政務服務中檔案規范管理初探

尹寶華

摘 要：檔案是政務服務發展的基礎，加強檔案規范管理，可以顯著提高政務服務質量。加強政務服務檔案規范管理，是檔案工作人員的一項重要職責。這是政務服務本身需要，也是部門要求。本文主要對政務服務檔案規范管理存在的問題進行分析，并探索強化檔案規范管理的有效途徑，希望可以為相關人員提供一些幫助。

關鍵詞：政務服務;檔案;規范管理

社會經濟的快速發展，極大促進了政務服務的發展。政府服務的內容與形式越來越多，這逐漸加劇了共享檔案和保存檔案之間的矛盾，檔案不能有效利用，進而影響政務服務的發展。提高政務服務質量將更有利于社會的快速發展，提升社會效率，而檔案是政務服務發展的基礎，因此檔案規范管理非常重要，對保障政務服務事業順利開展具有重要意義。下面將對政務服務中檔案規范管理進行深入分析。

一、政務服務與檔案規范管理的關系

在我國，現在政務服務已經全面轉向電子政務。電子政務（ElectronicGovermment）的概念源于美國前副總統戈爾于1993年主持的政府績效評估（NPR）的兩份報告，是指政府在其管理中使用現代網絡通信和計算機技術，精簡、整合和重組政務服務職能，克服傳統行政機構在時間、空間、部門等方面的局限，轉變互聯網服務模式，推進辦公一體化。電子政務是以信息化為支撐，加大對政務服務的監管力度，對政府組織機構、工作方式和行政程序進行重組，使政府能更有效地工作，并為人民提供更好的服務能力。

隨著電子政務發展的不斷深入，檔案規范管理在國民經濟和社會發展中的地位和作用更加凸顯。電子檔案的創建和運行必須制定統一標準進行規范管理。網絡環境下，電子文檔等信息資源的使用需要制定權限標準。在我國，檔案部門作為管理政府紙質檔案的職能部門，擁有豐富的檔案管理經驗，而電子檔案形成類似于紙質檔案的業務流程，因此，隨著職能的擴展，檔案部門也迎來了新挑戰。政務服務框架下的檔案規范管理，主要是指在相應的生命周期內，對檔案信息資源進行跨部門管理和跨部門整合。真正意義上做到跨部門、跨組織。特別是在宏觀層面，政府要善于對檔案進行統一管理規劃，確保檔案得到有效利用和保護。在微觀層面，檔案部門要相互配合、相互協調，為檔案規范管理的實施打好基礎。

二、電子政務發展中檔案規范管理面臨的新問題

電子政務的發展主要分為以下幾個階段：第一階段以檔案數字化為特征，組織模式碎片化，最典型的應用是辦公自動化（OA）應用;第二階段主要是應用系統，包括財稅應用;第三階段是綜合應用，利用信息技術為公眾提供服務。在電子政府的不斷發展中也不斷出現新問題：

1.管理對象的變化

在電子政務環境中，當前對文檔生成的需求不限于傳統的歸檔流程，而是擴展到當前文檔生成系統開發設計的功能需求。改革后出現政府機關事業單位聯合檔案管理部門。隨著體制改革的推進和電子政務的建立，建立了檔案管理中心來存儲現有檔案，包括檔案部門與其他相關部門之間的關系。面對這些新型檔案管理變化，檔案部門必須審視其性質、職責、方法，以及與檔案的關系、組織的權利和責任。

2.管理實踐的變化

電子政務環境下檔案管理實踐的變化主要表現在以下方面：一是在電子政務環境下，檔案規范管理部門必須擴大管理實踐，實施更加規范透明的管理和更廣泛的服務;二是由獨立工作轉向與相關部門聯合管理。在電子政務環境下，要做好電子檔案的處理、識別、安全存儲和檔案的高效使用;三是從強制管理向建議式管理轉變。強制管理是指檔案管理部門在法律法規規定的職權范圍內，不經行政人同意直接進行行政檢查等行政行為。建議式管理是指檔案部門在法律、法規規定的權限范圍內提供的檔案管理指導，并需征得行政人同意。

3.管理內容的變化

在信息技術高速發展的時代背景下，傳統檔案的數字化改造是必然趨勢。傳統的檔案主要以紙質檔案為主，對于檔案保存條件要求高、檔案占地面積大、檔案查詢不便等問題突出。通過大數據技術構建大型數據庫，實現數字化改造不僅可以極大地確保檔案的安全性，而且可以提高檔案使用效率。因此，檔案數字化改造是當前的重要任務。但是，由于我國傳統檔案的數量大，存儲時間長，數字化改造存在著一定困難。而且智慧檔案的發展過程中，很多檔案仍采用傳統管理方式，不同部分之間沒有完成信息化建設與溝通，管理網絡不健全，影響智慧檔案的發展，也在一定程度上影響電子檔案的管理。因此，僅僅依靠數字化或信息化來打造智慧檔案遠遠不夠。

改善檔案服務要及時有效整合數字資源，只有這樣，才能為用戶提供優質服務，不斷提高檔案規范管理水平，豐富檔案資源，提高檔案信息的利用率。隨著檔案規范管理的發展，需要做好檔案資源的及時整合工作。整合工作不僅要組織實物資源，推動數字化轉型，還要充分重視檔案資源的利用和開發。根據部門檔案資源實際情況，開展綜合評估工作，杜絕重復檔案和無保存價值的檔案，為更有效地實施數字化工作奠定良好基礎，提高輸入檔案資源的質量，明確歸檔范圍、類型和方法，確保歸檔館藏資源符合標準，并提高利用率。

三、政務服務中加強檔案規范管理的措施

1.加強檔案規范管理意識

政務服務檔案管理逐漸由傳統的自我管理向市場化、信息化管理轉變，演變為社會化管理形式。首先，檔案規范管理必須與時俱進，轉變傳統管理思維，積極向工作人員宣傳檔案規范管理的重要作用，讓工作人員充分認識政務服務中檔案規范管理價值，進而提高政務服務質量。其次，政務服務檔案規范管理包括行政部門、監管部門、職能部門等各個部門，開展檔案規范管理工作，需要團結各部門，形成共識，加強合作和默契溝通，以及部門之間的相互理解，促進檔案規范管理工作的順利開展。最后，電子政務環境中檔案規范管理的主要目標是以完整、安全和標準化的方式接收和歸檔電子文檔，創建檔案數據存儲庫，并在互聯網上發布數字檔案信息。

2.完善檔案規范管理制度

完善檔案規范管理制度，要做到以下幾個方面：一是實行崗位責任制，明確檔案管理人員的職責和權限，提高管理人員素質;二是提高檔案規范管理意識，要做好檔案的收集。收集是做好檔案規范管理的第一環節，也是最基本、最重要的環節，應注意以下幾個方面：（1）收集工作前移，建立檔案質量管理機制。前移意味著檔案管理工作從生成文檔和檢查檔案來源的質量開始。管控檔案質量的關鍵是建立可靠的質量管理機制，建立職業前培訓體系，將檔案規范管理納入有關人員的工作職責，建立考核獎懲制度，確保檔案規范管理質量在整個過程中受到監控和監管。（2）收集全類型檔案，包括文字、圖形、音視頻、電子檔案等，集中生成具有研究價值的檔案資料的積累。（3）全員參與。在整個檔案收集過程中，所有參與者都應注意收集項目檔案，以確保生成一個完整的檔案。有時一個人隨意銷毀的圖片、一張紙或一段數據可能成為對未來搜索很重要的檔案材料。一旦被破壞，就沒有辦法修復。（4）廣泛收集積累。為保持檔案的完整，在收集階段要進行分析、審查和核實以確定選擇科學的檔案文件，必須根據完整的要求完成。（5）做好歸檔階段的管理工作，對收集到的檔案進行識別整理，按照要求進行整理歸檔，確保其準確性、完整性、一致性和可靠性，做好管理和儲存工作。

3.對檔案管理人員進行業務培訓

隨著信息時代的到來，政務服務的檔案管理逐漸由傳統的人工管理向計算機管理轉變尤為重要。利用計算機技術對紙張、電影、影音文件進行分階段批量數字化，使政務服務檔案信息與現有文件資源數據庫聯網，鏈接現有數據庫，并對各部門鏈接分支文件資源，實現自動化管理，提供便捷高效的使用服務。檔案管理部門必須與時俱進，改變陳舊管理理念，管理模式要向信息化方向發展，讓工作人員真正認識到檔案規范管理尤為重要。在這種情況下，檔案規范管理過程將涉及多個部門。各部門要共同謀劃、協調行動，形成可靠、連貫的體系。加強不同部門之間的溝通，有效促進管理工作的發展。

4.通過互聯網技術實現智慧檔案建設

檔案在政務服務領域占有重要地位，因此要立足政務服務，通過互聯網技術打造政務檔案智慧平臺，實現政府檔案的高效應用。政務檔案智慧平臺上高度集成的政務服務應用系統，有效提高檔案信息的利用率，檔案的功能也實現智能化擴展。比如，根據檔案規范管理功能保存的檔案共享信息;按照相關檔案規范管理原則，有效實施檔案分類等，要做得以下幾點：

（1）智慧檔案中檔案存儲管理的應用：在建設智慧檔案時，互聯網技術可以有效提高檔案存儲管理的效率與安全性。通過RIFD 技術，可以使用附加到文件的 RIFD 標簽來定位文件。不僅方便管理文件存儲，也方便查閱文件。不管是檔案管理工作人員還是其余的檔案使用人員都可以使用高效的數據檢索系統快速找到他們需要的文件，并可以在存儲過程中快速查找和分類文件，這大大提高了檔案工作的效率，并大大降低了存檔錯誤的可能性，并有效提高智慧檔案管理效率。應用互聯網技術打造智慧檔案，是未來我國檔案管理系統智慧化建設的重要趨勢。

（2）檔案安全監管的管理應用：檔案安全是智慧檔案建設的重中之重，尤其在數字化發展過程中如何防止檔案失竊尤為重要。通過互聯網技術的應用可以實現不同檔案之間的聯網，并利用 RIFD 標簽和 WSN 技術對檔案文件進行定位跟蹤，不僅可以提高檔案的檢索效率，同時可以實現多點備份與防止盜竊。此外，數據庫的建設可以實現檔案資料的實時查詢，無須再進行定期盤點，在檔案出現缺失時可以及時發現，因此互聯網技術可以有效提高智慧檔案的安全監管。

（3）在智慧檔案建設中的日常管理應用：在智慧檔案管理的日常管理層面，互聯網技術也能起到很好的作用。比如，可以智能調整紙質檔案的存儲溫濕度，利用溫濕度監測裝置實時監控并自動調整;在火災報警監控和消防系統中，可以對與火災報警系統相關聯的煙霧傳感器進行監控，第一時間發送火災報警信息;在檔案的通風控制、照明控制等，都可以使用設備進行監測和調整，并通過信息技術上傳到控制中心，實現真正的智慧管理。

（4）基于用戶需求的服務創新水平的管理應用：智慧檔案的創建不僅限于自動化，還要注意人們使用的感受和需要。因此，在互聯網技術支持下，智慧檔案的創建應著眼于用戶需求，引入創新的知識服務。利用RIFD技術，可以智慧判斷用戶需求，進而分析用戶需求，在此基礎上為用戶提供更精準的信息服務。這種創新知識服務不僅有效提高了文件搜索的效率，還簡化了相應的文件借閱流程，可以幫助用戶更快、更高效地找到所需文件。

四、結束語

政務服務中檔案規范管理，需要不斷提高檔案信息化水平，對檔案規范管理人員進行培訓，切實完善檔案職能，建立可靠的檔案規范管理工作機制。做到如下幾點：

（1）創新管理理念：理念創新就是觀念創新，政務服務檔案規范管理要進一步提高檔案使用效益意識。無論是收集檔案還是組織檔案，最終目標都是有效地使用檔案。目前，部分檔案工作者的職業意識、責任感、工作熱情不高，創新意識淡薄，工作方法硬朗。因此，政務服務檔案規范管理要創新管理理念，體現服務價值，以默默奉獻的精神作為職業道德的要求。

（2）管理理論創新：與其他學科相比，檔案規范管理理論起步晚，發展緩慢，仍在不斷完善中。因此，需要在檔案規范管理實踐中不斷研究，不斷豐富管理理論;同時，更系統科學的理論可以指導、推進和改進檔案規范管理實踐。比如，檔案概念的不斷豐富和完善，所有對政府和社會有價值的文件，無論是紙質還是電子，都屬于檔案，而不是在工作研究過程中提出歸檔和備份檔案系統時，才將其基本屬性定義為檔案。

（3）管理體制創新：檔案工作應當按照《檔案法》進行：一是政務服務各個階段的檔案材料收集、整理、反饋、糾正和必須及時收集整理，并及時反饋、整理和補充檔案，由實施部門和檔案部門驗收，充分展現檔案部門的積極性，及時整理檔案，識別和分析檔案的完整性、一致性、準確性等;二是加強檔案部門與行政實施部門的密切協作。與實施部門密切合作，檔案工作者要積極參與會議管理活動，了解活動動態，根據活動進程及時對檔案資料提出要求，在活動期間進行建議。加強與實施部門的聯系，了解實施部門對檔案使用的要求，以滿足收集檔案、建立檔案分類的要求和需要，促進檔案工作規范化。

（4）管理方式創新：數字檔案是實現傳統管理向現代管理轉變的最佳途徑。我國傳統的檔案管理模式在數字信息化發展中面臨重大挑戰。檔案工作必須與時俱進，以現代管理模式取代傳統模式，實現檔案管理現代化，滿足社會各方面的需求。數字信息技術在檔案規范管理中的應用，可以系統地完成檔案的編制、修改、刪除、查詢、打印、登記、收集和統計等工作，檔案規范管理迫切需要現代化的辦公方式和先進的管理技術。而檔案信息化實施的基礎是數字化建設，才能適應新時代的檔案規范管理工作。但是，本文的研究還不夠完整，需要相關人員進一步補充和加以改進。

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（作者單位：日照市政務服務中心）