工程建設(shè)單位檔案的收集與管理技巧

劉亞曼

摘要：水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指自水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批（或核準(zhǔn)備案）至竣工驗(yàn)收過(guò)程中直接產(chǎn)生的工程管理、維護(hù)及改建具有保存、查考利用價(jià)值的各種不同載體形式的歷史記錄。

關(guān)鍵詞：水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目;建設(shè);施工;監(jiān)理;檔案收集與管理

檔案收集與管理工作堅(jiān)持“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由項(xiàng)目文件材料的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)，一般收集指建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行收集。各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按工程進(jìn)度形成的文件及時(shí)進(jìn)行收集歸檔，核查文件材料的完整性和準(zhǔn)確程度。一般由建設(shè)單位對(duì)于需收集、歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目后進(jìn)行歸檔，形成一套具有保存價(jià)值的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。

一個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)行，至少會(huì)形成工程項(xiàng)目前期檔案、設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程監(jiān)理檔案、工程竣工檔案、工程使用檔案。工程建設(shè)檔案按項(xiàng)目建設(shè)程序的不同階段和各合同段單位（分部、分項(xiàng)）工程施工工序文件材料的自然形成過(guò)程，分門(mén)別類，及時(shí)收集。

一、建設(shè)單位檔案收集范圍及管理事項(xiàng)

1.立項(xiàng)審批文件應(yīng)材料根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系分別收集整理歸檔，主要包括一是項(xiàng)目建議書(shū)及審批文件。二是可行性研究報(bào)告及審批等核準(zhǔn)文件，工程可行性研究報(bào)告、勘察、檢測(cè)、設(shè)計(jì)審查、安全論證報(bào)告，可行性研究報(bào)告的評(píng)估或?qū)＜以u(píng)審意見(jiàn)，行政主管部門(mén)對(duì)可行性研究報(bào)告的審查意見(jiàn)。三是環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)及批復(fù)。四是項(xiàng)目用地預(yù)審意見(jiàn)、用地用海申請(qǐng)及批復(fù)、用地許可證等。五是岸線審批和通航安全文件。六是勞動(dòng)安全、衛(wèi)生、水、暖、電、通信排水等審批配套協(xié)議。

2.設(shè)計(jì)審批文件在收集歸檔時(shí)要遵循先批復(fù)后請(qǐng)示的原則進(jìn)行收集整理。涉及一是初步設(shè)計(jì)、總體規(guī)劃論證及審批文件、專家審查意見(jiàn)及審查會(huì)議紀(jì)要、初步設(shè)計(jì)修改說(shuō)明、安全設(shè)施設(shè)計(jì)、職業(yè)病設(shè)計(jì)。二是消防部門(mén)審核意見(jiàn)、消防設(shè)計(jì)及審核意見(jiàn)書(shū)。三是施工圖設(shè)計(jì)及審批文件，施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單。四是工程勘測(cè)資料、工程勘測(cè)報(bào)告、測(cè)量定位、監(jiān)測(cè)記錄等。

3.工程準(zhǔn)備文件隨著項(xiàng)目的需求而產(chǎn)生。一是建設(shè)用地規(guī)劃許可及規(guī)劃選址圖，用地許可證和前期規(guī)劃及施工計(jì)劃;建設(shè)用選址意見(jiàn)及紅線圖。二是海域使用權(quán)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書(shū);建設(shè)用地申請(qǐng)及批復(fù);征地拆遷及移民有關(guān)文件。三是疏浚泥土處置方案及海洋傾倒許可證;疏浚泥土棄置堆放用地審批文件;疏浚前水深測(cè)量技術(shù)總結(jié)及圖紙;港池疏浚施工圖、施工文件、竣工圖、合同。四是占用漁業(yè)水域補(bǔ)償及海洋生態(tài)損失補(bǔ)償協(xié)議。五是供電、供水、通訊、排水等協(xié)議和水上水下施工認(rèn)可證。六是開(kāi)工備案文件、備案表;質(zhì)量監(jiān)督通知書(shū)。七是建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖、照片。

4.竣工文件檔案的資料的收集和整理由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。包括工程交工驗(yàn)收證明、質(zhì)量監(jiān)督證明和竣工驗(yàn)收證明和竣工報(bào)告、全套竣工圖、工程決算書(shū)、工程審計(jì)和竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等竣工階段產(chǎn)生的檔案資料。試運(yùn)行文件，包括試運(yùn)行期間沉降記錄。工程試運(yùn)行的申請(qǐng)、試運(yùn)行方案包括工程建設(shè)依據(jù)、建設(shè)的規(guī)模、航道、錨地及導(dǎo)助航設(shè)施、交工驗(yàn)收和工程質(zhì)量、交工驗(yàn)收和工程質(zhì)量、生產(chǎn)機(jī)械配備情況、管理規(guī)章制度及預(yù)案?jìng)浒盖闆r、公司主要規(guī)章制度與應(yīng)急預(yù)案、生產(chǎn)準(zhǔn)備情況。

二、項(xiàng)目檔案整理歸檔原則及管理事項(xiàng)

水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔前，應(yīng)由檔案材料收集部門(mén)按文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類整理組卷。在分類的過(guò)程中，要遵循工程基本建設(shè)程序各階段檔案形成自然形成規(guī)律和成套性原則，達(dá)到分類科學(xué)，保持文件材料內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，便于保管和查找利用的目的。

建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)接收的全部項(xiàng)目檔案，連同自身形成的項(xiàng)目檔案，按照項(xiàng)目基本建設(shè)程序，進(jìn)行系統(tǒng)化整理和排列。其中招投標(biāo)、合同及計(jì)量支付、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表類檔案可單獨(dú)整理編目。

1、工程管理文件材料按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間依次排列，會(huì)議紀(jì)要按時(shí)間進(jìn)行排列，如屬專題會(huì)議，按照專題分別進(jìn)行排列，招投標(biāo)及合同文件按專業(yè)依次排列。

2、施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問(wèn)題，分別集中整理組卷;原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用，則按分部工程分別整理組卷;各項(xiàng)施工原始文件除各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均按照單位、分部、分項(xiàng)工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷;設(shè)備及設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷，竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)分別整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更一覽表。各合同段施工管理文件，按工作程序結(jié)合問(wèn)題的重要程序依次排列，原材料質(zhì)量保證文件按產(chǎn)品種類或使用部位分別依次排列;按各單位、分部、分項(xiàng)分列整理組卷的文件材料，依照施工工序，按開(kāi)工批準(zhǔn)、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)、各項(xiàng)施工記錄、試驗(yàn)檢測(cè)及工程質(zhì)量控制、安全管理、事故處理等往來(lái)文件材料，依次進(jìn)行排列。

3、工程監(jiān)理檔案的內(nèi)容構(gòu)成指工程監(jiān)理單位在工程監(jiān)理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。主要包括，監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、開(kāi)（停、復(fù)、返）工令、許可證、中間驗(yàn)收證明、工程驗(yàn)收匯總等監(jiān)理文件。監(jiān)理工作活動(dòng)中產(chǎn)生的依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、計(jì)劃進(jìn)行控制 文件 、費(fèi)用控制文件、安全管理文件、旁站監(jiān)理記錄為、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要等，按照監(jiān)理工作內(nèi)容結(jié)合問(wèn)題的重要性依次進(jìn)行排列;平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢記錄按照單位、分部分項(xiàng)工程依次排列。

4、計(jì)量支付報(bào)表、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)告按合同段結(jié)合時(shí)間整理組卷。監(jiān)理工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其工作內(nèi)容，以合同段為單位，按照監(jiān)理工作依據(jù)性文件、招投標(biāo)合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要分別整理組卷，平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按單位工程分別進(jìn)行整理組卷。計(jì)量支付文件按計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為單位，按時(shí)間依次進(jìn)行排列。設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖紙等順序依次排列。施工圖及竣工圖按專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號(hào)依次進(jìn)行排列。試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段文件按照各專項(xiàng)工作程序依次排列。

參考文獻(xiàn)

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