光伏產業檔案管理工作中存在的問題與思考

文/童玉玲

隨著國家對能源結構調整的各項戰略落實，光伏產業在國民經濟發展中的作用越來越凸顯。相應地，在光伏產業發展過程中形成了大量有保存價值和利用開發價值的檔案信息資源。對光伏產業檔案信息資源的保護、利用和開發，既是新時期光伏產業發展的現實訴求，也是推動國民經濟社會發展的有效途徑。因此，有必要對光伏產業檔案管理工作存在的問題進行認真思考，并結合光伏產業未來發展趨勢，加大對光伏產業檔案管理工作支持力度，建立更為完善的光伏產業檔案管理體系。

1 光伏產業檔案管理內容與應用現狀

光伏產業產生的檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。檔案作為無形資產，對企業的發展起著至關重要的作用。首先，在運營過程中，檔案管理可以在一定程度上維護企業知識產權的合法權益。其次，檔案管理貫穿于企業發展的始終，能夠保存企業不同發展時期的各種資料，提高檔案信息資源的利用價值，有助于保證企業內部工作的順利開展。

以光伏產業上游企業為例，用于硅材料生產與加工、硅片生產的設備儀器類檔案尤為重要，包括設備環保處理與凈化、設備檢測等相關圖紙、電子文件等。如設備的開關、指示說明、運行流程等，檔案管理人員需要將這些資料進行整理和完善，以保障生產所需設備能夠良好運行。再以光伏產業下游企業為例，設備運行維護階段產生的檔案也有著不可忽視的作用。運行維護階段的檔案是維護人員對光伏并網電站運行相關數據和其他工作內容的真實記載，是光伏設備運行的真實寫照，也是光伏電站運行維護和維修整改的重要依據。運行維護檔案包含運行分析記錄、巡檢記錄、累計發電量報表、維修日志、維修檢修記錄、檢修管理、分析記錄等等。對光伏運行維護檔案信息進行查詢，有利于工作人員及時了解光伏電站運行情況，進而制定對應的維護方案。

為提高光伏產業檔案管理水平，初步建立了信息化管理系統和檔案管理制度。隨著網絡信息技術不斷發展，光伏產業在檔案管理過程中引進了大數據、云計算等多種技術，并形成了檔案信息數據庫，數據庫記載了光伏電站的建設單位、設計單位、施工時間、竣工時間、電器設備基本參數、電站規模、氣象地理資料等。同時，在光伏電站運行過程中，數據庫還會對供電情況累計發電量、各自方陣匯流箱開路電壓、短路電流、光伏并網電站輸出電壓等相關數據進行記錄。通過對光伏產業檔案信息數據庫的分析，能夠查找出當前光伏電站在運行過程中的隱患和可能存在的風險，能夠為運維人員排除隱患和風險提供更為全面的數據支撐，進一步提升運維人員解決問題的科學性和準確性，有利于提高光伏電站的運營維護水平。

2 光伏產業檔案管理工作中存在的主要問題

當前我國光伏產業正處于起步發展階段，雖然檔案管理工作得到了足夠重視，但是現有的管理方法、手段和制度尚不能有效應對光伏產業檔案管理面臨的挑戰。

第一，尚未形成完善的檔案管理體制。當前光伏產業在檔案管理過程中相關部門之間對于檔案管理工作分工還不夠明確，很多部門對于光伏產業檔案管理重視程度不足，并沒有形成統一的檔案管理標準，從而導致不同部門與檔案管理部門沒有形成默契和有效溝通，難以發揮協同作用，在檔案工作開展過程中往往因為部門溝通不暢，導致檔案數據收集不及時，檔案信息不系統等問題的出現。從檔案管理部門角度看，部分檔案管理部門在檔案管理過程中對光伏產業檔案管理制度機制建設重視程度不足，沒有結合新時期光伏產業發展的實際需要，對檔案管理制度體制進行更新和完善，導致很多制度已經落后產業發展，難以為光伏產業檔案管理工作提供制度依據和機制保障。部分檔案管理人員在落實檔案管理制度機制過程中缺少主動意識和責任意識，導致光伏產業檔案管理十分隨意松散，部分光伏產業檔案信息不全。由于檔案信息真實性和完整性無法得到保障，為后續檔案信息資源開發和利用埋下了隱患。

第二，數字化建設比較落后。檔案信息化已經成為光伏產業檔案管理的未來發展方向，在積極落實國家相關政策過程中，要將光伏產業檔案數字化建設放在突出位置。但部分地區在光伏產業檔案數字化建設過程中并沒有充分認識到其重要性和必要性。部分光伏企業的檔案管理硬件設施相對落后，軟件系統比較老舊，難以滿足當前光伏產業檔案信息化的建設訴求。此外，部分地區光伏產業在發展過程中并沒有給予檔案數字化建設足夠的資金支持和政策保障，在檔案數字化建設過程中制度機制不健全，難以為光伏產業檔案數字化建設提供扎實全面的技術支持和制度保障，在一定程度上影響了光伏產業數字化建設。此外，還有部分檔案管理部門，雖然前期進行了轟轟烈烈的檔案信息化建設，但缺少后續投入，出現了“重前期、輕后期”的問題。當前，網絡信息技術不斷發展，對光伏產業檔案管理工作也提出了新的要求，特別是在光伏產業檔案數字化建設過程中，如果沒有持續的政策支持和資金投入，檔案管理的相關軟硬件設施就不能得到及時的更新和維護，也就無法對重要的檔案信息資源進行整合提煉，就難以發揮出檔案信息資源對于光伏產業發展的指導意義。數字化建設落后不僅影響光伏產業檔案管理，同時也難以使光伏產業檔案與其他工作緊密結合，出現了檔案管理與其他工作脫節問題。

第三，缺少專門負責的部門和人員。光伏產業檔案管理工作需要具體的檔案管理人員來落實，光伏產業檔案管理工作開展需要每一個光伏企業主動參與，并明確各自檔案管理部門和具體工作人員責任。但部分光伏企業并沒有指定具體的部門負責檔案管理工作，很多檔案管理工作都由辦公室人員來兼任，而辦公室工作人員既要負責光伏企業的日常工作，還需要對光伏產業相關檔案進行整理，因此難免會影響光伏產業檔案管理成效。加之很多兼職人員對光伏產業發展現狀以及光伏產業檔案管理的重點和目標要求了解得不全面，在光伏產業檔案管理過程中難免會出現問題和疏漏，在一定程度上影響了光伏產業檔案管理成效，并不利于光伏產業檔案管理工作的可持續性開展。還有部分單位雖然安排了專門的檔案管理人員從事光伏產業檔案管理工作，也設置了相應的部門為光伏產業檔案管理工作提供了空間和載體。但在具體落實過程中，并沒有對相關檔案管理人員進行系統的培訓教育，也沒有從宏觀層面對光伏產業檔案管理工作進行一系列安排，導致光伏產業檔案管理工作在開展過程中缺少目標和方向，很多檔案工作開展都非常被動，能夠拿出的檔案成果也很難契合當前光伏產業發展的實際需要，更不會受到相關領導的重視和關注，在惡性循環中光伏產業檔案管理工作質量越來越差，難以真正地發揮出檔案信息的價值和作用。

3 光伏產業檔案管理工作問題的思考與應對

為更好地推動光伏產業檔案管理工作，需要光伏產業企業主動作為，進一步明確光伏產業檔案管理的價值和作用，構建現代化檔案工作制度，對相關檔案管理工作制度要嚴格落實，確保制度機制真正能夠發揮指導、監督作用。同時還要積極推進光伏檔案數字化建設和安全保障工作，切實保障光伏產業檔案信息安全，為后續光伏產業檔案信息資源利用開發創造有利條件。

3.1 重視光伏產業檔案管理頂層設計

光伏產業檔案管理工作對于光伏產業發展起著至關重要的作用，相關單位在檔案管理部門既要從自身入手制定嚴格的檔案管理制度，加強檔案管理人員培訓教育，提升檔案管理質量，也要與上級部門主動溝通，對光伏產業檔案管理工作做好頂層設計工作。相關領導要對光伏產業檔案管理工作給予足夠的重視，充分認識到光伏產業檔案管理工作的重要意義，并在不同場合宣傳光伏產業檔案管理的現實意義和價值要求，相關部門要配合檔案管理部門做好光伏產業檔案的收集、整理、開發、共享工作，進一步提升光伏產業檔案管理質量。同時要從全局角度出發，制定和完善光伏產業檔案事業發展長期規劃，進一步明確光伏產業檔案管理未來發展重點，積極推進光伏產業檔案信息化建設，完善光伏產業檔案管理制度機制，為光伏產業檔案管理工作提供扎實的制度支持和機制保障。

3.2 構建現代化檔案管理制度與工作機制

網絡信息技術不斷發展，對光伏產業檔案管理工作也提出了新的要求。光伏產業檔案在管理過程中應該與時俱進，構建更為現代化的檔案管理制度和工作方法。從檔案管理制度的角度看，要對原有產業檔案管理制度進行認真梳理。對已經不適應光伏產業現代化檔案管理的制度機制要及時完善和修改，確保光伏產業檔案管理制度能夠為光伏產業檔案管理工作提供制度保障。從光伏產業檔案工作方法的角度看，當前，隨著光伏產業電子檔案規模的不斷擴大，傳統的紙質管理理念和管理方法已經很難適應光伏產業檔案管理的實際需要。因此，無論是檔案管理部門主要領導還是具體檔案工作人員，都應該轉變傳統的光伏產業檔案管理思路，充分認識到大數據、云計算、人工智能等技術對光伏產業檔案管理產生的影響，并主動構建電子檔案管理系統。將紙質檔案進行數字化加工，并存儲到電子信息系統和數據庫之中，提升光伏產業檔案管理效率，有效地降低檔案管理工作量和工作難度。此外，還要嚴格地落實國家關于光伏產業檔案管理的相關制度要求，并根據光伏產業檔案管理的實際需要，對光伏產業機構和檔案管理人員的職責權限進行調整，進一步完善光伏產業檔案的保管期限、歸檔范圍、檔案信息資源開發等相關制度機制，實現光伏產業檔案信息資源合理利用，為光伏產業檔案管理工作質量和效率提升提供扎實的制度保障。

3.3 數字化建設與安全保障協同推進

網絡信息時代，檔案數字化建設至關重要。檔案主體應將檔案數字化建設納入年度規劃之中，并對光伏產業檔案管理相關工作進行統一部署，實現光伏產業檔案管理與其他工作同步實施、無縫銜接。確保光伏產業檔案能夠及時、高效、準確地被收集、被利用、被開發。隨著光伏產業檔案數字化建設的不斷推進，會形成大量的光伏產業電子檔案，因此必須將光伏產業檔案信息安全工作放在突出位置，完善相關制度機制。一方面，要對光伏產業涉密檔案采取物理隔離方式，建立內部局域網，確保光伏產業涉密檔案信息安全，在光伏產業電子檔案管理系統使用方面，還應該設置相應的管理權限，存儲光伏產業檔案信息的計算機要安裝防火墻和必要的防毒軟件，按照相關操作流程，及時地對防火墻和防毒軟件進行更新。另一方面，要確保光伏產業檔案庫房環境符合國家的相關標準，既要安裝防火防盜相關設施，也要安裝相應的監控系統，確保檔案信息安全。

3.4 組建高素質檔案工作人員隊伍

光伏產業檔案管理工作是一項復雜的系統工程，既需要完善相關制度機制，也需要組建高素質的檔案工作人員隊伍。一方面，結合光伏產業檔案管理實際需要引進高素質人才，提升光伏產業檔案管理隊伍的整體素質和水平。隨著網絡信息技術不斷發展，原有的檔案管理模式和管理手段已經很難適應信息化或數字化需求。因此，必須積極協調相關部門，落實光伏產業檔案管理專職人員，并結合發展需要，對光伏產業檔案管理人員進行系統培訓，提高光伏產業檔案管理人員的信息素養，更好地適應當前光伏產業現代化管理的現實訴求。另一方面，加強對光伏產業檔案管理人員的安全教育。聘請安全專家和政府部門保密工作人員對光伏產業檔案管理人員進行系統的教育培訓，進一步提升光伏產業檔案管理人員的安全意識，嚴格落實光伏產業檔案安全管理制度，切實保障光伏產業檔案信息安全。

3.5 加大光伏產業檔案基礎設施建設

光伏產業檔案管理工作既需要領導重視、制度機制和檔案管理人員的努力作為保障，同時也需要基礎設施作為保障。因此，必須給予光伏產業檔案基礎設施建設足夠的重視。一方面，要積極與政府檔案管理部門進行溝通和聯系，進一步明確光伏產業檔案建設標準，并以此作為依據引進先進的光伏產業檔案管理設備。包含計算機硬件設備、光伏產業軟件管理系統、復印設備、打印設備和相應的輔助設備，等等，為光伏產業檔案信息收集、整理、開發、利用、共享奠定扎實的物質基礎。另一方面，檔案管理部門應該與第三方互聯網企業進行合作，對光伏產業檔案管理信息系統進行開發和完善，既要結合光伏產業檔案管理實際完善相關功能，也要結合光伏產業檔案信息資源共享，明確相應的技術標準。確保檔案管理系統與政府相關部門和企事業單位系統能夠有效對接，實現檔案信息資源的廣泛共享，充分發揮檔案信息資源的價值和作用。此外，還要制定光伏產業檔案基礎設施持續投入機制，確保光伏產業檔案基礎設施能夠得到及時的更新換代和維護，更加契合光伏產業數字信息化建設，更好地實現光伏產業檔案信息資源的開發和利用。

總之，新形勢下，要想提升光伏產業檔案管理效率，就需要對當前光伏產業檔案管理存在的具體問題進行分析，以此作為思路，進一步明確未來光伏產業檔案管理工作開展的主要方向。一方面，要完善光伏產業檔案管理制度機制，確保光伏產業檔案管理工作有法可依、有制度可遵循。另一方面，要加大對光伏產業檔案數字化建設力度，加大人才培養力度，為光伏產業檔案工作開展提供扎實的技術保障和人才保障。