關于醫(yī)院干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化的思考

[ 作者簡介 ]

陳靜杰，女，河北承德人，河北省隆化縣醫(yī)院，館員，大專，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

干部人事檔案主要是企業(yè)對干部個人的學習情況、工作情況以及思想作風等進行真實記錄的工作。對干部人事檔案材料進行收集與整理是干部人事檔案管理工作中的重點內(nèi)容，也是其檔案管理工作有效開展的前提。因此，在收集與整理過程中，應考慮到材料是否全面、整理方式是否符合實際發(fā)展情況、能否直接體現(xiàn)出企業(yè)干部工作人員的工作情況、是否能對干部人事檔案管理工作起到積極的影響作用等?；诖耍疚膶︶t(yī)院干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化進行研究。

[ 關鍵詞 ]

醫(yī)院干部;人事檔案;數(shù)字化

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.08.020

社會發(fā)展至現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)的運用作為一種發(fā)展迅速、應用廣泛的計算機網(wǎng)絡技術，已滲透到社會各領域之中，直接影響到社會經(jīng)濟的發(fā)展與人們的日常生活。在信息時代，干部人事檔案管理需加強信息化建設才能進一步提高管理質量，大數(shù)據(jù)技術為其帶來了新的發(fā)展機遇及調整，合理應用大數(shù)據(jù)技術可有效提升檔案管理水平[1]。

1 ? ?干部人事檔案

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的路線、方針、政策，在黨的組織建設、干部管理等工作中，反映干部政治思想、成長經(jīng)歷、品德誠信、業(yè)務能力等情況的歷史記錄。干部人事檔案是人事檔案的重要組成部分。主要針對國家公務員以及按公務員標準進行管理的國有企業(yè)、事業(yè)單位中的工作人員所建立起的人事檔案。針對這一部分公眾的檔案有著較為嚴格的管理[2]。

2 ? ?醫(yī)院干部人事檔案管理數(shù)字化的重要性

對于相關部門而言，干部人事檔案管理直接影響選人用人、績效考核等方面，具有一定的現(xiàn)實價值及指導意義。干部人事檔案工作需要一個積極高效且科學的管理模式才能順應時代的發(fā)展需求。在以往的日常檔案管理工作中，紙質檔案材料缺陷不斷暴露，在收集、記錄、保存、防控風險等方面都有不足之處，需要加以改進。我國當前的干部人事檔案管理仍然基于傳統(tǒng)思維，運用傳統(tǒng)紙質檔案的管理，尚未建立一套現(xiàn)代檔案管理制度，更離大數(shù)據(jù)背景下管理手段尚遠。因此單一依據(jù)原始的紙質材料積累和記錄，容易產(chǎn)生管理漏洞。紙質檔案在移交、轉接等過程中容易出現(xiàn)系統(tǒng)性風險，若是相關部門出現(xiàn)串通性問題甚至可能導致信息篡改、檔案造假等不良情況的出現(xiàn)。管理體制的落后使得一些檔案管理工作效率低下，難以做到科學有效的管理和運用，存在制度風險。傳統(tǒng)的檔案管理已無法適應新形勢的變化，相關部門應借助高效率、高配置的大數(shù)據(jù)信息技術對其進行變革，積極推動檔案管理工作與新技術的結合，盡可能提升檔案管理和運用水平[3]。

3 ? ?醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題

3.1 ?體系不夠完善

從醫(yī)院干部人事檔案管理存在的問題來看，除了目標不夠明確、思路缺乏創(chuàng)新之外，干部人事檔案管理體系不夠完善也是其主要問題，直接導致干部人事檔案管理缺乏合力[4]。例如，有的醫(yī)院在開展干部人事檔案管理的過程中，只對醫(yī)務人員的姓名、性別、年齡、工作經(jīng)歷等進行簡要的記錄，而對醫(yī)務人員的現(xiàn)實表現(xiàn)、職業(yè)需求、發(fā)展目標、技能水平等缺乏有效的記載。干部人事檔案管理體系不夠完善，有的醫(yī)院不注重構建“大檔案”管理體系，各個科室、各個部門參與干部人事檔案管理的意識不強，干部人事檔案管理工作的整體水平仍然有待進一步提升。

3.2 ?干部人員檔案管理意識薄弱

人事檔案管理工作貫穿企業(yè)工作的全過程，是對企業(yè)運行過程中產(chǎn)生的檔案進行全程管理。人事檔案在形成過程中，企業(yè)工作人員一般不會接觸到本人的檔案資料，因此，可能會出現(xiàn)檔案管理責任意識不足等情況，認為檔案管理應由專業(yè)部門的工作人員全權負責。企業(yè)員工在工作中就不會注重檔案管理工作，對于檔案管理的流程以及檔案管理工作的范圍不清楚，不能根據(jù)檔案管理人員的職責及時對其工作情況進行配合[5]。在這一思想影響下，部分工作人員存在學歷材料、獎懲材料等由個人保存，不能及時上交給檔案管理部門的情況，導致企業(yè)干部人事檔案收集工作不到位，影響檔案完整性。一份檔案的殘缺會使企業(yè)干部綜合素質反映不全面、對干部人員綜合素質評價不到位等。

3.3 ?社會參與缺失，損害公民利益

近年來，社會頻頻爆出干部人群出現(xiàn)檔案造假的新聞，檔案造假問題對于干部人事檔案管理而言是一個十分重大的疏忽。另外，社會公眾對干部人事檔案管理機構的權威性出現(xiàn)質疑，產(chǎn)生了一定的負面影響。人事檔案管理人員在工作進行的過程中，對于檔案管理的誠信落實缺乏相應的保障。在進行檔案登記的過程中，干部人事檔案管理部門往往以當事人所提供的相關資料作為參考進行登記，并沒有進行深入的調查與審核，導致出現(xiàn)檔案偽造的現(xiàn)象。在此過程中缺乏社會公眾的監(jiān)督，也為干部檔案信息的真實性留下了較大的隱患[6]。

4 ? ?醫(yī)院干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化的具體措施

4.1 ?加大宣傳力度

檔案管理宣傳工作的有效進行是對企業(yè)員工以及企業(yè)干部思想意識進行引導的重要方式，在宣傳過程中，企業(yè)工作人員以及企業(yè)干部的檔案管理意識得以提升。第一，企業(yè)應通過培訓、座談會、專家講座等方式宣傳檔案管理工作的重要性，并通過網(wǎng)絡宣傳的方式向企業(yè)工作人員以及干部宣傳有關檔案管理工作的法律法規(guī)。在宣傳教育過程中，企業(yè)應主動告知員工自身利益與檔案管理情況之間的關系，并在此基礎上提升企業(yè)員工與企業(yè)干部的檔案管理意識，讓他們意識到其在檔案材料收集與整理過程中的作用，積極參與到該工作中，并能輔助企業(yè)檔案管理工作人員進行檔案材料的收集與整理。第二，企業(yè)領導人員對于檔案管理工作的意識尤為重要，應加強對企業(yè)管理人員的意識引導，讓其從根本上認識到檔案管理工作的重要性。只有這樣，企業(yè)領導人員才能更加關注檔案管理工作，提升檔案管理質量[7]。

4.2 ?加強利用，體現(xiàn)社會價值

干部人事檔案應當在社會中發(fā)揮更大的價值，而非只是將信息進行簡單化登記，不具備針對性的人員信息展示。人事檔案的作用在于體現(xiàn)當事人在工作中的具體表現(xiàn)，將其所做出的主要成就或者出現(xiàn)的重大失誤進行登記，為其今后的工作方向提供參考，具備較強的社會參考價值。因此在進行檔案管理過程中應當重視其價值的體現(xiàn)，而不僅僅是對信息簡單地進行總結歸納。在進行檔案信息管理過程中，應當督促各部門干部在提交檔案信息時，依據(jù)自身的實際情況進行登記，將自身特長以及所達成的成就與他人評價等內(nèi)容進行客觀描述，形成專業(yè)化、個性化的檔案資料，而不僅僅是在統(tǒng)一的文件要求之下進行登記，形成千人一面的檔案內(nèi)容，無法體現(xiàn)有針對性的個人內(nèi)容，價值較低。在進行檔案登記的過程中，重視綜合性信息的收集歸納，包括個人工作態(tài)度、性格以及在工作中的具體表現(xiàn)，對參與工作的積極性等內(nèi)容進行綜合考慮，形成專業(yè)化、個性化的檔案內(nèi)容，對其工作歷程形成客觀的公眾評價。另外，在進行檔案信息登記時，各個機構應當首先進行信息真實性的把關，在環(huán)環(huán)相扣、層層嚴格把關的基礎上實現(xiàn)檔案信息的絕對真實性，將不符合要求的檔案退回原單位重新修改，有效提升檔案資料的信息價值[8]。

4.3 ?建立專業(yè)平臺，實施信息共享

開展干部人事檔案信息化管理工作應于專業(yè)化的信息平臺上開展，相關部門可同大數(shù)據(jù)信息平臺工作室合作，一同構建專業(yè)化的干部人事檔案管理信息平臺。相關部門可借助此平臺實施對檔案信息的查閱與調用，推動人事檔案的流通，從而解決“人檔分離”問題。在構建該平臺的過程中，相關部門需要求管理功能齊全與頁面布局明了，從而更大程度提升使用效率。在進行檔案信息共享的過程中，相關部門需嚴格明確制定共享檔案信息的權限與檔案信息的共享范圍，避免出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象，確保檔案信息的安全。

4.4 ?完善干部人事檔案管理體系

健全和完善的干部人事檔案管理體系，對于促進干部人事檔案管理工作科學化、系統(tǒng)化和效能化建設具有很強的支撐作用。因而，醫(yī)院在開展干部人事檔案管理的過程中，應當大力加強干部人事檔案管理體系建設，努力使干部人事檔案管理能夠在各個領域、各個方面發(fā)揮作用。在具體的實施過程中，應當發(fā)揮各個科室、各個部門的作用，使他們能夠參與到干部人事檔案管理工作當中。如建立“醫(yī)院干部人事檔案管理委員會”，各個科室、各個部門負責人都是“醫(yī)院干部人事檔案管理委員會”的成員，共同研究和落實干部人事檔案管理的相關工作，在收集干部人事資料方面發(fā)揮各科室、各部門的作用，努力形成強大的工作合力。在完善干部人事檔案管理體系的過程中，也要大力加強干部人事檔案的開發(fā)和利用工作，提升干部人事檔案管理工作的拓展性[9]。

4.5 ?健全人員保障，提高檔案信息安全素養(yǎng)

參與干部人事檔案信息化建設的外包服務人員應具有較強的信息化安全防范意識、專業(yè)的知識和豐富的項目經(jīng)驗，駐場前需提交身份證明，簽訂干部人事檔案信息化安全保密協(xié)議，并知曉違反保密協(xié)議應承擔的責任。檔案管理人員要全程跟蹤管理干部人事檔案信息化建設項目，加強安全監(jiān)督檢查和提供必要的指導工作，定期檢查工作現(xiàn)場、網(wǎng)絡系統(tǒng)，以確保各項操作規(guī)范執(zhí)行到位。檔案管理人員與外包公司服務人員以及各類維護人員、管理利用人員要相互溝通協(xié)調，有效解決問題。檔案管理人員要加強對檔案信息安全知識的學習，掌握信息安全技能，參與有針對性的安全技術交流和培訓等，提高信息安全素養(yǎng)。

4.6 ?提升檔案管理隊伍素質

檔案管理工作人員的管理隊伍建設情況是對檔案管理情況產(chǎn)生影響的關鍵性因素。企業(yè)在運行過程中，需要挑選綜合素質過硬的工作人員參與到檔案的收集與管理工作中。第一，檔案管理人員需要有較強的責任感，能以端正的態(tài)度參與到材料收集整理中。第二，檔案管理人員需要有較為專業(yè)的檔案管理技能，能實現(xiàn)在最短的時間內(nèi)對檔案資料進行整理，也能合理使用信息化技術進行檔案歸類。第三，檔案管理人員還應嚴格保證檔案管理工作的延續(xù)性。同時，企業(yè)工作人員應注重對檔案管理人員的培訓，構建優(yōu)秀的檔案管理隊伍，讓其積極配合，提升檔案管理能力，熟練掌握檔案管理知識，提升檔案材料收集與整理的效果。

4.7 ?重視當事人權利

在保證干部人事檔案管理過程中保密性原則的基礎上，對管理權利進行靈活應用，尊重當事人所具備的公民權利。首先應當重視當事人的隱私權。人事檔案是當事人工作歷程以及工作表現(xiàn)的私密性信息，在檔案管理過程中應當針對此內(nèi)容絕對保密，保證當事人的隱私權受到保護。干部人事檔案管理人員應當進行專業(yè)化培訓，絕對不能隨意泄露當事人的隱私，更不能以此作為牟利的手段。對干部所具備的知情權也應當進行保護，不論是在檔案管理過程中還是在提供相關服務時，都應當支持并且維護當事人的知情權。首先，在相關制度準許的情況下，可以不定時進行公示活動，告知當事人可以進行自身檔案內(nèi)容的查看，了解當下檔案中所包含的個人信息。其次，在使用當事人檔案辦理業(yè)務時，應當提前與當事人進行溝通交流，獲得許可之后才能使用，絕對尊重當事人的知情權。最后，應當保護當事人的申訴權，當事人認為自身的公民權利受到侵犯時，應采取積極的申訴措施，不論是政府部門還是管理機構都應當對其申訴權表示支持，從專業(yè)化角度提供幫助。

5 ? ?結束語

綜上所述，干部人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，不僅能夠為人力資源管理提供可靠數(shù)據(jù)，而且促進醫(yī)院人才戰(zhàn)略深入實施，對于促進醫(yī)院人力資源管理改革、創(chuàng)新、發(fā)展具有很強的支撐作用。盡管從總體上來看，絕大多數(shù)醫(yī)院對人力資源管理工作比較重視，而且運行機制也比較科學，但干部人事檔案管理的科學化、規(guī)范化、效能化水平不高，仍需提高。

參考文獻

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