企業檔案管理和知識管理的關系探討

摘要：目前企業的檔案管理的全新方向應該是知識管理，在進行企業的檔案管理的時候要對企業的文件和資料進行妥善保存，并且還要將知識管理的模式和方法應用于企業的檔案管理中去，從而讓企業的檔案知識得到充分地開發和利用，最終讓企業創造出更多的經濟效益。接下來筆者將對企業的檔案知識管理進行全方面的分析，從現狀、對檔案管理的作用以及問題的解決策略等方面進行企業檔案知識管理對企業發展的好處和意義的闡釋。同時對企業知識管理在企業檔案管理中應用時所存在的問題進行策略的提出。

關鍵詞：知識管理;檔案管理;發展策略

什么是知識管理？其本質上就是在進行企業的知識系統的構建后，然后對企業中所存在的知識進行不斷的再獲取和積累，并且對企業所擁有的知識進行保護、利用和創作的過程。在這個過程中，全新的企業管理知識不斷地對企業知識系統進行不斷地回饋，同時在對企業知識的管理和利用，讓企業的工作效率和競爭力得到有效提升。在企業的知識中，圖書和檔案等是屬于企業的顯性知識，這部分知識是企業管理中最重要的組成部分。在當下，將知識管理應用于企業的檔案管理是企業的重要發展方向。

一、企業的檔案管理和知識管理的基本含義

（一）企業的檔案管理的基本含義

企業的檔案管理的基本工作是對企業的各類檔案進行科學合理的管理，從而讓企業的各個部門能夠更好地履行管理的職責和活動。而企業檔案指的是企業在生產經營的過程中所創造價值的重要憑證，是組成企業信息資源的重要部分。企業的檔案所囊括的部分相當廣泛且復雜，因此企業的檔案管理相當重要。

（二）企業發知識管理的基本含義

企業的知識管理的基本工作是對企業的資產進行科學合理的管理，從而讓企業的知識資源可以得到更合理地開放和利用。其中，企業的知識管理的技術手段大部分是知識組織，同時讓利用者的知識需求成為企業智慧型服務工作的導向，讓企業的知識資源價值能夠獲得更大地發揮，從而增強企業的實力和競爭力。

二、企業的檔案管理和知識管理之間的聯系

從企業的檔案管理和知識管理的含義中，我們可以發現，兩者的關系是相輔相成的，只是兩者的側重點和管理對象不同。從企業的檔案管理方面分析，企業的檔案是企業的生產經營活動中最原始的歷史憑證，企業的管理者要對這些初級的、原始的檔案資源進行篩選、總結和分析利用，以達到升華企業知識資產的作用，因此企業的檔案管理的目標是保存和管理和企業的各種歷史憑證，從而讓企業的管理者更方便地進行各種檔案的查找;從企業知識管理方面分析，企業的知識管理是在對企業的檔案資源進行合理分析，并且根據企業檔案利用者的需求為目標，進行更加合理的知識資源的分配，從而達到在檔案利用者在企業決策、管理和生產經營等活動中的輔助作用。由此可見，企業的知識管理是企業的檔案管理工作的重要發展方向，可以有效促進企業檔案管理水平的提升，而企業的檔案管理是企業知識服務的基礎。

三、企業的知識管理對企業的檔案管理的影響和作用

當下社會經濟的不斷發展，促使著企業去更加合理地運用企業的知識資產，而企業的知識資產的發展需要知識信息資源的有力支撐，并在此基礎上進行知識的在創造，因此，知識管理對企業的檔案管理具有深遠的影響和作用。具體的作用主要體現在以下兩個方面：

（一）知識管理可以讓企業的檔案的開放和利用水平得到有效提升

在傳統的企業檔案管理中，大多都只是強調文件材料的保存，而對保存下來的文件沒有進行再利用和開發，甚至很多的文件在沒有進行有效利用的狀況下就被銷毀掉了。而知識管理的存在讓這種尷尬的局面得到了有效地解決，知識管理讓企業的檔案信息在知識管理的模式下轉變為企業發展可利用的資源，從而促進了企業的發展。在這方面，知識管理有兩個好處，一是創新了檔案管理的模式，讓檔案資料的利用價值得到充分的實現;二是為企業的檔案管理開辟了新的發展途徑，讓企業的工作效率得到了有效提升。

（二）知識管理可以促進企業檔案管理的載體電子化

當下計算機信息技術的不斷發展，企業的知識管理越來越智能化，很多的企業為了更高效的信息處理方式，都開始加快組建企業知識資料的數據庫，將企業的檔案通過電子化的方式進行保存和管理，不僅提高了企業檔案管理的水平，還在一定程度上為企業的發展提供了服務。

四、在知識管理的視角下進行企業檔案管理的策略

（一）企業管理者要樹立檔案管理的理念

想要在知識管理的視角下進行企業的檔案管理，企業的管理者首先要重視企業檔案管理工作，讓企業的日常運營中充分利用企業檔案資源，企業的管理層轉變對企業檔案的觀念和認識，讓企業的檔案管理工作能夠在現代信息技術的加持下進行知識資源的合理運用和創新，最終實現企業的檔案知識資源的共享。

（二）對檔案管理的業務流程進行融合創新

企業的檔案管理還要依靠企業的管理指導，因此，企業要對企業的檔案管理業務流程進行創新，可以將知識管理的理念和企業的檔案管理業務相融合，讓現代的企業管理理念能夠成為企業檔案管理的指導，并對企業的檔案業務進行不斷創新，讓企業的信息資源能夠在電子化的載體上進行產生、流通、保存和運用等全過程，為企業充分利用企業知識資源提供基礎。

（三）加強檔案知識資源方面的共享

企業的檔案是企業彌足珍貴的信息資源，在這個市場競爭尤為激烈的今天，企業的檔案管理者要將企業的檔案知識資源進行有效的共享，利用新時期的大數據技術，對相關的資料進行高效地檢索和推送，從而為企業的運營和發展提供智能化的高效服務。

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作者簡介：王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽縣，單位：中國電子科技集團公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學歷：本科，職稱：館員。