淺析不動產登記檔案信息的安全管理

摘要：不動產登記信息量大面廣，涉及個人隱私和商業秘密，關系百姓的切身利益。隨著全國各地不動產統一登記職責機構整合工作的推進和開展，不動產登記檔案數據整合、移交、查詢、信息系統改造等工作陸續展開，信息安全問題成為亟待解決的問題。針對不動產登記檔案管理的現狀和如何提高不動產登記檔案管理信息安全進行論述和分析，以期為不動產登記檔案信息實現安全管理提供思路和建議。

關鍵詞：不動產登記檔案;信息安全;管理

中圖分類號：F293 文獻標識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）04-0075-03 收稿日期：2022-03-18

作者簡介：葉長如，秦皇島市不動產登記中心。

不動產登記工作是關乎民生、惠及百姓的大事。近年來，隨著我國不動產登記業務數量的激增和社會的不斷發展，不動產登記檔案管理工作也顯得越來越重要。在不動產登記檔案管理工作過程中，有許多問題需要解決，其中，如何實現不動產登記檔案管理的信息安全尤為重要。而不動產登記檔案管理中在信息安全方面存在哪些問題，如何做到不動產登記檔案最大程度實現信息安全管理都是亟待解決和落地的問題。

1 不動產登記檔案管理現狀

1.1 不動產登記檔案管理軟件不完善

全國各地自不動產登記制度實施以來，各地不動產登記檔案管理系統基本都是邊運行邊完善，如出現問題再針對性地進行系統優化或者升級改造，這無形中給不動產登記檔案信息安全存儲、管理、利用等增加了管理難度，所以，加強不動產登記檔案管理已經成為推動我國經濟發展的重要任務，同時對于不動產登記檔案實現信息安全管理來說是一種巨大的挑戰。

1.2 未實現紙質檔案管理向信息化檔案管理過渡

紙質檔案作為一種傳統的檔案記錄形式，由于紙質檔案的保存對環境的溫度、濕度等要求較高，需要提供特定場所和環境進行紙質檔案的保存和留檔。而由于紙質檔案的信息承載量有限，記錄、存儲、管理和再次查詢時會消耗極大的人力、物力、財力資源。由于不動產登記檔案的管理范圍涉及范圍廣，包括房屋、土地、以及海域、林地等定著物，檔案保有量急劇增加。隨著房地產市場經濟的快速發展，如果未實現紙質檔案管理向信息化檔案管理過渡，隨著紙質檔案年份的增加，不動產紙質檔案的管理和維護的成本及難度也必然會隨著年份逐年增加。

1.3 系統權限配置不合理

部分地區不動產登記檔案管理系統由于功能設計并不十分完善，系統操作權限基本按照業務崗位進行分配，并未等級分明地將權限劃分（如登錄管理、歷史登錄、查詢、歷史查詢、打印和共享等）。這種顆粒度不夠細化的系統權限配置功能存在著很多安全隱患，給不動產登記檔案信息外流無形中提供了可能性。簡言之，系統權限配置的不合理導致不動產登記檔案存在信息泄漏的可能性。

1.4 紙質（原始）檔案管理不科學

紙質（原始）檔案最基本的用處就在于作為原始證據和法律論證，具有唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩定的安全性、提取利用的直接性以及記錄修改的留痕性、信息查詢的共享性等特征，這些特征都決定了紙質（原始）檔案無法撼動的地位。而目前，由于缺失規范化的法律規范和科學的管理方式，檔案管理人員并未真正做到對紙質（原始）檔案進行有效管理，檔案利用部門也并未對紙質（原始）檔案信息的使用建立明確的制度規范，因此，不動產登記紙質（原始）檔案保存、管理和信息共享和再次使用都存在著諸多管理問題和安全隱患。

1.5 紙質（原始）檔案移交缺乏科學性和系統性

紙質（原始）檔案移交是檔案管理科目中一個極其重要且必不可缺的環節。但是由于目前檔案管理工作人員流動性較大、管理人員檔案管理知識匱乏，且由于檔案管理發展起步晚，忽視了檔案管理人員的成長和管理。以上種種都導致不動產紙質（原始）檔案缺乏專業的檔案管理知識作為依靠，導致了紙質檔案在移交（交接）過程中造成紙質檔案移交不及時、不規范，移交過程中責任人不清晰的情況時有發生，甚至在移交過程中出現了紙質檔案資料遺失情況。

2 不動產登記檔案在管理中如何保證信息安全

2.1 高度重視，建立健全信息化檔案管理規范

隨著不動產登記檔案管理的信息化應用，不動產登記檔案存儲方式、展現方式和存儲媒介都有了根本性的改變，這無形中在一定程度上改變了不動產登記檔案管理的思維方式、管理模式和管理手段。而迫在眉睫亟待解決的就是傳統的紙質檔案信息安全管理規范和制度已不能完全適用于不動產登記檔案信息化管理。因此，制定信息化檔案管理制度是建立健全不動產登記檔案信息化管理，防止不動產登記檔案數據丟失、泄露等信息安全問題產生和發生的重要手段。

2.2 加強信息化培訓，提升檔案管理隊伍建設

由于不動產登記檔案的準確性影響范圍較大，且不動產登記檔案信息化管理形式上的根本改變，對檔案管理人員的知識儲備結構和技能提出了更高的要求。不僅要求檔案管理人員了解和掌握檔案管理的基礎管理知識，還要具備一定程度的信息管理、網絡技術和系統操作的技能。因此，強化和提升檔案管理隊伍的建設，進行專業檔案管理和信息管理技術的操作培訓，使其能夠與時俱進的學習和掌握新的理論知識和實踐技能，是做好不動產登記檔案管理的關鍵。

2.3 重視信息安全規劃，建立信息安全體系

進行信息安全規劃的目的就是對不動產登記檔案信息安全問題有一個全面地思考，并且要進行認真的設計、規劃和執行。因此，首先要構建一個安全系數極高的信息安全管理體系。只有合理的規劃和建立一個科學、嚴謹的安全體系，不斷完善管理行為，形成一個不動產登記檔案動態的監管過程，才能將隱藏在角落中的安全隱患摒棄在“圍墻”之外。

2.4 建立不動產登記檔案數據共享機制

通過借助信息化手段，建立與住房公積金管理、建設規劃、住房管理、民政管理和司法管理等部門的不動產登記檔案共享機制。統一數據結構和數據標準，編制不動產登記檔案數據共享實施和管理辦法，明確在數據共享中各職能部門應履行的責任和義務，簽訂信息安全保密條款，以確保不動產登記檔案數據在各方職能部門共享使用過程中做到安全與可靠。

2.5 借助區塊鏈等新技術手段，提高不動產登記檔案信息安全

隨著科學技術的發展，越來越多的信息化手段應用到了不動產登記檔案管理中，如“互聯網+”和區塊鏈技術。依托于區塊鏈的去中心化、去信任化、可擴展、匿名化和安全可靠等特點，使得檔案管理的每個操作環節都能記錄和存儲到鏈上及數據庫中。而由于區塊鏈技術和電子檔案在數據結構和功能方面相同點較多，使得不動產登記檔案在存儲、修改和記錄方面都得到更加完善的保障，這對于不動產登記檔案的信息安全管理有著標志性的指導意義。

2.6 規范檔案移交（接收），提高工作效率

要建立檔案接收措施，加強檔案移交管理工作，明確檔案移交權責。在人員管理上要加大對檔案管理的重視和相關工作指導，制定規范化的檔案移交（接收）管理制度，組織檔案管理的相關人員認真學習有關文件和規范規定，避免出現“先上崗后培訓”的情況發生，以最大程度提升檔案管理工作人員的管理知識和能力，提高工作效率和工作質量。

3 結論

隨著科學技術的發展，基礎信息的使用和利用率也在不斷增加，傳統紙質檔案管理向信息化檔案管理轉變也是毋庸置疑的。與此同時，不動產登記檔案管理工作也必須要根據房地產經濟發展現狀和新技術形式和形態的變化而改變，形成不動產登記檔案動態管理新局面。不管是傳統的紙質檔案管理還是信息化檔案管理都需要做到風險防范，正視不動產登記檔案管理信息現狀和問題，并且針對性地給出相應的有效手段和措施，真正提升不動產登記檔案管理的安全性，實現不動產登記檔案信息安全管理。

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