事業單位檔案管理工作效率的提升策略研究

摘要：事業單位應順應時代發展潮流，將最為基礎的檔案工作做好，為深化改革、提質增效做好準備。事業單位檔案管理工作雖然持續開展、不斷進步，但是在效率提升方面還有較大的空間，因此，事業單位有必要遵循整體、精準、嚴格的原則，革新檔案工作思路，采用制度先行、專人專管、分類管理、信息化管理的方式來提高檔案管理效率。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作效率;策略

事業單位是我國一種特殊的社會服務組織，其不同于政府機關部門，也不同于企業。事業單位主要涉及到教育、醫療衛生、科技、文化等具有社會公益性質的行業，事業單位的規模往往不小，內部人員眾多，每天需要存儲、更新的檔案較多，這些檔案直接影響到事業單位的正常運行，提升檔案管理工作效率是促進事業單位內部改革的重要基礎。

一、提升事業單位檔案管理工作效率的原則

（一）整體性

事業單位在開展檔案管理工作時應遵循整體性的原則，應將檔案管理工作統一于檔案管理部門，一般來說人事檔案由人事部門管理，文書檔案由辦公室檔案處管理，其他資料性、成果性檔案可由各部門進行管理，需要存檔的內容資料有專門的檔案室，可以存儲紙質、音頻、影像等不同檔案資料，同時，可以基于檔案管理平臺存儲電子檔案資料。

（二）精準性

事業單位檔案管理工作還應遵循精準性的原則，要求檔案管理必須精準到人、事、物，精準到事業單位工作的各個環節，由此才能做好各類檔案的管理工作，并及時收集檔案資料，將檔案內容進行錄入、補充。另外，要知道檔案上的一個小的錯誤可能會引發很多不必要的爭議，因此，必須要確保檔案內容的準確性。

（三）嚴格性

事業單位檔案管理工作必須嚴格謹慎，不能抱著粗心大意、得過且過的態度，而是要在嚴格的管理制度下，嚴格按照相應的標準和流程來開展相關工作，確保所有獲取到的檔案信息都是準確的，并且要保持小心謹慎的態度，仔細對照檢查，避免后期因為檔案記錄的錯誤影響正常工作。

二、提升事業單位檔案管理工作效率的策略

（一）制度先行，優化細化檔案管理制度

事業單位的檔案管理制度應與時俱進，如果檔案管理制度還未更新的話，要及時結合新形勢、新情況進行優化和更新，并進一步細化相關規定的內容，確保制度先行，基于制度規范管理實效。一是要明確檔案信息的錄入制度，結合不同類型檔案的管理要求制作下發不同的模板，要求相關人員按照模板形式來填寫信息、完善內容;二是要做好檔案佐證信息的錄入，比如人員獲獎情況，需要將獲獎的公告、蓋章的獎狀證書、獎章等以掃描、復印、拍照的形式進行資料留存，像人員的身份證、戶口本、工作證、資格證等也需要留存復印件，由此，可以進一步完善檔案信息;三是完善檔案的檢查制度，要定期對檔案內容進行檢查，要求形成檔案責任管理制，檔案內容的提交、填寫者都對檔案的準確性負有責任;四是制定保密制度，要求相關人員對檔案內容進行嚴格保密;五是要以半年、年度為期限，對一些無法隨時更新的檔案內容進行定期更新。

（二）專人專管，結合實際劃分檔案類型

事業單位的檔案管理應采用專人專管的制度，并合理調配檔案管理人員，讓有能力、有技術的檔案管理專業人才來負責檔案管理工作，如果事業單位的檔案管理人員非專業出身、又缺乏經驗的話，應及時組織培訓工作，提高檔案管理人員的工作能力和專業素養，另一方面，有必要選拔專業的檔案管理技術人才加入到事業單位的檔案管理工作中。另外，要按照對檔案的分類管理要求，有序開展檔案管理工作。結合各事業單位的實際情況劃分檔案管理類型，比如劃分為人事檔案、文書檔案、項目檔案、財務檔案等，再根據不同類型檔案的管理要求制定相應的管理制度、體系，創新管理方式，從而實現適用性的區分管理，有效提高不同類型檔案管理的效率。

（三）信息化管理，充分應用檔案管理平臺

在信息化時代，事業單位應充分應用檔案管理平臺來提高電子檔案的管理效率，并保障電子檔案數據信息的準確性、安全性。就當前來看，很多事業單位都采取電子檔案、紙質檔案并行的“雙保險”管理制度，基于檔案信息化管理平臺來看，相應的信息錄入和查看更為便捷，平臺中的搜索功能可以支持檔案信息的關鍵詞搜索，其中的群組功能可以實現同類型檔案的有效管理，而且可以外接掃描儀、打印機等設備，從而快速實現檔案信息的錄入。電子檔案和紙質檔案可以形成互為佐證、互為補充的格局，在電子檔案便于查閱信息時，就可以不用去翻閱查找紙質檔案，大大節約了檔案調閱的時間，而且檔案信息化管理平臺還具備信息整理、分析的功能，可以直接導出檔案管理及相關信息的基本情況，彌補人力開展檔案管理的不足，提高檔案管理工作效率。

三、總結

綜上所述，在新時代背景下，事業單位需要進一步提高工作實效，檔案管理工作屬于事業單位的日常事務性工作，具有一定的技術含量，需要專人專管，各部門之間充分協調溝通，及時收集各類檔案信息資源，做好分類管理，并應用好檔案信息管理平臺，從而在保障檔案信息準確無誤的基礎上，提高檔案管理工作效率。

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作者簡介：陳雯淇（1979-08），女（漢族），湖南衡陽，衡陽市職業技能鑒定管理中心，本科學歷，助理館員，主要從事檔案管理研究。