高校二級學院的外事工作機制探討

黃榮

摘? ? 要：針對新形勢下高校國際化帶來的新機遇和新挑戰，部分高校二級學院在國際合作與交流領域存在著缺乏積極性、喪失本土性、保障不到位、成效不明顯等問題。為重點做好因公出國（境）手續辦理、外國專家接待和聘任、國際交流活動籌辦和國際合作關系管理等工作，學院應當在制度、人員和經費等方面提供保障。與此同時，良莠要分明、方式要靈活、保密要做好、發展要統籌，學院方可以自身發展助力高校在國際合作與交流中穩步向前。

關鍵詞：高等院校;二級學院;外事工作;國際合作與交流

中圖分類號：G647? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? 文章編號：1002-4107（2022）04-0026-04

近年來，隨著國家對外開放和教育改革步伐的不斷加大，高校國際合作與交流面臨著新機遇和新挑戰。二級學院作為實際開展外事工作的基層組織，起到十分重要的作用。學院不僅是服務者，更是管理者，須統籌外事工作助力高校的學科發展、人才培養和教育教學等中心工作。學院外事工作主要包括師生出國（境）事務、留學生和外專外教事務等以“人”為主體的工作，也包括外事綜合管理、外事項目管理等以“事”為主體的工作，工作范疇更加具體，覆蓋面更加廣泛[1]。扎實的外事工作能夠為學院奠定良好的基礎，既能以高水平人才和高質量成果為學院的教學、科研和管理注入新活力，又能切實滿足師生開展國際合作與交流的需要。為解決學院外事工作普遍存在的問題，應當抓住重點、提供保障、守住原則，方可在國際化進程中保持自身特色，不隨波逐流，助力高校走向國際學術舞臺。

一、學院外事工作的現存問題

在實際開展國際合作與交流工作過程中，二級學院通常面臨如下幾個問題，包括缺乏積極性，被動地完成學校交代的任務;缺失本土性，不加甄別而盲目開展國際合作;保障不到位，人員、制度和經費等存在缺位情況;成效不顯著，對學院和學校中心工作的支撐能力較弱。

缺乏積極性。外事工作獨立在學院的中心工作之外，獨立運轉，受重視程度不足。學院滿足于被動地完成學校自上而下交代的任務，缺乏主動參與國際合作與交流的積極性，錯誤地認為國際合作與己無關或者作用不大。

喪失本土性。部分學院追求短時間內加快國際化步伐，對合作對象不加甄別，甚至放低姿態并采用廣撒網的方式來尋找合作伙伴。未動態評估合作的必要性和可行性，盲目鼓勵師生出國（境）交流、接收留學生、聘請外教或接待外國專家，因此容易使學院喪失自身特點和本土特色。

保障不到位。外事工作的開展需要人員、制度和經費等一系列保障，然而部分學院仍然面臨很多問題。例如學科帶頭人和骨干教師的學術影響力和國際舞臺活躍程度尚無法完全適應高校爭創一流的要求[2];部分學院沒有配備相應的外事秘書;外事活動的經費基本來源于學校的行政撥款而學院很難靠自身經費來支撐[3];國際化氛圍在二級學院和學校很難體現，包括較少中英文對照的校園標識牌、未能實時更新英文門戶網站、對外宣傳手冊未配備英文版等[4]。

成效不顯著。盡管學院開展了形式各樣的國際交流活動，然而包括專利、論文、技術在內的標志性和原創性科研成果并不多見，具體表現在較少產出高水平文章、較少聯合申報國際合作項目、較少舉辦大型學術沙龍或國際會議、未能與世界一流科研機構或大學建立聯盟等。國際合作大多停留在教職工個人的興趣點上，學院未能根據專業方向、合作類別等有效整合各方力量，無法形成合力來支撐學院整體發展。

二、學院外事工作的方法探索

學院的外事工作涉及面較廣，業務類型較多，在此選擇學院層面較常開展的四大業務進行討論，探索方式方法，包括辦理因公出國（境）手續、接待和聘任外國專家、籌辦國際交流活動、管理國際合作關系等。

（一）辦理因公出國（境）手續

新形勢下，師生因公出國（境）機會和實際需求不斷增多。針對不同的出訪地和出訪時長，有不同的簽證和入境管理規定，學院應當全面了解各項管理制度，及時向師生公布清晰的申請流程，解答師生的疑問，并做好各階段的審批和報備工作。針對教師出訪，學院應當考慮是否影響校內的教學及科研工作。針對學生出訪，學院應當考慮是否影響校內的課程和實習等。學院相關負責人在復審材料時，應當對申請人情況進行全面了解，重點評估申請人的思想品德、師風學風等，按時按要求簽署清晰的意見。必要時，學院負責人可與申請人本人直接溝通，或通過第三方了解具體的情況。部分高校針對教職工每年出訪的總時長有所規定，學院應與超時長者進行出訪必要性的溝通。

在訪前準備階段，學院應對完成審批且確定出訪的人員信息進行復核。對于審批未通過或已通過但擬不出訪的人員，深入了解其背后的原因，并做好詳細的登記備案工作，以免對未來的出訪造成不良影響。學院須根據出訪個體情況的不同，與學校相關部門聯動，做好統一請假、暫停住宿、暫停學籍等工作。在師生正式出訪之前，學院應當開展一次外事教育，涵蓋紀律教育、保密教育、心理教育、制度教育等方面。在師生正式出訪之后，學院應當采用有效的通訊方式定期與其聯系，并做好心理疏導工作，給予師生必要的信心和支持。若出現緊急情況，能夠及時采取必要的措施，借助大使館、海外校友等力量來避免意外情況，并提醒和監督師生在約定日期前回校。在師生訪后回校階段，學院應當提醒師生配合做好恢復學籍、恢復黨籍、上交證件、銷假等工作，并提交總結報告、分享出訪經歷等。與此同時，聽取師生對于出國（境）報批、學院學校在管理上面的意見和建議，并做好相應的改進工作。

（二）接待和聘任國際專家

在高校國際化步伐加大的背景之下，為進一步加強科研與教學合作，國際專家來訪的數量和頻率有所增加，他們是參與國際交流的主體，能夠促進合作成果的高效產出。對學院而言，應當堅持根據自身特點和發展需要來接待短期來訪的外國專家、聘任長期工作的外教。080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5

學院應當全面了解教職工的海外教育背景和合作基礎，集合各方資源，找到開展國際科研合作的契合點。充分發揮教職工的力量，以學院各類科研平臺和研究中心作為支撐，積極引進符合要求的高水平國際專家。以點連線，將不同地區、不同層次的海內外專家集合在一起，共同開展同一領域的學術合作，也可以重點與某一地區的專家建立聯系，打造高水平區域合作模式。值得一提的是，引進并不一定是實質性的入境交流，網絡通訊交流也屬于一種引進方式，可適當加以利用。根據實際工作需求，聘任專家可以作為短期訪問學者，也可作為長期外教，并給予一定的生活補貼和薪金作為支持。

學院應當評估自身能力來簽署工作協議，避免出現無法兌現承諾的工作模式、條件和薪酬的情況。學院應當注意打造良好的國際化科研、教學和管理氛圍，并對于實際入境的國際專家給予生活指導，為其在校開展學術交流活動提供便利。在此過程中，學院應當注意避免過分追求數量而降低合作質量、追求面面俱到而

無法形成學術合力，應當將工作重點放在高水平國際專家的接待和聘任上。與此同時，切不可放松對其思想品德等方面的判斷，確保師風學風和意識形態等領域不出問題。學院應當在國際專家離校之后，做好來訪和聘任信息的登記工作，具體到工作天數、工作內容和工作成果等，并對于投入經費的使用成效進行評估。最重要的是，學院須及時總結科研、教學等方面的合作成果，并制定內容詳實且操作可行的未來工作計劃，助推合作成果產出。

（三）籌辦國際交流活動

高校國際交流活動主要包括邀請海外高校師生來訪參觀校園、參加論壇和開展實習活動，本校師生赴海外參加國際會議、開展實習、參加志愿活動和知識競賽等。新形勢下，以通訊方式舉辦的團組線上交流活動次數也有所上升。舉辦國際交流活動，應當提前將詳細的活動信息、參與人員和經費落實情況報相關部門審批，最好能簽訂合作協議，為活動開展提供一定的制度保障。從活動申辦到完成舉辦，學院作為活動實施的主管部門，應當綜合考慮經費、人員、研究方向與合作基礎等細節信息。

在遴選開展國際團組交流活動的學生時，學院應當評估學生的校內學業、導師評價、身心健康和家庭支持情況等。在帶隊教師的選擇上，學院應當充分考慮教職工海外合作基礎和科研方向的契合度、是否在校內有公務安排、是否有過海外學習和生活經歷等，最好能夠以老帶新、相互配合。在決定團組規模時，應當留意人員數量過多則無法高質量完成團組活動，人員數量過少則會削弱團組活動的影響力和意義。在選擇舉辦時間時，雙方應當充分溝通、有所取舍，綜合考慮海內外高校的假期、科研與教學安排情況，以及當地氣候、人員的身體和心理狀況等影響因素。時間過長容易造成人員疲倦，時間過短則不利于活動的細致開展。在安排活動時，應當注意松緊有秩、勞逸結合。行程過松人員則容易疲倦，行程過緊則容易走馬觀花，兩者都不利于達成活動實效。室內活動與室外活動應當統籌兼顧，課程學習與外出調研應當穿插安排，并在階段性的活動過后安排成員交流活動，總結活動進展并調整下一步活動計劃。

在活動當中，學院應定期與團組師生聯系，跟進海外師生團體的活動時間、地點和路線，以便提供必要的協助。對于借助網絡舉辦的團體活動，則應當在活動過程中保障設備穩定、網絡暢通，并做好各環節的銜接工作。在活動過后，學院既要總結活動整體開展情況，也要注意收集師生個體的心得體會、學業及科研進展等。如果團組活動舉辦順利且效果不錯，可以適當考慮作為精品活動在學院和學校層面進行推廣。如果師生對于團組活動的反饋較差，學院應當調查原因并作出必要的改進，與此同時須加強與對方高校或機構的溝通，以減少對現有合作的不良沖擊。

（四）管理國際合作關系

對于國際合作伙伴的日常關系管理，二級學院主要面臨關系新建、維護與終結等方面的工作。面對不斷變化的國際形勢和外交政策，面對汲取海外精化和保持自身特色等矛盾問題，學院切不可放松對國際合作關系的有效管理。

學院應當結合自身發展狀況和需要，積極以校級平臺為依托，通過參與校級層面的出訪和交流，尋找合適的國際合作伙伴。在校級合作框架下，學院能更加便捷地與海外學院開展實質性的合作。針對學校層面尚未開展合作的海外伙伴，學院可鼓勵有過相關教育背景、合作基礎的教職工來牽頭新建合作關系，以合作撰寫論文與申報專利等容易入手和操作的方式作為起點，逐步將合作內容和形式往縱深推進。如果說每個教職工的合作關系是一個點，那么學院在后期就要根據專業方向連點成線，在此基礎上根據學科布局來連線成面，方可最大限度地統籌學院國際合作與交流工作。學院在選擇合作伙伴時，一要考慮學院的實際發展需要和相關領域的師資力量;二要考慮合作伙伴的資質與條件;三要評估雙方合作的意愿、可行性與成效性。學院要堅持提升自身實力，方可在關系管理的各個階段占據一定的主動權。

合作關系需要長期維護，針對每個合作伙伴，學院應定期安排專員進行對接。聯合申報國際合作項目則能夠明確實際合作內容并提供必要經費支持，在一定程度上能對合作起到約束的作用。雙方互派交換生或訪問學者有利于借助多方的力量來穩定合作關系。日常可以通過舉辦線上學術沙龍、研討會等形式來定期開展交流。總之，關系維護須持之以恒，靈活的合作形式、豐富的合作內容能為關系添磚加瓦。如果簽訂了合作協議，應當留意內容和時限的更新。針對長久未能開展合作、合作效果不佳、因政策等原因不允許繼續合作的海外伙伴，學院應當綜合評估維持關系的成本和必要性，做好終結關系的準備。在大多數情況下，合作協議期滿后未續簽即可視為關系終結。針對效果不佳的海外合作，比如無法妥善為學院訪學師生安排課程和食宿、存在學術欺騙行為等，學院則可提前結束合作關系。學院應當及時了解相關國家的國際形勢和外交政策，動態評估開展合作的可能性，及時止損。如有必要，學院應提前告知合作伙伴、院內相關教職工和學校關于關系終結的決定。

三、學院外事工作的保障措施080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5

為全面保障學院外事工作的順利開展，有必要做好“四個一”工作，包括制定一套健全的外事工作制度、打造一支精干的外事工作隊伍、爭取一份充足的外事工作經費、營造一個良好的外事工作氛圍。從制度、人員和經費等方面全面提供保障措施，學院外事工作方能有序開展。

（一）制定一套健全的外事工作制度

學院應制定相關的規章制度，使得所有的外事工作均有章可循，減少出錯、漏做的可能性，并能在一定程度上約束各方的行為，權責清晰，懲罰分明。學院在擬定制度的時候，除了要參考和內化上級部門的規章制度之外，更重要的要符合學院發展的實際，重點突出，能有效覆蓋學院工作的各個方面，并根據實際發展不斷更新。在制度基礎上，學院須明確各項外事工作的具體指引，細化時間、地點、人物、事件等要素信息，并通過多方式和多途徑向學院師生公開。學院可采用流程圖、魚骨圖等方式簡化文字、清晰流程。在健全的制度和清晰的指引之下，學院外事工作能夠有效避免因材料準備不齊全、時間準備不充分、審批流程出錯而導致的系列問題。

（二）打造一支精干的外事工作隊伍

學院應當打造一支素質過硬、能力上乘、外語較強的外事工作隊伍，這其中既包括外事秘書、外事工作負責人，也包括具有國際學術影響力的高水平教師、專職科研人員等，同時也不應遺漏能熟練操作國際先進機械設備的專業技術人員等。外事工作負責人和外事秘書對學院的國際合作與交流起到統籌和協調的作用，并負責具體業務的實施，應當全面了解相關的制度政策，動態跟進人員和事件的變動情況。學院應當積極引入具有學術影響力、在某些國際政策和規則制定上有一定話語權的高水平教師，并注重培養現有教師的國際化視野，包括鼓勵其參加海外高水平學術會議、在世界著名刊物上發表文章、申報國際獎項等。針對國際先進的儀器和設備，一般由專業技術人員進行日常維護，所以提升其國際交流能力顯得尤為迫切和必要，其重點可以放在對設備購置、操作和維修手續的學習，與海外售貨方的日常溝通當中。

（三）爭取一份充足的外事工作經費

除了在自身行政經費中預留充足的外事工作經費，學院應當充分挖掘其他途徑來申請用于開展國際合作與交流的各項業務經費。針對高水平外國專家的來訪接待和聘任，不少高校設置了相關的創新引智計劃項目，學院可鼓勵教師個人或團組申請。針對優秀研究生、優秀教師出國參加國際會議或訪學等，不少國家相關機構和學校相關部門均可提供一定的經費支持。針對較有意義的國際團組交流，部分地方和學校部門也可以提供較為充足的經費支持。學院需要整理類似的項目申報信息，主動向學院師生公開，并指導項目申請和開展工作。

（四）營造一個良好的外事工作氛圍

學院應當營造一個良好的外事工作氛圍，做好國際交流文化的宣傳工作，使得師生能夠在開展國際合作與交流時想得到、用得上、做得好，既不盲目跟風，也不過分保守。學院在開展各項中心工作時應當注重中文與英文的結合使用，包括印制中英文宣傳手冊、張貼中英文標識語和指示牌、制作中英文門戶網站、鼓勵發表中英文的學術文章和舉辦中英文學術沙龍等。

四、學院外事工作的總體原則

學院在實際開展外事工作的過程中，難免會遇到各種問題和矛盾。為在國際合作與交流中獲益最大，學院應當堅守如下幾條原則，包括良莠伙伴要甄別、工作方式要靈活、保密管理要做好、院校發展要統籌。

（一）良莠要甄別

學院既要通過外事工作來推動國際化進程，取其精華來提升自我，又要注意去其糟粕，不可全盤接受。學院應當統籌自身的國際合作情況，結合國內外的相關政策和形勢，力推有助于自身發展的良性合作。在此過程中，既不可放低姿態去迎合他人，更不可將不正之風帶回校內。明確自身在國際合作中所處的位置，如有所長則戒驕戒躁，維持實力并尋求更高水平的合作;如有不足則加以改之，提升實力并努力穩定合作關系。

（二）方式要靈活

傳統的講座、授課、會議、實習、聯合培養等國際交流方式可以延續使用。通過借助網絡開展交流成本低且易操作，已逐漸成為便捷有效的溝通方式，比如云參觀、云授課等。不得不提的是，通過承辦或參加國際大型學術會議，匯集世界各地學術人員分享成果，是開啟國際交流的快捷手段。學院應當采用線上、線下相結合的方式，根據國際形勢與政策的變化來靈活調整開展合作的方式方法。

（三）保密要做好

學院須警惕通過偽裝成留學生、訪問學者等身份混入國內，以國際交流名義盜取涉密信息的海外人員，因此需要加強對校內涉密場所、人員、資料和設備的管理。未經過嚴格審批，原則上不允許海外來訪人員接觸涉密要害部位。對于赴海外開展交流的師生，學院也要提醒其不得攜帶涉密設備和資料出境，不得在外談論涉密信息等。保密工作人人有責，涉外保密工作更容不得馬虎。

（四）發展要統籌

外事工作是學院發展不可或缺的一部分，需要與學院的中心工作統籌發展，既要發揮國際風向標作用，也要支撐學科建設、人才培養與人才引進、本科與研究生教學、實驗平臺建設等中心工作。國際學術前沿動態、名師名家的講學能夠為學科發展注入新活力，與國際知名高校或機構開展合作有助于人才培養和教育教學，引進國外先進設備則有助于實驗平臺的建設，因此要集合各方力量，統籌學院發展。與此同時，學院的外事工作需要緊跟學校外事工作的原則與步伐，全面統籌院校層面的國際合作工作。

五、總結

隨著高校國際化步伐的加快，作為實際開展外事工作的基層組織，二級學院常常面臨缺乏積極性、喪失本土性、保障不到位、成效不顯著等問題，為重點做好辦理師生因公出國（境）手續、接待與聘任外國專家、籌辦國際交流活動、管理國際合作關系等方面的工作，學院應當制定一套健全的外事工作制度、打造一支精干的外事工作隊伍、爭取一份充足的外事工作經費、營造一個良好的外事文化氛圍，甄別良莠、轉變方式、做好保密、統籌發展。外交無小事，高校二級學院要根據實際情況追求高水平、高質量的合作，并根據學校制度、國家政策和國際形勢作出實時調整，做到張弛有度、重點突出、時時謹慎、事事留心，方可以在自身發展中助力高校在國際學術舞臺上穩步向前。

參考文獻：

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[責任編輯? 宋? ? 宇]080E74EC-1A1B-4510-9581-E492F56D90C5