提升血站獻血人員檔案管理的有效路徑

李麗

摘 要：獻血人員檔案是血站檔案的重要組成部分，是血站開展宣傳招募、保障血液質量和安全的重要信息支撐，受我國醫療技術水平、計算機技術、網絡通信技術和信息技術的日新月異發展和全面應用，獻血人員檔案信息統計、利用壓力驟增使獻血人員檔案有效已成為單位實現可持續化發展的重要保障。本文通過對血站檔案工作現狀分析，提出提升血站獻血人員檔案管理的路徑，健全血站獻血人員檔案管理制度體系;強化檔案管理意識，完善歸檔管理，加強血站獻血人員檔案信息化;提升血站檔案管理人員素質。對血站檔案科學管理和無償獻血事業發展，有著重要的實踐意義與實用價值。

關鍵詞：提升;血站檔案管理;路徑

醫學技術迅猛發展使得臨床對血液的需求數量、質量日益增長，血站檔案管理的工作也顯得越來越重要，血站既是特殊的醫療機構，也是我國醫療衛生健康事業的重要組成部門，必須重視和做好血站管理工作。目前，我國基層血站獻血人員檔案數量巨大，時間特性明顯，隨著時間不斷積累，檔案存放、統計、利用操作起來十分困難，內部工作量較大，形成種類繁多的檔案資料，傳統檔案管理方式已經很難滿足血站在突發事件中的應急工作服務需求。血站獻血人員檔案不僅是記錄無償獻血挽救生命大愛的見證者，也是血站開展宣傳招募的信息支撐和保障血液安全和質量的信息支撐;更是維護獻血者和用血者合法權益的法律依據，是血站舉證、維護自身權益的法律依據，更是血站寶貴的財富。因此，需要加大力度予以解決血站檔案管理部門工作中存在的主要問題。開展血站利用現代信息技術來支撐檔案管理的手段和過程，有效地提升血站檔案管理的工作效率和服務水平是一項迫在眉睫的任務，提升血站管理水平現代化有著積極的促進作用。

一、血站獻血人員檔案管理的現狀與分析

獻血人員檔案是血站采供血業務工作中形成的獻血人員個人基本信息登記、獻血者篩選、血液采集、血液樣本檢測、血液成分制備、血液儲存、運輸及血液質量控制部門對采供血業務所有流程質量控制關鍵點抽檢等信息的記錄，具有長期保存價值的原始記錄。檔案管理水平的高低直接影響血站檔案工作的效率及質量，獻血人員檔案管理的最終目的是獻血人員檔案的有序化、包括對檔案實體和信息管理有序化。

第一，受檔案管理制度影響，檔案管理水平不高

血站獻血人員檔案管理工作是一項政治性、機密性、專業性很強的工作，需要完善的管理制度，目前，實際工作中僅僅只做獻血人員檔案資料的收集、管理、歸檔工作，缺少檔案分析，在接收檔案時，只有交接手續，缺少檔案質量把控。日常檔案的保管缺乏定期檢查、核準，做到賬物相等，對破損和字跡褪色的檔案，沒有及時復制修復。

第二，管理水平的影響，檔案實體質量不高

傳統的獻血人員檔案管理，因血站獻血人員檔案數量龐大，主要工作內容是收集、分類、整理、上架、著錄，統計其實只是對血站獻血人員檔案實體進行簡單有序的管理。一是，造成獻血人員檔案收集意識淡薄、牽扯獻血辦公室、成分制備室、血液檢驗室、血液儲存室、血液質量控制室等多個室辦，很難保證應收集的資料全部收集。二是，移交的獻血人員檔案資料缺乏鑒定甄別，具體表現在用紙不一、紙張大小不一、廢紙打印材料入檔;排版頂天立地不留裝訂余地;工作記錄用鉛筆、紅筆、圓珠筆劃改;必須簽名的地方有漏簽、錯簽;修改內容描述不全或表述不準確;歸檔資料頁碼有漏打現象。嚴重影響獻血人員檔案質量。三是，保存的獻血人員檔案以紙質載體為主，容易對檔案實體造成損壞;四是，檔案庫房面積有限，獻血人員檔案單獨存放空間不足，影響檔案信息安全。

第三，血站信息管理服務被動化

隨著計算機信息技術的滲透，信息化技術手段已逐步運用到血站各項管理工作中，獻血人員檔案信息管理作為血站檔案管理重要組成部分，常因信息化建設不足及常態化檔案管理表現出為管理而管理，使得獻血人員檔案呈現信息數據分散化、碎片化、被動化的管理及服務狀態，不利于檔案利用。

第四，獻血人員檔案管理手段落后，檔案人員素質不高

血站獻血人員檔案管理工作需要專人管理，由于血站是業務性很強的事業單位和人員編制的影響，檔案管理人員力量薄弱，大多沒有經過檔案專業學習和培訓。對獻血人員檔案的專業性、管理檔案要求、檔案資料收集、整理、裝訂、歸檔等業務不夠專業，歸檔意識淡薄。往往還是一人管理甚至身兼數職，忽視了檔案專業知識和管理手段的更新，只能憑借經驗和理解開展工作。大量檔案資料靠手工著錄、檢索和查閱，既費時又費力，加大檔案管理人員的工作負擔。其次檔案收集、歸檔、保護、保密制度不健全，雖有制度但流于形式，執行不夠嚴謹，缺少責任心。同時檔案人員隊伍專業素質、理論水平、文化素質參差不齊，與血站現代管理工作懸殊較大。檔案專業出身較少，知識結構不完善，高層次檔案專業人員較少，不適應現代化檔案管理和血站發展，檔案管理人員素質水平影響檔案管理水平。

二、提升血站檔案管理的有效路徑

1.建立健全血站獻血人員檔案管理制度體系

建立健全獻血人員檔案管理制度是血站檔案管理工作不可分割的重要部分，不僅有利于維護血站檔案完整、有效性 ，還有利于規范血站檔案管理工作，提升血站管理的整體水平。當突發事件來臨，能否科學地進行管理，對血站的發展至關重要。在當前醫療衛生事業深化改革的形勢下，管理制度體系建設已經被越來越重視，加強管理制度體系建設成為提高血站應急能力的有效路徑。

血站檔案是血站采供血活動中真實記錄和權威憑證，記載了廣大無償獻血者現場采集血液，血液檢測、制備、存儲、運輸等全過程，是最真實、最可靠、最具權威和保存價值的。因此，根據血站檔案形成特點，按照檔案管理基本要求和《血站管理辦法》《血站質量管理規范》制定全面規范的血站獻血人員檔案管理制度，可由辦公室牽頭組織會同各業務科室形成檔案領導小組，單位主要領導為組長，圍繞血站采供血各項活動，以提供檔案服務利用為目標和前提，制定實施合理的血站檔案管理辦法和考核細則，立足“收集齊全、歸檔明確、管理科學”，嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《中華人民共和國保密法》的基礎上制定《血站獻血人員檔案管理制度》《血站檔案信息安全管理制度》和《綜合檔案室工作職責》等制度，嚴格執行《借閱登記制度》，檔案借閱人員認真填寫借閱檔案登記表，經分管領導審批后，方可借閱相關資料，不得將檔案借出檔案室，需復制相關資料在檔案室進行復制，并嚴格登記，確保檔案實體及信息的絕對安全和規范。

同時將責任進行細分，加強管理制度的執行力，強化組織領導，由分管辦公室工作的副站長主抓檔案管理工作，由辦公室具體管理，明確1名專職管理人員，一名輔助管理人員，并在各業務科室分別確定一名兼職檔案管理人員，建立責任到人的檔案管理責任體系。日常工作嚴格依法執行各級各類檔案法規制度，不斷完善檔案管理工作， 完善檔案資源結構，充分保障采供血各環節檔案資料齊全完整和安全保密，突出利用、開展編撰、挖掘檔案信息潛能，強化服務功能，保障機制，構建科學嚴謹的檔案管理制度體系。

2.強化檔案管理意識，完善歸檔管理

血站檔案人員要增強自己的檔案工作意識，工作中不推脫，不敷衍了事。構建科學嚴謹的檔案管理制度體系。立足“收集齊全、歸檔明確、管理科學”的要求，制定了《血站獻血人員檔案歸檔范圍》《血站獻血人員檔案工作流程》和對檔案的收集、整理、歸檔、立卷等各個環節進行培訓。明確獻血服務各個工作環節的重點和歸檔范圍。獻血人員檔案是采供血操作過程中業務的真實記錄，是獻血者個人及其捐獻血液的全部信息，具有追溯性，可提供每袋血液在采集、檢驗、成分制備、儲存和運輸過程中符合血液質量安全的證明。是證實血站依法執業、嚴格按照操作程序工作的重要證據。可嚴格按照檔案編制規范劃分檔案資料的歸檔具體范圍和歸檔資料質量，杜絕檔案資料有破損、漏項等。從而確保檔案資料的完整性、準確性。在獻血過程歸檔主要以血液采集《獻血前檢查記錄》《獻血登記表》和獻血血液初篩記錄和采血記錄等組成，站內工作主要由血液成分制備、檢測、儲存、發放和運輸組成獻血人員檔案重點部分，主要是血液樣本檢測報告、血液成分制備記錄、血液儲存記錄、血液發放記錄、血液冷鏈運輸、獻血投訴等資料，涉及科室多，工作環節復雜，須應收盡收，統一編號，分類管理。所有檔案均登記電子版索引目錄，方便查詢。

3.加強血站檔案信息化建設有利于實現全方位檔案服務

采供血的安全，不僅直接影響人民群眾生命健康和社會穩定，也是實現健康中國戰略和醫療衛生服務體系高質量發展的重要內容。

首先實現檔案信息資源安全管理制度建設，獻血人員檔案涉及獻血者的個人隱私，傳統檔案手工管理，檔案信息傳播速度慢、路徑單一相對較為安全。但隨著血站檔案的信息化發展，檔案信息將會通過網絡登記著錄和提供利用，增加泄密風險。加強對案卷的保管、保密，對檔案室實行精細化管理，與各業務科室簽訂《保密承諾書》，明確各室在檔案管理工作中的職責和任務。隨著當前信息化時代不斷發展，要不斷利用先進網絡安全技術，對檔案的安全提供保障，避免檔案在管理過程中出現信息泄密，造成血站運行過程中的風險。最重要的就是預防網絡風險，提升檔案管理過程中的安全水平。可借助計算機網絡功能設置一些權限，將不同類型和安全級別的檔案進行分開分層次保密管理，相關人員利用自己的權限進行登陸著錄、調閱，提高檔案信息的安全性。其次根據經費少的實際情況，優化配置資源。按信息化需要把現有的計算機設備進行升級改造，建立信息化管理標準的模式體系和利用采供血管理軟件發展的檔案信息管理系統，保障檔案信息安全和完整性，服務采供血生產、經營、管理，通過不斷加強血站檔案信息化建設，將黨政機關事業單位無償獻血人員隊伍、企業無償獻血人員隊伍、學生無償獻血人員隊伍等資源整合在一起，依靠網絡、計算機和大數據技術對獻血人員檔案進行數據分析，形成一個互聯互通、高效便捷的服務網絡，運行線上線下一體化服務平臺。并以此平臺為依據，實現整體布局與安排，不僅為單位決策服務提供有力的支持，還可以預測識別獻血者，有針對性地及時對獻血者進行動員招募，加強固定無償獻血者隊伍和應急獻血隊伍建設，利用檔案信息技術對現存檔案進行管理和實現全方位檔案服務。提升獻血人員檔案利用的價值和服務水平。

4.提升血站檔案管理人員素質

血站檔案人員是參與檔案管理的主體，應具備較強的政治素質、保密意識和檔案專業知識，了解血站業務，提升血站檔案管理人員素質和相關法律法規的掌握，提高信息技術、計算機操作技能，才能使檔案管理作用有效發揮。就血站目前來看，很難吸引這類復合型人才，只有從實際出發，固定一名檔案專職人員和多名兼職人員，明確各科室在檔案管理工作中的職責和義務，提升血站檔案管理水平。

首先，在選用檔案管理工作人員時，挑選具有較高思想覺悟、專業能力及業務水平的人員擔任檔案管理工作，作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，積極掌握科學管理的原則和方法，提高自身專業水平。其次，加強對檔案在職人員的繼續教育培訓是目前和今后刻不容緩的工作任務。當前是社會快速發展時期，新技術不斷形成，對檔案業務管理、服務也提出新要求。檔案日常管理工作主要包括檔案整理、保存和利用。

其中日常管理主要涉及收集、分類整理，編目、裝訂、裝盒、上架和文件修復等技能，血站可采取內部開辦業務培訓班，以老帶新。對于不斷更新的檔案業務知識、血站科學知識，可采用送出去參加培訓的方式，組織檔案專業理論技能培訓，在特殊時期可使用計算機、手機通過互聯網多種平臺學習。

三是要學以致用。血站檔案專業技術人員應通過不斷利用計算機技術、信息技術、檔案軟件等新技術的學習，應用到實際工作之中，用以促學、學用相長的有機統一、實現良性循環。

三、有效提升血站獻血人員檔案管理的實踐意義

通過血站檔案管理的現狀與分析，帶給我們科學處理獻血人員檔案管理工作急需解決的路徑。提升血站獻血人員檔案管理，既可以減輕檔案專業技術人員的日常工作壓力，又能有效地提升了檔案管理質量和效率，有效地發揮檔案管理在實際工作中的作用，提升檔案管理的科學應用和整體管理水平，提升血站整體應對突發事件的能力。加快信息化管理及信息技術對采供血事業的強力滲透。

通過對獻血人員檔案資料信息分析，陸續采用網絡信息、電話精準預約、精準定點獻血的方式招募獻血者，在最大程度上緩解了采供血矛盾，保障了獻血者的安全和用血者血液的安全。發掘、宣傳無償獻血活動先進人物和典型事跡，弘揚愛心人士獻血救人的無私奉獻精神。擴大“互聯網+無償獻血服務”覆蓋面，不斷完善電子獻血證服務功能，全面實現全國無償獻血者臨床用血費用出院直接報銷減免。使無償獻血事業深入人心，保障血液安全供應，形成全社會廣泛參與無償獻血的良好社會氛圍，從而促進血站發展。

結語

總之，獻血人員檔案記載著無償獻血者熱血筑愛的全過程，獻血人員檔案管理作為血站檔案管理的重要組成部分，直接關系到血站應對突發事件應急能力和血站自身發展，因此，必須認識到當前獻血人員檔案管理工作在公共衛生應急管控中存在的問題，提高思想認識水平，實施規范標準血站檔案管理辦法，強化檔案信息化管理水平充分發揮血站的社會價值與作用。只有我們深刻反思，不斷學習，不斷總結，血站檔案管理一定會躍上一個新的臺階。

參考文獻：

[1]劉 蕊.淺談血站檔案信息化管理創新建設[J].辦公室業務，2019

[2]馮海魂.血站檔案管理信息化建設分析[J].陜西檔案，2020

（作者單位：延安市中心血站）