數據與檔案

管先海 李興利

摘? 要：數據與檔案不是一個概念，但歸檔數據即是檔案。對于數據的管理，數據管理部門的重點是“管”，而檔案管理部門的重點則是對歸檔數據的“存”和“用”。數字時代，數據管理部門與檔案管理部門應當和諧共處，加大檔案資源數據化建設力度，加強人工智能、數據挖掘推送等新興信息技術在檔案數據化建設中的探索應用，扎實做好檔案數據安全保障工作，從而更加安全有效地發揮檔案數據服務黨和國家工作大局、服務人民群眾的作用。

關鍵詞：數字時代;數據;檔案;數據管理部門;檔案管理部門;和諧共處

Abstract： Data and Archives are not the same concept， but archived data is Archives. For the data management， the data management department focuses on the 'Management'， while the Archives management department focuses on the 'storage' and 'use' of the archived data. Digital age， data management departments and Archives management departments should coexist harmoniously， strengthen the intensity of Archives resources data construction， strengthen artificial intelligence， data mining push emerging information technology in Archives data construction application， solid job of file data security， so as to more safely and effectively file data service the party and state work， serve the role of the people.

Keywords： Digital age; Data; Archives; Data management department; Archives management department; Harmonious coexistence

李興利（焦作市檔案館）：歲末年初，在中國改革開放前沿陣地的上海，有兩件與檔案工作相關的大事發生。一是新修訂的《上海市檔案條例》自2021年12月1日起正式施行，這是1995年《上海市檔案條例》頒布以來的一次全面修訂，有很多亮點。二是作為地方立法的率先探索，《上海市數據條例》自2022年1月1日起施行。有趣的是，《上海市數據條例》全文沒有一次出現“檔案”字樣;《上海市檔案條例》也僅在第五條、第三十八條、第四十九條三處，分別出現了“大數據”技術、紅色檔案專題目錄和“數據庫”“公共數據資源”，對我們業內認為是電子檔案或數字檔案的“數據”用的是“檔案數字資源”字樣。數據與檔案，在這里頗有點老死不相往來的樣子。本期沙龍，請各位同行結合實際，談談在已經或者即將全面進入的數字時代，數據管理部門與檔案管理部門怎樣才能更好地和諧共處。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：我認為數字時代數據管理部門與檔案管理部門和諧共處需要加強頂層設計和業務協同。在頂層設計方面，應在制定各項法律法規以及條例時明確數據管理部門與檔案管理部門的職責范圍，并促進兩者間法規條文的互通，從而為兩管理部門間的和諧共處提供法律法規依據。值得注意的是，當前相關法律法規在數據與檔案的互通性上有所欠缺，如《中華人民共和國數據安全法》僅在第五十三條提及“在統計、檔案工作中開展數據處理活動，開展涉及個人信息的數據處理活動，還應當遵守有關法律、行政法規的規定”，使得數據管理部門與檔案管理部門在數據安全處理方面存在一定的隔閡，需要進一步深入研究和加強法律法規的對接工作，使兩者間合乎法理地和諧共處。在業務協同方面，應推進數據與檔案部門在業務活動中的交流融合，提升業務協同和資源共享能力，從而提高資源復用性和業務處理效率。隨著數字轉型升級的推進，檔案管理部門也逐步走向數字化，運用大數據、云計算等對檔案資源進行整合開發，在這一過程中存在與數據部門重復或相近的業務工作，因而需要將兩部門間的業務協同，包括文檔數據前端控制、平臺業務流程對接、數據庫共建共享等，通過增進兩部門間的業務協同與交流實現更好地和諧共處。

劉東斌（濮陽市檔案館）：我認為只要檔案部門不要想多，清晰明白一些基本的概念，就能和諧共處。其一，數據與檔案的概念。數據不是檔案，《上海市數據條例》（以下簡稱《數據》）第二條規定：“數據，是指任何以電子或者其他方式對信息的記錄”。對于《上海市檔案條例》（以下簡稱《檔案》）沒有具體限定，按照新《檔案法》第二條規定：“本法所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織……直接形成的對國家和社會具有保存價值的……歷史記錄。”這里并沒有提及數據。如果非要將數據納入檔案的范疇的話，那么按照新《檔案法》第三條規定：“直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍……”，比照檔案學通俗的說法，那么就是歸檔的數據才是檔案，而不歸檔的數據則不是檔案。顯然，《檔案》“大數據”技術、“數據庫”中的數據與檔案就不是一個概念。其二，數據與檔案的本質。數據的本質是辦事的工具，而檔案的本質是記事備忘的工具。其三，數據可以買賣而檔案不能買賣。《數據》第二節“數據交易”專門系統地規定了數據交易的方方面面。而新《檔案法》第二十三條規定：“禁止買賣屬于國家所有的檔案。”對于非國有檔案，第二十二條規定：“嚴禁出賣、贈送給外國人或者外國組織。”至于哪些數據應當歸檔，則是檔案部門應當探討的問題。但是無論如何是不可能將《數據》所說的數據全部歸檔的，歸檔的只能是其中的一小部分，而且即使數據歸檔了，也不能按照《數據》規定的模式運行管理，而只能按照記事備忘的工具模式運行管理。

郭東升（臨清市檔案館）：數據管理部門與檔案管理部門怎樣才能更好地和諧共處呢？我想，最重要的是檔案管理部門如何認識數據，如何對待數據。數據是什么？我贊同劉東斌“數據與檔案是兩個概念”的觀點，雖然數據可以向檔案轉化，但它必須滿足踏入檔案門檻的完全必要條件：一是直接形成的;二是有保存價值的;三是歷史記錄。檔案管理部門如何對待數據呢？關注數據的形成、管理和歸檔，讓直接形成的對國家和社會具有保存價值的數據歸入到檔案中來。數據轉化為檔案，必須有歸檔關口的鑒定。

王鳳珍（臺前縣檔案館）：檔案與數據是同屬于信息領域的兩個不同的概念，在沒整理歸檔之前的數據其實就是電子文件，并非是電子檔案，只有對那些有參考利用價值的數據整理歸檔后才能稱之為檔案，所以沒必要過分糾結數據條例中有無“檔案”兩個字。如從雙方更好地和諧共處方面考慮，檔案部門要做的應是考慮如何與數據形成部門溝通，明確數據歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方式、歸檔時間、保管期限，以及如何利用檔案管理利用平臺提供利用等問題。

余厚洪（浙江麗水學院）：關于數據與檔案的關系，我非常贊同王鳳珍的觀點。毋庸置疑，在大數據背景下，在檔案數字化與數字化檔案并行不悖之時，數據與檔案密不可分。數字化改革進程中，數字賦能無疑給予檔案融入數據洪流極好的機遇。讓檔案作為一種最可靠的數據，讓檔案在新時代建設進程中煥發生機與活力，應作為檔案管理的核心目標。

程媛媛（焦作市檔案館）：我認為兩個部門和諧共生的根本要領就是依法履行各自的職能，有兩個概念需要厘清：一是職能。數據管理部門與檔案管理部門是兩個職能完全不同的部門。在大數據環境下應運而生的數據管理部門，其主要業務就是數據管理。而這些數據中就包含了檔案部門以往不曾涉及的，而現在不可回避的“數據”檔案。因此，對于數據管理，根據職能分工，數據管理部門的重點是“管”;而檔案管理部門的重點則是對歸檔數據的“存”和“用”。二是共建。數據管理部門與檔案管理部門的和諧共建是當下亟須解決的問題之一。具體說，就是解決兩個部門的對接問題。如數據歸檔、移交、存儲、利用等電子化管理的銜接;如政務數據的歸檔范圍、存儲格式、利用方式等相關的規范標準的共建;如政務管理系統與檔案管理系統、數字檔案館系統的對接等等。

梁艷麗（新鄉市檔案館）：我很贊同程媛媛的觀點，數據管理部門與檔案管理部門應該相向而行、共同履行好各自職責。首先，檔案資源體系向數字轉型要求檔案部門重視數字檔案資源。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，檔案工作基本實現數字轉型;完善檔案主管部門與行業主管部門協同配合的專業檔案管理體制，強化各類專業文件材料、電子數據歸檔監督指導;加強國家檔案數字資源規劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。其次，在大數據監管綜合服務平臺建設應用和推進政務服務“一網通辦”、社會治理“一網通管”、政務數據“一網通享”大背景下，數據管理部門重視數據歸集、事項辦理監管、部門協同、數據接口設置等工作，基于政務數據資源的管理和監管必然要求重視數據的歸檔和管理工作。最后，實踐層面，《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》規定“各級檔案行政管理部門負責本行政區域內公共數據和電子文件歸檔統一平臺建設”。浙江省檔案館積極為“政府數字化轉型”改革提供基礎支撐和技術保障，通過“無紙電子化歸檔”倒逼各廳局政務服務事項全流程在線辦理。2018年《政務服務事項電子文件歸檔規范》從省標上升為國家標準，浙江省檔案館實現數字檔案館建設和電子政府發展、政府數字化轉型同部署、同推進。

李宗富（鄭州大學信息管理學院）：當前，社會全面數據化的加速發展正推動檔案資源從“模擬態”“數字態”向“數據態”加速轉型變革。加快推動檔案資源數據化轉型發展建設，亟須做到以下四方面。一要盡快樹立“數據是檔案”的意識和觀念。數據即記錄，而記錄皆檔案，所以數據也是檔案。檔案工作者必須盡快認識到數據都是檔案，盡早地把數據看作檔案，并把數據當作檔案去收集管理和服務。二要加大檔案資源數據化建設力度。智慧檔案館是我國檔案館建設的新方向和新目標，檔案數據化是智慧檔案館建設的核心和要義。智慧檔案館建設首先就是要把檔案資源數據化，其中最重要的就是充分運用各種技術手段等盡快地把檔案資源從“模擬態”“數字態”轉變為“數據態”資源，即檔案資源的數據轉化工作。三要加強人工智能、數據挖掘推送等新興信息技術在檔案數據化建設中的探索應用。這不僅體現在既有檔案資源的數據態轉化、新形成檔案數據資源的收集整理等環節，而且還應包括對所有檔案數據資源的挖掘、開發、管理、利用、服務等各個環節。四要扎實做好檔案數據安全保障工作。要千方百計采取各種方法技術手段措施制度等及時建立起有效的“防火墻”“安全盾”和“生命線”，扎實做好檔案數據安全保障工作，確保檔案數據絕對安全。

吳雁平（開封市檔案館）：要回答這個問題，需要對檔案工作中數據工作的來龍去脈有一個了解。其一，數據工作是檔案工作的基礎性工作之一。數據早期的理解就是數字，而檔案工作中一直有一項叫作“基礎數字匯集”的編制工作。檔案與數據并不是“老死不相往來”，數據工作也不是憑空出現的新鮮“玩意兒”，而是檔案工作長期以來的基礎性工作之一。其二，檔案數據工作從檔案中的數據開始。檔案統計是典型且具有起點意義的數據工作。1987年開始的《檔案工作基本情況統計年報》則將檔案統計工作納入國民經濟和社會發展的統計指標體系，成為具有法規性的，全國統一的綜合性年度檔案數據工作。其三，檔案數據工作從檔案數據與數據檔案兩個方向共進。一方面館（室）藏檔案開始數據化，即由檔案到數據的檔案數據化;另一方面，巨量原生電子數據中出現了大量具有對國家和社會具有保存和利用價值的數據，這部分數據歸檔，則是由數據到檔案的數據檔案化，形成了檔案數據工作的雙向共進特點。其四，大規模全領域的“數據歸檔”，標志著數據已經成為繼文件（文書）、科技資料（材料）之后的第三大來源。檔案數據工作一直是全國檔案事業發展“五年計劃”中的重要內容，循著數據庫→檔案數據→數據檔案的規律推進。中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》涉及數據工作的任務有14項，其中7項是數據歸檔，在實踐層面標志著數據已經成為檔案的第三大來源，在理論層面標志著檔案的屬概念由文件（文書）和科技資料（材料）擴展到數據。

南燚（安陽市社會福利院）：對于檔案管理部門來說，做到數據管理部門與檔案管理部門和諧共處沒那么復雜。首先捋清數據和檔案的從屬關系，其次解決好數據管理部門與檔案管理部門分工和職責，找到部門之間的平衡點即可達到和諧共處的目的。單從檔案定義看，可以理解為除了電子信息檔案外，其他載體形式的檔案與數據沒有任何關系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數據。而且從數據的保存價值來講，有些數據集合對國家和社會沒有永久的保存價值，不需要永久保存，甚至有些數據根本沒有歸檔的價值。真正與數據有直接聯系的，只有電子檔案一種形式。也可以理解為數據是資源、是基礎，檔案是從基礎資源中提取有價值的資源后形成的產物。數據管理部門做好基礎和資源管理，檔案管理部門做好價值整合管理即可。這樣在基礎方面分工無沖突，在管理方面又能加強合作，和諧共處共同發展指日可待。

王旭（湖北民族大學檔案館）：無論檔案工作者焦慮與否，數據為王的時代已經到來，檔案工作者對于龐大的數據已經力不從心。相對數據而言，檔案是人為選擇下的數據，有的數據可轉化為檔案，有的則不能，這種不能受人的智力和能力限制。比如對網頁的歸檔管理，在目前國家有網頁歸檔管理相關標準情況下，又有多少網頁按標準歸檔了呢？在數據時代的檔案工作者，能做到的是擇選能成為檔案的數據，對于人力、技術和財力均不能實現有效管理的數據，只能任其存在。數據時代，應分層級、分行業、分能力管理檔案，檔案與數據并不一定老死不相往來，數據管理部門與檔案管理部門也可以相互為鑒、相融互濟。

馬雙雙（鄭州大學信息管理學院）：我認為數據管理部門與檔案管理部門和諧共處應注意解決以下兩個問題：其一，健全職責分明的協作機制。一方面，要注重建立數據管理部門與檔案機構的協調溝通機制;另一方面，要將檔案和檔案機構納入地方大數據、政務信息資源管理等各類協調機制中，建立健康有序的大數據生態圈。其二，保證部門職能體系的協調性。檔案部門和數據管理部門存在職責交叉且分別隸屬不同系統，應結合實際增強兩部門之間的職責分工和具體工作的協商與協同，優化新興的數據管理部門與傳統的檔案部門職能關系，從而不斷提高國家對信息資源的統籌管理能力。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：大數據時代，我認為數據即檔案。很多人質疑的有兩點，一是數據是否“直接形成”;二是并不是每個數據都“具有保存價值”。現在很多工作已經大部分或者全部在網上辦理，大家在同一個系統、同一個平臺作業，可以在網絡上實現無縫對接。弱弱問一句：工作環節已經全部嵌入系統，哪個流程都在平臺留痕，請問哪項工作形成的資料不是直接形成？有人質疑：只有鑒定了有價值的記錄，才能稱之為檔案，對數據也要進行鑒定。問題是什么是有價值？以什么為依據？我們已經無數次或正在碰到的那些鮮活的事例還不夠多嗎？檔案人員認為沒有價值的，無需歸檔的，若干年后，卻真的有人查;我們認為特別重要的，在庫房里放了二三十年，幾乎沒有人來摸過。紙質檔案一統天下的時代，考慮到庫房容量，我們必須做出取舍，盡可能把借閱量大、與企業和職工利益密切相關的文件列為有價值一類，要應歸盡歸。但面對洶涌而來的大數據，大勢所趨的單套制歸檔，以前需要一間庫房才能容得下的資料，現在一塊硬盤就搞定了，檔案部門已經不用再為增加館庫大費周章，那么還有必要鑒定嗎？全流程歸檔，把反映各個環節的數據信息都歸檔，是最佳、最穩妥的選擇。不知大家有沒有想過：為什么很多檔案館借閱量逐年下降。庫藏逐年增加，借閱為何下降？很重要的一個原因是各行各業都在搭乘互聯網的東風，建系統、建平臺，走辦公自動化之路，所有數據在系統里都可以查到，以前必須去檔案館才能查到的文件資料，現在只要在系統里一搜索就可以調閱了。所以檔案人要有危機感，要主動融入各行各業，在數字經濟、數字社會、數字政府建設中與大數據部門聯起手來，既能打“組合拳”，又能擁有自己獨特的位置。如此，檔案部門才能走上可持續健康發展之路。

注：本文系根據“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發言整理，觀點僅供有興趣者作進一步研究參考。

（整理者單位：管先海，濮陽市檔案館;李興利，焦作市檔案館 來稿日期：2022-02-02）