試論新時(shí)期檔案管理的己任與提升策略

陳蘇東

當(dāng)前階段，大部分企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，仍然存在對(duì)該項(xiàng)工作認(rèn)知不到位、相應(yīng)的管理機(jī)制匱乏、工作人員技能水平較低等多方面問(wèn)題，需要各部門(mén)加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的研究分析，這樣才能更好地提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。信息化時(shí)代下，檔案管理可以有效服務(wù)社會(huì)，是我國(guó)重要的資源組成部分。因此在進(jìn)行管理時(shí)不僅需要保證檔案的完整性，還要使其查找時(shí)有跡可循，以減少工作量。而檔案的信息化建設(shè)可以很好地滿(mǎn)足這一要求，借助大數(shù)據(jù)的資源共享和數(shù)據(jù)量大等特性可以更好地讓檔案儲(chǔ)存簡(jiǎn)單化。

新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

在信息化時(shí)代背景下，可以借助信息技術(shù)克服紙質(zhì)檔案管理存在的不足，保證當(dāng)下檔案管理的有效性和準(zhǔn)確度，具體主要表現(xiàn)為以下三方面。首先，信息化建設(shè)可以讓檔案以非常完整的數(shù)據(jù)庫(kù)為信息基礎(chǔ)，極大程度地減輕了工作人員的工作量，不管是對(duì)新信息的整理還是收集，相對(duì)于過(guò)去都有不小的改善，這樣一來(lái)，工作人員的檔案管理有效性就有了明顯提高。其次，對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理可以更好地保證檔案的整潔性，減少修訂工作量，保證檔案的準(zhǔn)確性，避免為后續(xù)的查找與翻閱造成不便。最后，信息化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，保存的時(shí)間更久，而且保存的信息也往往更加完整；傳統(tǒng)檔案如果保存不當(dāng)，就可能出現(xiàn)遺漏或丟失等問(wèn)題，所以相對(duì)而言，電子檔案會(huì)更加精準(zhǔn)和便捷。因此，檔案信息化建設(shè)在企事業(yè)單位的發(fā)展中非常重要，這也意味著檔案信息化管理是非常有必要的。

新時(shí)期檔案信息化管理面臨的機(jī)遇

由煩瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的檔案管理以人力為主，比較煩瑣，而且管理內(nèi)容都是紙質(zhì)文件，偏向于實(shí)體管理；在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息化管理占據(jù)了主要地位。檔案管理堅(jiān)定以人為本的理念，對(duì)管理人力資源有很大的作用。隨著信息化普及，檔案管理和建立用戶(hù)可以更高效地更新信息，在降低工作煩瑣程度的基礎(chǔ)上保障信息的準(zhǔn)確性和高效化。

由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向媒體化管理

在電子信息時(shí)代，以前的管理方式不再適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，管理起來(lái)較為麻煩，這就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行合理管理，由以前的單一傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)業(yè)的媒體化管理，增加硬件設(shè)備，提升軟件設(shè)施，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，更大發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案館收藏了大量原始檔案，并且以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容和坐等上門(mén)提供數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容過(guò)于單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，且更新速度緩慢。這時(shí)新媒體的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)出來(lái)了，新媒體依托網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了一個(gè)多樣性、多元化的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)資源豐富且傳播面廣，傳播速度較快，可以向社會(huì)傳播最新信息。

新時(shí)期檔案管理中存在的問(wèn)題

協(xié)調(diào)機(jī)制不統(tǒng)一

企事業(yè)單位隸屬問(wèn)題會(huì)對(duì)檔案管理及運(yùn)行帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的影響。不同的企事業(yè)單位所屬的行政部門(mén)各不相同，會(huì)導(dǎo)致企事業(yè)單位的管理體制處于分散的領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，這種現(xiàn)象很容易造成各企事業(yè)單位在對(duì)檔案管理時(shí)獨(dú)自為戰(zhàn)，被分割成若干塊，而各企事業(yè)單位有各自的檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)然，其會(huì)在檔案管理的過(guò)程中進(jìn)行自我完善，通過(guò)自我發(fā)展來(lái)進(jìn)行檔案管理。然而，很顯然，這種無(wú)法在資源上進(jìn)行共享的行為很大程度上會(huì)導(dǎo)致檔案管理改革舉步維艱，會(huì)使其無(wú)法得到有效的突破性發(fā)展，而目前許多企事業(yè)單位也意識(shí)到了資源不共享所具有的弊端，但僅僅是在意識(shí)上有所認(rèn)同，卻很少展開(kāi)實(shí)質(zhì)的行動(dòng)，其中主要的原因可能是當(dāng)前我國(guó)還沒(méi)有一個(gè)專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃或協(xié)調(diào)檔案現(xiàn)代化資源共享工作，使得這種協(xié)調(diào)機(jī)制只停留在表面。許多企事業(yè)單位的檔案館依然還是采取過(guò)去的管理模式，封閉式管理還是主流，其對(duì)現(xiàn)代化的管理手段不夠重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能得到及時(shí)更換，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也處在較低水平。這使得企事業(yè)單位雖然在檔案管理中造成了大量的人力和財(cái)力損失，卻依然沒(méi)有收到很好的管理效果，這同樣也會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化改革的步伐，使得檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程放緩。

管理人員綜合素質(zhì)及技術(shù)水平較低

從工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平情況來(lái)看，檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)性和責(zé)任心方面依然存在不足。由于部分企事業(yè)單位在職工檔案的管理方面的意識(shí)較為薄弱，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)化的工作人員進(jìn)行檔案管理，使得進(jìn)行職工檔案管理的工作人員身兼數(shù)職，且其對(duì)具體的檔案管理方式和工作方法也沒(méi)有更加全面的了解，在具體管理過(guò)程中存在檔案信息錯(cuò)亂或位置擺放不對(duì)等各種情形，而這給職工的檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性造成了不利影響。除此之外，由于缺乏專(zhuān)業(yè)化的檔案管理，工作人員的檔案管理工作效率往往較低；企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，使得在該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進(jìn)行管理工作，但由于該部分工作人員缺乏培訓(xùn)機(jī)會(huì)，難以了解當(dāng)前對(duì)檔案管理工作的新要求、新變化，其自身的理論知識(shí)及管理技能也就無(wú)法隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的更新，這在某種程度上降低了整個(gè)管理隊(duì)伍的工作水準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

各企事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中通過(guò)不斷發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫(kù)。一些企事業(yè)單位在對(duì)檔案管理的過(guò)程中各自為戰(zhàn)，使得各企事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)會(huì)有一些急功近利的想法，浮躁心理非常嚴(yán)重，這些數(shù)據(jù)庫(kù)的滯后主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，缺乏整體性，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，更多的是自給自足，數(shù)據(jù)庫(kù)也僅局限于自身，相對(duì)來(lái)說(shuō)規(guī)模較小；其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無(wú)法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類(lèi)型不多，許多企事業(yè)單位還出現(xiàn)了在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源浪費(fèi)；最后，在數(shù)據(jù)控制方面沒(méi)有規(guī)范，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于自身使用的話，就會(huì)大大降低數(shù)據(jù)的利用率，從而影響數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值利用。此外，還有一個(gè)現(xiàn)象是許多企事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，僅僅是對(duì)條目數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，因此無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的具體要求，還有些企事業(yè)單位雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但僅僅提供對(duì)主頁(yè)的訪問(wèn)，并不能進(jìn)行資源共享。

檔案管理經(jīng)費(fèi)投入較低

在檔案管理中，硬件設(shè)施正在不斷更新?lián)Q代，但是軟件建設(shè)還沒(méi)有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無(wú)論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進(jìn)行相應(yīng)的資金的投入。然而，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多企事業(yè)單位在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中能投入的資金相對(duì)有限，其也沒(méi)有更多的資金去購(gòu)置更好的硬件來(lái)達(dá)到高起點(diǎn)的檔案館現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)設(shè)備的更新不及時(shí)。發(fā)生這類(lèi)現(xiàn)象的主要原因是經(jīng)費(fèi)投入低，其阻礙了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

新時(shí)期檔案管理的己任與提升策略

提升領(lǐng)導(dǎo)層的重視

要做好檔案管理信息化建設(shè)，讓更為完善的信息化管理發(fā)揮檔案的新媒體價(jià)值；要讓該價(jià)值有效地引起企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視，不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時(shí)也讓每個(gè)部門(mén)的工作人員意識(shí)到，積極配合信息化建設(shè)可以有效地讓各工作崗位獲得更專(zhuān)業(yè)的信息支持，從而提升工作的便捷性；通過(guò)專(zhuān)業(yè)信息化建設(shè)，工作人員在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶(hù)的運(yùn)用下就可以有效輕松地搜索獲取工作所需的檔案資料，可以避免花精力去實(shí)體空間尋找，或者拜托他人尋找。通過(guò)引起所有工作人員的重視，得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可可以有效促使其他部門(mén)工作人員配合有關(guān)工作的開(kāi)展。

搭建信息化檔案管理的架構(gòu)保障

建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理環(huán)境和相應(yīng)的管理規(guī)章制度，可以有效保障整個(gè)檔案管理工作的順利開(kāi)展及推進(jìn)。針對(duì)當(dāng)前階段管理現(xiàn)狀較為混亂的局面，企事業(yè)單位在今后的工作中要重視對(duì)內(nèi)部管理情況的改善；要在管理階層及職工群體當(dāng)中加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，使工作人員意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性以及必要性，從而在規(guī)范相關(guān)流程的基礎(chǔ)上，提升職工對(duì)檔案管理工作的重視程度。同時(shí)，也要對(duì)管理工作過(guò)程中涉及的規(guī)章機(jī)制進(jìn)行相應(yīng)的健全完善，針對(duì)檔案管理工作過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種情況提前做好預(yù)備方案，建立完善的檔案管理流程。要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善工作。信息化檔案管理模式要依靠操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，已然是公認(rèn)的事實(shí)了。企事業(yè)單位各相關(guān)部門(mén)及職工組織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)自上而下分層級(jí)做好設(shè)計(jì)方面的工作，對(duì)電子文件的源頭管理做好具有科學(xué)性和實(shí)用性的計(jì)劃。針對(duì)流動(dòng)過(guò)程中的電子文件和紙質(zhì)文件，更要做好適當(dāng)?shù)慕槿牍ぷ骷靶ЯΥ_認(rèn)工作。

加強(qiáng)對(duì)檔案的管理利用

進(jìn)行檔案管理的目的主要是方便以后的查詢(xún)和借閱，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，所以相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量為根本，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工作。首先，為了方便檔案快速查找，需要在信息技術(shù)的幫助下對(duì)檔案進(jìn)行編目、檢索等，相關(guān)技術(shù)人員還可以設(shè)計(jì)一定的檢索工具，以完善檢索系統(tǒng)，提高檔案查找效率。其次，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，在進(jìn)行管理時(shí)需要從不同方面建立單獨(dú)的管理空間：第一，建立特定的檔案室，以此為管理人員提供更好的管理空間，方便信息化檔案的儲(chǔ)存，避免外界環(huán)境對(duì)檔案造成破壞；第二，進(jìn)行檔案?jìng)浞荩瑢?duì)檔案進(jìn)行有效的微縮，以減少儲(chǔ)存占用空間。最后，相關(guān)工作人員還需要對(duì)檔案進(jìn)行有效的分類(lèi)，并及時(shí)對(duì)一些損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，以此來(lái)增長(zhǎng)其保存時(shí)間。

建設(shè)專(zhuān)業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

由于檔案管理工作的內(nèi)容涉及較廣，而且涉及的部門(mén)較多，因此需要建立專(zhuān)門(mén)的工作部門(mén)，與其他部門(mén)或組織之間相互配合，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)集中化專(zhuān)業(yè)化的檔案管理。在今后的檔案管理工作中，企事業(yè)單位需要根據(jù)職工的規(guī)模確定檔案管理專(zhuān)職工作人員數(shù)量，形成專(zhuān)業(yè)化的骨干管理隊(duì)伍；與此同時(shí)，要給予工作人員定期的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助工作人員豐富理論知識(shí)，更好地理解新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的新要求，只有在理論知識(shí)豐富的基礎(chǔ)上，工作人員才能更好地結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新性發(fā)展。與此同時(shí)，職工檔案管理工作較為復(fù)雜，僅依靠專(zhuān)職檔案的管理人員難以在短時(shí)間內(nèi)將如此繁重的任務(wù)高效完成，其需要其他部門(mén)及相關(guān)人員的共同幫助，因此企事業(yè)單位要注重檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和兼職化，建設(shè)專(zhuān)、兼職相結(jié)合的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

注重資源合理運(yùn)用

作為企事業(yè)單位，其本身?yè)碛写罅康纳鐣?huì)資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)費(fèi)消耗，其可以運(yùn)用有效的資源提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)和日常維護(hù)中，可以運(yùn)用自身固有資源或有關(guān)社會(huì)資源，盡可能地將費(fèi)用降到可以承受的范圍，并同時(shí)保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上要堅(jiān)持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費(fèi)；以實(shí)用性為主，避免標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高而不適合實(shí)際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名等信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、搜索有了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。而企事業(yè)單位要做的便是活用這些高新信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

注重對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

在信息化時(shí)代下，檔案管理應(yīng)多選用專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)，或在企事業(yè)單位內(nèi)部組建專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，由更好地讓信息化建設(shè)順暢、專(zhuān)業(yè)地展開(kāi)。在崗位人員安排上，一方面要盡可能選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的工作人員，另一方面要注重在崗人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。其中，可以通過(guò)讓工作人員參與培訓(xùn)班或進(jìn)修的方式來(lái)提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以包括在線培訓(xùn)與實(shí)體課程培訓(xùn)，具體方式依據(jù)工作人員的時(shí)間、精力狀況安排，以保證培訓(xùn)安排的有效性；在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)需要結(jié)合進(jìn)行，以有效地確保工作人員能更好地掌握實(shí)際工作所需，讓其工作能力隨著工作需求變化不斷與時(shí)俱進(jìn)。

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)可以更好地讓檔案管理相關(guān)工作與時(shí)俱進(jìn)。但是在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，也會(huì)因多種多樣的阻力導(dǎo)致其價(jià)值無(wú)法得到開(kāi)發(fā)運(yùn)用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費(fèi)。信息時(shí)代下的檔案管理有了更多機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著更大的挑戰(zhàn)，所以企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須有針對(duì)性地采取相應(yīng)策略，這樣才能有效解決管理中存在的不足。

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