國際航運企業SAP財務系統使用中的問題及優化方案

尚慧靚

【摘 要】 為使國際航運企業能更好地使用SAP財務系統，分析SAP財務系統在企業財務管理中面臨的困難和挑戰，并提出優化方案及建議，有助于更好地發揮SAP財務系統的作用，提高國際航運企業的財務核算質量和管理能力。

【關鍵詞】 航運企業;SAP財務系統;信息化建設;優化

0 引 言

作為先進的企業資源管理軟件系統，SAP系統可以提供企業層面全面集成的數據信息，其主要功能模塊包括銷售與分銷、質量管理、人力資源管理和財務會計等，模塊覆蓋面廣、功能多樣，并有很強的擴展性。SAP財務系統軟件用戶分布廣泛，全球500強公司中大部分公司都是SAP財務系統軟件的用戶，SAP財務系統在國際航運企業中也得到了廣泛應用和認可。

對于國際航運企業而言，財務核算須滿足不同國家和地區的要求。為了統一標準、提高效率，建立統一的財務核算平臺就顯得尤為重要。尤其是集團公司內部交易的抵銷處理，更需要一個全面覆蓋的財務管理系統及核算規則。

1 國際航運企業使用SAP財務系統遇到的問題

1.1 與業務系統的協同效應有待加強

目前，國外一些航運企業（如馬士基航運公司）的業務系統和財務系統使用的均是SAP軟件，這樣既可以實現數據在業務系統與財務系統間的無縫銜接和從業務開始到業務結束的全流程追蹤，也可以更充分地發揮SAP軟件的企業資源計劃功能。大部分國內航運企業只是將SAP軟件作為財務系統使用，業務數據需要通過SAP財務系統與業務系統之間的接口導入。雖然這種做法也能在一定程度上滿足管理需求，但會影響從業務系統傳輸到SAP財務系統的數據質量。如果業務系統中的數據有誤或計算口徑、精度等與SAP財務系統不一致，就會降低數據的準確性和可比性，甚至無法進行后續操作。

通常情況下，生產經營管理系統（BMS）中未實際完成航次的結束標識帶有預估標記，只有待航次完成并取消預估標記后，航次才算實際結束。如果一個航次實際上已經完成，但業務人員沒有將預估標記取消，該航次就無法從業務系統上傳至SAP財務系統的已完成航次信息統計表中，最終將造成少計已完成航次收入及其成本。如果因業務人員的疏忽使得系統中船舶的載質量等基礎信息記錄有誤，那么在業務系統沒有設置校驗程序的情況下，可能會導致航次信息無法上傳至SAP財務系統接口，從而影響該公司月結工作的順利完成。

1.2 財務軟件不一致

航運集團公司旗下的不同子公司存在使用不同財務軟件的情況，使得子公司間財務核算口徑和核算規則不盡相同;另外這些子公司的信息化程度也可能參差不齊，不僅給出具合并報表、處理內部交易抵銷帶來很大麻煩，也嚴重影響了財務信息的質量。

1.3 對信息安全重視不足

雖然SAP財務系統設有定期更換密碼機制，但仍存在管理人員崗位變動時未能及時變更其相關權限配置或未及時注銷其賬戶的情況，有些航運企業因SAP財務系統關鍵操作員（以下簡稱“關鍵操作員”）崗位變動而甚至存在代為使用賬號的情況。這不僅導致權限分配混亂，影響財務信息質量，而且還可能泄露企業涉密信息，造成法律糾紛、信譽丟失或其他更大的損失。

1.4 關鍵操作員培訓力度不足

關鍵操作員在SAP財務系統管理中有著非常重要的作用。關鍵操作員不僅要非常熟悉本公司的業務，以便向集團提出功能開發和優化的需求，還要熟悉了解SAP財務系統的各個模塊和功能，向終端操作員傳授技能、答疑解惑。關鍵操作員的成長需要時間和經驗的積累，但其多為兼職，崗位變動比較頻繁，且一般每年最多參加一次現場培訓，培訓力度不足，形式比較單一。

1.5 系統設置不夠合理

SAP財務系統中有些設置不夠合理。以月度結賬工作中的外匯評估為例，事務碼“F-05”和“FBB1”都可用作外匯評估，二者功能一致。這種多對一的映射關系容易造成混亂，對于重復的事務碼，只保留一個即可滿足使用需求。另外，一些使用外幣核算的賬戶由于操作失誤對外幣科目勾選過“僅限以本位幣記錄余額”選項的，則無法運用評估程序對勾選過該選項的外幣記賬進行正常的外幣評估，只能使用當月評估匯率進行手動外幣評估。

另外，SAP財務系統的記賬規則比較復雜。以往來類科目為例，客戶供應商編碼需搭配特別標識碼及記賬代碼（見表1）使用。

表1 往來科目記賬代碼及特別標識碼

對于一些不常發生的業務，系統操作新手更需要查閱大量資料才能正確掌握這些業務的往來科目的記賬規則。

1.6 依賴主數據管理系統

SAP財務系統中的會計科目、銀行代碼、客戶、供應商等主數據需先在主數據管理（MDM）系統中進行一般層面的維護，再在SAP財務系統中進行公司層面的維護。但如果MDM系統未能及時凍結一些不再使用的主數據，或解凍后未及時對這些主數據再行凍結，可能會造成同一家客戶供應商或銀行存在多個編碼的情況，進而影響會計信息的準確性和可比性。

2 問題解決辦法及優化方案

2.1 爭取高層支持

企業任何一個系統的成功實施和優化都離不開高層管理者的支持。只有從高層重視財務信息化建設、強化財務信息化建設理念，才能將這一理念自上而下地貫徹和落實，形成統一認識，從而提高工作效率和財務管理水平。

2.2 從戰略視角制訂動態優化方案

公司發展的不同階段、不同層次、不同用戶對SAP財務系統的需求都不盡相同。在實際操作中，要著眼戰略視角，將組織、運營和個人這3個層面的需求充分整合，綜合考慮內外部環境，制訂動態合理的SAP財務系統優化方案，使SAP財務系統的優化與公司戰略、組織運營、終端的需求保持高度一致。這樣不僅能滿足現階段經營需要，同時還能兼顧未來戰略發展的需要，并確保對SAP財務系統的投入能最大程度地實現收益。

2.3 深化與業務系統的協同效應

開展跨崗位跨業務模塊的培訓和交流，使SAP財務系統及業務系統的操作員充分了解彼此的需求，清除溝通障礙和破除信息壁壘，形成合作信任的協作鏈條，從而進一步加強SAP財務系統與業務系統的協同效應，也為SAP財務系統與業務系統的無縫銜接奠定基礎。

2.4 實施SAP財務系統標準化項目

實施SAP財務系統標準化項目，在集團航運企業中統一財務核算軟件及核算規則，實現會計核算標準化、規范化，進一步提高財務核算數據的準確性和及時性，統一SAP財務系統數據的顆粒度，增強實用性，為財務人員進行財務數據多維度分析提供更詳盡的基礎數據支撐，從而推動財務職能不斷由會計核算型向價值管理型轉變。

2.5 加強信息安全建設

與SAP財務系統操作員，尤其是關鍵操作員簽訂保密協議，以保證SAP賬號做到專人專用，明確違反規定和權限使用賬號的后果和責任，同時開發保存訪問記錄和登錄IP地址的功能，以做到訪問記錄有跡可循。

2.6 強化操作員培訓

持續拓展多元化的培訓形式。邀請SAP軟件講師進行網絡或現場培訓，有針對性地為關鍵操作員和不同業務模塊的終端操作員設計培訓課程;同時進一步加強對儲備關鍵操作員的培養，確保在關鍵操作員發生崗位變動時，SAP財務系統能夠正常運行和維護。

2.7 優化操作員溝通渠道

建立集中交流平臺，優化溝通渠道。SAP財務系統操作員可以在平臺提出問題，由關鍵操作員或平臺管理專員反饋解決方案，并將解決方案整理形成答疑手冊;同時，通過在平臺征集不同操作員的需求及對SAP財務系統的改進建議，實現系統優化，使優化需求從“推動式”向“拉動式”的轉變，更好地滿足SAP財務系統操作員的切實需求，進一步提升管理水平。

2.8 加強MDM系統管理

加強MDM系統管理，嚴格數據審核流程，及時凍結不再使用的編碼，對由于清賬需要解凍的編碼在完成清賬操作后應及時再行凍結，同時對重復的編碼做好定期梳理和凍結，從而提高會計信息質量和財務核算的準確性。

3 結 語

雖然國際航運企業的SAP財務系統建設已取得一定進展，但還有很大的提升空間。航運企業需要隨著經濟環境的動態變化，不斷更新管理模式和相應配置，以更好地發揮SAP財務系統的企業資源計劃功能，使其在客戶關系管理、供應鏈管理和業務流程重組等方面發揮更大作用，從而進一步加強業務系統與財務系統的整合，更好地促進管理水平的提升。