信息化環境下鐵路企業檔案管理創新思路分析

寧利鋒

摘 要：檔案管理是企業管理中的重要內容，對于大型國有企業來說，檔案管理工作不僅關系到企業自身的建設和發展，同時也是企業核心競爭力的集中體現。在信息化環境下，國有企業檔案管理工作需要依托有效的技術優勢，開拓創新管理思路，以此才能夠實現新的突破和發展。文章以鐵路企業檔案管理工作進行分析，探討鐵路企業檔案管理的意義，分析鐵路企業檔案管理中存在的問題，以及鐵路企業檔案管理信息化改革所遇到的困境，提出信息化環境下鐵路企業檔案管理的創新思路。

關鍵詞：信息化;鐵路企業;檔案管理

鐵路作為國民經濟的大動脈，在改革開放的今天發揮著越來越重要的作用。鐵路運輸業的發展，與國家的經濟戰略息息相關。在改革開放的新形勢下，我國為了加強對外的溝通和交流，提出了“一帶一路”的倡議。其中在陸地上借助古代絲綢之路，開通了中亞和歐洲的交通運輸專用線路，成為國家對外交流的一大創造。目前以中歐班列為基礎的中歐鐵路運輸系統，成為中國與西亞、中國與歐洲等國家進行貿易往來、文化交流的主要形式。多種鐵路運輸系統的建設，對于鐵路企業的內部管理產生了很大影響。鐵路企業必須要從根本上與時代的發展相協調，實現新形勢下的企業內部管理。檔案管理作為企業管理的重要部分，也需要在新的信息時代發展中，做出相應的創新性改變，才能夠符合企業的整體發展。

一、鐵路企業檔案管理的意義

檔案是人類活動的真實記錄，鐵路企業檔案是鐵路企業在運輸、生產、經營、研發和管理活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的記錄，包括鐵路運輸、生產技術、基本建設、科學研究、設備儀器、鐵路標準、計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面的檔案。鐵路企業的檔案，記錄了鐵路企業歷史發展的進程。尤其是我國鐵路系統建設歷程，在改革開放前后呈現出巨大變化。鐵路企業的發展和不斷完善，是依托科學準確而又具體的檔案資料，來進行深入的分析和參考，才能夠得以完成企業發展的轉變。鐵路企業檔案除了歷史傳承方面發揮的重要作用之外，在自身的項目建設和鐵路經營方面，也提供了很重要的信息參考。我國的鐵路建設仍然在如火如荼地進行，工程項目數量較多，而且還承擔了眾多對外援建的項目。鐵路企業檔案管理，可以為眾多工程項目提供科技資料服務。這對鐵路項目建設提供了極大便利，尤其是對于一些對外援建項目，都是按照標準化模式來實施，鐵路企業的檔案是實施工程建設的重要資料。在新時代發展下，鐵路企業在工程建設和運營管理上，向信息化轉變，與傳統模式有很大區別。鐵路企業檔案管理工作，也需要在新的時代環境下，實現信息化的改革和發展。

二、鐵路企業檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理意識淡薄

在鐵路企業的檔案管理中，普遍存在的問題就是企業對檔案管理意識較為淡薄。這種現象表現在企業的上上下下，不管是管理人員還是一般的職工，都沒有對檔案管理相關工作給予足夠的重視。作為管理人員，工作重心放在了企業的生存和發展上，對于企業的行政管理工作，包括檔案管理，沒有足夠的重視。導致企業檔案管理的工作狀態較差，檔案管理人員的工作熱情度較低。同時，分撥的檔案管理資金也相對來說較少，檔案管理的信息化建設無法有效實施。普通職工對資料歸檔工作沒有引起足夠重視，導致許多重要的工程資料沒有及時歸檔，使得企業的技術資料產生遺漏和丟失。更有甚者，一些人員對企業的技術資料弄虛作假，蒙混過關，這種資料的歸檔對于企業的新建工程以及技術革新都會存在很大隱患。

2.檔案管理能力較低

鐵路企業的檔案管理工作，自鐵路企業建成之日起就開始進行。我國的鐵路管理系統，在建立和發展過程中發生很大的變化，除了歸口部門的轉變之外，鐵路企業的自身管理和經營模式也有了很大變化。但是鐵路企業的檔案管理人員，大多都延續了企業傳統的管理方式，這種計劃經濟時期的檔案管理方式，已經與當下的市場經濟環境極不相符，也與企業的自身發展不相適應。因此，當下鐵路企業的檔案管理工作普遍表現出的管理能力較低、現代化的管理意識淡薄。這些特征使得鐵路企業的檔案管理整體水平不高，對于當下鐵路企業檔案管理工作以及信息化的改革建設都造成了很大負擔。

3.檔案的利用率不高

鐵路企業的檔案管理工作，除了資料的收集歸檔之外，最大的作用就是供企業進行科研和工程建設使用。但是大多數鐵路企業檔案管理，都主要針對企業的信息收集和歸檔，企業檔案的利用率不高。主要原因有三點：一是鐵路企業的檔案大部分不會對企業的所有人員開放，企業的大部分職員在需要查詢和檢索資料時，沒有第一時間與本企業的檔案部門溝通聯系;二是企業檔案管理工作自身存在的問題，企業檔案管理模式較為保守，對于企業檔案文件的檢索和使用，有嚴格的審批手續，導致企業檔案文件的檢索方式十分復雜，使得大多數人員缺乏檢索檔案的動力;三是企業檔案內容十分豐富，但是檢索的方式和檢索的效果并不理想，使得檢索的精度不夠，沒有達到資料使用的效果。這些原因導致企業的檔案利用率不高，因此大多數的企業檔案沒有發揮實際的作用。

4.檔案管理的設備陳舊

檔案管理除了需要專業負責的人員之外，還需要有相應的檔案管理設備。這些設備不僅是檔案管理的基礎，而且還是檔案信息化改革的必要條件。但是從當下的鐵路企業檔案管理工作來看，企業檔案管理的設備較為落后，大多數都是沿用傳統的管理設備，而且存在一定的安全隱患。比如檔案管理中的消防設備設施，若是沒有定期檢查，則會存在很大的火災隱患，一旦發生事故，則會造成難以挽回的損失。另外，鐵路企業檔案管理的信息化建設，必須要借助專業的信息化設備才能夠實現。同時，也需要先進的檔案管理系統與企業和市場的環境相符，這就需要檔案管理設備和系統及時更新，能夠與企業的發展及時對接，這樣才能夠實現檔案管理的信息化水平逐步提升，滿足鐵路企業對檔案管理的要求。

三、鐵路企業檔案管理信息化建設的困難

1.鐵路企業檔案管理人員的信息化水平不高

在檔案管理的信息化建設中，檔案管理人員的信息化水平不高，是阻礙檔案管理信息化建設的主要因素。當下的鐵路企業檔案管理，有眾多長期從事國有企業檔案管理工作的人員，這些人員的工作經驗豐富，具有很強的檔案管理工作能力。但是也有自身的弊端，比如：這些人員在長期的工作中已經建立起較為成熟的工作方式，而他們的工作方式，比較符合計劃經濟時期的國有企業檔案管理工作，對于當下市場經濟環境則缺乏一定的成效。同時，檔案管理人員的信息化水平不高，缺乏基本的信息化辦公及檔案管理的專業知識和理念。對于檔案管理人員來說，缺乏必要的信息化知識，不僅使得檔案管理的信息化建設得不到有效實施，同時，也會制約鐵路企業的檔案管理工作的改革與發展。

2.缺乏必要的設備支持

在檔案管理的信息化建設中，需要必要的信息化設備支持。在檔案管理的信息化建設中，一些先進的設備和系統，與傳統的固定式設備有著明顯區別。信息化的設備和系統，相對來說不僅價格昂貴，而且需要定期維護和更新。因此，在檔案管理的信息化建設中，不僅需要設備和系統的采購費用，而且還需要設備和系統的維護和更新費用。

另外，這些設備的運行和使用，也需要有非常標準的外部環境，對于檔案室的外部溫濕度控制，也需要建立一定的標準，這些標準也是需要相應的設備來維護的。而在當下的檔案管理中，缺乏一定的信息化設備的支持，導致檔案管理的信息化建設十分艱難，一些企業為了節省資金，采購的設備較為落后，雖然可以達到檔案信息化的管理要求，但是整體的運行十分落后，沒有達到預期的信息化建設效果。

3.部分企業的整體信息化程度偏低

在鐵路企業的檔案管理中，檔案管理的信息化建設要與企業的實際情況相符合。目前一些鐵路企業自身的信息化水平并不高，因此，企業內部的其他管理工作也十分落后。即使檔案管理工作實現了先進的信息化系統模式，但是企業也很難真正利用這些檔案資源。目前這些企業在自身的建設上有一定弊端，整體還是采用比較傳統的管理和運營方式。這就導致企業內部管理的信息化水平整體偏低，自然在檔案管理的建設上，也無法有效提升。以鐵路工程建設、貨運和鐵路維護相關企業為主，在管理上較為保守，而且企業自身也形成了一套較為固化的管理模式，因此在信息化改革上也較為困難。

4.信息化建設思路不清晰

鐵路檔案管理的信息化建設是企業檔案管理的必然趨勢，因此各個企業都在進行企業管理等方面的信息化建設。鐵路企業的檔案管理信息化建設，是企業改革發展的重要內容，各個單位都已經相繼開展各種規模的信息化建設。但是在實際的檔案管理信息化建設中，由于管理模式和改革思路的問題，使得信息化建設呈現較為復雜的局面，導致檔案管理的信息化建設沒有達到應有的要求。比如，各個管理部門對信息化建設的主要思路和具體措施沒有達成統一要求，在具體實施中也很難有效落實。另外，在企業檔案管理信息化建設中，無論是信息設備的采購還是系統的維護，都不夠科學合理，出現資源浪費或者是信息化水平不足的現象，很難達到最佳效果。

四、信息化環境下鐵路企業檔案管理的創新思路

1.加強對企業檔案的電子化建設

在鐵路企業檔案的信息化建設中，首先要對鐵路企業的檔案進行電子化的整理和歸檔。一方面，鐵路的原始紙質檔案，都要建立有效的電子資料形式。對于大型國有企業來說，企業的原始資料較為繁多，內容也十分豐富，進行信息的轉化歸檔工作量也十分龐大。另一方面，要對當下的檔案進行電子化的整理和備份。工程技術人員在進行資料歸檔中，也要將紙質資料和電子資料一起歸檔，保證企業檔案電子化建設的高效性。在鐵路企業的電子檔案建設中，要注意后期的信息檢索再利用。因此在電子檔案的收集整理中，要注意對內容和標題的分類和設定，保證后期能夠實現方便和精確的檢索，提高檔案的利用率。

2.改善文件檔案的設施與環境

在企業檔案管理中，要加強文件檔案的設施建設，使文件檔案能夠不受外部環境的影響。首先，要加強文件檔案場所的防潮、防火設備，保持靜風系統的穩定。對于某些重要文件的存檔和管理，管理人員要定期檢查。其次，對于經常使用的文件檔案，要設置相應的管理制度，根據文件的重要程度，對文件進行合理的分類。比如，哪些文件可以借閱，哪些文件需要在現場檢索。對這些文件檔案進行分類管理，既可以節省管理人員的工作量，同時也有利于檔案文件管理場所的安全性。另外，對于電子文件檔案的設備管理，要進行定期的維護和管理，保證電子設備的正常運行。可以采用設備專人管理或者是外包服務，明確設備管理和運行的主體責任，切實做好檔案室的安全和平穩。

3.構建合理的檔案信息化管理體系

在鐵路企業檔案管理的信息化建設中，要建立科學合理的信息化改革建設體系。做好上層的組織搭建，確保信息化建設能夠有效實施。首先要建立信息化改革領導小組，全面領導企業檔案的信息化改革工作。其次，要做好信息化建設的具體實施策略，包括電子檔案的收集和整理、電子設備的采購和維護、檔案管理系統的構建等。都要進行科學合理的設定，來保證各個環節都能夠有效進行。另外，要建立科學有效的信息化檔案管理體系，使得電子檔案管理規范化。從檔案的創建到檔案的銷毀，每個環節都要嚴格把控。同時，也要建立合理的檔案開放端口，讓需要檢索的人員，能夠通過合適的端口訪問企業的檔案資料，保證檔案能夠合理地再利用。

4.建立高水平的檔案管理人員隊伍

在信息化檔案管理中，人員的職業素養是實現檔案管理工作有效改革的重要前提。因此，鐵路企業要充分重視檔案管理人才資源，通過多種方式和途徑來提升檔案管理的人員素質。首先，要對理念保守、工作能力不強的人員整合裁減，調離檔案管理工作崗位，尤其是一些領導崗位，需要由職業素養較強、工作經驗豐富以及具有先進檔案管理理念的人員擔任。其次，要面向高校及全社會，公開招聘專業的檔案管理人員以及具有優秀經驗的相關領域從業人員，不斷壯大檔案管理的人員力量。另外，還要在企業內部建立有效的人才培訓和晉升機制，將人員的培訓和考核作為崗位晉升的主要標準，不斷提升檔案管理人員的水平和職業素養，建立專業、先進的檔案管理團隊，為鐵路企業的檔案管理做出有效貢獻。

五、結語

在信息化環境下，鐵路企業的檔案管理工作面臨著新的問題和挑戰，這些挑戰與企業本身所在市場環境有很大關系。因此，作為鐵路企業檔案管理人員，除了專注于本職工作之外，還應該時刻了解企業的市場環境，以及在市場經濟下的整體發展，這樣才能夠有效調整企業的檔案管理工作，來為企業發展創造更大地價值。

參考文獻：

[1]于海洋.基于大數據時代的企業檔案信息化轉型目標和策略[J].黑龍江檔案，2021

[2]胡金秀.現代化工企業檔案管理數字化建設[J].化工管理，2021

[3]朱婷婷.大數據背景下國有企業經營如何做好檔案管理[J].財富時代，2021

[4]王 睿.鐵路勘察設計企業檔案管理模式轉變助力企業發展的思考[J].辦公室業務，2021

[5]楊竹蘭.新時期企業檔案管理信息化構建分析[J].城建檔案，2021

（作者單位：中國鐵路西安局集團有限公司工務機械段）