大數據時代行政事業單位信息檔案管理的策略

常開敏

摘要：隨著信息化時代的到來，給行政事業單位開展檔案管理，提出了更高的要求。為了進一步提升行政事業單位檔案管理效果，可以將大數據技術應用到檔案管理中，提升檔案管理工作開展效率和質量。為此，筆者將要在本文中對大數據時代行政事業單位檔案管理策略進行探討，希望對促進我國行政事業單位檔案管理水平的提升，可以起到有益的作用。

關鍵詞：大數據時代;行政事業單位;檔案管理

1大數據時代檔案管理面臨的挑戰

1.1管理方式發生了較大的變化

在傳統開展檔案管理工作中，對檔案的利用率相對比較低，檔案管理工作經常會停留在檔案的歸檔、保存方面，限制了檔案事業的發展。在進入到大數據時代之后，需要對各種檔案資源合理進行整合，建立信息化檔案管理系統，認真做好檔案價值的挖掘工作，將傳統的紙質檔案管理轉變為電子檔案管理，提升檔案管理工作開展效率，將檔案變成一種信息資源。當前檔案管理方式還相對比較傳統，檔案信息化管理推廣程度還需要提升[1]。

1.2檔案管理工作內容和重心需要轉變

在過去開展檔案管理工作中，檔案管理工作重點放在檔案資料的整合和管理中，現代檔案管理工作是以信息化方式開展檔案管理工作，其工作內容和中心放在檔案資料的審核上，最大程度保證檔案資料的真實性，將檔案資料的價值充分彰顯出來。傳統檔案管理工作開展效率低、檔案收集、整理、分類、歸檔過程比較復雜，導致檔案管理人員工作效率非常低，難以充分做好檔案資源開發工作。

1.3檔案管理人員素質要求較高

傳統檔案管理工作屬于一種相對簡單的工作，領導對開展該部分工作重視程度不夠，檔案管理工作內容主要集中在檔案存取、整理等方面，檔案管理人員的素質差距相對比較大。在進入到大數據時代之后，檔案管理工作內容已經發生了比較大的變化，從傳統的紙質版檔案轉變成數字檔案管理，計算機技術、網絡技術和現代設備在其中的應用不斷增加，不僅要求具有一定的檔案管理知識，還應該具有較強的接受新事物的能力。

2大數據時代檔案管理應對策略

2.1更新檔案管理理念

在過去，檔案管理工作長期不被重視，極大限制了檔案管理事業的發展，在進入到大數據時代之后，應該及時更新檔案管理理念，能夠從思想高度對開展檔案管理工作，引起足夠的重視，能夠認識到檔案是一種資源，認真做好檔案資源的開發工作。首先，應該從思想高度對檔案管理工作引起足夠的重視，認真做好檔案管理人員培養工作，聘請專業人才開展檔案管理工作，并做好相關人才的儲備工作。其次，應該對檔案資料應用引起足夠的重視，不斷提升檔案服務意識。最后，還應該建立檔案管理信息系統，將紙質檔案信息化，實現檔案信息共享[2]。

2.2加快檔案管理職責內容和重心的轉變

在進入到大數據時代之后，檔案管理工作已經不是簡單對檔案進行收集、整理、歸檔，還需要對數字檔案統一進行管理。檔案管理人員不能再被動接收各種檔案，還需要認真做好檔案管理工作，對檔案資源深入進行開發，提升檔案服務意識。檔案管理人員應該充分意識到檔案管理工作的重要性，認真做好各種檔案資料的審查工作，保證各種檔案資料的真實性。檔案管理人員應該認真做好檔案信息系統建設，提出自己對檔案管理工作的意見，保證全員參與到檔案管理系統當中，實現檔案資料的信息化管理。

2.3提升檔案管理者的綜合素質

在進入到大數據時代之后，檔案管理工作的內容、重心和模式都發生了改變，對檔案管理人員開展工作提出了更高的要求。檔案管理人員的專業能力對檔案管理工作質量有著非常直接的影響，需要認真做好檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員的素質。在這個過程中，應該認真做好檔案管理人員的培訓工作，讓檔案管理人員掌握信息化檔案管理的相關知識和技能，能夠充分意識到檔案管理工作的重要性。另外，還應該認真做好檔案管理人員職業道德建設。在大數據時代到來之后，檔案信息已經成為一種資源，網絡存在共享性，檔案信息在使用過程中，存在泄漏的風險，需要不斷提升檔案管理人員的職業道德，最大程度對檔案資源進行保護。最后，還應該建立科學的檔案管理人才培養體系和制度，及時對檔案管理人員業務進行檢查，不斷提升其業務知識，建立必要的晉升制度和福利制度，避免出現嚴重的管理人員流失問題。各種檔案管理人員應該加強相關信息技能的學習，讓他們掌握檔案管理新型技術，從而有效提升檔案管理工作開展安全性和穩定性。在進入計算機時代之后，對檔案管理網絡的完善，也可以在很大程度上促進檔案管理工作信息化的發展。

2.4認真做好檔案需求分析工作

在創建檔案數據庫之間，應該認真做好需求分析工作。在建立數據庫的過程中，應該最大程度滿足使用者的要求，通過不斷優化設計，給用戶提供更好的服務。在開展需求分析的過程中，應該認真做好調查、采集、分析等工作，結合用戶檔案數據使用的要求，開展針對性的設計。為了掌握用戶的需求，在需求調查的過程中，可以采用會議調查、專家咨詢、問卷調查等方法，這樣才能保證數據庫建設效果，滿足檔案數據庫日后的使用要求[3]。

2.5做好數據庫的分類工作

通過對相關指標的應用，可以實現對數據庫的合理分類，其通常可以分為三類：（1）目錄庫。其主要包括文摘、索引和目錄等，能夠在檔案信息查詢的過程中，充分發揮自身的作用。（2）事實數據庫。該數據庫也被成為文本數值數據庫，其非常重視對文本信息和數據信息的收錄，可以為數據庫的后期使用，打下一個良好的基礎。（3）全文數據庫。通過構建全文數據庫，可以對檔案中原文當中的字、句、段、章、節等數據形式進行高效的查詢，其主要包括文字型數據庫、數值型數據庫、圖形型數據庫、多媒體數據庫等。

3結語

隨著大數據時代的到來，對開展檔案管理工作提出了更高的要求。針對當前檔案管理工作中出現的問題，應該引起足夠的重視，建立完善的檔案管理體系和制度，將大數據技術合理應用到檔案管理工作中，打造數字化檔案管理系統，加強對檔案資料的應用，將檔案資源的作用充分發揮出來。

參考文獻：

[1]劉芬.加強事業單位黨建檔案管理助力黨建工作發展[J].辦公室業務.2021（01）：22-23.

[2]劉路.淺談生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理[J].辦公室業務.2021（01）：37-38.

[3]梁曉鳳.黨務檔案管理的現代化建設研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊）.2021（01）：55-56.