基于理念創新視角的檔案管理信息化研究

張黎英

摘 要：伴隨著我國科學技術的迅猛發展，社會上各項工作理念也有了創新，為了提高檔案管理工作效率，在其中應用信息化技術也早已提上日程，基于此，本文從理念創新視角下檔案管理信息化的重要性出發，探討了檔案信息化管理的原則與特征，分析了當前工作中存在的問題以及信息化管理的實踐路徑，希望為有關部門提供參考。

關鍵詞：理念創新視角;檔案管理;信息化建設

引言

檔案管理工作是以資源建設為核心開展的一系列工作，而在檔案管理工作中應用信息化建設，可通過互聯網的共享性、便利性等為檔案管理工作提升工作效率，而當前檔案管理在信息化建設過程中卻也面臨著一些問題需要解決，相關部門應積極制定明確的發展目標，充分運用網絡信息技術，實現檔案管理信息化建設的全面發展。

一、理念創新視角下檔案管理信息化的重要性

隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作中所要處理的信息量相比于傳統有著成倍增加，依靠傳統技術手段很難滿足當前時代的工作需求，因此在當前形勢下，實現檔案管理工作的信息化建設極為重要，這也是新時期檔案管理工作的必然發展趨勢。在檔案管理工作中運用信息化技術可以提升檔案管理工作效率，信息技術可幫助檔案管理工作實現高速地收集、整理、分類、儲存等工作，還可以依靠其便捷的特性實行隨時隨地調閱審批，減輕了檔案管理工作人員的負擔。

另外，檔案管理信息化建設還可以依靠其自身高度的共享性來轉變傳統的工作模式，通過將電子化的檔案進行傳輸與共享，免去了紙質檔案資料分離步驟或審批查詢步驟，通過網絡與其他計算機實現互聯，加強檔案傳輸的快捷性，并實現資源共享，全面提升檔案的利用率。以此為基礎，信息化的檔案管理工作還可以為當前信息處理工作中的文件存儲提供便利，免去了傳統中紙質資料丟失或破損難以復原的不良狀況，讓資料可以實時進行保存，保證檔案資料的完整性與全面性。而充分挖掘計算機網絡，還可以讓檔案資料在傳輸過程中免去人力奔波，實現超遠距離的實時傳送，大幅度減少工作時間。

二、理念創新視角下檔案管理信息化的原則

在理念創新視角下的檔案管理信息化工作中，各個單位都擁有屬于自己的制度與待處理資料，因此各個單位對于檔案管理的需求也存在較大差異性，在檔案管理信息化建設中，應詳細針對各個不同單位的實際情況來制定適合自己的檔案管理方式，這也就是說檔案管理信息化建設應遵循需求引導原則。首先各個單位的工作人員應充分從自身單位檔案需求出發，從不同的方向來判定本單位在檔案處理中的需求，實現資源的最大化利用，還應根據當前時代的發展方向，適當調整信息化建設方式，并立足于檔案管理的根本任務進行戰略性布局，減少資金與人力成本。

另外，各個單位在不同時期也應制定出有針對性的信息化建設方向，各單位應從實際情況出發，穩扎穩打，遵循穩步實施原則，為檔案管理工作提供各項保障。首先各單位應制定信息化管理項目，控制檔案信息化建設過程，加強各項流程的管理，還應通過單一項目來尋找當前檔案管理模式中的各項不足之處，制定出科學有效的解決措施，而由于檔案管理工作的信息化建設是一項長期工程，在短期內不一定能取得顯著效果，因此各單位也應建立長效的管控機制，配合檔案管理信息化建設的發展目標，規范相關人員的操作流程，共同為實現信息資源最大化利用提供保障。

三、理念創新視角下檔案管理信息化的特征

檔案管理信息化建設富有時效性特征，正是這種時效性，才得以讓檔案管理工作對于信息化更加渴求。當前社會極為看重時效性，富有時效性的檔案管理工作可以對檔案的深加工或即時加工實行實時管理，讓各種檔案資源在有需要時可以第一時間提供給各部門，加強工作效率，還可以為資源檔案在采集、分類、存儲等各項過程中添加時限，避免工作時間過長，為其他工作帶來影響，種種優勢都可以依靠信息化管理來實現，為檔案管理工作提供更多的發展機會。

另外檔案管理信息化建設也應富有創新性特征。作為新時代創新理念的產物，檔案管理信息化可全方位將計算機網絡技術等各項新技術進行利用，彌補傳統檔案管理工作中的各項不足，并轉變以往工作中各個流程的工作方式，不斷改革與優化檔案管理工作流程，并及時依據部門發展或企業經營目標來調整檔案內容，為企業的各項經營活動、戰略計劃等提供精準的數據參考，通過創新方式增強檔案管理工作的有效性。檔案管理信息化也應具備高度的價值性。由于信息化建設可以拓寬檔案收集渠道，并讓單位可以掌握各方面的資料，因此檔案中所蘊藏的價值也遠非傳統可比，單位可通過建立龐大的數據庫來實現資源的深度利用與深度采集，挖掘可以影響單位發展的各項潛在因素，提升檔案管理的價值。

四、當前檔案管理信息化建設中存在的問題

1.缺乏信息化建設的觀念

當前很多單位已經開展檔案管理信息化建設，但在使用過程中卻暴露出一些問題，阻礙了檔案管理信息化的全面建設。當前很多單位還缺乏對于信息化建設的正確觀念，很多需要檔案管理的單位由于領導部門人員年齡較大，缺乏對于新技術、新科技的認知，沒有對檔案管理信息化建設足夠重視，錯誤地認為檔案管理工作只是簡單地擺放存儲文件檔案，平日也僅需要形式上的書面調查，對于當前形勢下檔案管理時效性不重視，經常存在一次性集中處理的不當局面。另外由于在歸檔過程中管理人員的認知問題，僅僅將紙質文檔擺放在檔案室，將電子文檔存放在一個文件夾，甚至有的單位隨意歸檔，想起來就存儲，想不起來就隨意堆疊，不注重檔案的分類，胡亂地將價值高低不同的檔案堆疊到一起，從而造成檔案丟失或損毀的情況，大幅度限制了檔案管理信息化的有效性。

2.缺乏信息化建設的技術

在檔案管理的信息化建設過程中，檔案管理對于計算機網絡技術水平要求較高，需要數字化技術的深度運用，應做好技術規范，但也有很多單位的技術水平不足，無法滿足對于當前視角下所要求的檔案管理時效性，在采集資料時缺乏全面性，傳輸資料缺乏時效性，整理數據時缺乏準確性，制約檔案資源價值的發揮，難以跟上當前社會進展的步伐，以至于在信息采集、錄入、分類、存放等環節難以得到保證，在存儲過程中也有丟失的風險。檔案信息是多種多樣的，其中富含文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻信息等眾多媒體種類，在將原有的紙質化轉為電子化的過程中，信息的提煉工作就需要專業技術的支持，這在當前很多單位較為短缺的方面。

3.缺乏信息化建設人才

檔案信息管理化對于人才要求較高，需要檔案管理、信息技術、行政等方面的復合型人才，但當前很多單位對于檔案資源管理工作都有著錯誤認知，認為檔案管理工作沒有任何技術含量，因此也招聘了很多外行人士進行檔案工作，招聘中也沒有對其進行各方面考核與測評，上崗前也缺乏相應的崗前培訓，再加上上級部門不重視，也讓檔案工作者對自身工作缺乏積極性，不懂得從哪些方面加強學習，甚至還有身兼數職的人員進行檔案資源管理。久而久之，由于工作人員缺乏檔案管理等多個方面的系統性知識，以至于嚴重拖慢了檔案管理信息化進程，缺乏復合型人才的支持也難以有效開展信息化建設，讓檔案管理的信息化了流于形式，無法發揮出真正的價值。

4.缺乏信息化建設的管理

在檔案資源的管理方面也有很多單位缺乏行之有效的制度，讓管理工作流于形式。任何工作都離不開管理制度所制定的規范性標準，在檔案管理工作中，更是應配合嚴格的管理制度加強工作的有效性，通過管理制度來落實信息的有序存放，便于分類采集與整理，如果缺乏管理制度，就會讓工作人員意識不到各環節中存在的問題，缺乏與客戶進行有效溝通，更加難以開發檔案管理的信息化。在很多工作中，都需要對檔案信息進行深加工，或分類調取，但由于缺乏管理，工作人員缺乏工作狀態，工作拖泥帶水，難以嚴格整理信息，無法滿足客戶需求，再加上缺乏相應的懲戒條例，工作人員也難以遵守單位規范，從而讓檔案管理工作陷入惡性循環。

五、理念創新視角下檔案管理信息化的實踐路徑

1.樹立正確的信息化管理觀念

檔案管理信息化意義重大，能夠明顯減輕人力負擔，提升管理效能，但現階段多數主體并未形成長遠規劃，團隊內部信息平臺建設、運用理念不統一，缺乏組織協調性，直接制約信息化資源的合理配置，因此要正視該短板問題，從理念角度入手強化宣傳力度，明確檔案管理信息化發展方向。首先應筑牢協同共享意識，數據交匯速度加快、頻率提升是信息化管理的突出特征，這種天然優勢能夠促進部門、崗位之間的交互、合作，檔案管理工作要積極利用這一特點，將信息化融入檔案數據收集、催繳、調用的各個環節之中，簡化檔案管控流程，保障工作效率。

其次還應樹立安全管理意識，信息化背景之下，檔案數據以整合、集成形式賦存于虛擬數據庫之中，檔案查詢、調用的難度降低，有助于服務管理提質增效，但與此同時也帶來一定安全隱患，要正視該種風險，強化技術研發和平臺監控，定期升級防火墻，跟蹤異常訪問賬號，防止數據泄露、篡改，同時關注數據庫穩定性問題，定期做好調試、升級工作，避免代碼崩潰導致的節點丟失問題，物理層面也要積極完善門禁設施，通過制度頒發、宣傳教育等方法手段，嚴格控制管理員權限授予，提升檔案管理人員安全理念。

2.加強信息化技術的運用力度

在市場經濟繁榮、城建事業持續推進的時代背景之下，以互聯網為代表的現代科技手段逐步進入各行業生產、管理活動之中，為工作效率的提升、資源配置的優化創造了良好條件，檔案管理環節同樣要建立信息化意識，積極引入現代信息化科技，最大限度地精簡檔案管理流程，優化檔案管理服務。實踐中首先應當穩抓物質基礎，加大信息化基建投入力度，要將檔案信息化建設納入年度預算支出中，設立硬件購置、檔案數字化等專項資金，為實際工作的開展提供充足支撐，在統籌管理思想指引下，對所有信息化設備進行整合管理。

其次還應強化軟件平臺的設計，綜合運用照相機、掃描儀等設備，加快內部紙質檔案的數字轉化進程，指定專人清點電子文件，審核轉化過程中有無錯誤、遺失狀況，明確統一的電子文件格式，以及歸檔類別、保管時限等，確認完畢后需在元數據的基礎上，建立備份文件夾并實施分開管理，保障數據庫安全性和可靠性。同時關注到檔案管理的服務性特質，主動引入、開發數字化管理平臺，設置賬號注冊、檔案統計等模塊，為用戶查詢、添加檔案提供便利。

3.引進信息化建設的優秀人才

檔案管理人員是開展檔案工作的中堅力量，其自身的素養能力、專業背景直接制約著信息化建設的推進，因此實踐中必須將團隊培育作為關鍵方向，首先要廣泛吸納專業化、年輕化的檔案管理人才，依托微信公眾號、招聘軟件等信息化平臺，廣泛發布招聘信息、優化團隊人才結構，與當地高校建立合作，通過優秀畢業生推薦等方式實現共贏，改變部分企業、單位中檔案管理崗位邊緣化的現狀，革新薪酬福利制度和崗位晉升制度，全面激發檔案管理者的積極性和創造性。

其次還應完善教育培訓機制和績效考評機制，為檔案管理人員提供高度開放的進修平臺，結合團隊自身素養狀況、能力結構制定有針對性的培訓計劃，將信息化建設、維護、使用方法有機融合到現有培訓體系之中，除周期性的集中培訓外，還應依托信息化平臺發布實操技巧、注意要點等，推進自學常態化、輔導有效化，配合知識競賽、模擬訓練等創新方法，在檔案管理團隊內部建立起比追趕超的學習氛圍，與考評機制互為配合，提升管理人員信息化素養。

4.完善信息化建設的管理制度

檔案管理具有鮮明的煩瑣性特征，案卷類型多樣且信息體量巨大，管理控制不當很容易影響檔案質量，造成數據錯誤、漏洞百出的現象，在信息交匯速度加快、信息體量膨脹的時代背景之下，重新梳理檔案管理流程、完善管理制度顯得尤為重要。首先應當規范立卷標準，立卷前要科學劃分、篩選檔案資源，減少源頭數據的重復、冗余問題，歸檔前仔細核查數據的真實性、完整性，借助制度手段明確權責劃分，對態度敷衍、工作隨意導致的數據錯漏問題，要依照制度及時進行處罰，同時關注檔案時效性，選取能夠反映企業、單位時代發展特征的資料入檔，人事檔案收集環節也要依托信息化平臺加強催繳，最大限度地保障歸檔效率。在此基礎上，還應規范保管標準，將檔案數字化歸入制度管理范圍，所有電子檔案一應匯聚至集成化數據平臺，編制《電子檔案保管與備份制度》，依據管理實況增設平臺運營、維護崗位，明確權責分配，同時完善機房管理“6s”條例，為信息化設備創造良好、潔凈的運轉工作環境，降低設備故障概率。最后還應健全風險應急預案及隱患排查制度，綜合檔案管理現狀提取可能發生的風險問題，比如涉密檔案泄露、調取環節檔案遺失等，在此基礎上建立高風險區域日常巡查制度，信息流轉跟蹤制度，檔案存儲室電氣線路定期檢修制度等，將檔案損壞風險扼殺在搖籃之中，促進管理制度效能的發揮。

五、結語

總而言之，理念創新視角下的檔案管理信息化在當前應用中還存在著不足，相關單位應樹立好正確的信息化思想觀念，加強信息化建設的技術培養，引進信息化建設優秀人才，并完善相關管理制度，全面提升檔案信息化的工作效率，努力推進檔案信息化管理進程，提升檔案管理的工作質量與工作效率。

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（作者單位：山東省巨野縣衛生健康局）