合同檔案規范化管理的探索與思考

賀笑文

摘要：在新形勢下，針對合同檔案管理工作而言，需要進一步有效規范和完善，在合同的收集、整理等一系列相關方面都要不斷的強化和優化，進一步體現出應有的管理質量和管理效率，為合同檔案管理工作取得更加良好的進展提供必要保障。基于此，本文重點分析合同檔案規范化管理策略等相關內容，希望本文的分析能夠為合同檔案管理工作取得更加良好的成效提供一定參考。

關鍵詞：合同檔案;規范化管理;策略

引言

當前市場主體法制觀念進一步增強，市場交易行為也日益增多，在這樣的情況下使得合同檔案數量呈現出與日俱增的趨勢。因此，要從根本上有效做好合同檔案的規范化管理工作，具體來說，合同檔案規范化管理的策略主要體現在以下幾個方面：

1 合同檔案的規范化收集

1.1 有效明確相對應的合同檔案收集時間。針對合同檔案來說，在實際的發展過程中有自身的形成和運動規律，有的合同是在幾天或者幾周內履行完相關事項就宣告結束，例如，針對辦公用品的采購合同來說就是典型的代表。也有的合同履行時間相對來說比較長，甚至達到幾年的時間，例如，重大工程建設類項目合同，這些特點決定著合同檔案的收集時間有著十分顯著的不同，因此，在規范化管理過程中要充分把握合同檔案的具體時間，按照實事求是的基本原則，不能等到合同全部履行完畢之后再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，針對具體的收集時間，可以有效落實。

1.2 充分明確合同檔案的具體收集內容。針對合同檔案進行規范化管理的過程中，要充分明確檔案的具體內容主要包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，在實際的管理過程中要突破合同本身的限制，要盡可能充分確保合同檔案的內容全面性，完整性，沒有相對應的遺漏。在具體的操作過程中，要注重把握以下三方面內容：

1.2.1合同審批階段的文件材料。包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料。在這個階段所涉及的資料內容主要涉及法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。

1.2.3 合同履行階段的文件材料。這個階段的合同檔案涉及的內容主要有合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 要進一步有效規范合同的收集方式。在合同檔案的具體收集整理過程中，要充分結合合同檔案的具體內容和性質來有效明確，同時要從根本上做好源頭和過程的控制，進而充分確保合同檔案收集更加系統完整。

1.3.1 針對合同的具體內容進行系統完善的收集。在針對合同內容進行收集的過程中，要構造相對應的合同管理系統，并且進行審簽，要充分確保合同檔案可以及時有效的歸檔，在審批流程過程中，進一步加大監督管理力度，確認各類歸檔信息。

1.3.2 系統外合同的收集。在合同檔案的具體管理過程中，針對傳統方式簽訂的系統外的合同，在簽字蓋章的過程中，要通過負責人牽頭收集整理，然后加蓋合同章。

2 對合同檔案進行規范的整理

2.1 對于合同檔案進行科學合理的分類。對于現行的合同檔案分類方案來說，要把合同檔案作為一個獨立的類目進行整理，在具體的整理過程中要分屬不同的類別，實現科學合理的分類，要設置更加規范有序的合同檔案模塊，并且把合同檔案歸入到不同的類別之中，實現檔案分類大綱制定和完善，按照具體的機構或者問題納入不同的類目，不能單獨的審核，要維護檔案分類和檔案方案的完整性和規范性。同時在分類的過程中，也要更有效的進行合同檔案的日常管理和開發利用。

2.2有針對性的劃分合同檔案保管期限，在針對合同檔案保管期限進行明確的過程中，要以合同本身的價值為參考，并且融合各類影響因素，使得合同檔案的保管期限能夠得到充分的明確，并實現針對性可行性的劃分。首先針對不同合同檔案的類型而言，所涉及的合同保管期限劃分標準也有著十分顯著的差異。例如，文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是十分重要的指標，在合同條款規定的期限范圍之內為合同的答案包括期限的劃分，提供必要的支持。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，充分結合設備的更新換代情況，使合同檔案的保管期限能夠得到有效延長。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。

2.3變更、續簽合同的歸屬。對合同檔案來說，在合同變更的過程中，要充分明確相對應的法律法規和變更的具體內容，要把握合同歸檔的年度單位，對于跨年度的合同簽訂變更或者補充協議，不能集中存放，要充分確保合同備考表中注明相對應的合同檔案的編號和具體的存放位置。

2.4科學合理的編寫合同檔案歸檔文件目錄

首先在文件編號方面要進行科學合理的編寫針對不同單位的合同簽訂而言，都有獨立的合同審批流程，因此要編制與之相對應的符合規則的合同號，在針對具體編號進行填寫的時候要把本單位的合同號作為基本標準。其次針對責任者來說也要充分明確，因為合同檔案的簽訂方是雙方或者多方，因此所涉及的法定責任人是兩個或者兩個以上，因此在歸檔工作中要進行及時有效的歸檔和整理，有相對應的檢索目錄，在合同檔案責任者方面要填寫責任他方，這樣可以更有效的進行查詢和管理。第三要更有效的明確成文的日期。合同成文日期的確定與聯合行文是類似的，要把最后的合法簽訂人簽署的日期當做基本的標準，要充分確保合同檔案的各個方面能夠簽字蓋章之后才能形成相對應的法律效力。

3結語

通過上面的分析，可以充分看出，在當前的合同檔案的管理過程中，需要進一步有效規范完善的推動，針對各項細節之處都要進行嚴格的把關，在實踐的過程中要進一步研究和應用更系統完善的檔案管理模式和方法，實現規范化信息化建設，進而推動企業的合同檔案管理工作能夠取得更加良好的發展，使管理水平得到顯著提升，進而推動企業實現健康穩定的發展。

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