社保檔案的規范管理和社會價值

摘要：在當前的社會發展環境下，社保檔案對于個人、社保行業以及整體社會都產生了較強的應用價值，因此打造完善的社保檔案管理體系，落實好標準化以及規范化建設，已經成為了多方關注的重點。文章便是以社保檔案的規范管理作為主要的切入點，結合其具體的社會價值，提出了以信息化管控、人員團隊建設、規范制度、應用價值挖掘等主題為基礎的規范化管控方案，能夠有效提升社保檔案的實際應用有效性，同時增強管理質量。

關鍵詞：社保檔案;數字化;信息化管理;大數據

社保檔案是當前社會發展過程中的核心數據之一，其體現了人民群眾發展過程中的社會保險種類以及詳細信息。但是由于業務性的資料類型較多，數量較為龐大，利用原有的檔案管理制度進行管理，往往會存在疏漏。因此以理論分析法和文獻研究法作為主要方式，以全面提升社保檔案管理規范性作為主要目的，結合價值挖掘以及優化策略展開探討，這不僅是文章落實的重點，也是當前社會穩定發展建設必須要分析的課題。

1 檔案管理的具體特點分析

結合當前的社保檔案管理狀態來看，由于檔案的種類較多，基數較大，而大部分的參保主體受到社會以及生活等多種因素的影響，流動性較大，這也就導致了各個區域之間的檔案交換以及共享成為了管理的難點。另外參保主體具有一定的社會性，這也增加了檔案管理的難度。而從細節角度來講，可以從以下幾個方面進行分析。

1.1 資料種類多，基數較大

結合當前的城市社保體系發展狀態來看，為了堅持以人為本的核心理念，貫徹落實黨和國家的指引，社保工作的業務類型逐步向多元化以及復雜化角度進行創新，比如某城市社區保險中心，兼并職工養老、居民養老、機關養老、被征地養老、全民醫保、職工醫保、失業管理、工傷管理等多種職能于一體，多險種合一的社會保險機構。而區域居民數量較多，參保人數極大，這也就導致了，在常規的業務辦理的過程中，形成了大量多類別且體量極大的檔案資料。這些檔案資料并不是單純地進行存檔保存，而是要結合實際情況進行綜合利用，這也就導致了利用難度較大，查找困難。

1.2 參保主體具備社會性

社保檔案本身是社會保險業務開展的主要依據，也是推動保險體系創新的根本保障，另外涉及到了社保管理、社保征繳、業務統計、待遇核發、稽核監管等相關業務，本身有著較強的社會性，這關系到參保主體個人的切身利益，同時也涉及到了社會公眾的整體利益。在這樣的環境下，如何提升社會性保障以及社會性服務的質量，必須要從管理角度入手，打造高質量的管理模式，才可以真正推動社會事業的高質量發展。

1.3 流動性較強

結合當前的城市化發展狀態來講，人們為了尋求更高的生活保障，往往涉及到了大量的人員流動以及業務辦理。而社保管理過程中涉及到了社保關系轉移、跨區醫療、跨區保險等相關內容[1]。而整體的市場經濟發展越發活躍，這也就加大了人員流動的力度，在人員流動并且辦理相關業務的過程中，資料的歸檔以及檔案的流轉是重點內容，而如何提升效率就需要從檔案管理角度入手進行思考。

2 社保檔案的社會價值

2.1 具備個人維權價值

社會保險檔案首先是社會個人參保過程中的相關記錄，同時也是個人維權的核心載體。首先社會保險權利以及社會保險繳費義務本身是相互對應的，是個人享受社會保障過程中必須履行的相關義務，而參保人員是否能夠及時地履行社會保險繳費業務、應該享受怎樣的社會保險待遇、繳費時間以及繳費額度的變化等等都涉及到了信息數據的生成和儲存。同時養老保險以及退休人員的醫療保險是跨生命周期的，務工人員的工傷保險也有一定的終身性特點，這些都將作為個人進行全力維護的主要依據。這也需要在檔案管理的過程中，能夠進一步發揮保險體系的個人權益維護價值，不僅可以提升社會維權力度，也可以增強社會穩定性。

2.2 強化社會保險體系發展質量

社保檔案對于我國的社會保險管理體系建設以及制度優化有一定的促進作用。首先社會保險待遇是需要進行持續性調整的，要結合整體社會發展的狀態以及國家的政策體系進行針對性的優化，這樣才可以及時地滿足不同階段社會人們參保的實際需求。與此同時為了進一步提升生活水平，又要維持社會保險體系的高質量發展必須要以社保檔案為基礎，通過數據分析以及信息整合，了解社保體系發展過程中存在的一系列問題，這些問題將直接反映當下以及未來社會保險體系的發展力度以及改革方向。例如我國當前的社會保險制度雖然具有較強的原則性，但是針對細化問題卻存在規范不清晰的現象，這就需要從規范化管理角度入手進行針對性分析。

2.3 具有維持社會穩定的價值

社保檔案本身還有著更加廣泛的社會價值以及社會意義，比如可以結合退休人員的實際死亡年齡，了解養老金的實際發放情況，并且以具體的期限作為主要分析依據，能夠快速掌握社會不同階段，老齡群體的預期壽命。這對于快速的定位社會與平均壽命之間的關系有一定的促進作用。另外也可以對比相同疾病的參保人員所花費的醫療費用，并且與非參保人員的醫療費用進行分析，這樣可以了解醫保制度的實際覆蓋群體，可以為后續的醫療費用調整以及投入甚至國民健康狀態的評價提供有效參考。

3 現代社保檔案管理規范性不足的問題分析

3.1 管理機構標準不夠統一

我國的社會保障事業本身起步較晚，尤其是在當前的部分農村以及經濟發展不夠發達的區域，社會保障體系雖然已經建立，并且正在穩定發展，但是針對社保檔案的管理，還未形成統一的模式[2]。另外由于社會保障檔案的內容較為復雜，數量較多，在常規工作和業務開展的過程中，相關領導往往將重點放置在社保業務的開展以及管理方面，卻缺乏對社保檔案管控、技術投入、平臺開發、管理創新等方面的重視。例如當前部分機構未能設置專門的檔案室，重要檔案未進行統一歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。沒有檔案管理部門，檔案資料由業務部門自行保管等等。

3.2 缺乏規范性的法規體系

綜合當前部分社保部門的實際執行管理規定來看，依舊在進行原有的企業職工管理規定，這其中的相關制度與當前的社會發展需求已經存在一定的滯后性。雖然當前各級政府都已經結合《檔案法》打造了符合區域發展以及社保體系建設的規章制度，但是規章制度的主要應用范圍還局限在社保的基礎體系管理以及業務開展方面，對于檔案管控的這一模式，還未打造專業的制度方案。這也就導致當前部分機構想要落實檔案管理，但是還需要結合企業甚至部分集團采取的檔案管理制度來進行管控，這也就導致難以應對當前社保檔案管控過程中出現的一系列問題。

3.3 人員團隊綜合能力不強

檔案管理本身是一項系統性的工作，而社保檔案本身對個人、社會以及國家有一定的影響，因此在進行檔案管理的過程中不僅需要進行規范化管控，還需要進行價值挖掘，這不僅要依靠技術體系，又需要人員團隊具備較強的綜合能力。

但是結合當前的部分社保檔案管理的團隊情況來看，存在較多問題。首先，當前人員團隊存在全職、兼職混用的情況[3]，這也就讓部分并不了解檔案管理以及社保工作的人進入管理崗位，其能力不高，難以應對檔案管理期間的相關問題;部分單位的業務人員架構較為分散，導致集中管理較為困難，信息統計以及決策落實存在斷層;專職人員的綜合水平以及信息化程度不高，依舊采取傳統的檔案管理模式，這不僅難以應對大體量的數據信息，也會導致引進的軟硬件以及技術難以發揮實際價值。

4 社保檔案價值挖掘的持續性優化方案

社保檔案的發展與當前的社會保障事業建設有直接的關聯，雖然它和常規的檔案管理之間有一定的共性，但是受到了社會保障事業自身發展的影響，檔案管理本身也需要進行規范性建設，這樣才可以克服部分獨特性的難題，因此在規范性建設的過程中，還需要落實好價值挖掘，二者相輔相成，才可以提升社保檔案管理質量。

4.1 落實好社保檔案管理數字化建設

以大數據技術以及數據分析技術作為主要的載體，結合社保檔案的實際管理需求，打造信息化管控平臺以及資源數據庫，這對于檔案數據信息的篩選以及利用有著一定的正面影響。在具體實施的過程中，還需要以信息技術為載體，進一步挖掘社保檔案數據的實際價值，通過切實可行的方案來打通社保檔案管理與其他領域之間的屏障和界限。而想要實現這樣的目的，就需要構建完善的管理架構體系。如圖1所示，是當前社保檔案管控數字化建設的常規模式。

從其中的具體性能來看，其涉及到了6個最基礎的管理模式。數據管理是結合社保檔案的實際類型以及文字文本，進行目錄管理以及信全文信息管控。是當前數字檔案管控的核心內容;整理編目可以結合社保檔案的具體類型、不同區域、不同的檔案內容、維權以及管理進行分門別類的排序和整合，可以自動地生成目錄，方便后期進行匯總和打印;檢索查詢則是進一步提升檔案管理應用質量的主要方法，建立在信息化平臺的基礎上，通過檢索系統能夠快速地進行數據調取，無需經過傳統的紙質檔案借閱流程。這種方式又可以保障檔案本身的安全性;輔助實體管理則是建立在線上線下相結合的基礎上，綜合部分無法進行線上轉型的線下業務模式進行綜合管控，比如隨著人員流動而產生的檔案移交以及銷毀等相關管理行為，配合線下業務的開展進行線上數據庫的數據刪改以及調整;而安全保密管理則是當前信息化檔案管控方案建設的重點內容，社保數據信息本身有一定的綜合價值，在實際應用的過程中，極有可能出現隱私泄露等情況，因此檔案數據庫以及管理平臺都需要打造加密體系，可以通過當前較為流行的密鑰系統以及防火墻系統構建加機制。這樣可以維護社保檔案的高質量應用;最后就是系統維護將直接對接檔案平臺的日常管控以及系統更新方便結合不同時期社保體系的發展進行調整，可以增加相關模塊，也可以進行功能和性能的優化。

4.2 提升社保檔案利用效率

進一步提升社保檔案的社會利用效率，是全面發揮其個人價值以及社會價值的重要途徑，也是當前落實規范化管理的首要任務。而想要通過檔案管理來實現價值的挖掘，還需要結合社保管理體系的社會發展狀態進行分析[4]。我國的社保管理體系與各個領域之間都有緊密的聯系，將直接為個人以及社會提供服務，這也就導致信息的溝通以及交互力度，將直接影響社保檔案自身價值的發揮。

因此在打造規范化管理模式的過程中，首先要落實好信息資源的共享。社保信息檔案的查詢以及檢索不能僅停留在部門內部，還需要向主參保主體或者相關機構提供共享渠道。在具體實施過程中要充分利用網絡平臺的技術優勢，完善網絡平臺的各項功能和作用，讓群眾可以通過網絡平臺對社保檔案信息進行查詢，并通過網絡互動的方式為群眾答疑解惑，進一步提升社保檔案的利用效率。例如，如圖2所示，便是建立在共享的基礎上，打造的數據交換中心。其將社保檔案管理與當前的衛生局系統、居民互動系統以及區域醫療中心構建起了關聯，可以實現集中的數據調取以及綜合管控，又可以衍生出其他的管控價值，比如績效考核、財務管理以及人員管理。

4.3 強化人才隊伍建設

要打造專業化的社保檔案人員管理體系，這樣才可以為社保檔案的標準化建設以及價值挖掘提供有效保障。

首先社會保障制度以及檔案管理的原則是有機融合的。在融合的過程中，必須要由專業人員進行執行和管控，而當前的社會保障專業人才團隊存在著參差不齊的情況，那么落實好人員的職業培訓以及思想意識引導至關重要。

其次積極地與地方高校進行協同合作，從人才培養角度打造前期預控方案。高校可以設置專門的專業，也可以開設選修課程，通過最短的時間來彌補社會專業人才空缺。不僅能夠打造科學化的社保檔案管理體系，也可以構建一條穩定規范的人才供應鏈，為社會后續的發展也可以奠定良好基礎，有效解決人員匱乏以及技能短缺等問題。

再次，落實好思政體系建設。為建設和完善社保檔案工作，創造良好氛圍和有利條件，需要及時地積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好社保檔案管理工作的自覺性和責任感。

4.4 構建安全的檔案管理及應用基礎

社會保險檔案本身與人們的養老、工傷、失業、醫療等相關體系有集中的聯系，需要采集單位信息和個人信息，這些信息具有極強的隱私性和保密性，在常規使用和共享的過程中，不僅要及時的落實好權限限制，也需要加強保密質量。

首先利用數字化技術構建系統防火墻，這樣可以有效避免檔案數據庫遭受外界不良行為的攻擊，也可以提升數據共享和傳播的質量，避免出現數據丟失和泄露等情況。

另一方面結合社保檔案管控的實際需求，在利用技術打造安全保障體系的同時，還需要落實好權限管理和制度建設。比如建立權限登記制度以及網絡層級審查制度;構建網絡日志，能夠結合相關人員的具體行為進行記錄和檢索，這樣可以有效避免內部人員存在的不良問題，也可以實現外部攻擊行為以及竊取行為的留痕和軌跡追蹤。

4.5 強化機構的專業性和規范性

首先要打造統一的社會保障檔案管理部門，各個社保機構也需要組建專業的人員團隊，并且結合黨和國家的相關引導以及地方政策體系，落實好決策機制的建設，為部門以及團隊的質量優化，提供統一標準和約束條件;設立專門的統籌性管理崗位，主要負責擬定后續發展戰略規劃以及改革方案制定重大決策，落實好規章制度以及法律法規的調整和建設;加強對社保檔案應用以及創新的監督和檢查。著重針對當前的檔案管控問題和需求進行分析，了解整體社會發展的實際狀態，進一步提升檔案管理與社會之間的聯系，這也是提升價值發揮有效性的關鍵途徑;治好制度體系的規范管理和建設，應包括社保檔案的管理機構與職責、整理與歸檔要求、管理和保護要求、利用與保密原則和檔案鑒定、銷毀和獎懲規定等一系列內容。

5 結束語

綜上所述，在當前的社會發展環境下，不斷的落實社保檔案管理工作的創新對于提升檔案管理規范性有一定促進作用，除此之外也可以進一步加強那檔案管理工作的科學性和穩定性，全面提升社保檔案的社會應用價值，能夠滿足廣大人民群眾的實際需求，也可以維持社會穩定，提供多元化服務。

參考文獻

[1] 劉輝.社保檔案信息化管理下的數據價值挖掘和社會利用——以西安高新區社保中心檔案為例[J].黑龍江檔案，2021（05）：188-189.

[2] 劉輝.關于深化社保檔案數字化建設的思考[J].黑龍江檔案，2021（04）：254-255.

[3] 辛近朱.如何做好社保檔案的開發及利用[J].城建檔案，2021（04）：49-50.

[4] 宋輝宇.區塊鏈技術在社保檔案信息安全的應用[J].蘭臺內外，2021（07）：1-3.

[5] 樊菲.社保檔案管理的作用與有效措施[J].辦公室業務，2019（13）：68-69.

作者簡介：曾舉儀，（1981.6-），女，四川射洪，館員，研究方向：檔案管理。