利用信息技術提高國企文書檔案歸檔效率和質量的具體對策分析

摘要：國有企業作為促進現代社會發展的重要機構，承擔著重要的責任，在現階段社會的發展過程中具有重要的作用。隨著現階段社會的發展，國有企業的規模不斷擴大，涉及環節越來越多，在工作環節產生的檔案就越多，傳統的檔案管理手段在發展過程中難以適應現階段國有企業的發展需要，就要求相關人員將信息化技術應用在國企的檔案管理中，但是鑒于國企檔案管理的工作量較大，現階段的信息化技術在落實方面還存在一定的難題。本文就從信息技術入手，淺談其提升國企檔案效率和質量的策略。

關鍵詞：信息技術;固有企業;檔案整理;對策

檔案作為企業信息記錄的重要環節，對企業的發展具有重要作用，但是在現階段社會的發展過程中，隨著國有企業的規模不斷擴大，其工作量也不斷提升，由此就產生了大量的檔案信息，給檔案工作人員造成了很大的壓力。所以現階段的檔案管理已經難以滿足國有企業的發展需要，必須要對檔案歸檔技術進行升級，將信息技術應用在檔案管理中，這樣才能保證歸檔工作的順利開展。然而在現階段的國有企業管理中，部分檔案管理人員對信息技術的重要性認識不足，加上信息技術具有一定的難度，其在檔案歸檔環節的落實就還存在一些制約因素。所以要想促進現階段國有企業歸檔效率和質量的提升，就需要相關人員在發展過程中加強對信息技術的研究，合理地將其作用在國企文書歸檔中。

1 信息技術和國企文書檔案歸檔概述

1.1 信息技術和檔案歸檔的概念

在現代社會的發展過程中，信息技術作為發展最重要的推動力，具有重要的作用，信息技術是指使用計算機來存儲、檢索、傳輸和操作數據或信息的一種信息傳遞技術，被認為是信息和通信技術（ICT）的一個子集。信息技術的出現，一方面使得信息的傳遞更加方便和快捷，極大程度上促進了現代社會的發展。一方面強化了計算機等設備的信息檢索效率，就在很大程度上提升了科技發展的速度，促成了現代社會科技的發展。而檔案歸檔則是指文書部門將辦理完畢且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規定的一項制度，又叫“歸檔制度”。檔案作為企業信息的記錄工具，對企業的發展具有重要作用，也是企業進行人事任命和決策的重要依據[1]。歸檔作為檔案信息的歸納保存，在國有企業快速發展、檔案信息不斷增長的背景下也越來越重要。

1.2 信息技術在檔案歸檔中的應用

國有企業的主要目的是維護社會的穩定，滿足社會的發展需要，在現階段城市化進程不斷加快的背景下，國有企業的工作量也不斷提升，由此產生的檔案量十分龐大。傳統時期的檔案管理一般是紙質的檔案管理，有檔案工作人員收集相關信息之后將其記錄在紙質材料上。然后進行存儲，不僅耗費時間，還很容易在記錄和存儲環節出現失誤，已經不適合現階段檔案管理的需要。現階段的檔案管理一般是指借助計算機等現代化設備和技術進行檔案信息記錄和整理的技術，在這一環節就需要用到信息技術。國有企業由于工作性質的特殊性，對于檔案歸檔的要求很高，相關人員在進行歸檔是必須要保證原件歸檔、應歸檔的文件材料齊全、完整、文件和電報按其內容的聯系等。而且在發展的過程中，對于需要進行歸檔的材料，還需要按照一定的條件將其分別存儲，保證文件之間的歷史聯系。并在歸檔之后分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于再一次利用[2]。

2 國有企業檔案歸檔的功能

國有企業作為現代社會的重要組成，對其檔案歸檔進行管理就十分必要，一方面，通過對歸檔的管理，相關人員就可以掌握企業基本情況、發展歷程以及核心技術，從而對企業有著全面地了解，這樣一來，相關人員在進行決策的環節就能夠根據這些信息進行科學的計劃制定。另一方面，通過了解國企歸檔的功能，也能為信息化提供融合依據，在保證歸檔功能的同時提升歸檔的效率，促進信息技術在檔案管理環節的落實。

2.1 信息的反饋功能

國有企業的檔案涉及面十分廣泛，不僅包含各種人事調動信息，還記錄了各種企業經營壯大的發展經歷以及日常生產經營管理的具體情況。在此背景下，檔案歸檔就顯得十分重要。通過對檔案信息進行歸檔，可以在一定程度上加快企業獲取資料的效率，從而通過生產類檔案資料的查詢迅速了解企業在各個時期的發展策略和利潤，并從中得出專業化的信息數據，為后續企業決策的制定提供真實有效的信息，從而促進企業的發展。所以現階段國企的檔案歸檔就具有信息反饋的功能。

2.2 自我提升的能力

現階段國有企業檔案歸檔一般承擔反映企業生產經營情況、生產力水平以及管理策略的重要任務，能夠直觀地將企業各種信息進行收集和統計，方便相關人員進行整理和使用。這樣一來，歸檔就為國有企業的績效核對提供了真實可信的信息，就使得企業可以及時地發現運行中存在的失誤，在一定程度上規避各種風險。所以歸檔就能夠通過規避企業風險這一能力實現對企業效益的提升，促進企業的發展。

2.3 信息憑證以及服務決策的能力

檔案作為一種信息的記錄，能夠真實的記載企業在發展過程中的各種信息，就成為企業進行各種活動的有力憑證。隨著現代化社會的發展，國有企業的規模不斷發揮在那，就產生了各種科研成果，歸檔就可以保證專利等科研成果歸屬的真實性，起到一種證明的作用，避免出現各種糾紛。另一方面，國有企業的發展離不開相關人員的支撐，在現階段國有企業的發展過程中，歸檔作為國企生產、經營、壯大的真實寫照，可作為企業生產擴大或調整的重要參考。在國有企業的發展過程中，其人才培養以及崗位調動甚至是企業決策，都需要在檔案中尋找可用信息。所以歸檔也能為企業的發展提供服務決策。

3 信息化技術在國有企業文書檔案歸檔環節的重要性

隨著社會的發展，國有企業的規模逐漸擴大，需要進行歸類的檔案數量就不斷增長，傳統的紙質檔案歸檔已經難以滿足日益增長的檔案管理需要，就要求相關人員在發展過程中采用新技術進行歸檔作業。信息化技術作為新興技術的一種，通過計算機等現代化設備實現對檔案的歸檔整理，具有獨到的優勢。

3.1 儲存方便

相較于信息化技術的檔案歸檔來說，傳統的檔案管理一般采用紙質材料進行信息的記錄，在這一過程中就需要大量的人力物力作為支撐。而在紙質檔案的歸檔環節，一方面由于國有企業信息量龐大，檔案管理人員需要整理的紙質材料就十分龐大，很容易在該環節出現問題，影響檔案管理的真實性。另一方面，紙質檔案一般信息記載量較少，想要完全記錄國有企業發展過程中的各種信息，紙質材料的數量就十分驚人。歸檔就需要設立專業的大型存儲場所，增加檔案管理的成本。而且紙質化的檔案由于材料等方面的原因，很容易受到外界因素的影響造成破壞，影響檔案的正常使用。而信息化技術則摒棄了這些缺陷，該技術將傳統的紙質化的檔案歸檔轉化為信息化的管理，將國有企業發展過程中產生的各種信息上傳到計算機中，并經由互聯網進行傳播和存儲。這樣就打破了傳統紙質檔案歸檔環節數量龐大歸檔困難的難題，更好地滿足了國有企業對于檔案管理的需要。

3.2 提高檔案歸檔的效率

相較于傳統的檔案管理來說，信息化技術應用在檔案歸檔環節還能夠在很大程度上提升歸檔的效率。傳統的紙質檔案歸檔要想實現對檔案的管理，就需要將大量的紙質檔案分門別類地別類地進行存儲，存儲困難，而且在歸檔環節還需要專門配備存儲空間，效率十分低下。信息化技術在發展過程中就構建了以互聯網信息技術為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術有效融合起來，相關人員就可以借助計算機進行檔案的歸檔，在該模式下，就可以借助計算機實現信息的共享、資料收集和整理，在很大程上提升了信息的流轉效率[3]。而且信息化技術在存儲環節也十分簡單，計算機可以實現海量信息的存儲，不需要設置專業的空間和人員進行檔案的管理。所以國有企業歸檔環節的信息化技術能夠顯著的提升歸檔效率，促進檔案管理水平的提升。

3.3 保證了歸檔的質量

信息化技術借助計算機實現對國有企業檔案的管理，這種降低人力參與的方式還在很大程度上保證了檔案歸檔的質量。首先，信息化技術應用在歸檔環節，就避免了傳統紙質檔案在記載和存儲環節可能由于人為造成的失誤，就在很大程度上保障歸檔環節的質量。而且傳統的紙質檔案管理還很容易受到外界自然環境的影響造成檔案受損，嚴重影響歸檔質量，也不利于企業對檔案的后續使用。信息技術下的檔案管理一方面借助計算機實現對檔案信息的存儲，避免了大量空間的占用，存儲方便，一方面信息化的保存方式也避免了外界環境的影響，在很大程度上保障了信息的完整形。

4 檔案歸檔管理信息化面臨的問題

4.1 檔案管理人員的意識不足

檔案歸檔能夠在很大程度上促進企業的發展，信息技術作為提升歸檔效率和質量的重要一環，需要企業加大關注力度。但是在現階段國有企業的發展過程中，卻還存在意識方面的問題，一方面企業管理人員對于檔案歸檔信息化建設的重要性認識不足，缺乏規劃，就制約了信息技術在檔案管理環節的推進。另一方面檔案工作人員也缺乏升級檔案歸檔的意愿，沒有及時認識和了解信息化技術工具，信息技術管理意識比較薄弱。這些現象的存在，就直接影響了信息技術在國有企業檔案歸檔中的發展。

4.2 檔案歸檔的管理模式還不完善

相較于傳統的紙質檔案管理來說，由于信息技術在檔案歸檔環節需要應用到計算機等現代化設備，對其的管理策略就需要進行調整，到那時現階段國有企業的檔案歸檔管理卻依舊是采用傳統的檔案管理形式，這就和現階段的檔案發展不相適應，在一定程度上制約了信息化技術的發展。而且信息技術具有很強的技術性，對于檔案歸檔人員的專業素養要求更高，現階段國有企業的檔案管理人員在技術上和經驗上均有所不足，很多單位引進的設備也比較落后，相應的信息安全工作落實的并不到位，安全管理力度不夠，也在很大程度上影響了信息技術在國有企業歸檔的落實。

5 利用信息技術提高國企文書檔案歸檔效率和質量的具體對策

5.1 要提升相關人員的管理意識

在現階段國有企業的發展過程中，管理人員的意識問題是制約信息及時推進的重要原因，要想在國有企業中充分發揮功能，促進歸檔的效率和質量，就需要改變管理人員的觀念。首先，相關管理人員應該充分的認識到現代化技術對檔案歸檔帶來的重要性，在進行歸檔的環節加入現代化信息技術，從而推動信息技術在歸檔環節的滲透。其次，管理人員還需要結合自身企業的類型以及發展實際進行歸檔的信息化，國有企業涉及面眾多，類型也多種多樣，不同國企的功能也各不相通。這就要求相關管理人員結合企業發展實際，在發展過程中合理地將信息技術引入到歸檔環節，從而充分發揮其功能。最后，管理人員要讓這項信息化管理工作成為企業總體發展戰略規劃的重要內容，引導各部門職工樹立檔案管理工作意識，借助多樣化的宣傳方式提高管理人員的工作意識[4]。從而深化歸檔人員的意識，使其樹立起歸檔信息化的理念，這樣相關人員才能在崗位上充分發揮信息化的功能，促進歸檔的發展進步。

5.2 完善設備，實現歸檔的一體化管理

信息技術作為現代社會發展的重要技術，主要憑借計算機等設備發揮功能，所以要想充分發揮信息技術促進歸檔效率、提升歸檔質量的目標，就需要完善相關設備。相關人員需要加強對信息化建設的重視程度，加強資金方面的支持。一方面對檔案庫房保存環境進行優化，為檔案歸檔提供良好的環境，避免設備受到外界環境的干擾。另一方面，就是要緊跟時代發展潮流，在發展過程中積極的購買先進的信息設備，對原有的設備進行更新換代，這樣才能保證信息技術功能的順利發揮。而且在設備完善之后，就需要實現技術和歸檔的一體化。首先是檔案管理一體化，相關部門可以通過計算機和互聯網等設備的運用，在計算機上完成文件資料的起草、審核、定稿、編排以及發送，并且在文件生成之后進行整理歸檔，這樣就實現了檔案管理的一體化;其次，還需要實現信息的網絡傳播，信息化技術和傳統歸檔最大的區別就是實現了信息的網絡化傳播，相關人員就需要借助計算機設備實現信息網絡化傳輸，從而提升歸檔的效率;然后就是檔案信息的數字化存儲，傳統的歸檔一般由紙質材料進行檔案的記錄，在進行歸檔的環節就需要耗費大量的人力物力，還很容易出現紕漏，影響歸檔的質量。借助計算機將檔案信息進行數字化，就摒棄了紙質材料的弱點，實現了信息的數字化傳遞和存儲，將企業檔案管理工作變得方便、快捷、高效[5]。

5.3 加強數據庫建設，實現信息共享

歸檔在國有企業中的主要目的是將企業信息進行整理存儲，以方便后續的信息使用，所以歸檔還需要兼顧后續檔案使用的便利性。傳統的紙質檔案管理在存儲環節需要占用大量的空間，而且紙質檔案信息承載量較少，就需要龐大的紙張進行檔案記錄，就不利于后續對檔案的運用。信息技術就可以通過計算機設備，在網絡上建立企業的檔案數據庫，將企業發展過程中的各個檔案分類上傳，這樣就實現了數據庫的建立。一方面，數據庫的存在滿足了歸檔的需要，將檔案信息安全合理地進行存儲，還簡化了存儲手續，提升了歸檔的效率[6]。另一方面，數據庫的建立還實現了信息的共享，數據庫作為依托于計算機平臺建立起第一種數據存儲，企業管理人員就可以通過內部局域網和外部互聯網向企業和部門以及社會公開，將檔案工作從被動服務轉為積極服務，實現信息的共享。這樣一來，就方便了對歸檔檔案的使用，充分發揮了歸檔應有的功能。

5.4 優化人員隊伍

檔案管理的信息化雖然是借助現代化設備實現的歸檔手段，降低了人力的參與程度，到那時相關工作人員依舊對歸檔有著直接的影響。而且由于信息技術在發展過程中需要借助現代化設備，所以現階段的歸檔就對工作人員的技術有了更高的要求，要想發揮信息化技術在歸檔中的功能，就必須對檔案管理人員進行優化。企業需要建立起專業的培訓場所并制定培訓計劃，加強對工作人員基礎技能培訓，提升其對信息技術的掌握水平。在培訓環節，還要兼顧對歸檔人員的意識教育，培養其積極的工作態度，從而激發起工作熱情，更好地發揮信息技術的功能。

6 結語

國有企業在城市化的發展過程中規模不斷擴大，產生的檔案信息就越多，傳統的歸檔手段已經難以滿足現代國有企業的發展需要，必須將信息技術帶入到檔案管理中，實現其效率和質量的提升。但是由于信息技術的復雜性，在落實環節就還存在一定的隱患，需要相關人員通過提升管理意識、完善管理設備、實現信息共享以及優化人員配置等手段，充分發揮信息技術的優勢，提升國企歸檔的效率和質量。

參考文獻

[1] 黃麗華.以科技創新和信息技術為引領 推動檔案工作轉型發展——2018年國家檔案局中央檔案館技術部工作要點[J].中國檔案，2018（02）：19.

[2] 王超，郭雪，劉春紅.基于電子信息技術的檔案備份與管理策略初探[J].電腦知識與技術，2021，17（29）：140-141+152.

[3] 魏娜.信息技術在檔案管理中應用的探索[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（13）：84-86.

[4] 吳春梅.信息技術背景下文學檔案從實體管理向知識管理轉型——以中國現代文學館藏品管理系統為例[J].蘭臺世界，2021（05）：102-105.

[5] 武琳. 基于信息技術——高中生美術“檔案式”發展評價[C]/2020年中小學教學改革創新研討會論文集.，2020：457-459.

[6] 鄭麗明. 大數據信息技術在檔案管理中的運用[C]/2019年教學研究與教學寫作創新論壇成果集匯編（一）.，2019：1009-1012.

作者簡介：魯英，（1981-），女，漢族，湖北孝感人，本科，初級館員，主要從事檔案信息化建設方向研究。