基于鄉鎮檔案管理工作創新分析

摘要：鄉鎮政府部門工作幾乎都需要檔案管理的支撐，也是鄉鎮地區發展經濟的主要基礎之一。然而，有很多影響因素會左右鄉鎮政府部門的檔案管理工作，導致檔案管理工作面臨來自不同層面的問題。在現階段，中國持續推進社會主義新農村的建設工程，為鄉鎮工作和經濟發展提供了重要基礎。在社會主義新農村的建設工程中，檔案管理發揮著不可或缺的影響。而檔案也是社會主義新農村歷史傳承和發展的重要載體。可以說，社會主義新農村的建設在很大程度上取決于鄉鎮檔案管理工作是否能夠達到預期目標。筆者在此對鄉鎮政府部門的檔案管理工作予以分析，找到了工作中存在的問題，進而提出了具有針對性的解決辦法。

關鍵詞：鄉鎮檔案管理;工作創新

引言：無論是對于鄉鎮政府部門工作和經濟計劃，還是對于鄉鎮資料管理工作而言，檔案都扮演著舉足輕重的角色。作為一種載體，檔案能夠對鄉鎮政府部門工作中的聲音、影像和圖片文字予以記錄，因此也起到存儲信息數據與知識的作用，是鄉鎮地區的潛在生產力。第一、在鄉鎮地區的經濟建設與發展過程中，檔案能夠給予重要的信息支撐，能夠對鄉鎮地區經濟生產予以記錄，從而在一定程度上使鄉鎮建設工程的質量和效率得到同時。第二、鄉鎮地區經濟建設工程的所有要素都涵蓋于鄉鎮檔案之中，能夠為經濟的進一步發展、鄉鎮政府部門工作的開展提供參考和助力。經過數十年的發展，中國經濟進入了高速發展階段，資料量更大，同時人口也更具流動性，而這為鄉鎮政府部門的檔案管理帶來了一定難度。在這一背景下，如何防止盲目作業，提高物資和人力的利用率便成為了亟待解決的重要問題之一。

1 鄉鎮檔案管理過程中存在的問題

以如今的鄉鎮政府部門工作情況來看，存在著很多要素影響著檔案管理工作，進而對鄉鎮工作的順利展開造成了很大的困難。筆者將闡述鄉鎮檔案管理工作中需要面對的主要問題。

1.1 鄉鎮檔案管理不規范

鄉鎮政府部門工作過程中，部分工作人員只對文書管理工作給予關注，而缺乏對實物和聲音影像的管理工作，從而使得檔案管理工作的科學性有所欠缺。從而使得工作人員展開檔案管理工作時，無法便捷地查閱檔案，使得工作效率下降。同時，部分檔案中的數據和信息不完整，無法提供全面的檔案支撐。而對于交接工作而言，也存在著部分工作人員違反交接工作流程的問題，同時也沒有按照規范檢查以往檔案信息，導致檔案管理工作缺乏有序性。除此之外，部分工作人員對檔案管理工作缺乏足夠的關注，沒有專業的檔案管理能力，沒有職業素養，工作熱情較低。而這使得鄉鎮政府部門檔案管理工作不能符合相關規范和標準。

1.2 鄉鎮檔案管理的信息化滯后

在現階段，鄉鎮政府部門檔案管理工作依然受困于當地經濟環境和發展，在實際管理工作中存在著很多弊端。主要表現為以下幾方面內容：（1）無法實時共享檔案數據，對異地查閱帶來了阻礙，（2）沒有引入先進的管理理念，無法展開標準化和現代化的檔案管理工作，對管理與保護檔案的工作造成了阻礙，（3）缺乏具備豐富專業知識和業務能力的工作人員，對信息化的檔案管理工作帶來了阻礙，（4）部分鄉鎮地區的經濟發展較慢，進而對檔案管理工作中應用信息化技術帶來了阻礙。

1.3 鄉鎮檔案不能發揮服務功能

相關工作人員展開鄉鎮政府部門檔案管理工作時，只對檔案保存給予關注，而忽視了檔案的使用，無助于進一步利用和開發鄉鎮檔案數據信息。鄉鎮政府部門應該合理計劃檔案管理工作，以此對實際管理工作提供指引，同時還應該監督檔案管理工作，促進服務部門和民眾等社會主體參與到檔案管理工作之中。除此之外，部分鄉鎮政府部門沒有積極開發檔案資源，也沒有向民眾有效宣傳檔案管理工作的重要性。而這也是現階段檔案管理工作受到忽視的原因之一。

1.4 檔案管理人員意識淡薄

目前，鄉鎮政府部門在展開檔案管理工作時，需要面對眾多影響因素。其中，相關工作人員不重視檔案管理工作、不具備管理觀念是最主要的問題。這導致在部分鄉鎮政府部門構建了評估機構的情況下，檔案管理工作依然會因為工作人員的忽視而無法順利展開。同時，現階段鄉鎮地區檔案信息往往不完整，存在形式主義的問題，進而導致檔案資源無序管理等問題，圖片和文字信息缺乏合理的管治，不僅降低了檔案管理工作的有效性，也降低了檔案管理工作的效率。除此之外，部分鄉鎮政府部門工作人員缺乏專業的檔案管理能力，工作人員的流動性比較大，而且也存在著頻繁的崗位調動現象，進而導致工作沒有連貫性。部分鄉鎮政府部門也沒有培訓入職人員，導致鄉鎮檔案管理工作品質較低。

2 加強鄉鎮檔案管理的措施

在經濟發展進入新時期的背景下，現有的鄉鎮檔案管理工作已經無法滿足實際的工作要求。信息化技術的不斷革新為鄉鎮檔案管理工作注入了新鮮的血液，提供了更多的發展渠道。只有采用信息化的檔案管理模式才能符合當今檔案管理工作的要求，最終實現現代化的鄉鎮檔案管理。在現階段，中國鄉鎮政府部門在展開檔案管理工作時主要面對如下幾點問題：（1）缺乏相應的硬件資源，確保齊全的軟件資源，（2）缺乏具備專業知識和技能的工作人員，職業素養比較低，（3）缺乏標準化的檔案管理辦法和模式，（4）工作量比較大，檔案資源使用率比較低之所以有著上述情況，不僅有主觀因素的影響，也存在著客觀因素的影響，和社會經濟發展和科技變革息息相關。為了能夠確保鄉鎮檔案管理工作滿足農業發展要求，使其具備活力和發展的動力，則應該引入先進的管理觀念，對現有管理辦法予以完善，重視檔案的信息化建設，為鄉鎮檔案管理工作的順利展開奠定基礎，進而為社會的和諧發展提供助力。

2.1 完善鄉鎮檔案管理制度

鄉鎮政府部門在展開檔案管理工作時，應該對其要素和主體，載體和內容予以確定，確保管理工作能夠符合相關法規要求，制定完善的執法體系，對備案與報送予以合理控制，從而實現高質和高效的檔案管理工作。對于相關工作人員而言，則應該對檔案管理法規予以全面了解，并且掌握專業的檔案管理知識和技能。除此之外，相關部門也應該有效監督檔案管理工作，從而避免管理工作中發生較大錯誤。同時，想要使鄉鎮政府部門檔案管理水平得到提升，還應該確保相關工作人員具備較高的職業素養。應該從檔案管理工作的實際情況出發，對其職權予以明確劃分，并且展開規范化的檔案信息收集工作，和鄉鎮政府部門協同合作，以此為不同部門合作提供保障，最終達到信息化和標準化的鄉鎮檔案管理工作。

2.2 實現鄉鎮檔案規范化和現代化管理

只有在鄉鎮政府部門從檔案管理實際工作情況出發，對各個部門和工作人員的職務和責任予以明確，才能使鄉鎮檔案管理水平得到提升，確保相關人員具備相應的職業素養，從而為標準化收集鄉鎮檔案資源提供保障，同時確保檔案管理工作和鄉鎮整體建設工程保持同步。除此之外，在保護參建部門自身權利的過程中，檔案資源也扮演著至關重要的角色，能夠為其提供有效支撐。

2.3 做好鄉鎮檔案整理工作

對于檔案管理工作而言，鄉鎮政府部門應該確保在收集和處理檔案資源時符合相關工作標準，并且有效記載資源收集情況，同時確保收集和處理工作具備持續性。除此之外，還應該確保檔案資源收集的完整性，對相關工作人員的權責予以劃分，防止檔案信息偏差和遺失等情況。對于檔案管理部門而言，則應該提高資源收集的準確性，并且對資源予以合理的劃分。應該對監督工作予以高度關注，當發現偏差或者遺失資源時，必須立刻對問題予以解決。

2.4 加強對鄉鎮資料管理人員的培訓

在最近數十年間，中國經濟和社會高速發展，進入了新經濟時期。這對鄉鎮政府部門的檔案管理工作帶來了一定的難度。鄉鎮政府部門應該確保檔案管理人員掌握先進的管理理念，進而提高檔案管理工作的品質和效率。工作人員則應該認識到檔案管理工作的重要性，在管理工作中積極引入最新的科技和機制，應用最新的管理辦法和模式，同時不斷提高自身能力。除此之外，鄉鎮政府部門也應該定期培訓工作人員，使其對相關法規予以充分理解，并且培養其責任意識，從而使檔案管理更加高質和高效。

2.5 信息資源的微機化管理

相關工作人員在展開鄉鎮檔案管理工作時，應該準確統計檔案數據信息。這就要求工作人員應該采用信息化管理辦法，進而合理管治檔案資源管理的地點和時間。同時，也應該為資源的實時調出提供保障，提高物資和人力的使用率，進而實現大幅度減少工作量的目的，還應該制定規范化和信息化的檔案管理工作，構建電子文件類數據庫。除此之外，也應該促使不同部門能夠協同合作，以此實現高效的檔案管理工作。應該以檔案資源的不同特性對其展開分類，并且確保信息數據能夠及時修正和傳輸。鄉鎮政府部門展開檔案管理工作時，如果存在信息變動的情況，則很可能會導致檔案資源出現遺漏情況，這就要求工作人員應該準確記載數據的變動和更新。

2.6 提高鄉鎮檔案管理人員的意識

2.6.1 管理意識

鄉鎮政府部門應該確保檔案管理人員具備較強的責任心，從而確保檔案資源的安全和完整，確保檔案資源能夠體現出其實際價值，并且從實際管理工作出發，培養管理人員的管理意識，使其具備專業知識、提升其業務能力。同時，鄉鎮政府部門還應該結合當地經濟發展情況，不斷調整培訓人員構成，并提高檔案管理部門的資金利用率，提高基礎設施建設的力度，使檔案管理工作安全性得到提升。除此之外，鄉鎮政府部門還應該科學配置檔案庫房，確保檔案管理機制能夠得到有效落實和執行，并且進一步對現有管理機制展開改良，從而實現高品質的管理工作[1]。

2.6.2 服務意識

提升檔案使用率，進而為鄉鎮政府部門提供優良的服務是檔案管理的目標之一。這就要求相關工作人員應該確保自身服務意識得到提升，確保檔案資源能夠起到應有的作用，從而為實現其工作目標奠定基礎。鄉鎮政府部門則應該定期培訓工作人員，使其具備先進的管理意識、作為先進的管理方法。除此之外，還應該對現有的檔案管理工作模式予以改善，以此提高檔案管理的質量和效率。

2.6.3 愛崗意識

鄉鎮檔案管理工作較為枯燥，其重要意義在鄉鎮政府部門中往往被忽視。而且檔案管理的工作環境和工作條件比較差，也不具備完善的硬件設施。這就決定了相關工作人員必須確保工作計劃具備合理性和可行性，同時對管理機制予以進一步改善。除此之外，也應該有效監視和管控檔案管理工作，確保檔案資源收集和整理工作的標準化和有效性。鄉鎮政府部門還應該對工作人員宣講相關法規，培養其責任觀念，從而為檔案資源的有效使用和開發提供有力保障。

2.7 轉變管理思路

在實際展開鄉鎮檔案管理工作過程中，工作人員往往過分重視案卷的歸檔作業，統計檔案的使用卷次，對檔案資源使用者的需求缺乏考慮，也沒有展開主動的檔案服務工作，從而導致收集到的檔案資源無法發揮出其應有的實際作用和價值，而成為無用的資源。這就要求鄉鎮政府部門必須使檔案管理的業務范圍得到延伸，提供專業的服務，提高服務成效和質量。同時，應該確保檔案管理工作的決策服務功能，滿足不同部門的實際需要，為其工作提供信息支持。除此之外，還應該確保檔案管理工作包括就業和稅費改革等內容，推動民主管治、經濟合作社和村務公開等工程建設。應該為農民農業生產提供幫助，為其提供農業生產幫助，從而對社會和諧發展提供保障。在鄉鎮政府部門的工作中，七站八所發揮著積極的影響。站所內員工的職業素養代表了政府部門的形象。而其人事檔案和薪酬等內容也必須包括在鄉鎮政府部門檔案之中，并保存在相關檔案室內，以此為人員調動提供便利，同時也能夠使其工作熱情得到提升。而在這種情況下，還有助于政府部門的簡化和裁員工作，使政府工作更加高質和高效。鄉鎮政府部門應該改變年度收集文件信息的方法，而采用實時收集的模式，并且制定完善的檔案歸檔部分，以此為當地決策和活動的記錄和歸檔提供有效保障[2]。

2.8 創新管理手段

在科學技術高速發展的背景下，檔案管理和查閱方法和模式發生了巨大的變革。目前，中國的很多鄉鎮的檔案管理部門都采用了信息化的方法，部分檔案局部門還引入了先進的檔案管理軟件。同時，鄉鎮檔案部門也會定期培訓相關工作人員，確保其具備使用信息化技術的能力，從而促進了鄉鎮檔案管理工作的進一步發展。在很長一段時間內，中國鄉鎮檔案管理工作都憑借手動方法完成。在現階段，計算機的使用已比較普遍。然而，大部分鄉鎮檔案管理部門對于計算機的使用依然停留在查詢、資料輸入和輸出等基本功能層面，這對檔案管理工作的發展造成了阻礙。這就要求鄉鎮政府部門應該積極引入先進的科學技術，通過計算機技術簡化檔案管理工作，提高工作合理性和準確性，并為檔案需求者提供高效的服務。特別是在信息化時代下，相關工作人員應該有效采集和管治相關資源信息和技術，同時在最大程度上提升檔案管理工作和答案信息的安全性。應該嚴格審核相關檔案使用情況，避免機密檔案信息的泄露和遺漏。除此之外，工作人員還應該防止檔案資源發生非法更改或者冒充等情況，通過應用加密技術確保檔案數據信息的安全和準確[3]。

2.9 穩定隊伍、加大投入

為了確保鄉鎮檔案管理工作能夠順利展開，應該進一步推進檔案管理的基礎設施建設。鄉鎮檔案管理部門應該對檔案管理工作環境予以優化，確保檔案管理設施被納入到鄉鎮政府部門的評估考核之中。應該確保當地檔案室采用鐵質裝具，并且配置齊全的辦公設備和相關通用軟件。相關工作人員應該確保檔案信息能夠通過計算機快速查閱，從而使各個部門的工作效率得到提升[4]。同時，鄉鎮政府部門和檔案管理部門還應該切實維護管理人員的相關權益，為其提供工作和政治方面的幫助，并保障思想教育工作得到落實。除此之外，鄉鎮檔案管理部門還應該制定完善的獎懲機制，舉辦評選，對優秀員工予以獎勵，并對相應員工進行處罰。比如，鄉鎮可以通過組織活動的方式交流檔案管理工作心得，共同解決問題。省市部門也可以舉辦市級會議，以此對一線管理人員的實際情況予以掌握，并基于此對管理方法展開調控。同時，鄉鎮政府部門也應該通過宣傳提高檔案管理人員的檔案管理觀念，并且促使民眾對檔案管理工作給予支持[5]。

3 結束語

通過上述分析可知，相關工作人員展開鄉鎮檔案管理工作時應該建立合理的管治機制并對其予以不斷改善和創新。而在實際檔案管理工作中，應該從實際情況出發，將先進的管理方法和技術應用到檔案管理工作中，同時積累檔案管理經驗。除此之外，鄉鎮政府部門還應該結合當地的經濟環境，定期培訓相關工作人員，使其具備專業的檔案管理能力，提升其職業素養，從而確保鄉鎮檔案管理工作能夠順利展開，以此作為未來鄉鎮政府部門展開檔案管理工作的重要參考和借鑒。

參考文獻

[1] 劉開明. 鄉鎮衛健檔案管理工作創新研究[J]. 中國科技投資， 2021（10）：2.

[2] 王宏君. 淺析鄉鎮衛生院檔案管理工作創新策略[J]. 黑龍江史志， 2015（11）：1.

[3] 黃鳳平. 總結經驗 不斷創新 開創我省鄉鎮檔案管理工作新局面——在鄉鎮檔案館建設暨檔案數字化培訓會議上的講話[J]. 云南檔案， 2016（7）：5.

[4] 克麗比努爾·艾力.對鄉鎮檔案管理工作方式的探討[J].赤子（上中旬），2016（03）：154.

[5] 健全機制 創新舉措 全面提升檔案工作水平[J].黑龍江檔案，2015（03）：17.

作者簡介：趙光紅，（1978.09.10），女，山東肥城、漢族、本科、檔案專業館員、檔案管理。