大數據背景下檔案管理“價值鏈”的生成研究

于秀

檔案在國家的經濟發展建設和人民的生活中起著非常重要的作用，做好檔案管理工作可以促進行業工作效率的提升，是社會發展的推動劑。隨著信息技術的飛速發展，社會進入了信息化時代，以前的檔案管理方式使企業無法迅速地對大量的檔案資料和信息進行有效的利用。在信息技術飛速發展的今天，檔案管理也面臨著一個新的發展契機，檔案管理的“價值鏈”就是檔案管理與使用過程中的每一項具體項目所產生的價值總和。在大數據的時代背景下，企業要不斷地創新檔案管理理念，設計出一套科學的檔案管理方式，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。

大數據環境下的檔案管理價值鏈概述

在大數據時代可以借助互聯網的優勢，擴展數據源查找渠道，及時收集有價值的資料，從而使數據的種類和數量變得更加豐富。首先，針對文件收集與處理的轉換，可以簡化檔案的存檔過程，將各類資料進行分類，形成相應的數據庫，便于日后查找，提高工作效率。其次，對檔案進行查詢、核對，刪除部分不能用的資料，補充新的資料，以保證檔案的及時性、有效性和準確性。在存儲過程中可以對數據進行詳細的記錄，設定存儲周期，并按照文件管理的需要，刪除部分不需要保存的文件，對文件的內容和空間進行優化。再次，在大數據時代檔案不再局限于紙質資料，其經營范圍發生了變化，其管理功能更加凸顯，工作重心更加集中，工作模式也更加線上化，檔案更加開放、共享，這些變化方便了使用者，使檔案管理變得更有效；也要充分調動社會和相關機構的參與，確保檔案實現其真正價值。

價值鏈是從生產中衍生而來的，在企業生產中價值鏈可以直接影響到企業的生產效益，既可以提高產品的流通效率，又可以使產品的生產流程更加簡單。在檔案管理方面，可以把價值鏈看作是一種對檔案管理進行系統劃分的過程，使每一項工作都能得到有效控制。檔案管理所涉及的每一個細節都是價值鏈的一部分，它們之間有著直接的聯系，可以形成一個整體，只要有一個環節出現問題就會直接影響到整個項目的工作效率和質量。檔案價值鏈的構建具有重要的現實意義，不但可以對檔案管理產生積極、高效的影響，而且可以提高檔案管理的競爭優勢，使之持續保持在最佳水平。隨著大數據的應用領域日益擴大，檔案管理的協調性變得尤為重要，只有內部架構穩定，才能有效地推動檔案管理工作順利進行，縮短檔案管理周期，為用戶的使用滿意度提供堅實的基礎。

大數據時代檔案“價值鏈”構建思路

碎片化數據挖掘

在大數據環境下，檔案的儲存空間不再是最重要的問題，而檔案查詢則需要集中精力進行數據的甄別，運用分布式的數據云儲存技術及與之配套的虛擬技術，建立檔案儲存新形態。在大量的零散數據中尋找有用的信息，以滿足使用人員的需要。在大數據時代信息的價值密度在不斷下降，數據挖掘技術有著廣闊的應用前景。要想挖掘到有用的數據，就必須要對用戶的需求進行分析。在大數據的基礎上，對檔案使用者進行精確的劃分，并根據檔案資料的使用次數、頻率分布以及檔案利用的內容、特點、需求偏好等，為使用者量身定做個性化的個人資料，并根據檔案資料的分類、預測，生成結構化的資料，讓檔案服務更接近檔案使用者的需求。在大量的資料中整理出有用的檔案資料，實現檔案的“按需收集”。運用大數據技術能夠有效地提升檔案管理的效率、準確的位置，為外部人員提供更多的服務，從而促進檔案的自動編研。

全過程控制

運用大數據技術建立檔案收集的價值鏈，以“系統”的眼光來審視檔案收集的整體規劃，需要對采集過程進行優化，使采集系統中的“識別、分類、編目、存儲”等子系統之間相互協調。首先，要對檔案搜集的價值鏈進行合理的設定。在大數據時代，檔案管理需要從零散的信息中尋找有價值的資料，所以要根據“服務性、快捷性、有效性”的原則，重新設定各個環節的目標，以滿足使用者的需要為前提，尋求利益最大化。其次，要在各個部門之間建立起相互協作、相互反饋的制度，加強與博物館、圖書館、互聯網運營商的協作，使其進入“扁平化”發展。最后，要對檔案搜集的優先順序和策略的搭配進行合理的設計。在大數據時代，檔案管理需要運用“組合優化、排隊系統、模糊理論”等理論和技術，對“識別、分類、編目、存儲”各子系統之間的“優先權”和“策略”進行干涉和配置。

檔案管理技術支持

通過分布式處理系統（Hadoop）、分布式文件（DFS）、上傳與查詢系統（DaaS）、大數據系統（SOA）技術支持，基于Hadoop技術的數據采集、分類、聚類、壓縮、處理等多種功能，可以實現數據的物理存儲與邏輯存儲。為了實現這一目的，可以將文件資料儲存在本地或云端伺服器。在使用檔案的客戶機中僅需提供相應的索引上傳接口，為檔案管理部門建立索引目錄，從而達到“目標定位，按需存取”的目的。在數據的儲存上，由傳統的“件”“卷”“宗”的存儲方式轉變為“序列化”“流媒體”“非結構化”的“數據庫”。在傳統的檔案管理中檔案的“逐份鑒定”要靠檔案管理員來完成，而在大數據的基礎上，通過上傳與查詢系統技術做到“邊上傳、邊甄別、邊分類”，對各類檔案應用PDCA循環管理，可以將這些數據進行鏈式整合，真正實現檔案管理中收集、分類、存儲一體化。

大數據下的檔案管理“價值鏈”構建的主要問題

人才短缺

根據當前的發展趨勢，數據收集、篩選、處理、分析，是今后檔案管理與使用的必然要求。所以，在數據采集、統計、分析等方面，都要求工作人員具備一定的計算機技術操作能力，以提高檔案管理工作的質量。隨著信息技術的迅速發展，有關專業的人才短缺問題日益突出，必須加強對現有人員的培訓，使他們具備扎實的基本功，使他們的技術水平得到提升。

安全問題

檔案數據等通常都是存儲在電腦系統中的，一旦發生了安全問題，如網絡病毒的入侵，將會對文件的存儲和保存造成嚴重的影響。在我國現行的檔案信息系統中采用了傳統的管理方式。大規模的流程變更和管理變更會導致管理上的混亂，嚴重影響相關資料的儲存安全。

大數據環境下檔案管理“價值鏈”的應用

提高檔案管理人員的職業素質

檔案管理是一項煩瑣的工作，它涉及的面比較廣泛，且工作量巨大，對于檔案從業人員具有較高的要求，檔案從業人員不僅需要具備一定的專業知識，也需要有較高的文化素養。首先，企業需要充分認識到大數據信息技術在檔案管理中運用的重要性，并給予此項工作足夠的重視，從根本上做好各項日常工作。其次，要加強對人才的培訓。通過定期、不定期的專業技術訓練，提高檔案管理人員的業務能力和的職業道德，同時加強對檔案工作內容的掌握程度。同時檔案管理人員也要積極主動轉變觀念，合理利用大數據信息技術，對于新技術和新系統要加強學習和培訓，提高檔案工作的管理水平。最后，檔案管理人員必須意識到，過去的傳統檔案管理方法，不但會影響到檔案資料的安全性和完整性，更會無法充分發揮檔案資料的價值，進而影響到企業的實際發展。

創新檔案管理理念

在企業檔案管理工作中管理理念的革新是實現檔案管理工作的重要環節。管理者們不能按照以前的管理理念對企業的檔案資料進行管理，那樣會使管理工作難以進行。在大數據背景下，仍然有很多公司的管理者不了解當前的形勢，不能適應時代的發展。如果按照傳統的方式來管理檔案，需要耗費大量的時間和精力，最終影響到整個系統的管理。當下，檔案管理工作必須要創新管理思想，適應大數據時代的變化，合理利用信息技術進行工作，并將信息技術應用到管理工作中，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量。

完善大數據環境下檔案管理“價值鏈”制度

首先，要全面加強對知識產權的立法保護，把大數據時代下檔案管理所涵蓋的成果全部納入知識產權基本保護范圍，為各項工作的有序開展提供基本法律依據。其次，要建立相應的檔案管理機制，根據工作的實際情況和工作內容，對檔案管理進行適當的調整，以促進檔案管理朝著規范化方向發展。在大數據時代，要建立健全的檔案管理監督和管理制度，加強各部門間的協作，形成內外合理化監督，使檔案管理工作在高效的監管環境下合力推進，避免出現檔案管理行為失當的問題。檔案管理單位要對檔案資料的歸檔時間、借閱時間、屬性等進行查詢和分析，從根本上控制檔案工作中出現的問題，是提高檔案管理工作質量的一項重要措施。最后，在檔案管理工作中要健全檔案管理的激勵機制，明確責任和分工，以調動員工的工作積極性。對于檔案管理工作中存在重大失誤的檔案管理人員經核實要及時追究主要責任人相應責任，將各項管理責任落實到個人，提升檔案管理工作成效。

加強安全管理，實現信息資源共享

安全性問題涉及個人隱私，個人信息一旦泄漏，我們的人身安全將會受到威脅。首先，檔案資料的安全管理應從技術層面入手，采用身份認證、單點登錄、人臉識別、瞳孔識別、數據加密、權限設置等技術手段，構建完整的檔案信息保護體系。對新接收到的文件進行嚴格審核，從源頭上防止資料外泄等問題，同時要對網絡上的共享文件進行分級，防止在文件的下載、傳送中遭到泄漏。其次，要健全與數據化管理相關的安全法規，以保證各項工作的有序進行。尤其要加強對檔案的公開、保密、內網、外網等方面的管理，以及對業務過程的關注，防止信息泄漏、信息被竊取，確保信息的安全，并能有效地實現數據的共享與利用。最后，要建立一個檔案備份數據庫，為檔案資料的管理提供便利。由于數據庫的閑置空間很小，需要在面對海量的資料時改變原有的存儲模式，以減少存儲費用。由于大數據具有強大的數據處理能力和存儲能力，管理人員可以利用大數據技術對其進行備份，從而保障了檔案資料的安全性，以便對其進行集中管理、開發和利用。

在新的時代背景下，檔案信息管理工作迎來了新的發展機遇，但同時也承擔著安全方面的風險，特別是在信息化技術不斷進步、數據傳輸速度越來越快的今天更是如此，檔案信息發生泄露的可能性越來越高。而檔案當中的信息內容往往涉及企業、單位、機構的機密問題，在檔案信息泄露的情況下，這些主體的正常經營發展、科學研究等都可能受到影響，加強數字化檔案信息安全管理勢在必行。還需要在數字化管理的過程中建立安全保障制度，要求每個檔案管理人員都嚴格遵守保密制度、遵守操作流程，從而降低因操作失誤導致的檔案信息泄露。

拓寬檔案使用渠道

企業檔案管理工作的第一目標是使其充分發揮保存價值，在大數據時代，企業要充分發揮其自身的價值，并在原有價值的基礎上不斷擴展其潛在價值，使其發展更加長遠。以前檔案管理工作中檔案的作用就是用來查詢所需要的信息，如今單純的查詢功能和價值已經被時代所取代，而傳統的查詢方式也無法滿足當前的信息采集需求。企業在日常的文件管理工作中要充分利用局域網和因特網，以方便企業的管理者和生產人員進行重要的信息傳輸，從而更好地滿足用戶對檔案資料的基本需求。

在大數據時代背景下，數據資源的競爭越來越激烈，必須充分認識到數據對人類社會發展的巨大推動作用。在檔案工作中要充分運用大數據技術，對檔案資料進行深度挖掘，使其在大數據環境下發揮其應有的功能，促進社會的進步和發展。數字化檔案管理的出現，提升了檔案管理的效率，解決了檔案信息得不到合理應用的問題，還從一定程度上推動了企事業單位的發展。在今后的檔案管理價值鏈構建中，可通過創新管理理念、拓展服務內容、建立管理團隊等措施，保證數字化檔案管理的效果。

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