房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)策略

管大勇

摘要：在科技進(jìn)步的引領(lǐng)下，大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)呈現(xiàn)出更強(qiáng)的發(fā)展趨勢，社會邁進(jìn)了信息時(shí)代。而隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的推進(jìn)，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)獲得了空前的發(fā)展契機(jī)。房地產(chǎn)檔案管理工作因此而開始受到重視，靈活運(yùn)用信息技術(shù)，把信息化建設(shè)作為今后重點(diǎn)發(fā)展方向。文章將房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展實(shí)際為依托，對房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行論述，而后針對影響房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的因素，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施，希望可以提高房地產(chǎn)檔案管理水平，為檔案應(yīng)有作用的充分發(fā)揮營造良好環(huán)境。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)在社會發(fā)展中占據(jù)著重要地位，房地產(chǎn)檔案的作用就躍然紙上。房地產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)操作中，關(guān)于房產(chǎn)等級、房屋改造和買賣、地產(chǎn)交易等項(xiàng)目，經(jīng)過規(guī)定的收集和管理流程，形成對行業(yè)及社會發(fā)展有利的資料信息，呈現(xiàn)形式大多是文字、圖紙及照片等。正因如此，房地產(chǎn)檔案是房產(chǎn)登記管理的重要前提和依據(jù)。采用信息技術(shù)，可以確保房地產(chǎn)檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，保證檔案管理的質(zhì)量及效率，同時(shí)滿足社會發(fā)展的需求。顯而易見，檔案管理信息化建設(shè)成為了新時(shí)期房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。

一、房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)具有的意義

（一）對保證房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展有益

房地產(chǎn)交易法律法規(guī)是非常嚴(yán)格的，且內(nèi)容較為復(fù)雜，使得房地產(chǎn)檔案管理工作難度加大。若不能科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理工作，就無法確保房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)交易與商業(yè)活動。因此，促使房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠不斷提高檔案的形成、管理及調(diào)用效率，達(dá)到房地產(chǎn)商業(yè)活動對檔案資料的客觀要求。

（二）為解決房地產(chǎn)糾紛問題提供依據(jù)

檔案信息化建設(shè)是依靠信息技術(shù)進(jìn)行保管，當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，有關(guān)部門只需登錄檔案庫，把電子檔案發(fā)送至申訴方的電子設(shè)備上就行。對比調(diào)用紙質(zhì)檔案，可以有效提高檔案調(diào)動效率與使用過程的安全性。并且不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案相關(guān)內(nèi)容可以及時(shí)更新和完整記錄，作為解決糾紛依據(jù)要比紙質(zhì)檔案更加可靠。

（三）對提高房地產(chǎn)檔案管理的安全性有益

值得注意的是，房地產(chǎn)檔案和其他檔案一樣，保存年限較長，一些還是永久性的。相對比普通檔案，其查詢與使用頻率更高，這也對房地產(chǎn)檔案管理的安全性提出了更高的要求。一來，頻繁的查詢與使用會使紙質(zhì)檔案損耗，致使紙質(zhì)檔案保存難度提高，二來，紙質(zhì)檔案由于材質(zhì)問題而比較脆弱，需要有較大的存儲空間，并且對保存環(huán)境有較高要求，若出現(xiàn)火災(zāi)等問題，將造成無法彌補(bǔ)的后果。因此，對房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，可有效提高房地產(chǎn)檔案的安全性。

二、房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的主要影響因素

（一）不夠重視檔案信息化建設(shè)

檔案管理工作也是房地產(chǎn)企業(yè)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。然而房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門對檔案資源宣傳力度不足，致使一些工作人員的檔案意識薄弱，存在重建設(shè)而輕檔案的現(xiàn)象。一些管理人員覺得檔案管理工作無非是記錄、保管及借閱等，和房地產(chǎn)企業(yè)的直接效益沒有直接關(guān)系。時(shí)間一長，就使得檔案管理人員對工作懈怠，大幅度降低了檔案管理效率。并且不夠重視檔案資料的收集工作，案卷管理科學(xué)性與規(guī)范性不足。

（二）缺少制度保障

當(dāng)前一些房地產(chǎn)企業(yè)還沒有制定針對檔案收集和管理的制度，很少涉及檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容。一些房地產(chǎn)企業(yè)規(guī)范制度只有大概框架，或者因?yàn)檎咚降牟町惗嬖谳^大不同。還要一些房地產(chǎn)企業(yè)并未針對檔案管理信息化建設(shè)加大資金投入，致使檔案管理信息化建設(shè)缺少必備的設(shè)備。

（三）檔案管理平臺分散且運(yùn)營低效

當(dāng)前許多房地產(chǎn)都有各自的檔案登記管理系統(tǒng)，然而這種分散化管理對信息管理的統(tǒng)一不利，并使得一些審批與審查步驟相對繁瑣，大幅度降低了檔案管理效率。

三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

為進(jìn)一步提高房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)程度，建設(shè)并優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息化辦公環(huán)境，必須要對房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)提高重視程度，認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，端正檔案管理態(tài)度，營造良好的意識形態(tài)與環(huán)境，并為檔案管理部門配備配套的硬件、軟件及人才，創(chuàng)造良好的態(tài)勢。

（二）健全房地產(chǎn)檔案管理制度

從目前情況來看，一些房地產(chǎn)為了提高檔案信息化管理水平和實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，已經(jīng)推出了電子檔案管理相關(guān)制度。但是相對比其他行業(yè)的檔案管理，房地產(chǎn)檔案信息化管理情況相對特殊，管理方面也存在一定差異性。因此，在檔案管理制度建設(shè)中，需要充分考慮到房地產(chǎn)行業(yè)的需求與特征，便于為房地產(chǎn)檔案管理信息化工作提供助力。

而若想提高房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范性，保證檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定推進(jìn)，就需要建立健全關(guān)于電子檔案收集、存儲、轉(zhuǎn)移等制度，讓工作人員有章可依。并且還需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化建設(shè)，加強(qiáng)完善有關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)重視房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作，提高房地產(chǎn)檔案管理工作的地位。如此一來，可確保房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)更順利地推進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)發(fā)展目標(biāo)。

（三）建立配套的房地產(chǎn)檔案分析處理系統(tǒng)

為便于房地產(chǎn)其他部門隨時(shí)調(diào)用房地產(chǎn)檔案資料，同時(shí)滿足相關(guān)部門對房地產(chǎn)資料的數(shù)據(jù)分析與政策制定要求，需要構(gòu)建配套的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析處理系統(tǒng)，為有效宏觀調(diào)控房地產(chǎn)交易市場提供保障，促使政府部門和有關(guān)企事業(yè)單位制定并出臺有關(guān)引導(dǎo)制度助力，以此有效管控房地產(chǎn)交易市場風(fēng)險(xiǎn)，推動房地產(chǎn)交易市場穩(wěn)健發(fā)展。

結(jié)語

總之，在當(dāng)前社會中，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行業(yè)中，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)檔案管理方面也因此受到較大影響，信息化建設(shè)將成為房地產(chǎn)檔案管理的主要方向和趨勢。所以，應(yīng)以房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，全面了解當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)情況，采取科學(xué)合理的發(fā)展措施，建立高效的信息化管理系統(tǒng)，依托專業(yè)化的管理人才，提高檔案管理效率與質(zhì)量，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平，為房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

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