“函來函往”有講究

陳文國

在黨政機關或企事業單位公務活動中，函是經常使用的一種公文，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。換言之，除有直屬上下級之間隸屬關系外的一切不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，甚至請求批準和答復審批事項，一律用“函”。由此可見，函的應用范圍相當廣泛，提高函的寫作質量很重要，也很必要。

要立足溝通性，把針對的事項說清楚。函不同于上行文和下行文，是公文之中唯一的平行文種，對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，這是其他公文所不具備的特點。正因如此，在形成函件時，溝通什么事項、商洽什么內容、表達什么意見、期求什么結果，都要交代得清楚明白。如果函的內容含糊其詞、模棱兩可，收函方就無法對來函事宜形成意見，也就無法進行回復，溝通的目的自然也無法實現。同時，對于一些重要事項、特殊事項，還有必要介紹事項背景，以便收函方了解情況，及時作出回復。

要恪守單一性，把聚焦的主題突出出來。相較于報告、計劃、總結等，函的主體內容要體現單一性，即一函一事，不能多事一函。所以，成函不能圖省事、怕麻煩，把多個事項打包發出，而要一件一件來。對于溝通的事項，也不是把相關情況都羅列出來，而是選取其中最為關鍵、最有必要的方面，作為溝通的內容。同時，一定要把希望回復的內容凸顯出來，不能事項說了一堆，沒提想要的答案。此外，函的運行既涉及收函一方，又涉及復函事宜，考驗雙方的能力水平、作風素養。所以，主動方發函前，務必把功夫做到做足，能想明白、搞清楚的事項，就用功完成，非必要不發函，對實在認識不清、把握不準、完成不了的事項，再發函溝通商洽。

要體現靈活性，把表達的方式用對路。函的行文關系靈活，既可平行行文，也可向上或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。無論是平行機關或者是不相隸屬機關的行文，都要注意行文簡潔明確，用語把握分寸，語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必奉迎恭維、曲意客套。函可分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復事宜函、轉辦函、催辦函、報送材料函等，要根據不同類型，選用專業對路的表達方式，特別是把握好言語分寸。比如催辦函，既要體現平行文雙方相對平等的風格，也要表達督促催辦的態度，將兩方面有機結合，不能央告乞求，也不能以勢凌人。此外，一般函比較靈活，可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

要遵從規定性，把規范的結構落到位。公函由首部、正文和尾部三部分組成。首部主要包括標題、主送機關，標題格式為“發文機關名稱+主要內容（事由）+函”。正文一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。開頭寫發函緣由，說明根據、目的、原因等。主體部分需就有關事項開展商洽、就指定事件提出詢問或作出答復、就有關事項提請批準，要精準干練、清晰明了。結尾部分或提出希望請求，或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見，或請主管部門批準等。結語一般根據發（復）函內容，使用“特此函詢”“請即復函”“特此函告”“特此函復”等固定用語收束全文。落款部分包括署名和成文時間，署名機關單位名稱，寫明成文時間，并加蓋公章。