探究電力企業數字化檔案信息資源開發利用的策略

王慶 王勇 趙慧 孫晶晶

摘要：文件管理已經成為企業發展不可或缺的一部分。企業要有效利用檔案信息，需要充分了解自身需求，并以此為基礎改進檔案信息資源的開發。企業可以科學合理地履行其合法職責。本文將以電力企業檔案信息資源的開發利用為研究背景，為電力企業提供相應的參考。

關鍵詞：檔案管理;電力企業;資源開發利用

引言

電力企業的發展離不開信息化的支撐，隨著科技的發展，電子信息不斷滲透到電力企業的發展中。電子檔案參與檔案信息資源管理過程，提高了企業檔案管理的效率，增強了檔案信息資源開發利用的力度。

1 電力企業檔案開發利用存在的問題

1.1 虛假信息處理技術

當今社會是信息技術飛速發展的時代，很多信息處理都是由信息技術支撐的。電力公司的檔案信息也是如此，隨著檔案信息的增多，各種信息不斷被收集起來，形成一個龐大的信息系統。計算機信息的使用影響了實用程序文件的存儲方式。該實用程序現有的文件存儲主要以文件的形式存儲，但隨著時間的推移，隨著這種方法能夠滿足實用程序文件的密封，信息資源的開發成為一個重要的工具。電力企業的檔案部門現在也在使用信息技術，大多數員工使用手工方法，影響了檔案的檢索和存儲。

1.2 缺乏對文件特性的良好利用

在文件管理過程中，電力企業并不了解文件的便利性和具體特點，使得文件的使用相對簡單。隨著電力企業的發展，檔案的使用頻率逐漸增加，在檔案管理過程中，檔案不僅要具有原有的特征，還要能夠被檔案管理人員有效地分析。然而，目前的實用程序在文件利用率方面并沒有達到預期的要求，許多文件是直接存儲的。當電力公司需要建設電力項目時，電力工作者對信息進行整理、分類和分析，建設時間過長，影響電力建設進度。

1.3 檔案開放不足

隨著電力企業的發展，企業對檔案的需求不斷增加，但人員對檔案的利用率卻在不斷下降，這種情況直接關系到電力企業檔案的開放程度。一是電力業務部門檔案管理過于保守，使檔案成為機密信息，對企業發展非常不利，管理人員也沒有衡量市場。無法無縫獲取文件信息，使檔案變成了塵封的紙張。其二，企業對檔案管理依然停留在傳統的思想觀念中，常常在保密和開放的觀念上徘徊，自信息系統成立和運用之后，檔案的管理更加的嚴密，而保密也成為了絕對性，這對檔案的開發造成了很多的阻礙，導致檔案的內容無法被有效的利用，增加了檔案的使用難度。

1.4 電力企業檔案管理人員素質不高

電力公司檔案資源開發是一個漫長的過程，需要電力公司檔案管理人員。不過，目前電力公司檔案管理部的很多人員，都是由公司的老員工處理的。他們沒有行業經驗，都是過去長期工作積累的經驗，但他們的經驗不能支撐檔案管理，而且電力企業的檔案管理人員不了解檔案信息的發展，特別是在檔案的收集、分析和判斷方面，降低檔案管理操作的有效性，使文件不能真正發揮其作用。

2 實施公用事業公司檔案信息資源開發利用戰略。

2.1 加強檔案信息管理技術，推廣使用電子檔案

自從互聯網滲透到我們的生活中以來，人們一直能夠利用電子信息解決問題，為了解決這個問題，電力企業的檔案管理也需要自動化信息的介入。電力企業完善電子檔案覆蓋面和方式，繼續利用電子檔案系統收集企業信息檔案，建立網絡管理辦法，拓寬檔案信息收集渠道，豐富內容和收集范圍，豐富內容。在使用電子檔案時，分類系統是必不可少的。信息系統將收集到的信息進行聚合后，形成巨大的信息流。在電子檔案中，分類系統對信息文件進行快速分析、匯總和檢索，單靠人工轉換無法實現，加快文件整理速度，有效利用檔案資源。

2.2 增強檔案利用率

要有效地開發和使用檔案，首先要了解貴電力企業的市場需求，根據市場需求搜索和挖掘檔案，以提高對企業的檔案信息服務。在檔案分析過程中，要合理規劃，總結服務種類和服務項目，避免檔案信息泄露。此外，企業可以加強對各部門的調查，了解部門的需求，根據需要提供不同的檔案信息，使部門和檔案信息的分布更加有針對性。

2.3 更好地開放企業檔案

電力企業的員工在工作過程中，經常會翻閱歷史資料進行比較，這樣可以有效提高工作效率。除了日常借閱外，檔案管理部門還可以擴大檔案開放范圍，增加服務種類，提高服務強度。以下幾點可以參考。1、通過開通企業檔案部的咨詢熱線，增加用戶的時間和時間，讓很多人在查詢檔案前就可以得到有效的信息和資源。對于檔案檢索，2.檔案管理部門可以為借閱人提供跟蹤服務和指導服務入口，保證檔案的完整性，防止丟失，從而提高檔案的利用率。

2.4 優化檔案組隊

電力企業應為檔案管理者提供再培訓機會，以適應現代社會的發展，學習如何管理和管理電子檔案。檔案工作者不熟悉管理，應從實際出發，了解檔案信息的作用和意義，做好檔案信息資源的利用和引導工作。此外，電力企業可以組織檔案管理人員進行參觀和檢查，以提高管理人員的視野和價值。

2.5 理念創新，提升檔案管理水平

電力企業開發利用檔案信息資源的另一個重要方面是，將相對落后、陳舊的檔案管理利用思想觀念和管理水平提升到一個新的水平。在傳統的檔案管理理念中，檔案存在的意義僅限于對歷史數據的保存，純粹是事后分析。文件通常很少被審查，除非發生事故或問題是一方有過錯。當檔案被重新部署為信息資源時，后期存儲在很大程度上轉化為字典參考，而不管檔案是否被管理，負責人自然會重視檔案的價值，并逐漸形成對檔案的搜索習慣。改變一個概念通常意味著改變一種行為模式。發展檔案并將其作為信息資料，將是從根本上凸顯檔案重要性的先河。

3 結語

在電力企業檔案管理過程中對檔案信息資源的利用起到了非常重要的作用。很多部門都可以有效地利用一個企業的檔案信息，這種需求考驗著檔案管理人員的素質。出于這個原因，電力企業需要有效地培訓檔案員來有效地傳播檔案信息，并確保檔案信息真正發揮作用并有效。

參考文獻

[1]諸春花.做好企業檔案信息資源的開發和利用.[J].企業檔案.2014（2）

[2]李雪.杜琴.新形勢下電力企業檔案現代化管理的思考[J]江西電力職業技術學院學報，2013（3）：70-72.

[3]劉海濤.關于電力企業檔案管理工作的思考[J]中國管理信息化，2015（2）：198-199.

[4]陶坤.新時期電力企業檔案管理與實踐研究[J].中國電力教育，2012（33）：21-26

[5]王雅琴.電力企業檔案管理：問題、成因與對策[J].現代企業教育，2012（09）：59-61