數字化背景下科研單位科研檔案管理創新的必要性和策略分析

摘要：在現代數字化背景下，各行各業都為積極適應社會需求而轉變，科研單位也需要審時度勢，必須盡快從行政化轉變為市場化，努力提升自我的創新能力及工作效率。科研檔案管理作為科研單位的核心組織部分更要體現出與時俱進性，改變過去傳統化管理模式和理念，提高信息化管理能力。

關鍵詞：數字化背景;科研單位;科研檔案;管理創新;策略

前言：

科研檔案管理工作是科研單位開展各項科研活動的最真實記錄，能直接反饋出一個科研單位的科研技術和成果，見證了一個科研單位的真正實力水平，對科研單位自身而言其意義重大【1】。尤其在現代數字化時代背景下，檔案信息化已成科研檔案管理發展的必然趨勢。

一、當前科研單位科研檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識欠缺

在數字化背景下只有掌握了信息資源才能掌握主導權，然而很多科研單位還片面性認為只要提升科研質量、強化科研深度即可。因此，他們往往缺乏對檔案管理工作的重視性，將檔案管理工作視為無關緊要的事情，不注重專業檔案管理人員的配置。在此傳統觀念下，現有的檔案管理人員也認為自身的工作沒有前途可言，其檔案管理思想陳舊、沒有創新意識和發展觀念。

2、管理制度落實不全

當前，有些科研單位的檔案管理機制較為滯后，缺少先進化管理理念作為支撐。在機構設置層面，科研檔案管理部門有的被安排在職能下屬機構當中，而有的并未安排專門的機構，而是由各部門自行安排人員負責檔案管理的各項工作;在管理制度方面，沒有制定相應的科研檔案管理考核機制，導致檔案管理工作缺乏活力，管理人員缺乏工作能動性，檔案管理工作效率極低。

3、專業檔案管理人才欠缺

從目前高校人才培養情況來看，檔案管理人才的培養比例偏低，專業人才的輸送不足，這也在很大程度上制約了科研單位檔案管理團隊的構建，導致管理人才結構缺乏合理性，檔案管理人員專業性較低、管理能力薄弱。

二、創新科研檔案管理工作的必要性

1、保障科研管理工作的順利開展

在數字化背景下，信息化技術讓科研檔案管理服務實現高效化，從而為科研單位順利開展科研管理各項工作提供支持。科研檔案是科研單位開展科學研究的產物，通過科研檔案的開發利用，使其更好地服務于各個科研領域，為后續科研建設工作提供專業性、準確性參考。由此可知，科研檔案在科研工作中舉足輕重，它見證了科研單位的發展歷程，也是未來科研工作開展的重要依據。

2、保障科研工作質量的有效提高

科研單位的科研檔案通常都具備一定關聯系，是圍繞一項科研活動所形成的資料集合，其中詳細記錄了科研工作的立項思路、研究方法及研究過程。各類信息資源依托互聯網而融合起來，才能促使科研項目信息、數據交流、成果搜查等予以快速集合，幫助科研工作人員結合檔案信息優化工作的實施，通過回顧并收集之前的科研有關信息，提高現有的科研能力，實現科研質量和成果的顯著提升【2】。

3、保障科研管理工作的順利達成

科研單位的科研檔案不僅包括科研項目立項施行的整個過程，還有科研經費使用情況、所有賬務項目等，所有與科研工作相關的信息資料都是其工作開展的重要憑證。在實施科研管理工作時，需要對科研活動在前期、中期以及后期的材料有效整合，從而確定相關的科研工作方案，以保證科研管理工作的順利開展。

三、數字化背景下科研檔案管理工作的創新策略

1、主動轉變觀念，提高管理創新意識

作為科研單位的領導者要主動轉變觀念，只有領導加強重視才能更好地促動檔案管理人員提高管理意識，創新科研檔案管理工作。首先管理人員必須要樹立以人為本的檔案管理工作理念，將檔案管理服務及推動科研工作發展作為首要任務;其次，要積極轉變思想認知，要將科研檔案管理原來固有的被動化服務、保密管理意識扭轉過來，樹立現代化檔案管理“安全開放、合理利用”的新型管理思路。

2、優化檔案管理體系，創新檔案管理模式

優化檔案管理體系和模式是推動科研檔案管理工作數字化建設的基礎，是實現科研檔案管理創新發展的前提。科研單位要主動引入先進的信息化技術、軟件技術構建數字化管理體系，對傳統紙質化檔案進行數字化處理，完善資源信息化系統，促進傳統紙質化檔案管理模式逐漸朝著智能化方向發展，切實提高檔案管理工作的準確化和高效性。

3、完善檔案管理機制，創新檔案管理制度

科研單位在管理機構的設置上要盡量科學合理化，要設置單獨的檔案管理部門及服務于科研單位其他部門的機構，同時科研單位相關領導要負責直接管理，要強化資金支持、優化人員配置，以此調動檔案管理人員的工作能動性。目前，科研單位在日常科研檔案管理工作中過于強調科研項目過程的記錄及存檔，而針對科研應用轉化方面的信息記錄較為缺乏，因此在制定科研檔案管理制度時，必須與考評制度相結合，更好地激發檔案管理人員的主觀意識，提高科研檔案建設的全面性。

4、強化人才培養力度，創新檔案管理團隊建設

科研單位要構建一套完整的專業檔案管理人才培養體系，開展相關的培訓指導工作，促使管理人員具備創新的工作理念、提高信息化意識及檔案開發能力，從而能為科研工作提供更多有益的信息資料。此外，科研單位還應在薪資待遇方面加以完善，構建科學的激勵制度、薪酬制度、考核制度、評職制度等，以此全方位調動檔案管理人員的積極工作意識，主動提高自身的檔案管理水平。最后，科研單位要主動引入一批優秀的檔案管理專業人才，充實管理團隊并優化人才結構。

總結：

科研檔案管理工作應是一個不斷進步發展的過程，其創新能力將影響著科研單位的科研及管理水平。因此，作為科研單位管理者及相關的檔案管理者，都必須要認清數字化發展形勢，積極優化并主動創新科研檔案管理理念、模式、機制以及方法，不斷提高科研檔案管理工作能力，從而為科研單位提供更為全面、周到、優質的檔案管理服務保障。

參考文獻

[1] 王倩，劉曉華. 新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策[J]. 現代國企研究，2019（10）.

[2] 宋曉明. 科研檔案管理的重要性與創新探究[J]. 城建檔案，2018（12）：84-85.

作者簡介：段瓔桐，出生年月：1992.02，性別：女，民族：漢語，籍貫：河北深縣，職稱：助理館員，研究方向：圖書檔案，學歷：全日制本科。