信息化建設背景下提升檔案管理水平的研究

朱斗意

摘? 要：隨著信息時代的發展，信息化技術深入各行各業，有效改變了人們起居生活。檔案作為單位內部管理的重要內容，通過網絡技術對檔案管理進行信息化整合，可以有效提升檔案管理效率，進而促進單位的發展。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設

引言：檔案管理作為單位管理工作的重要內容，不僅可以協助提供優秀人才，還可以促進單位各個部門工作順利開展。在檔案管理中進行信息化建設，加快推進信息化與智能化，有助于提升檔案管理質量與效率。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.提高了檔案信息查詢使用的效率。傳統檔管理工作都是采用紙質版進行記錄，如果檔案信息需要查詢，就要工作人員進行查找，浪費大量時間與人力，工作效率越來越難以滿足現代化使用。隨著信息技術快速發展，為人們的生活與工作提供便利，在檔案管理中推進信息技術，能夠實現對檔案信息數據進行高效率處理。計算機硬件+管理使用系統軟件，作為單位檔案信息的管理載體，在檔案信息查詢過程中憑借計算機快速處理的優勢，可以高效、及時、快速、便捷地查詢到需要的檔案信息，促進了管理效能的提升。

2.減輕檔案管理人員的工作壓力。傳統人事檔案管理工作都是采取紙質入館、查閱使用的方式，既花費了大量時間與人力，也給檔案管理人員帶來很大的工作壓力。檔案管理信息化建設，大大提升了工作效率質量，同時也可以節省時間與精力，這就將檔案管理人員從傳統繁重瑣碎事項中“解救”了出來，減輕了工作壓力。在檔案信息收集、入庫、使用過程中，利用信息化平臺，可以進行充分整合和高效集約管理。在提高信息的利用價值同時，也減輕工作人員工作壓力。

3.檔案信息更為安全。由于自身的特點，如果檔案信息發生泄漏與丟失，就會給單位帶來巨大的損失和影響。因此，檔案信息保密工作也是檔案管理非常重要的部分，而檔案管理信息化建設可以保護檔案信息的安全。在信息化管理過程中，檔案管理人員對電子檔案信息檢索與保存時，可以在多處安全電腦進行存儲，災備處理可以保證檔案信息的安全。

二、檔案管理信息化建設中存在主要的問題

在帶來便捷管理和使用的同時，檔案信息化建設中一些問題也不容忽視：

1.管理理念上的不重視。我們都知道，檔案管理工作具有默默風險的特點，很多單位管理人員沒有充分認識到檔案管理的重要性。很多人的心里，檔案管理主要工作就是登記員、保管員，認為沒有什么技術含量、不重要等等。檔案管理工作非常容易被忽視，加之有些檔案管理人員綜合素質不高，經常被動應付，這是一個比較明顯存在的問題。

2.檔案信息化水平偏低。由于觀念滯后、資金支持不到位等多種因素影響，有一些單位檔案管理工作還停留在紙質檔案階段，沒有建立完善電子數據庫，電子化管理更多是一種口號和長遠規劃，并沒有真正落實到位。部分企業即使配備了電腦硬件，但也單單運用于打印檔案目錄，不能滿足檔案信息的查詢與檢索。

3.檔案的管理意識薄弱。檔案管理工作是指對材料進行收集與保管。但是，檔案工作人員自身沒有高度重視自身的工作，進而忽略了檔案收集與保管重要性，導致了一部分檔案材料與個人實際情況不匹配，給檔案工作帶來了巨大的影響。由于檔案不具備動態化管理，很多重要資料能夠及時入庫。

三、結語

1.建立健全完善的檔案管理制度。不斷地完善檔案管理制度，進而提高檔案管理服務，促進信息化管理工作的高效開展。建立專門信息化部門，加強檔案信息化建設的監管力度，從根本上將信息化建設落實到位。不斷完善檔案前期入庫、中期管理、后期使用等“全周期”管理制度，提高檔案管理的規范性，讓檔案信息化管理發揮應有價值，為單位發展提供助力。

2.創新檔案管理模式。在檔案信息化建設影響下，檔案形態已經發生翻天覆地的改變，充分展示出數據化特點。將紙質版檔案信息錄入計算機，進而讓檔案數據化管理得到更好運用，方便人事檔案信息查詢工作。信息化檔案信息可以進行分類管理，將檔案資料進行整理與分類。信息的傳輸格式與指標、以及數據結構統一進行管理，將信息資源整合功能與共享功能充分展示出來發揮最大的價值。

3.加大資金支持力度。在檔案信息化建設時，需要大量資金支持。因此要加強軟件、硬件等設施建設，升級高清拍攝儀器等輔助設備，保證檔案電子化工作的順利開展。同時要保障維護資金，防止檔案信息化工作因為設備問題而影響工作。在提前規劃、合理使用，結合信息化建設的內容，有效地進行資金分配，提升資金的使用率，防止出現浪費。

4.提高檔案管理人員專業素質。檔案管理工作人員作為檔案管理一線人員，工作思想理念與工作方法直接影響相關工作水平的高低。一方面要定期對檔案管理人員進行培訓，提升其專業素質。同時，檔案管理人員也需要具備數據處理能力以及相關知識內容，提升自身專業素質，保證檔案工作順利開展。另一方面對于檔案管理流程需要進行嚴格管控與監督，提升工作人員的意識，保證信息化管理工作的開展。在工作的過程中，需要根據規章制度進行工作，由于自身工作的特殊性，確保不對檔案信息資料進行泄密。

參考文獻：

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