加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代水利工程檔案安全體系建設(shè)

文/莊志鳳

水利工程涉及單位、部門及人員多，技術(shù)較復(fù)雜，檔案管理工作周期長(zhǎng)、難度高且數(shù)量大。檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度及質(zhì)量關(guān)聯(lián)密切，抓好水利工程檔案管理工作十分必要。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，水利工程檔案安全方面存在一些問題，有必要通過重視并優(yōu)化水利工程檔案安全體系建設(shè)，及時(shí)解決這一問題。

1 水利工程檔案與安全有關(guān)的特性

一是有較大的利用價(jià)值。工程建設(shè)控制、竣工驗(yàn)收及質(zhì)量評(píng)定等工作中，或是工程生產(chǎn)使用中管理及例行維護(hù)、工程設(shè)計(jì)或技術(shù)創(chuàng)新研究等諸多方面，水利工程檔案具備不可忽視的參考價(jià)值。二是具有一定的分散性。由于其建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及建造材料較為多樣，因此其檔案記錄較為分散，往往會(huì)記錄過多的零散問題，且相互關(guān)聯(lián)，較為復(fù)雜。三是具有較強(qiáng)的繼承性。由于建設(shè)與管理中技術(shù)也在實(shí)時(shí)更新，各項(xiàng)工藝都在不斷發(fā)展，因此其對(duì)檔案記錄時(shí)間要求較嚴(yán)，檔案需要在積累中不斷增加，且生成后難以更改，更是可以對(duì)日后設(shè)備更新等環(huán)節(jié)提供參考。四是具有較強(qiáng)的隨機(jī)性。由于工程檔案較為復(fù)雜，包括其施工建設(shè)中的準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工階段，也包括后期運(yùn)營(yíng)與維護(hù)中的日常管理、設(shè)備維修、材料保養(yǎng)、運(yùn)行記錄等，部分檔案會(huì)具有規(guī)律性，但大多數(shù)檔案卻較為隨機(jī)，分類難度大，具有較強(qiáng)的隨機(jī)性。

2 水利工程檔案管理及安全體系構(gòu)成及作用

一般情況下，水利工程檔案管理體系主要由四個(gè)方面要素構(gòu)成。一是檔案管理制度。國(guó)家法律法規(guī)、地方性法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，都屬于水利工程檔案管理制度性的法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范。二是檔案管理機(jī)構(gòu)。國(guó)家檔案行政管理部門及各個(gè)參建單位檔案管理部門為水利工程檔案管理提供組織保障，奠定了專業(yè)保障的基礎(chǔ)，同時(shí)為制定管理計(jì)劃及實(shí)施提供了組織條件。三是檔案管理人員。水利工程檔案管理專業(yè)化水平的提升中，需要對(duì)管理人員自身素質(zhì)予以足夠的重視，深入發(fā)掘其專業(yè)優(yōu)勢(shì)。四是檔案管理技術(shù)。綜合考慮檔案收集、整理、保管及利用等方面內(nèi)容，可使水利工程檔案管理技術(shù)內(nèi)涵更加豐富，立足于技術(shù)方面確保能夠高效完成管理工作。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，水利工程規(guī)模和數(shù)量大幅增加，相應(yīng)地也產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理工作帶來了更大的難度，增加了檔案管理工作中問題的產(chǎn)生概率。所以，有必要高度重視檔案安全體系的建設(shè)與優(yōu)化。在健全的安全體系下，不僅能為有序開展檔案管理工作提供保障，同時(shí)在工程建設(shè)中也能更好地發(fā)揮作用。一是有利于完善檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效地管控整個(gè)管理工作，能為整理和保存檔案提供便利，并使人為因素引發(fā)的檔案信息數(shù)據(jù)丟失等問題得到有效改。二是支持更便捷地查找檔案信息。水利工程檔案安全體系的優(yōu)化建設(shè)，不但能使檔案查找時(shí)間大幅縮短，而且能為檔案提供更可靠的安全保障，降低丟失、整理混亂等問題發(fā)生的幾率。三是促進(jìn)水利工程建設(shè)質(zhì)量及驗(yàn)收。在這方面，檔案安全體系同樣能發(fā)揮促進(jìn)作用，即將兩者有機(jī)結(jié)合起來，能促進(jìn)水利工程建設(shè)質(zhì)量、效率及安全性的提高。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理體系建設(shè)原則

3.1 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)原則

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)是防范各類風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。在法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的約束下，能立足于管理方面對(duì)各方權(quán)責(zé)利加以明確，可對(duì)檔案管理中各方行為加以規(guī)范，消除因統(tǒng)一管理欠缺引起的一系列弊端。通過落實(shí)檔案安全管理制度方面的建設(shè)工作，進(jìn)一步做好相應(yīng)的防控工作，能夠從制度方面保障安全體系的順暢構(gòu)建及規(guī)范運(yùn)行。

3.2 安全管理原則

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，面向安全管理提出了全過程管理的要求，同時(shí)應(yīng)以風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)為基礎(chǔ)開展針對(duì)性的管理全過程管理中，要著重管理數(shù)據(jù)及平臺(tái)等的管控。同時(shí)，要注重風(fēng)險(xiǎn)管理思維的引入，確保能妥善應(yīng)對(duì)存在于檔案信息系統(tǒng)中的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)。而在安全體系構(gòu)建中，重中之重在于以檔案數(shù)據(jù)生命周期為基礎(chǔ)構(gòu)建適宜的監(jiān)控系統(tǒng)，為動(dòng)態(tài)控制管理過程提供保障。

3.3 數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)原則

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)是防范風(fēng)險(xiǎn)的重要?jiǎng)恿Α＝?jīng)營(yíng)管理決策中，在自上而下方式的運(yùn)用下，借助數(shù)據(jù)完成驅(qū)動(dòng)，機(jī)器以數(shù)據(jù)為依據(jù)直接決策。將數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)引入檔案安全體系后，原本被動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)防范向主動(dòng)防御轉(zhuǎn)換，在數(shù)據(jù)的運(yùn)用下能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)警，最終實(shí)現(xiàn)安全決策的形成。檔案部門需要做好數(shù)據(jù)原有管理模式的轉(zhuǎn)變，并以資產(chǎn)管理思維和數(shù)據(jù)流為基礎(chǔ)，合理配置資金流、技術(shù)流、物流及人流，為檔案安全管理提供高效及可控保障。

3.4 技術(shù)保障原則

風(fēng)險(xiǎn)防范中的工具要以技術(shù)保障為主。大數(shù)據(jù)時(shí)代下云服務(wù)提供商應(yīng)做好中央服務(wù)器的優(yōu)化建設(shè)工作，通過先進(jìn)設(shè)備及服務(wù)器結(jié)構(gòu)的應(yīng)用，以最新理念為指導(dǎo)，以應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)為目標(biāo)構(gòu)建服務(wù)中心。例如，在應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù)后，能奠定數(shù)據(jù)加密和防范安全風(fēng)險(xiǎn)的可能，所以有必要深入研究檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代下水利工程檔案安全體系中的問題與不足

4.1 管理制度中的問題與不足

在建設(shè)與應(yīng)用水利工程檔案安全體系時(shí)，如果制度方面有問題存在，必定會(huì)影響整個(gè)體系的應(yīng)用效果，且會(huì)對(duì)檔案管理水平的提升產(chǎn)生制約，給專業(yè)資料利用價(jià)值及水利工程運(yùn)行效果帶來一定影響。具體表現(xiàn)：一是既有檔案管理制度亟待進(jìn)一步完善，應(yīng)用期間適用性不足，影響了水利工程檔案管理工作的開展效率，無法滿足科學(xué)應(yīng)用安全體系這一基本要求。二是實(shí)踐中，由于未能貫徹落實(shí)檔案管理制度的緣故，無法有效保障相應(yīng)的管理工作質(zhì)量，影響了檔案資料的利用效果。三中在落實(shí)水利工程檔案管理制度時(shí)，思想方面的重視不到位，滯緩了安全體系構(gòu)建的實(shí)時(shí)性，最終導(dǎo)致工程檔案管理利用水平降低。

4.2 管理機(jī)構(gòu)中的問題與不足

綜合目前水利工程檔案管理機(jī)構(gòu)的情況看，由于存在一系列問題與不足，導(dǎo)致其管理作用的發(fā)揮受限，阻礙了檔案管理水平的提升。具體包含：一是設(shè)置的檔案管理機(jī)構(gòu)欠缺合理性，以致檔案管理體制機(jī)制不順暢，工作開展受影響；二是既有管理機(jī)構(gòu)中，存在工作環(huán)境不夠良好、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善等問題，一定程度上阻礙了水利工程檔案安全體系的落實(shí)與完善，進(jìn)而對(duì)整個(gè)工作的開展構(gòu)成了影響。

4.3 檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力度不足

水利工程管理中，檔案管理盡管屬于一項(xiàng)重要組成部分，但與其他管理工作相比，受重視程度略顯不足，且組織領(lǐng)導(dǎo)力度欠缺。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想方面高度重視檔案管理，工作安排及責(zé)任落實(shí)不力，無法切實(shí)解決存在于檔案管理安全體系中的問題，阻礙了整體管理水平的提升。

4.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

水利工程檔案安全體系的建設(shè)與完善，不僅系統(tǒng)性強(qiáng)且十分復(fù)雜，而且對(duì)參與的管理人員提出了較高的能力和綜合素質(zhì)要求。綜合目前水利企業(yè)檔案管理人員整體情況來看，普遍存在綜合素質(zhì)不高的問題，一些人不具備勝任檔案管理工作的能力，難以適應(yīng)現(xiàn)有的檔案管理工作，安全體系的建設(shè)與完善也因此遭受一定的影響。

4.5 檔案信息化程度偏低

在實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的合理利用后，可進(jìn)一步提高水利工程項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)大后檔案管理工作的質(zhì)量及效率，如搜集、查詢及分述梳理等環(huán)節(jié)。但是，綜合目前水利企業(yè)檔案管理工作開展情況來看，依舊有少數(shù)在應(yīng)用信息技術(shù)方面存在不足，未能結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)管控檔案，或是沒有高度重視電腦系統(tǒng)運(yùn)行、利用及養(yǎng)護(hù)工作，阻礙了信息化檔案管理工作的有序開展。

5 大數(shù)據(jù)時(shí)代下水利工程檔案安全體系優(yōu)化建設(shè)策略

5.1 健全與完善檔案歸檔及分類編號(hào)等管理制度

應(yīng)以國(guó)家水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，做好歸檔和整理檔案工作。針對(duì)以往存檔資料目錄簡(jiǎn)單、檔案盒文件名稱不細(xì)致不明確等問題，可采取自檢方式，編制完整的目錄，規(guī)范檔案編號(hào)，確保檔案內(nèi)容與標(biāo)題對(duì)應(yīng)，檔號(hào)編制規(guī)范，為后續(xù)查找提供便利。針對(duì)形成于竣工驗(yàn)收中的各類報(bào)告，在完成竣工驗(yàn)收后方可實(shí)施定稿、收錄操作。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在嚴(yán)格遵循檔案準(zhǔn)確性、完整性及系統(tǒng)性等原則的基礎(chǔ)上，以水利工程實(shí)際特點(diǎn)為根據(jù)，對(duì)工程檔案信息展開整理及劃分，并結(jié)合檔案信息實(shí)際特點(diǎn)做好分類及歸檔等管理作業(yè)，為檔案信息提供相關(guān)性標(biāo)識(shí)及保障。此外，以國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行案卷封面的規(guī)范填寫，確保工程中具備保存價(jià)值的各類文件材料與檔案管理要求相符合。

5.2 做好管理機(jī)構(gòu)的完善與改進(jìn)

水利工程安全體系優(yōu)化建設(shè)中，要想促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)有職能作用的高效發(fā)揮，有必要做好下述兩方面工作：一方面，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)化配置人員，優(yōu)化專業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。另一方面，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)工作狀況深入了解，落實(shí)相關(guān)的監(jiān)督工作，在予以科學(xué)指導(dǎo)的前提下，進(jìn)一步突出檔案安全體系的建設(shè)運(yùn)用效果。

5.3 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人意識(shí)

在水利工程建設(shè)和管理中，檔案管理工作占據(jù)比較重要的地位。針對(duì)目前檔案管理安全體系建設(shè)中領(lǐng)導(dǎo)力度不足的問題，可從下述幾個(gè)方面去解決。一是單位領(lǐng)導(dǎo)、工程建設(shè)負(fù)責(zé)人積極學(xué)習(xí)、不斷積累有關(guān)檔案安全保障相關(guān)的理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理及安全體系建設(shè)形成重要的思想認(rèn)識(shí)。二是立足于全局角度做好各方關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，為建設(shè)檔案安全體系提供科學(xué)指。三是以身作則、率先垂范，夯實(shí)順利開展水利工程檔案安全保障體系建設(shè)工作的基礎(chǔ)。

5.4 提高管理人員專業(yè)技術(shù)水平

建設(shè)與完善水利工程檔案安全體系屬于一項(xiàng)系統(tǒng)工作，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代下工程規(guī)模呈現(xiàn)出質(zhì)的提升，安全體系中暴露一系列新問題。應(yīng)在落實(shí)檔案安全體系優(yōu)化建設(shè)過程中向檔案管理人員提出更高素質(zhì)及專業(yè)能力要求。首先，應(yīng)注重檔案管理人員綜合能力的提升，夯實(shí)檔案安全體系建立健全的基礎(chǔ)。其次，應(yīng)做好人才培養(yǎng)及引進(jìn)工作，面向檔案管理人員定期開展教育培訓(xùn)工作，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高。再次，應(yīng)注重檔案管理人員積極性的調(diào)動(dòng)與提升，通過績(jī)效管理機(jī)制及獎(jiǎng)懲制度的優(yōu)化調(diào)整，對(duì)員工績(jī)效定期考核，使人員能更積極、主動(dòng)地參與工作。

5.5 注重檔案信息化管理水平的提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息化、數(shù)字化管理趨于普及，水利工程建設(shè)中在重視技術(shù)利用水平持續(xù)增強(qiáng)的基礎(chǔ)上，也要做好檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的利用，以便更好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下水利工程檔案管理及安全體系建設(shè)方面的需求。檔案信息化管理水平的提升，能帶動(dòng)檔案管理規(guī)范性及安全性的全面提升。例如，電子化檔案管理模式的應(yīng)用，不僅能加快復(fù)制、傳輸及使用檔案的效率，也能將紙質(zhì)檔案易損壞、遺失等問題有效規(guī)避。在電子文檔加密技術(shù)的運(yùn)用下，結(jié)合設(shè)置訪問權(quán)限的方式，可有效規(guī)避人為篡改引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤問題，為檔案安全管理質(zhì)量及正常使用提供保障。而要想促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，首先應(yīng)以水利工程檔案實(shí)際需求為根據(jù)，有針對(duì)性地開發(fā)軟件并設(shè)置功能。同時(shí)，各部門及工作流程中需要做好統(tǒng)一信息傳輸端口的設(shè)置，為數(shù)據(jù)傳輸提供技術(shù)、質(zhì)量及效率保障。此外，還應(yīng)做好全天候網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理，對(duì)操作人員實(shí)際操作予以嚴(yán)格控制和監(jiān)督管理，避免人為因素對(duì)檔案管理安全構(gòu)成影響和干擾。值得一提的是，也需要強(qiáng)化技術(shù)措施，嚴(yán)格管理機(jī)械和相關(guān)設(shè)備，消除電子檔案或信息管理設(shè)備因氣候因素、自然原因引起的損壞等不良情況。

5.6 加強(qiáng)檔案信息資源利用中的安全管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程檔案資源利用中的安全管理。一是正確處理檔案利用與安全管理的關(guān)系，在確保檔案安全的前提下，努力做好檔案提供利用工作，充分發(fā)揮檔案作用，二者兼顧。二是加強(qiáng)安全防范的技術(shù)措施，通過設(shè)置防火墻、安裝防病毒軟件、加密、設(shè)置水印、日志記錄、配備不間斷電源等安全設(shè)施設(shè)備及軟件，確保檔案信息系統(tǒng)及信息安全，出現(xiàn)問題可追溯。三是加強(qiáng)利用者訪問檔案信息系統(tǒng)的權(quán)限賦予、管理、收回、監(jiān)督等項(xiàng)工作，防止因權(quán)限超限濫用而造成檔案失泄密、檔案隨意公布等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下水利工程建設(shè)規(guī)模與日俱增，為了保障檔案應(yīng)有的價(jià)值作用得到充分體現(xiàn)，有必要做好檔案安全體系的優(yōu)化建設(shè)工作。我們應(yīng)深入認(rèn)識(shí)當(dāng)前水利工程檔案安全體系中存在的管理制度不健全、管理機(jī)構(gòu)不到位、信息化程度低等問題，采用健全完善檔案管理制度、做好管理機(jī)構(gòu)的完善與改進(jìn)、提升檔案信息化管理水平等措施，進(jìn)一步優(yōu)化建設(shè)水利工程檔案安全體系，推進(jìn)水利工程檔案管理工作，更好地為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。