關(guān)于電子檔案歸檔及管理的研究

李俊諭

摘要：在電子信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景之下，計算機被廣泛運用到人們?nèi)粘９ぷ鲗W習的場景當中。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷完善和規(guī)范，使得越來越多的行業(yè)甚至政府部門也運用計算機對目前所擁有的文件進行數(shù)據(jù)化處理，但是隨之而來的是這些文件被數(shù)據(jù)化處理之后的管理問題，如何妥善管理被數(shù)據(jù)化后的文件，在文件管理領(lǐng)域一直引起熱議。不僅如此，這些文件的管理工作也是相關(guān)工作人員目前所需要解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：電子文檔;歸檔;管理

引言

我們用特定的方式來記錄人們的日常行為軌跡，用以形成每個人特有的文檔。這類文檔一般有兩種形式，一類用計算機記錄稱為電子文檔，一類記載在紙質(zhì)文件當中稱為紙質(zhì)文檔。兩類形式既有相同之處，同時又存在差異。值得一提的是，電子文檔的建立須以紙質(zhì)文檔為依據(jù)，即將紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)化。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，電子文檔的運用的過程無疑是提高了文檔運用率。

一、文檔數(shù)據(jù)化的優(yōu)劣勢

1、沒有特定的儲存工具。電子文檔需要載體來作為儲存工具，在這些文檔被利用的時候，可以通過不同的方式進行調(diào)動輸出。電子文檔不僅涉及到儲存，還涉及到儲存工具的轉(zhuǎn)換，如果沒有特定的儲存工具來為電子文檔提供儲存條件，那么該電子文檔咋不能依據(jù)儲存工具所查詢。

2、方便變更。電子文檔相比較紙質(zhì)文檔來說更加方便改動，這使文檔的改動更加便捷，但是改動后的電子文檔由于沒有留下任何改動痕跡，因此會對文檔的原始性產(chǎn)生一定的影響，所以在電子文檔變更方面要重視相關(guān)技術(shù)的完善，來確保初始文件的可靠性[1]。

3、計算機電子文檔儲存環(huán)境的變化。電子文檔需要適應(yīng)計算機不斷變化的發(fā)展，計算機系統(tǒng)的完善以及更新，電子文檔需要結(jié)合自身的性質(zhì)來適應(yīng)計算機系統(tǒng)的不斷完善，既要適應(yīng)文件儲存的環(huán)境，又要保證信息的完整性，為人類的閱讀以及文檔的運用提供良好的條件。

二、電子文檔的整理歸納

電子文檔的統(tǒng)計環(huán)節(jié)。電子文檔的統(tǒng)計環(huán)節(jié)一般在單位內(nèi)部進行，參與統(tǒng)計的電子文檔需要具備特定的參考價值以及使用意義。首先，電子文檔在使用時需要設(shè)置成具有特定的職能屬性的特性文檔。舉例說明，一些文檔初始稿件也需要進行儲存，在此文件的基礎(chǔ)上修改的初始文件也要進行文件的歸檔，并且對此文件進行統(tǒng)一統(tǒng)計。然而，在目前的統(tǒng)計方法中，一般都將電子版文檔的終稿定為歸檔文件。其次，用計算機系統(tǒng)進行相關(guān)的次要工作，運用計算機技術(shù)對電子文檔進行多方面的系統(tǒng)的文件檢測以及數(shù)據(jù)實驗工作，在此基礎(chǔ)上形成可靠的，有實際意義的電子文檔文件。最后，有關(guān)于自己部門的文件保存，特定的部門文件需要部門自己進行文件內(nèi)容的編寫。當然，對于儲存在專門機構(gòu)內(nèi)的文檔文件，則不需要進行相關(guān)文件的歸檔。

三、電子文檔的歸納手段

1、確認電子文檔的歸檔范疇。電子文檔歸納范疇的確定，能夠提高電子文檔的管理水平，為保障電子檔案管理符合國家相關(guān)部門的要求，一般情況下，要求電子文檔的歸檔范疇與實際紙質(zhì)文檔的歸檔范疇保持一致。

2、制定檔案歸納的周期。檔案管理工作要同時兼顧電子檔案與紙質(zhì)檔案。因此，在電子文檔進行歸納整理一年之后再進行細致的電子檔案歸納工作，具體的檔案歸納管理周期，要根據(jù)實際情況來確定。

3、電子文檔的歸納標準。由于電子文檔屬于無形的歸納，所以要確保能到能夠被準確無誤的讀取，要進行多種形式的文檔歸納。首先，要將確定的電子文檔歸納到計算機載體上。其次，對已經(jīng)歸納完畢的電子文檔進行統(tǒng)一的管理，借用相關(guān)工具使其能夠儲存在計算機之外的具體物理載體之內(nèi)。最后，為保證上傳的電子文檔能夠適應(yīng)計算機系統(tǒng)的更新?lián)Q代，保證電子文檔數(shù)據(jù)的完整性，要對已經(jīng)歸納的電子文檔進行備份管理。還有，已經(jīng)上傳的電子文檔，要經(jīng)得起相關(guān)測試來保證其數(shù)據(jù)的完整性。

四、電子文檔管理方式的改變

1、檔案管理設(shè)備進行統(tǒng)一配置。在講究工作效率的當下，計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的工作來依靠計算機進行。為實現(xiàn)電子檔案方便查閱的目的，檔案管理部門需要借助強而有力的計算機設(shè)備來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的全面覆蓋。在此基礎(chǔ)上，檔案管理系統(tǒng)需要強有力的電子信息設(shè)備來支持已經(jīng)完成歸納的電子檔案實現(xiàn)調(diào)閱以及保存下載。為達成這一目的，當管理部門需對硬件設(shè)備進行統(tǒng)一的配置來確保電子檔案系統(tǒng)能夠被自由調(diào)閱，并且該設(shè)備還要有足夠大的內(nèi)存，為檔案的調(diào)閱以及其他活動提供良好的運作環(huán)境。與此同時，電子檔案系統(tǒng)也要完善日常對電子檔案的歸納，方便人們進行操作以及檔案的保存下載。對電子檔案保存的安全問題，也要加以重視。創(chuàng)建完善的防火墻來保證計算機系統(tǒng)不受到外來病毒的侵害，避免電子文檔數(shù)據(jù)的損失。對已經(jīng)完成檔案數(shù)據(jù)化的電子文檔備份，以確保電子文檔的數(shù)據(jù)安全。

2、建立完整的電子檔案管理機制。檔案管理部門要根據(jù)當前的實際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。首先是對電子文檔的管理流程進行專業(yè)化規(guī)范管理，確保管理檔案的每一個環(huán)節(jié)都得到有力的保障。其次，電子檔案的保管也要制定相應(yīng)的管理標準，規(guī)范電子檔案的保管流程，確保電子檔案的完整性。再者，建立健全檔案管理過程中的人員崗位制度，實現(xiàn)檔案管理責任制，樹立起檔案管理工作者的責任意識。

3、組建綜合能力強的管理團隊。信息化檔案管理的團隊應(yīng)該是綜合能力較強的團隊，團隊當中的每一位成員都應(yīng)該有著專業(yè)的檔案管理知識，并且具備相應(yīng)的計算機使用技能。不僅如此，團隊還要定期組織學習交流等活動來提高團隊內(nèi)部的人員綜合能力;組織團隊內(nèi)部人員進行專業(yè)的技能培訓學習，在完善自我的同時，還能夠提高專業(yè)技術(shù)，更好地為人民服務(wù);組織檔案部門內(nèi)部員工進行技能比拼，活躍員工的工作氛圍，調(diào)動工作人員的業(yè)務(wù)積極性。

結(jié)尾語

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的歸納和管理被越來越多的企業(yè)所接受。再加上相關(guān)規(guī)章制度的制定與頒布，為電子檔案的歸納管理提供了良好的法律依據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)部門也對電子檔案的管理進行了不斷完善和規(guī)范，以期為人們提供更好的檔案管理服務(wù)。這對投身于檔案管理工作的人員來說是沉甸甸的責任，要求每一位工作者都能夠全心全意的投身到檔案管理的工作當中去，為企業(yè)和社會提供良好的，高效的服務(wù)。

參考文獻

[1]陳永生， 楊茜茜， 侯衡，等. 電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：問題與思考[J]. 檔案學研究， 2015（2）：28-37.

[2]王儒琳. 電子文件歸檔與電子檔案管理研究[J]. 科學技術(shù)創(chuàng)新， 2011（16）：100.

[3]王苑華. 電子文件歸檔和電子檔案管理的技術(shù)與方法[J]. 檔案學研究， 2002（1）：169-170.