加強人事檔案管理與開發(fā)利用的思考

任琦

摘 要：文章首先對人事檔案管理與開發(fā)利用工作進行了簡要敘述，然后結合當前現狀，分析了人事檔案管理與開發(fā)利用過程中存在的主要問題。最后從加強人事檔案管理意識、打造通用數據庫以及做好人事檔案資料審查工作這幾方面出發(fā)，探討了加強人事檔案管理與開發(fā)利用的具體措施，以期更好地借鑒。

關鍵詞：人事檔案;管理;開發(fā)利用

人事檔案可以體現個人的成長軌跡、能力素質、道德品行等，是十分客觀的資料記錄，能為單位任用人才提供重要參照。人事檔案管理在新時期的市場經濟背景下，其側重點開始發(fā)生了一定的變化，必須要思考如何高效開發(fā)及利用人事檔案，解決現存問題，促使人事檔案在相關工作中發(fā)揮更大的作用。

一、關于人事檔案管理與開發(fā)利用的簡述

人事檔案在我國人事管理制度中占據著重要地位，能夠證明個人的身份、學歷和資歷等，有著法律效用。我國頒布和修訂的相關條例均指出，任何個人都不可查閱或借用人事檔案，這說明我國對于人事檔案的保密性極為重視。通常來說，其服務對象都是以政府機關為主，對于其余的一些利用對象，也會作出十分嚴格的規(guī)定，實際上可以向大眾公開的信息也非常有限。在人事檔案的管理、開發(fā)及利用方面，一般是提倡嚴格遵守知情權和隱私權的有機平衡，既要保證當事人的隱私權，也要保護其合法的知情權。根據合理的申請流程，可以查閱部分人事檔案，但必須要確保在法律所允許的范圍內。人事檔案的管理涉及到當事人的隱私權，包括其婚姻、家庭、宗教信仰、犯罪記錄等，這些都被劃分在限制利用的范圍中。因此在人事檔案的開發(fā)利用方面，通常都有著十分嚴格的規(guī)范化流程。

二、當前人事檔案管理與開發(fā)利用過程中存在的主要問題

為更好地適應市場經濟對人才發(fā)展的需要，我國在人事檔案的管理方面作出了較多的改革和創(chuàng)新，同時也積攢了寶貴的經驗，獲取了一些成效。但就目前情況來看，人事檔案發(fā)展的速度還沒有完全跟上社會的發(fā)展節(jié)奏，在新形勢下，我國人事檔案管理與開發(fā)利用中還存在著一些問題需要解決。首先，人事檔案收集的質量不夠高。人事檔案信息收集是開展檔案管理工作的第一步，可以說是重中之重。若是沒有收集到高質量的人事檔案信息，則人事檔案就無法得到完善，相應的開發(fā)及利用也會受到不小的阻礙。人事檔案材料質量不高，書寫格式不規(guī)范，甚至摻雜虛假的信息，這些都給人事檔案管理及利用工作造成了很大的影響。

其次，人事檔案的個性特點不夠明顯。人事檔案最為主要的功能就是記錄和反映個人的真實情況，讓單位可以更多地了解員工，為人才市場提供必要的參考。人事檔案是個人經歷的縮影，通過對人事檔案的開發(fā)及利用，更加高效地挖掘人才和培養(yǎng)人才，幫助人才找到適合的發(fā)展道路;對單位或個人而言，人事檔案都是極為有用的。但目前有許多人事檔案的內容千篇一律，主要是基本信息的歸納，顯得比較同質化，難以凸顯個人特色與特殊能力。此外，人事檔案中比較重視政治部分，而對個人技能部分有所忽略，難以發(fā)現人才在管理和技術等方面的獨特優(yōu)勢。

最后，還有一部分人事檔案的真實性有待審查。部分單位在審核人事檔案資料的時候不夠仔細，放入了一些虛假的資料內容，這會對人事安排產生嚴重的消極影響，甚至導致相關工作無法正常進行。人事檔案管理開發(fā)及利用工作還需進一步完善，真正要做到實現信息化和現代化，維護人事檔案的公平公正性。

三、加強人事檔案管理與開發(fā)利用的具體措施

（一）加強人事檔案管理意識

人事檔案管理工作中，檔案工作人員是不可或缺的主體，能夠起到支配和主導的作用。必須要加強人事檔案宣傳工作力度，不斷提升對人事檔案的管理意識，確保檔案信息資源得到社會的廣泛承認。要進一步拓展人事檔案宣傳范圍，結合實際情況，舉辦相關展覽。促使人事檔案信息資源的傳播區(qū)域得以擴大，便有利于人事檔案得到最大程度的利用。如浙江省寧海縣住建局近幾年來查閱利用人事檔案的情況是：2019年115件，2020年224件，2021年235件，2022年9月底止288件。這些人事檔案的查閱利用，充分地證明了人事檔案的重要性和突出的利用價值。人事檔案編研工作也可使檔案信息開發(fā)利用達到高效，能夠顯著提升人事檔案信息利用的系統(tǒng)性和廣泛性，因此檔案工作人員要編制必備的檢索工具，開展人事檔案資料編研工作，處理好人員信息、統(tǒng)計信息和綜合信息等，以確保人事檔案資料的利用效率得到優(yōu)化。

（二）打造通用數據庫

在信息技術不斷發(fā)展和完善的當下，人事檔案管理軟件也開始逐步更新，進入到了人事檔案管理系統(tǒng)當中。而相應的檔案管理工作也實現了升級和優(yōu)化，達到了人事檔案管理數字化、網絡化的目標。相關人員可以結合實際需求，對人事檔案管理功能進行持續(xù)開發(fā)和挖掘，以便讓人事檔案管理工作變得更加方便、快捷和精確。人才服務機構可提升服務水平，為社會提供人才信息咨詢、信息報道和信息調研等深化服務。在實施人事檔案信息化建設的同時，還需注重利用和保密結合起來，不僅要最大化地利用人事檔案資源，并且還要充分尊重個人隱私，從而構建起人才信息庫，打造高質量的流動性人才服務機構以及信息系統(tǒng)。此外，還應當要加快速度打造人事檔案信息通用數據庫，這已成為了現階段的當務之急。我國對于人事制度的改革工作在不斷推進，人員流動是十分常見的現象。因此需要全面構建統(tǒng)一標準的人事檔案信息庫，使其在全國范圍內發(fā)揮作用，為將來的人事檔案信息資源數字化、網絡化發(fā)展打好根基。

（三）做好人事檔案資料審查工作

人事檔案和人員的升遷問題密切相關，有部分人員可能會為了謀求更多利益，出現對人事檔案資料作假的行為。由此便發(fā)生了一些人員年齡較小，但工齡卻較長的情況，導致人事檔案的真實性和準確性受到損害，同時也影響了人力資源管理的公平性。所以，檔案管理部門及相關工作人員都要對收集到的人事檔案資料展開全面、仔細的審查，對資料實施嚴格甄別，在有必要的時候，還可尋求專門的司法機關協(xié)助。以此才能進一步提升人事檔案材料質量，并確保鑒定權限處理妥當。例如浙江省寧海縣住建局最近幾年收集歸檔的人事檔案情況是：2019年380件，2020年1200件，2021年400件，2022年9月底止1200件。這些人事檔案的收集歸檔，都是經過嚴格的審查，才能歸入人事檔案的。對于一部分歸檔范圍之外的資料，更要進行嚴密的審核與處理，要把有價值的材料合理歸檔，并完善人事檔案管理部門的組織任務，定期培訓相關工作人員，提高其工作能力和意識。人事檔案能夠對個人績效、能力、品德、態(tài)度等進行記錄和反映，屬于經過了組織認同的，可以歸檔保存的有效資料。國家明確規(guī)定，任何人都不能隨意借閱或查閱個人檔案，但對于檔案當事人來說，也可作出一定的開放，允許其查看部分內容，但同時也要進行核定。

四、結束語

綜上可知，要加強人事檔案的管理、開發(fā)及利用工作，則相關部門和人員應當要不斷加強人事檔案管理意識，為人事檔案打造通用數據庫，同時做好相應的人事檔案資料審查工作，以此為人事檔案信息資源的數字化、網絡化發(fā)展作好鋪墊。

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