大數據;云會計;財務共享中心;費用報銷;費用管控

原有封閉式發展觀念已經落后于現今的時代要求，務必要與時俱進并且要持續創新改革，在企業財務管控體系中引入互聯網技術、大數據技術以及與會計技術等，增強財務管控活動的規范性和高效化。基于此，在財務管理領域中興起與發展的財務共享服務機制，新時代發展的必然結果。實際上，費用報銷已經成為企業財務共享中心日常工作中的核心構成體系，現在深入分析費用報銷管控系統的架構體系。

一、基于云會計的財務共享中心產生的重要意義

伴隨財務管理制度的創新發展，會出現一類全新的財務管控形式，即財務共享中心管理模式，其在財務管理工作實踐過程中，已經受到企業以及財務管理人員的廣泛好評和認可。在當今大數據技術普遍應用的現實環境中，財務工作人員能夠借助于財務共享服務體系，不斷強化他們的日常工作效能，實現集團企業中各個子公司間的無縫對接，創建并完善財務管理的費用報銷管控機制，使其具備規范化、合理化以及科學化，有著更加透明化的操作流程，能夠防控潛在的資金風險。

二、大數據時代基于云會計的財務共享中心費用報銷管控框架模型

財務共享中心模式屬于一類創新式財務管理系統，在不斷的實踐中，已經讓更多的企業了解與青睞。隨著大數據技術與云會計技術的廣泛普及應用，能夠讓這類財務運行體系實現財務管控模式的升級轉型，不斷強化財務工作人員的工作效能，持續提升企業費用報銷的管控能力。在企業運營中出現的費用報銷現象，有著動態發展情況。對于集團企業而言，如果將子公司出現的費用報銷業務整合至總公司后，以統一方式設立支出賬戶，并且展開相關的轉賬操作，既是降低資金沉淀量，能夠深入提升資金風險管控效能。依據大數據技術與云會計技術的特征，本文創建基于大數據時代的云會計財務共享中心費用管控結構形式，相關內容見圖1：

從圖1中了解到，以大數據技術與云會計技術為支撐而創建的系統框架模型，主要包括如下所述的6個層級，分別是基礎設施層結構體系、業務層結構體系、數據層結構體系、服務層結構體系、應用層結構體系以及用戶層結構體系等。其中，在基礎設施層中應用基于云會計技術的智能終端組成元素、服務器組成元素、存儲器組成元素以及網絡和安全設備組成元素等，能夠給在業務層中的諸多系統快速提供系統運行所需的環境，譬如包括費用報銷管理子系統、資金管理子系統、預算管理子系統、影像管理子系統、信用評價子系統以及會計核算子系統等，同時會給數據層與應用層提供企業由外部獲取和公司費用報銷管理活動所關聯的行業外部數據信息交互途徑，數據層能夠把從業務層和企業費用報銷管控活動存在關聯的DBMS、File NOSQL以及HDFS等，以同步方式對數據庫（ODS）中的結構化數據信息、半結構化數據信息和非結構化數據信息等進行處理，展開 ETL 數據抽取操作、轉換操作以及加載操作等，同時可選Hadoop、Storm以及HPCC等大數據技術，在進行相應的規范化整理后，構建以費用報銷管控為核心，并且涵蓋諸多維度數據信息的數據倉庫。平臺服務層整理與分析數據中心的數據資源，要進行數據處理研究工作、數據利用研究工作、應用整合研究工作、用戶整合研究工作以及基礎服務研究工作等，選擇諸多決策支持技術。在基礎設施層獲取初始數據源后，通過云會計層的各個子系統后進行初始化的信息收集工作，同時在后臺應用的數據模型展開數據的發掘操作、清洗操作以及整合操作，能夠讓費用報銷管理系統有著更具科學性與全面化的數據支撐，從而降低相關的主觀隨意性管控現象，不斷強化其決策效能。通過云會計業務層處理后的數據信息，要將云會計平臺的數據層中存在的業務信息以同步方式復制到數據庫中，其中涵蓋DBMS數據庫技術、HDFS數據庫技術、File數據庫技術以及NOSQL數據庫技術等，同時采用 Hadoop大數據技術、Storm大數據技術以及HPCC大數據技術等，對相關的數據信息進行規范化處理，將有關的數據傳輸到數據倉庫中，包括費用報銷數據類型、人力資源數據類型、資金管理數據類型、文檔管理數據類型以及預算管理數據類型等。云計算平臺服務層將由數據中心傳輸來的數據信息展開處理與利用操作，同時要進行應用整合研究、用戶整合研究以及提供基礎性服務等。企業選擇平臺應用層的文本分析與搜索技術、可視發現技術、商業智能與高級分析技術等，給數據決策研究帶來技術支持作用，整合與分析由平臺服務層獲取的數據資源，參考具體需求構建多類各個層次的決策體系，譬如費用預算決策模式、費用報銷管控決策模式以及員工信用評價決策模式等。用戶層代表的是集團企業的決策層，涵蓋總集團與子公司等，要在應用層中的財務決策方案中，參考相對最優原則展開優選工作，同時要優配資源。

三、大數據時代基于云會計的財務共享中心費用報銷管控流程

集團企業選擇費用報銷系統構建企業財務共享中心，能夠選擇影像統將費用報銷紙質單據掃描為電子票據，由于會計平臺以實時方式將相關信息傳輸至財務共享中心，讓諸多主體以協同方式對費用報銷進行綜合性的管控，其中包括報銷人員群體、業務領導群體、審核人員群體以及檔案管理人員等，相關內容見圖 2：

從圖2中了解到，主要包括如下所述的幾個流程：

1.報銷申請

報銷申請成為首個流程，要展開報銷業務的申請操作。先是需要報銷人員對報銷種類進行確定。報銷類別會和費用預算項目間存在直接性的緊密聯系，參考管控方式能夠提供多種具備可行性的預算控制策略。選擇出差案例進行分析可知，申請單的使用流程如下所述：先是需要員工在未出差時選擇報銷系統提交出差申請，之后參考相關人員的報銷級別以明確票務酒店的預訂情況。由子公司的初審工作人員負責審核報銷人員提供的票據信息。當完成票據審核工作后，既是要通過影像管理系統掃描票據，并且將通過審核后的有效信息傳送至票據影像數據庫;需要將通過審核的票據信息傳輸到費用報銷管理系統中，并且由任務管理系統以智能分工方式，要在財務共享中心的工作池中進行相關票據信息的復審工作。電子影像分組補掃時會具備替補掃描功能與補充掃描功能等，在進行掃描中能以同步方式進行影像信息的顯示操作，并且對其進行標記處理。系統對掃描影像自動分組，同時有著分組管理功能與上傳功能等。財務共享中心中費用報銷系統要具備如下所述的電子影像OCR識別性能，譬如支票識別功能、稅收業務等票據套打表格識別功能、表單識別功能以及手寫體識別功能。支票識別的含義為選擇智能 OCR 識別核心技術體系、圖像處理核心技術體系、智能濾色核心技術體系、自動定位核心技術體系等，從而獲取支票各類數據，包括支票號碼信息、銀行名稱信息、支票賬號信息、大寫日期信息、大（小）寫金額信息以及磁碼信息等。稅收業務等票據套打表格識別的含義為即便打印位置遠離標準區域，不會影響識別效果，而且打印后的字和背景采用相同的噪音處理技術。表單識別的含義為能夠以智能方式對套打區域進行追蹤與鎖定，識別低質量印刷體的數字信息與漢字信息，同時分析掃描區域是否已經出現蓋章情況，或者簽字狀態。手寫體識別的含義為選擇圖像定位與識別技術，能夠將圖片中的手寫數字進行有效的識別。選擇圖像定位與手寫識別技術，將影像中的手寫漢字信息進行有效的識別。

2.報銷審批

子公司業務領導需要對由報銷人員提交的費用報銷數據進行可靠性、真實性及準確性等審批活動。如果選擇云會計平臺，能夠讓審核者打破時空的限制，從而完成針對電子影像的領導審批工作。業務領導也無需費用報銷紙質票據，僅是選擇手機等移動終端聯網登錄到財務共享中心云計算平臺，快速進行相關的審批工作，在使用批量審批功能時，顯著強化審批效能。在進行單據票據審核時，主要關注三個領域的合理性，分別是報銷單對應的時效性信息、出差補貼的有關信息以及相關報銷費用等。單據檢查重點涵蓋其日期是否為出差的有效期，報銷人是否為代辦者，差旅費用項目是否符合企業報銷制度，相關部門差旅費是否已經達到預設額度，是否已經核算過出差補助等。票據檢查重點涵蓋票據影響以及單位公章影像是否具備清晰度，票據影像日期及其金額是否與單據日期相匹配等。由財務共享中心的主管者將稽核與結算任務分配給審核會計人員，該中心對收集到的單據與報表信息展開統一化的分配與調度，參考業務的各個類型，將任務分配至各種職能崗位對應的提取范疇，同時讓審核會計人員展開處理操作。當審核會計人員進行財務稽核過程中，會在費用報銷系統的工作平臺中產生待審核的任務列表信息，點擊后會自動跳轉到相應的工作界面后進行后續的任務處理。

3.報銷結算審核

在審核會計人員集中做完稽核工作后，會產生支付憑證信息，并且將付款指令發送至資金管理系統中，讓財務共享中心的結算人員對此進行審核操作。通過審核后將付款指令發送至資金管理系統，該系統與網銀關聯，因此報銷人員會快速獲取報銷費用。此類“銀企互連”（“銀企直連”）資金轉賬方式能夠增強支付的實效性和精確性，規避可能出現的財務管控風險問題，在相應層面上能夠節省工作人員的時間和精力，從而會將更多的時間與精力用在財務管控活動中。

4.檔案管理

紙質發票的財務報銷流程包括票據傳遞階段、票據稽核階段以及票據歸檔階段等。其中，檔案管理成為一個重要的流程。財務工作人員要仔細核對票據憑證信息，在保證準確無誤后將其打印出來。同時認真核對索引號信息，并且由上級領導確認后蓋章，同時需要做好實物的交接活動。財務共享中心在獲取紙質單據信息后，需要檔案管理工作人員快速將其和相應的影像信息進行對比校驗，之后歸檔成冊。

5.員工報銷信用評價員工報銷信用評價

員工報銷信用評價重點是選擇和費用報銷管理系統間存在關聯性的信用評價方式予以實現，參考報銷工作人員數據填寫的準確性與報銷時間等信息，評估報銷工作人員的信用級別。有著更高信用等級的報銷人員，會享有更多的財務權限。要想高效激發員工的工作熱情和效率，需要適度放開相應的管控權限，譬如參考報銷人員的信用等級，能夠讓其有著相應金額的免審核報銷額度，會由財務部門人員進行直接的核算，既是能夠提升財務管控目標，會強化企業的凝聚力與集體榮譽感。

四、企業使用財務共享中心費用管控的優勢

1.有效控制企業成本

在企業各個部門間會有著一些零散的小額流動資金現象，但是沒有對相關的資金進行高效的利用。通過財務共享中心的使用，有效整合這些零散化的資金，并且展開專業化的管控，能夠相應地降低企業資金利用成本。在大數據時代下，企業有著高效的信息獲取與處理平臺，能夠通過財務共享中心高效處理相關的數據。以出差住宿為案例進行分析可知：當企業了解到有關工作人員存在出差現象時，能夠將出差目的地的住宿信息收集整理后，將更高性價比的有關信息反饋至出差工作人員，在有效降低出差工作人員住宿成本的過程中，能夠提升其時間利用效能，為企業減少相關的經費支出。

2.規避出現費用謊報情況

推行電子發票的應用后，能夠降低原先紙質發票中可能出現人為原因而造成消費增多的現象。能夠以實時方式將電子發票信息傳輸至財務共享中心，使財務共享中心的管理人員在短期內選擇技術方式展開費用報銷活動。會徹底解決費用謊報問題，能夠在快速報銷的狀態下，從而減輕出差工作人員墊資的經濟壓力。

3.促進企業財務數據庫的建設與發展

企業創建財務數據庫優化因為不了解費用情況而出現的預算失控問題，以及在后續發展中出現的經濟風險。通過財務數據庫的創建與運行，能夠輔助有關工作人員更好的分析公司財務情況。

總之，財務共享中心服務模式的構建，為現有財務管理報銷事務的開展，提供全新的思路與可行性啟發。選擇財務共享中心進行相關的申請操作、審批操作、報銷操作、校驗操作以及商旅平臺對接操作等，高效強化財務費用報銷的創新價值，會有效促進財務共享中心服務模式的深化完善。

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